分销主管执行手册.doc

古井分销主管执行手册目录第一章 古井企业简介第二章 分销部的组织结构第三章 分销部主管岗位职责第四章 分销主管的工作内容第五章 分销主管的日、周、月、年工作流程第六章 分销部日常管理制度第七章 区域分销协议审批程序第八章 怎样处理质量投诉第九章 分销部所需工具的表格第一章 古井企业简介一、企业简介：安徽古井贡酒股份有限公司是中国酿酒界的著名企业，自1989年以来各项经营业绩一直稳居白酒界前列，连续多年进入中国企业500强行列，并位列中国白酒工业百强企业前十名和经济效益十佳企业名单。2007年古井集团共实现营业收入24.27亿元，利润1.67亿元，上缴税收3.75亿元，其中上缴亳州市税收3.09亿元。公司的拳头产品古井贡酒是中国老八大名酒之一，已有1800多年的历史，并先后获得中国驰名商标、中国原产地域产品保护、国家首批“三绿工程”畅销品牌等重大荣誉称号。她以“色清如水晶、香纯如幽兰、入口甘美醇和、回味经久不息”的独特风格，四次蝉联全国白酒评比金奖，荣获轻工部质量大赛金奖和出口产品金奖，是巴黎第十三届国际食品博览会上唯一获金奖的中国名酒，被世人誉为“酒中牡丹”。2005年9月更被中国食品工业协会白酒专业委员会首批授予象征着中国高档白酒的“金字招牌”“纯粮固态发酵白酒标志”证书，这标志着国家权威部门对古井贡酒博大精深的传统工艺、悠久浓郁的酿酒文化及超群卓越的高贵品质，又一次充分肯定与高度赞誉。2006年7月，古井贡酒品格再获国家高度认可，其系列产品获中国酒类产品质量等级最高认证优级。获得此项认证，既可以让古井贡酒在市场上向消费者证明自己所属质量等级的同时，又进一步增强了消费者的购买信心。面对转型期的中国经济发展大潮，古井贯彻“全面提升，振兴古井”战略发展方针，在进一步做大做强白酒主业的同时，积极寻求新的经济增长点，调整与提升产业结构，努力打造古井百年老店，实现基业长青的目标。二、历年荣誉：古井虽然历史悠久，但是创新的传统一直传承。古井是第一家提出以“年份”命名的中国白酒企业；第一家提出以原浆”命名的中国白酒企业；同时，也是第一家提出以“年份原浆”组合命名的中国白酒企业！一个又一个的创新，一次又一次地震撼了中国的传统酿酒行业！不仅如此，古井在中国白酒的发展史上也是步步领先，获得了一个又一个的荣耀！ 1963年古井贡酒在第二届全国评酒会上首次被评为八大名酒，名列第二。 1979、1984年，在第三、四届全国评酒会上，古井贡酒再次被评为国家名酒。 1988年l0月，在巴黎举办的第十三届国际食品博览会上，古井贡酒获金夏尔奖，是本届唯获奖的中国名酒。 1989年在第五届全国评酒会上，古井贡酒实现金牌“四联冠”。 1992年，古井贡酒获美国首届葡萄酒白酒国际博览会金奖和92香港国际食品博览会金奖，并在92全国国货精品消费者协会调查中获“最满意奖”，在92首届京城酒文化节中被推举为社会公认名酒。 1995中国最有价值的品牌研究首次认定，“古井贡”信誉价值达21.6亿元。在96安徽省名酒产品消费者评议中获第一名。 1996中国最有价值的品牌研究再次认定，“古井贡”信誉价值增至22.7亿元，居于全国第l8位、白酒界第3位。 1998年，作为古井集团的象征和古井酒文化的集中体现千年古井、百年窖池被安徽省人民政府批准为省级重点文物单位。 在1997中国最有价值的品牌排行榜上，古井贡品牌名列第14位，较1996年前移了4位，品牌价值增至21.56亿元。 1999年1月，“古井贡”商标被国家工商局认定为“中国驰名商标”。 