办公室文员岗位职责.docx

办公室文员岗位职责办公室文员岗位职责 负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考 和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作。那么，办 公室文员的岗位职责还有哪些呢?下面就和小编一起看看吧! 办公室文员岗位职责 1. 负责营销系统员工的人事 档案的日常维护工作。 2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和 离职等具体手续。 3. 接听、转接电话;接待来访人员。 4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好 办公室档案收集、整理工 作。 5. 负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内 送达相关人员， 6. 负责收发管理报纸、信函; 7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效 监督和引导作用。 8. 协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。 9. 负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十 个烟蒂，访客离去后，十 分钟内必须清洗好烟缸、茶 杯。 10. 负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行 注目礼“您好,请问找谁”,并 请访客入坐，请示后引入相 关区域，在一分钟内端上茶水， 并负责加水、更新烟缸; 11. 总机服务工作：铃响三声内必须接听， “您好， XX 公司。 ”;若自动转拨， 三分钟内必须转为人工;来 电找“总经理” ，判定是广告类， 不应直接转入，应问清 何事后转接相关部门; 12. 安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电 源，负责关好门窗; 13.上面交办的其它临时工作。 1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的 打印、发送，负责中心文件材料的领 取; 2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项 规章制度; 3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整 理、归档、保密工作; 4、负责办公室的日常管理工作，负责受理投诉和来访 接待、收发传真、考勤登记、接听电 话等工作; 5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作， 负责会议记录和文字材料的整理。 6、负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参 考和建设意见。提请领导应尽快办理 的有关工作; 7、负责人事、劳资、仓库管理等工作。 8、完成领导交办的其它工作。 1.成文 (1)内部通启(MEMO)成文：(2)根据经理要求撰 写初稿;(3)请经理核查签字; (4)部门 管理制度成文：(5) 根据经理要求撰写初稿; (6)审核通过后，在发文本上 填写的内容包 括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求 审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列 明名 称; (7)审核通过后，送企业管理部审批; (8)呈报总经理 审批。 2.发文 (1)将文件原件复印存档;(2)在发文登记簿 上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部 门名称; (3) 到相关部门下发文件;(4)请相关部门的文员以上管理人员 在发文登记簿中 “外收发签字”一栏签收。 3. 收文 (1)收到各部门发出的酒店内部文件后，签收 并上报经理; (2)将 VIP 信息填写在办公室 VIP 信息栏上; (3)将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴;(4)监督 部门人员在阅读文件 后，在文件上签字。 4.分类存放 (1)对于时效性较强的文件，如贵宾团 体接待服务计划单 、MEMO 等设专用表格夹存放; (2) 对 于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存 放于相应的制度夹中;(3)对于酒 店下发的规章制度根据发 放的部门 进行分类存放; (4)在文件的每页右上角用铅笔 标明该文件 在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共 有 三页，这是第一页; (5)在存放新下发的制度时，对于制度 中已明确标明作废的旧制度要作 出作废标志，同新下发的 制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出 后，与新文件 一并存放，同时在目录上作出标注; 5.