723时间管理培训课件.ppt

时 间 管 理 2011年7月23日 关于时间的名言 孔子 “逝者如斯夫，不舍昼夜。 ” 萨士比亚 “时间无声的脚步，不会因 为我们有许多事情要处理而稍停片 刻。” 人生最宝贵的两项资产，一项 是头脑，一项是时间。无论你做什 么事情，即使不用脑子，也要花费 时间。因此，管理时间的水平高低 ，会决定你事业和生活的成败。 导 语 时间的论述 古人以“一寸光荫，一寸金”来比喻时间 之宝贵，劝世人应该珍惜分秒，好好利用不断 流逝的岁月，此理念至今仍是放之四海皆准。 在当前社会里，你必须有效地利用每天的 办公时间，将计划的事项完成，而时间管理其 实多属自我管理，我们必须要学习如何管理自 己，按时把工作完成，这可能要改变个人的工 作习惯。 时间的论述 人的一生时间有限，也许是80年，这一生里 每一个人都想成功，或能够有所意义 。 人生下来以后，大多数人成功的机会原则上 是一样的。为何经过了30年或40年以后，会有不 一样成就的人，答案是不一样成就的人，把时间 做了不同的使用，有些人从小就努力学习勤奋工 作，当然他们会比其他人更快速的积累更多的智 慧与经验，就有更多的机会步步爬升。 时间的论述 相反的也有一些人，不努力学习，工作 不勤快，甚至把时间浪费在吃喝玩乐上，也 许他本身不知觉，但他的时间已在不知觉中 溜走，这又如何来成就呢？ 回头看看自己，再看看别人总会有启示 吧，磨练时间的感觉就是抓住现在，让每一 分钟时间做最好的使用。 时间失控的原因 1 .缺乏计划 我们很多时候都会同时有多项任务须要完 成，而这些任务又各有不同的困难和完成的 期限，只有见机行事，而不能事先全盘计划 如何完成各项任务。慢慢会发现其中一二项 的最后期限将至，於是匆忙放下手上其他的 工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法 虚耗资源和时间； 时间失控的原因 2 . 缺乏组织 很多时候我们要与同事共同处理工作， 或与其他部门配合，假如在分配工作时，没 有把同事组织起来，又没有与其他部门取得 默契，那么在执行工作时可能会出错，或彼 此产生误会，或因缺乏器材或原料而导致无 法完成工作等情况，让领导须花时间去纠正 ； 时间失控的原因 3 .用人不当 如果我们没有考虑自己的工作能力、工 作量及组员间的合作性等，忽略这些因素， 可能会无法顺利如期完成任务，这时整个工 作的进程就会受到影响，最后可能需要重新 执行。 时间失控的原因 4 .缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准 ，如果接受工作后，没有跟进进度及成效， 很可能在限期完结前两三天才发现限期将至 ，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很 多时间急谋对策，或者是在工作完成后，又 要从头再做，平白浪费不少时间。 v 案例1 v 马林是某集团公司一名客户服务主管，为人勤奋，事事亲力亲为，每 天工作十多个小时，就是周末、周日及公众假期都常加班，从没有怨 言。在别人眼中，他是好同事，好上司。但马林心里明白，他是在自 欺欺人，他忙啊忙，一天下来，总觉得一事无成。许多宏图大志、个 人理想都不能付诸行动，心中经常感叹：“没有时间啊！” v 这是他的错吗？你读下面的故事就知道了。 v 一天，某副总，也就是他的上司跟他说：“马林，下周五有一个会议 ，因为我外出培训，你要代我出席，在会上，请你报告一下我们已经 谈妥的来年公司工作计划，这是你的机会，好好表现吧！”从副总办 公室走出来，马林感到十分兴奋。他心想，终于可以在一些关键人物 面前表现一下，这次只许成功不许失败，必须趁这一周的时间，好好 准备一下。接下来的几天星期，马林虽然每天还忙这忙那，但心中总 是记着这件事，他心想还有时间呢，况且这样重要的事，必须要在绝 对安静的环境下才能构思和准备，迟一些再说吧！好了，所谓“光阴 似箭，日月如梭”，直到有一天，马林才惊觉无法再拖，明天就要开 会了。“好，”他说：“今天什么也不要处理，用一整天来准备应该是 没有问题的。” v 上午8点，正当他摩拳擦掌，准备好好干一番的时候，电话来了，原 来有个女朋友的叔叔家要装修，想托他帮忙上网查点信息。责无旁贷 ，反正大不了损失一个上午，下午还有几个小时呢！ v 吃过午饭，回到办公室，正要开始做报告，总经理办公室打电话过来 说总经理有事召见。原来总经理收到一些投诉，与马林负责的工作 v 有关。需要马林马上调查，下班前给他报告调查结果。真要命！总经 理的命令怎么可以不理！可是那份报告！没关系，下班后还有时间， 而且到时候更清静，可以安心地做，大不了不回家吃饭好了。让被投 诉的员工作检讨，见过总经理后，总算有惊无险。到晚上6时，可以 开始今天要做的事了吧！马林坐下来，构想着怎样做个令领导们印象 深刻的报告才好，开场白该怎么说呢？就在这时，电话响起来。又是 一个无聊的电话！再重新投入工作时，想了许久，也想不到什么！唉 ！太疲倦了，还是先回家吧，吃过饭或许会精神一些。 v 下班时间总是堵车，回到家已快7点。沐浴过后，吃完饭，正准备工 作时，刚巧电视在转播甲A联赛，马林最喜欢足球了，岂可放过，虽 有一点内疚，但还是坐下来安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做 事会事半功倍！”足球看完，一看墙上，已是晚上10点多，马林可有 点焦急了，但越急，越想不到东西，他狠狠掴了自己一巴掌，都是贪 看电视之过。但现在什么灵感也没有，倒不如先睡觉，明早4点起床 再做吧。 v 4点，闹钟准时响起。马林习惯赖床，在半梦半醒中挣扎 了几下，终于在5点多起床了。洗漱过后，坐在书桌前， 洋洋洒洒写好了几页，才发觉有些文件没有带回来，后面 的部分做不成，那只好先到办公室。 v 早上，又是一轮交通堵塞，来到办公室已经是8点多，还 有两个钟头就要开会了。就在一个多小时匆匆忙忙之后， 马林终于完成了报告。这份报告，花了马林前后3小时 v 一份他本来希望是“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。 