2003年4月份，国家质检总局发布公告，宣布对古井贡酒实施原产地域产品保护。这既是对古井贡酒品质的充分肯定，同时也是对它在世界范围内更有效、更充分的保护，对于该产品的长远发屋具有根本性的意义。 2004年10月份，产品获得国家“纯粮固态发酵标志认证”，这被公认是高档优质白酒的“身份证”。 2007年11月，在中国食协举办的中国名酒质量复查感官鉴评会上，古井贡酒以其幽香淡雅的品质顺利过关，受到专家褒奖。第二章 分销部组织结构一、 分销部组织结构图大区经理分销主管分销代表驾驶员促销督导注：虚线部分为嵌入式管理二、分销部人员编制：职 位人员编制分销主管1名促销督导1名分销代表 名督导员名驾 驶 员 名第三章 分销部主管岗位职责一、岗位名称：分销主管汇报对象：大区经理岗位描述：分销主管负责客户分销部门的组建、日常管理和对市场的管理，同时也负责对各级分销商的管理，分销主管还肩负着收集市场信息和竞争对手信息的职责。二、主要职责：1. 做好分销部的长期规划和短期目标，同时将目标分解，确保完成任务。2. 签定客户公司与分销商之间的经销协议及补充协议，维护合同协议的严肃性，权利义务清晰，严格执行协议条款。3. 管理好分销团队和促销队伍，做好督察和督促工作，实现业务工作标准化流程设计、沟通、执行、评估。4. 掌控各分销商的终端网络，控制产品流向及流量，做好大客户的拜访和客情维护。5. 做好对分销商辖区的酒店、商超、二批商建档和归类整理工作。6. 搞好销售团队建设工作，关心和帮助员工解决各种问题，根据实际情况设计团队活动方案。7. 定期对分销员进行业务培训、销售知识培训。8. 日常管理制度的协助制定、执行、评估、调整。9. 协调本部门和其他部门的关系，统筹资源投入。10. 跟踪市场变化，及时调整政策，获得市场信息整理及反馈。第四章 分销主管的工作内容一、概述：分销主管的工作包括三个方面：分销队伍管理、分销商管理和市场管理。二、分销队伍管理：1、 按时召开例会（晨会、周会、月会），同分销代表一起制定每日、每周、每月的工作计划和工作总结。2、 负责分销代表的日常管理，按照公司制度和规范进行管理。3、 考核分销代表的日常拜访，了解客户对分销代表的意见，了解终端氛围营造的工作。4、 监督分销代表对公司促销活动的执行情况。5、 安排分销代表进入指定区域，绘制区域路线图，制定拜访计划，实现工作的规范化和流程化。6、 不定期的组织分销代表培训和竞赛，强化分销队伍的销售能力。三、分销商管理：1、合同管理：按照公司既有的合同范本同各级经销商签订合同，并保证合同的履行。2、库存管理和物流管理：及时掌握总经销的库存情况和销售状况，及时补货。3、费用管理：对于市场运作过程中发生的费用及时上报，实现对经销商的服务到位。4、总经销商管理：总经销的日常管理侧重于费用和物流管理，沟通工作的任务量比较繁重。5、分销商管理：区域分销商管理工作应当成为经销商管理核心，包括促使其增加市场投入，帮助其完善现有网络，控制其货物流向，保证其合理库存。6、四、市场管理：1、 终端管理：对于区域分销商下的终端协同拜访。管理的核心工作在于协助分销代表对终端的管理和维护、客情的管理沟通，终端价格的管理等等。2、 重点终端的路线拜访：分销主管的工作也必须同分销代表一样，设定数条固定的重点终端拜访路线，每周进行拜访，同时对分销代表的线路进行监督。3、 市场价格的管理：及时拜访终端，掌握终端售价和终端进货价，保证经销商按照合同规定的价格发货，稳定产品的终端销售价格。