强化办公室协调职能 高效服务供电企业管理.doc

强化办公室协调职能 高效服务供电企业管理 作者：郑芳方摘要供电系统的办公室承载着“参谋、协调、服务、督办”等主要职能，办公室是供电企业的核心管理部门，只有办公室的协调性提高，办公室的工作效率提高，供电企业的整体水平才能进步，本文主要提出了几点强化办公室协调职能的意见和建议。关键词办公室协调职能企业管理办公室的管理业务比较复杂，涉及到的部门也相对的较多，所以办公室应该注重不同部门之间的协作能力和沟通能力，共同为供电企业的发展做出自身的贡献。一、协调职能的重要性协调是指人们在相互合作的事务上同心协力、配合默契的行为过程。就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。因此，可以说，没有协调就没有统一的行动，没有协调就没有良好的秩序，没有协调就无法步调一致，达成共同的目标。由于办公室是企业的核心部分，它承载着所有部门之间的沟通和运作，所以只有办公室职能提高才能充分的解决相关的问题。可以避免部门之间的责任推脱，职能划分不明确等相关问题。二、协调工作的特征和基本内容1.特征办公室有其独特的协调性，因为他所涉及到的是企业内部的复杂的部门，所以它的特征体现在以下几个方面：（1）从属性。办公室首先由明确的领导和负责人，所谓的从属性就是办公室的活动应该遵循领导的指示。由于受到民主与权力双面的制约，所以办公室的具体从属性可以划分以下三个方面：一、协调受到范围的局限，协调应该在领导者被赋予的权利范围之内执行，不得越权执行；二、执行的工作需要按照领导的指导思想进行，围绕领导的想法开展具体的工作，不能跨越领导的基本思想；三、在实际的工作中，由于受到突发事件或者是不明因素的干扰，难免会出现意见相左的时候，此时，应该把具体的情况上报到负责该项活动的领导，由领导最后做出相应的判断。（2）磋商性。我们之所以倡导办公室的协调性，是因为经过协调之后的决断和措施更科学准确。要做到协调首先应该树立磋商的思想，所谓的磋商就是不同的办公室部门和工作人员应该就某一个问题进行必要的探讨、交流，通过沟通交流，最终确定合理的实施方案。（3）服务性。由于办公室自身就是一个服务部门它的工作目的是为了理顺企业各职能部门、基层单位之间的相互关系，为领导机关、企业各部门工作服务。（4）全局性。办公室协调工作的显著特征是必须从企业全局和总体目标出发，尽可能从宏观的角度和长远的利益处理、协调。2.基本内容（1）政策协调。办公室以辅助领导决策为中心任务。在企业领导决策过程中，办公室应协助企业的高层领导做好收集各类竞争情报信息等工作。企业办公室从全局、长远利益出发，以国家法律法规和相关方针、政策为依据，协助领导制订企业的各项规章制度，而且应根据企业具体情况，做好企业政策的协调工作。（2）关系协调。办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导与领导之间的协调、领导与员工上下关系的协调等等。办公室人员可凭借直观判断和协调经验，利用自己的特殊身份，巧妙、灵活地进行协调。协调时，既要坚持原则，又要实事求是，在沟通信息的同时清除隔阂，努力设法促使企业领导相互了解，彼此信任，以达到和谐融洽、团结一致和企业发展同舟共济的目的。（3）工作部署协调。工作部署协调主要是对同层次子系统和同一子系统的各个工作环节之间进行的协调。通常，同层次子系统的行动必须同步，各部门、各环节之间必须沟通及时、衔接合理，前一环节为后一环节创造良好的条件。同时办公室人员应具备应对突发事件的能力，及时做好各项工作部署的协调。（4）社会协调。社会协调主要是针对本单位同其他单位以及外部公众之间的关系。办公室应协助企业领导，积极推进企业与外部的沟通交流与团结协作，及时地将企业的发展目标、企业所获得的成绩等信息传递给公众，并促使企业员工了解社会对本企业的期望和要求，充分认识自己的社会责任和企业的使命，提高工作的积极性和自觉性。此外，协调工作的基本内容还包括计划协调、人事协调、财务协调、经济协调等。三、如何强化办公室协调职能1.强化办公室的综合协调办公室既是联系领导与企业各职能部门和基层单位的桥梁，又是领导的参谋和帮手。领导的战略决策通过办公室在企业内部贯彻落实，同时也是经由办公室进行必要的反馈。领导对企业的发展目标和规划是宏观的和决策性的，而办公室承担的是具体的协调工作。它拥有综合的协调职能。2.转变观念，树立办公室协调工作的权威性由于供电企业在以往很长一段时期实行的是政企不分家的经营理念，所以领导的权威被扩大，基本上实行的是领导的一言堂，缺乏足够的民主意识和协调意识。同时受到传统的学术思想影响，大部分的工作人员不能够积极主动的进行必要的协调工作，习惯于按照既定的章程办事，主观思想拒绝参与进来。对于这种现状首先要加强认识，转变观念，充分理解协调工作是办公室的基本职能。当今的经济领域的发展趋势告诉我们，企业的良好发扎需要各部门之间进行及时的沟通，只有团结合作，互相帮助才能最终获得经济效益的提升。其次是树立权威。协调难度较大，必须树立其应有的权威，才能真正发挥办公室的协调职能作用。权威的树立在减轻领导负担的同时又能够充分发挥办公室的实际职能。3.加强修养，提高办公室人员的协调能力协调工作对于办公室的工作人员提出了更高的要求。良好的协调性首先要求工作人员必须具备足够的专业知识和工作技能，同时必须掌握必要的社交礼仪和公关知识，具有良好的人际关系和渊博的知识，也应该具备足够的心理学相关知识。总之，办公室的协调工作对于其内部的工作人员提出了更高层次的要求，只有全面的提高了工作人员的协调技能，才能保证办公室总体协调性能的提高。四、结论根据以上的论断我们可以总结：供电企业要想成为服务好、管理好、形象好的国际先进供电企业，离不开办公室的协调发展。所以，供电企业应该在实际的工作过程中，通过综合运用各种方法来全面的提高办公室的协调性，从而促进供电企业