结果怎样，可想而知。 v 是的，马林每天都很忙，他的绝大部分时间都是在工作， 所以他认为自己没有时间，是理所当然的。但假如我们仔 细分析马林的工作方式，我们不难发现他不是没有时间， （其实每人每天都同样有24小时），而是在使用时间上 出了问题。让我们来分析一下。 “时间管理”的2大误区 误区一：工作缺乏计划 大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比 如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的 工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续 性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限 制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结 果长期用低效率高耗时的方法工作。 “时间管理”的2大误区 误区二：不会适时说“不” 时间管理当中最有用的词是 “不” “时间管理”的2大误区 误区二：不会适时说“不” 人们组织工作不当中最常见的一种情 况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情 洋溢的新人身上。新人为了表现自己，往 往把来自于各方的请托都一一不假思索地 接受下来，但这不是一种明智的行为。 “时间管理”的2大误区 误区二：不会适时说“不” 量力而行地说“不”，对己对人都 是一种负责。首先，自己不能胜任请托的 工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工 作造成障碍。同时，无论是工作延误还是 效果无法达标，都会打乱请托人的时间安 排，结果“双输”。 “时间管理”的2大误区 误区二：不会适时说“不” 所以，接到别人的请托，不要急于说“ 是”，而是分析一下自己能不能如期按质 地完成工作。如果不能，那要具体与请托 人协调，在必要的时刻，要敢于说: “不” 法宝一：以SMART为导向的目标原则 时间管理指出，目标原则不单单是有目 标，而且是要让目标达到SMART标准，这里 SMART标准是指： 具体的（Specific）。这是指目 标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如 ，目标“我要成为一个优秀的员工”不是一 个具体的目标，但目标“我要获得今年的公 司最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标 了。 “时间管理”的4大法 宝 “时间管理”的4大法宝 法宝一：以SMART为导向的目标原则 可衡量的（Measurable）。这是指目标 必须用指标量化表达。比如上面这个“我 要获得今年的公司最佳员工奖”目标，它 就对应着许多量化的指标出勤、业务 量、绩效等。 “时间管理”的4大法宝 法宝一：以SMART为导向的目标原则 可达到的（Attainable）。这里“可达到 的”有两层意思：一是目标应该在能力范围 内；二是目标应该有一定难度。 一般人在这点上往往只注意前者，其实 后者也相当重要。目标经常达不到的确会让 人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标 也会让人失去斗志。 “时间管理”的4大法宝 法宝一：以SMART为导向的目标原则 相关的（Relevant）。这里的“相关 的”是指与现实生活相关，而不是简单的 “白日梦”。 “时间管理”的4大法 宝法宝一：以SMART为导向的目标原则 基于时间的（Time-based）。“基于时 间”就更容易理解了，它是指目标必须确定 完成的日期。 在这一点上，时间管理指出，不但要确 定最终目标的完成时间，还要设立多个小时 间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进 度的监控。 “时间管理”的4大法宝 法宝二：关注第二象限的四象限原则 根据重要性和紧迫性，我们可以将所有 的事件分成4类（即建立一个二维四象限的 指标体系）。 “时间管理”的4大法 宝 法宝二：关注第二象限的四象限原则 B重要而不紧迫A 重要又紧迫 C 既不重要 也不紧迫 D紧迫而不重要 价 值 （重要） 紧迫 “时间管理”的4大法 宝 法宝二：关注第二象限的四象限原则 第一类是“重要且紧迫”的事件，例如 ：处理危机、完成有期限压力的工作等； 第二类是“重要但不紧迫”的事 件，例如：防患于未然的改善、建立人际关 系网络、发展新机会、长期工作规划、有效 的休闲； “时间管理”的4大法 宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 第三类是“不重要但紧迫”的事件，例 如：不速之客、某些电话、会议、信件； 第四类是“不重要且不紧迫”的事 件，更直接的来说是“浪费时间”的事件， 例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无 价值的电视节目等。 “时间管理”的4大法 宝法宝二：关注第二象限的四象限原则 时间管理指出，第三象限的收缩和第四象 限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第 一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那 么明智很多人更关注于第一象限的事件， 这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经 常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精 疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。 “时间管理”的4大 法宝 法宝二：关注第二象限的四象限原则 大多数新员工在进厂的初期，是一个关注 于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天 加班，而且工作质量也不尽如人意。若转换了 关注的方向，可以发现整个感觉都会改变，这 主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是 互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件 减少，而且处理时由于时间比较充足，效果都 会比较好，人也更有自信了。 “时间管理”的4大法 宝法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出：“人们一般每8 分钟会 收到1 次打扰，每小时大约7 次，或者说每50- 60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天 大约4 小时，也就是约50%。其中80%（约3 小时 ）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被 打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天 大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以 发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时 ，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。 “时间管理”的4大法 宝法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 时间管理法则“韵律原则”，它包括两 个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的 方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌 地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e- mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地 打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的 方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的 行为习惯等。 “时间管理”的4大法 宝 法宝四：执着于流程优化的精简原则 “崔西定律”是指：“任何工作的困难 度与 其执行步骤的数目平方成正比：例如完 成一件工作有3 个执行步骤，则此工作的 困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤 ，则此工作的困难度是25，所以必须要简化 工作流程。” 如何进行有效的时间管理 1.做好“时间日志” 你花了多少时间在哪些事情，把它详细 地，记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早 上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，平 上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一 一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了 哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才 有办法改变。 如何进行有效的时间管理 2.时间价值分析法 时间价值表： 如何进行有效的时间管理 2.时间价值分析法 你的时间价值分析 如何进行有效的时间管理 3.ABC分类法 如何进行有效的时间管理 4.生理节奏法 a)注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时 段，在此时段做最有价值的事； b)注意研究你注意力集中的时间有多长，在 此时间内解决问题； c)该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦 之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增 加了1小时。 如何进行有效的时间管理 5.杜拉克时间管理法 现代管理之父杜拉克认为，有效的管 理者不是从他们的任务开始，而是从他们 时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。 如何进行有效的时间管理 6.柯维时间管理法 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾 重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进； 有效个人管理的六个标准（1）： 一致：使命与价值观、角色与目标、重点与 计划、欲望与自制等应合谐一致； 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方 面平行发展； 如何进行有效的时间管理 柯维时间管理法 有效个人管理的六个标准（2）： 有重心：以一周为单位订计划，每天应各 有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事 先做； 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 有弹性：