4、 货物流向控制：控制其他区域向本区域的串货，控制其他部门向分销流通市场串货，控制不同区域分销商之间的串货。5、 市场竞争信息收集和分析：及时掌握市场动向，密切关注竞争对手的市场动作，定期对市场信息分析总结，同时上报。第五章 分销主管的日、周、月、年工作流程一、分销主管的日工作流程： 时 间工 作 内 容8:009:00签到，组织召开晨会，发放各种必需品，安排分销代表进行日拜访。9:0010:00进行终端拜访或者经销商拜访，检查分销代表工作10:0012:00市场调查：1、查看业务员上班工作情况及促销员是否在岗,检查昨日物流表是否真实。2、查看各区域活动落实情况。3、了解其它竞品近期动态。4、与分销商交流。5、参与终端拜访。12:0014:00/冬12:0014:30/夏午间用餐、休息14:0018:00/冬14:3018:30/夏市场调查（同10:0012:00内容）17:30-18:00/冬18:30-19:00/夏下班回公司签到，一天工作回顾，接听分销员下班报岗电话并记录时间。18:3019:30/冬19:3020:00/夏晚间业务会（周一、三、五）二、分销主管周工作流程1、每周末召开周会，收回分销员销量记录本，与财务核对是否准确，收回上周已执行的计划表及本周工作计划表。2、每周末晚召开一次部门周会，内容包括： 总结上周工作（分销发货、回款、开发网点、外欠等）、及计划落实情况； 安排本周工作（回款任务，开发网点、活动开展、外欠等）、及本周工作重点； 安排业务员本周回访路线。3、每周安排三条重点线路拜访，包括重点终端和重点二批商的拜访。4、每周保证四次同总经销商的沟通管理，协调市场适宜，安排发货。三、分销主管月工作流程1、每月1日上午收回上月已执行的月度工作计划表及下月工作计划安排表；对日物流统计表汇总并发现问题，对有投入的酒店进行汇总，看是否达到协议要求，未达到的查找原因，找出解决办法；与业务员、促销主管一起参加优秀促销员评比，公布评比结果，召开优秀业务员颁奖大会。2、每月2日收集分销员上报的每家酒店库存情况，核实促销员的销量是否准确，并制定下月促销员任务；收回年度终端资料卡、上报本部门本月工作执行情况、销售记录表及下月工作计划（销售、回款、网点开发、市场动态、活动开展情况）等。3、每月2日晚召开部门月总结会，内容包括： 总结上月各分销商销售、回款、网点开发、活动开展、有无外欠、物流等情况。 分析近期市场动态。 制定分销员本月工作计划（销售、回款、网点开发、活动开展等）。 对分销员进行评比，宣布结果，并进行奖励和处罚。 根据拜访频率汇总表，计算各终端本月拜访频率在会议上进行公布。 查阅电脑业务帐，统计分销商本月回款、发货并在会上进行通报。4、每月8日前对终端酒店、二批、商超档案资料进行调整，补充新开发网点，删除退出网点。5、每月25日上报分销商库存及次月要货计划，报市场部经理审核,公司经理审批。6、每月25日上报本部门考勤表。第六章 分销部日常管理制度一、概述：为了保障分销部正常工作开展，使公司管理制度化，程序化、规范化、明晰化，现对分销工作做如下要求：1、 分销员每天7:45之前上报分销客户当天要货计划，超出规定时间除特殊情况一次罚款10元，并停止发货（特殊情况除外）。2、 分销员必须按时认真填写分销部规定的报表，未按时要求填写或上报的，一次罚款20元。3、 分销员每天认真登记台帐，分销部主管及财务等人员随时抽查，若发现没有登记或登记不准确的，一次罚款30元。4、 分销部业务会议所有人员必须参加，迟到一次罚款20元，缺席一次罚款40元。