装订整理 (1)每月月底将当月的贵宾团队接待通 单 、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、 月、日以及保存期限; (2)每月月底要对存放的制度进行整 理，对于内容有相互联系的要进行 合并存放。 6.借用 (1)部门员工借用文件时要在借用登记表 上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人 及需借 用的时间; (2)对于外部门借用文件的，要经经理同意后方 可办理借用手续; (3)外 部门办理借用文件手续时，要持 对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名 称及所 需借用的时间，并在借用登记表上登记文件名 称、时间及借用人; (4)文件归还后，要查 看有无遗失、 破损现象， 并由借用人在借用登记表上签字，记录归 还时间。 7.销毁 (1)对于到保存期限的贵宾团体接待服务计 划单 、MEMO 等文件，请示是否销毁; (2)同意 后，以 MEMO 的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保 存的起止日期，上报审批签字; (3)将审批签字后的 MEMO 上报质检部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复 后，方可销毁;(5)销毁时根据表格数量的大小可采取到锅 炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 工作项目名称： 申领 (1)对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入物品月计划申报单 中申领; (2)对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月 用量，每月月初填写印刷 申请单 ，经审批签字后，上 报质检部审批; (3)对于月用量较少，但长期使用的表格， 亦应 根据实际使用情况，定期申请印刷使用; (4)接到表 格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领 回，并在印刷 申请单中部门确认一栏签字确认;(5)对于酒店统一使用 但没有外出印刷的表 格，按照酒店规定的表格领取时间到 质检部领取。 登记 (1)对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐;(2)部门员工在领用表格时，要在领用登 记表上登 记，注明日期、名称、数量及领用人;(3)月末将当月表格 领用情况汇总，并在表格 台帐支出栏内登记当月发放的总 数量。 整理 (1)对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理;(2)月末将当月 的表格进行 汇总、装订，在封皮上标明名称、月份;(3)对于需要进行 总结分析的，要统计出有 关数据。 对表格要进行 分类 整理。 存放 (1)在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等; (2)将整理好的表格按照 保存期限分开 存放。 借用 (1)对于各部门需要借用使用过的表格时，需 经经理同意后方可办理借用手续; (2)外部门办 理借用表 格手续时，要持对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因， 借用的表格名称、借用日期 及所需借用的时间，并在借 用登记表上登记表格名称、借用日期及借用人; (3)表格 归还 后，要查看有无遗失现象，并由借用人在借用登记 表上签字，记录归还时间。 销毁 (1)对于到达保存期限的表格，需请示是否销 毁; (2)征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需 销毁的表 格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字;(3)将经 理审批签字的 MEMO 上报质 量管理部进行审批;(4)接到质 检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(5)销毁时根据表 格 量的大小可采取到锅炉 房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 物资管理 盘点(1)每月 20 日对部门办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与 其 台帐的帐 面结存数量进行核对，保证帐物 相符; (2)如盘点中发现 物资短缺现象应及时查明原 因，并上报部门。 编制月计划 (1)每月 24 日前根据盘点情况及部门 下月的工 作计划，作出下月物资申领计划;(2)填写一 式 四份的物品月计划申报单 ，列 明物品品名、规格、上 月用量、本月结存、 本月申报、物 品单价、每种物品的 申报金额， 并计算累计金额，对于特殊申领的物品，要在 用途一栏单独注明 申领原因，在经手人一栏签字。 审核上报 (1)将填写好的物品月计划申报单上 报经理 审批签字;(2)将经理审批通过的物品月计 划申 报单在每月 25 日前上报仓管部。 