5、 分销人员必须人人配备通迅工具，并保证7:3022:00开通，发现关机或停机，一次罚款30元。6、 分销会计每月3日前必须把分销人员任务完成情况、费用投入及礼品领用情况以一览表报分销部主管，并随时提供各种数据，未按时上报，一次罚款20元。7、 严禁分销部人员聚众赌博，上网、酗酒，上班窜岗、逃岗，发现一次罚款100元，情节严重给予辞退。8、 分销员必须及时上报各种日常管理报表，对迟报、忘报、漏报的每次予以10元罚款；9、 分销员务必认真登记分销客户每天发货数量及发往单位，掌握货物流向；未及时登记的，每次罚款20元；10、 分销员必须严格执行上、下班报岗制度，违者每次罚款20元，或计旷工一天。第七章 区域分销协议审批程序概述：随着销售业务的不断拓展，加强区域分销协议签订、审核、结算归档管理将显得尤为重要，为规范各部经销协议签订工作，现规定如下：一、各市场分销部与各分销商签订经销协议，必须使用公司统一规定的分销商经销协议。 二、签订分销协议由各分销主管认真填写，要求如下： 分销商须提供酒类流通备案登记表复印件、营业执照副本复印件、法定代表人或负责人身份证复印件作为附件；附件按a4纸张复印。 分销商交纳保证金不少于2万元。 分销商须在本协议末尾处加盖公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人或负责人个人印章；原则上要由法定代表人或负责人签字，尽量避免由委托人签字。 三、填写分销协议时注意事项： 协议内容由各部负责人亲自填写，要求同一份协议用同一种墨水填写，不得涂改，字体大小适中，不得写到空格外。 填写分销商名称要写全称，名称要和印章上名称、证照上名称、在公司财务上开户名称、申请发货单上名称相一致；分销商如是个体户或个人独资企业，如需要用字号名义签约的，就要加盖字号印章，如没有印章，则只能以本人名义签约。 填写保证金时，用汉字大写。 填写补充条款时，条文表述要严谨准确，不得有可能产生歧义的表述，不得有涉嫌不正当竞争和商业贿赂性质的内容；不能跨合同期间填写各种政策；促销生费用承担、回收瓶盒和设奖方案等不要写入补充条款。 末尾签订时间为签订当天。第八章 怎样处理质量投诉一、概述：由于许多主观及客观的原因，每年数百万瓶的产品被销售到了千家万户，难免会出现极少数的针对产品质量的投诉事件发生，如何处理此类投诉，不但关系到厂方的声誉影响，而且关系到厂方与消费者之间的密切关系，如果处理不当，甚至可能出现矛盾激化，消费者找媒体曝光，到法院起诉等极端行为的发生，那样不仅会使我公司的形象爱到损害，同时又要承受不必要的经济损失。二、处理投诉人员应具备的素质：1. 爱岗敬业，视企业的利益高于一切的奉献精神。2. 熟悉本企业产品的生产、包装及销售的全面详细情况。3. 熟知相关的法律法规，并能灵活运用到实际工作中。4. 不急不燥，具有沉稳的气质，为企业忍辱负重的胸襟。三、对投诉人的分类，及应对方法：1. 正常的消费中，偶尔发现，报着无所谓的态度而不予计较。应对方法：不需解决。2. 比较大意的消费者，在发现酒有质量问题，出向经销商或办事处投诉，投诉的要求较为简单。应对方法：诚恳面对，及时调换3. 懂得一定的法律知识，有维权意识，平时喜欢看报纸新闻，他们投诉的目的就是认为发财的机会到了，对于公司处理人员，便以向相关部门投诉，找媒体曝光等相胁，以便得到巨额赔偿。应对方法：好言相谈，运用相关法律知识据理力争4. 宴请宾客，或朋友聚会，在饭店就餐过程中，发现了酒有问题，酒酣面热之时，借酒生事。