领取 (1)持酒店审批通过的物品月计划申报单 在 规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处 开具 物品 申领单 ，并由经理签字确认; (2)持物品申领单到仓 管部相关库房办理物品领用 手续，领取物品。 登记 物品领回后，按照实际领取的物资名称及数 量分别在相关的台帐上进行登记。 发放 (1)物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在领用登记表上签字确认。(2) 领用登记表 借用 (1)其它部门因工作需要借用物品时，应征得 理 同意;(2)借用时应持借用物品部门负责人签 MEMO， 注 明借用的物品名称、 借用的原 因、 需借用的时间， 借用登记表 进行登记;(3) 并在 上 归还时，要检查 物品是否完好，如有损坏应 由借用部门予以赔偿;(4)检查 合格后予以接收， 并由借用人在借用 登记表上进行 签字并记录归还时间。 劳保用品管理 制定计划 (1)每月 5 日按照劳保用品规定将需 要领用 的劳保用品填列在一式两份的物品月计划 申 报 单中。(2)遇节假日提前 制定计划; 审核上报 (1)将列好的物品月计划申报单上报 审批签字;(2)审批通过后，持劳保用品申领计划到 人事部 劳保福利员处开具; 领取 到仓管部办理领取手续。 登记 劳保用品领回后，在台帐上登记。 发放 (1)发放时，在台帐上做好登记;(2)由领用人 在领用登记表上签字确认。 出勤统计 整理表格 (1)每天上班后整理前一日的出勤登记 表 ， 核对应出勤人数和实际出勤人数，查看有无迟 到、 早退、请假情况，并在出勤登记表上注明;(2)对出勤 登记与实际情况不符的问题，上 报部门经理; (3)根据部 门出勤情况填写工作出勤日报表;(4)以上表格填写完 毕，在填 表人一栏签字; (5)按照酒店要求检查前日的 员工离岗去向跟踪调查表 ，并在检查人一栏 签字确认。 填写 出勤表 (1)按照实际出勤情况填写出勤 簿;(2)如有请假单，要粘贴在出勤簿的背面。 上报审批 (1)将填写好的工作出勤日报表连同 出勤 登记表和员工离岗去向跟踪调查表上 报 经 理审批签字;(2)将检查中发现的问题列出明细，汇报给经 理; (3)审批签字后，于每天中 午 12:00 前将上述表 格 与出勤簿一起上报人事部; 取出勤簿 每天 16:00 后到人事部将出勤簿 取。 汇总统计 (1)每月 2 日前，参照出勤簿将上月 部门每 名员工的出勤情况，并将统计情况填写到 月 份 出勤情况报表上，对于缺勤情况写 明缺勤天数及原因; (2)对于当月新到岗员工，应注明 到岗时间;(3)将填写好 的月份出勤情况报表上报部门经理审批签字; (4)每月 2 日前报 送人事部; 奖金核算 抄写奖金拨入数 (1)接到人事部劳动工资核算员抄 写部门奖金 拨入数的通知后，应于当日到人事部抄写;(2) 抄写时，注意核查所拨入的奖金数额是否正确，如有异议 向人事部劳动工资核算员咨询。 分解酒店扣罚 (1)到质检部领取上月酒店对部门的 扣罚汇总 表; (2)按照扣罚汇总表上所列的扣 罚 情况核对 罚款单 ，对罚款单不全的，要立即 到相 关部门进行领取;(3)按酒店扣罚 及连带比例，对罚款单 进行 分解，责任到人;(4)按分解好的扣罚，填写扣罚明 细表 。 申请减免 (1)对需要申请酒店给予减免的扣罚，应 以 MEMO 形式列出处罚项目及罚款单号，注 明申请减免 的原因;(2)将写好的减免申请上报经理审批签字;(3)于酒 店下发奖金拨入数之日起三日内， 将经 理签字确认后的 减免申请上报质检部进行审批。 统计内部扣罚 (1)参照员工日考评表统计部门 员工个人的部门内部扣罚总数; (2)汇总部门内部扣罚总 数。 计算奖金 (1)对部门的奖金拨入数进行二次 (2)请 示经理如何进行内部加发;(3)员工当月奖金实发 金额=员 工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部门扣 罚 金额。 填表 (1)将每位员工的奖金应发金额、加发金额、 酒 店扣罚金额、部门扣罚金额、实发金额分别 填 写到 月份奖金发放明细表上;(2)在月份奖金发放明细表 的填表人一栏签字。 月份 奖 金发放 明细表 审批上报 (1)将做好的月份奖金发放明细表连 同扣 罚明细表一起上报经理审批签字;(2)在人 事部 下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的月份奖金发 放明细表上报给 人事部劳动工 资核算员。 发放 (1)当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后，到财务部办理领取手续 (2)按照月 份奖金发放 明细表上所列的实发 金额进行发放，并由领取人签字。 交表 将员工领用签字的月份奖金发放明细表 交财务部现金出纳员; 用心做事事例汇总 筛选 每天对员工上报的用心做事事例经筛选后， 填写在以情服务、用心做事典型事例汇总表 上。 上报 (1)将填写好的以情服务、用心做事典型事 例 汇总表上报经理进行审阅;(2)于每天下班 前将经理 审阅签字后的以情服 务、用心做事典型事例汇总表上 报企业文化部。 登记 将当天上报的员工用心做事的事例登记在 用心做事事例汇总表上，要注明姓名、 事