应对方法：及时赶到现场，根据现场判断实际情况，汇报相关领导，并作出相应的处理，在处理的过程中，适当考虑酒店的损失。5. 懂得相关法律法规，精通与厂家的谈判技巧，为牟取暴利，人为地制造出质量有问题的酒，借此敲诈厂家。应对方法：及时了解并判断出对方的真实意图，先巧妙周旋，同时迅速汇报相关领导，配合公司来人做好处理工作。四、处理质量事件的一般步骤：1. 在接到质量投诉后，应尽量在第一时间赶到现场，见到投诉人，与之商谈，语气应诚恳委婉，态度不卑不亢，说话在有理有据有节，尽量不与其争吵，以免事态激化，对于比较合理的要求，在请示相关领导后，及时果断处理，并切记要将投诉人手中的酒收回。对于难以问答的问题或不合理的要求，不要轻易回答，承诺。可以向投诉人解释，需向公司汇报，请公司派人处理，可暂时许诺个尽量长的时间期限，具体处理时，可利用当地经销商的社会关系，进行公关处理。当然，赶到现场后，第一件事是要先看到酒，然后根据经验判断出我方有无责任后再相应处理。2. 在与投诉人见面时，充分利用自己对产品的知识了解，判断酒出现问题的原因，作出合理的解释，并根据消费者权益保护法、产品质量法中的有利于我方的相应条款，与投诉人商谈周旋。3. 如需公司委派专人处理时，应积极配合其工作，协助搜集投诉人的相关资料，寻求当地有关部门帮助等，待处理完毕后，负责有关善后工作。 五、投诉问题的几种形式1、口感问题：有的消费者投诉，称酒的味道不行，口感差了，质量不如前期的，我们可以这样的解释： 首先声明，我公司对同一产品的配方配料工艺是始料如一的，产品质量是信的过的。 由于酒在存放的过程中，酒中的酸、酯等物质也在不断地发生化学变化，所以存放时间的长短，影响口感“酒是陈的香”即是其理。 消费者在饮用时，可影响口感的因素也很多，如当时身体的健康情况，心情如何，菜的味道，消费者自我的感觉。甚至是天气冷暖的变化等，对于此类投诉，要充公运用白酒酿造知识，做好耐心、细致、合理的解释。2、酒体混浊问题： 酯是白酒中最重要的成分，它决定酒香浓郁的主要因素，由于温度的变化，酒中酯常常以极微小粉未状的结晶形式，从酒中自然析出，造成看似混蚀的“失光”现象，与酒的质量无关。3、酒中有异物问题： 这类情况形成的原因较多，遇到此类投诉，应先设法安抚好投诉人，及时向领导汇报，请领导派专人处理为妥。4、空瓶酒、半瓶酒问题： 较为合理的解释是，可能是瓶体有细小的砂眼，造成酒体不易察觉的缓慢渗漏，根据产品质量法此应属正常现象，可依据产品质量法作适当处理。总结：处理质量投诉，最理想的结果，莫过以于合理的代价让对方满意，然而在实际处理品的过程中，因为投诉人的素质不同，目的不同，投诉产品不同等种种原因，其处理的方法，所需的人力等也不尽相同。也就是说如何处理投投放拆问题，不可能有固定的模式，需处理人随时应变，灵活运用，为企业做到尽心、尽力、尽职、尽责。第九章 分销部所需工具表格1. 发货申请单2. 网点汇总表3. 分销员工作日报表4. 分销商日物流统计表5. 分销员周计划表6. 分销商周物流汇总表7. 分销员月工作表8. 分销商月物流汇总表9. 业务员拜访频率汇总表10. 分销部月度销售汇总表发 货 申 请 单部门: 时间: 年 月 日 数量单位: 瓶最后一次发货时间本次发货前欠款金额备 注1. 分销员每日晨会前填写好此表,报分销主任审批后交财务打印发货单；2. 此单分销员每月一本,丢失一份罚款30元(每本30份)。分销员: 审批人: 网 点 汇 总 表 部 区域 填写日期： 地理路线客户名称地址联系人