外贸部管理制度.doc

外贸部管理制度1、 其本管理制度1、工作时间管理上班与下班时间按公司行政规定执行（鉴于外贸部具有特殊的工作时间, 涉及到与国外买家沟通的时间差，可适当调整作息时间，但此调整需基于外贸部作出成绩后，且公司核实确有调休之必要）2、 部门行政管理（1） 、为了确保公司对外通讯联系的畅通及以免公司电话费用的浪费，公司员工上班时应尽是避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；（2） 、上班时不翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页，qq、msn等聊天工具可使用，但不准上网聊天、玩游戏、看电影等做其它任何与工作无关的事。对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以重罚或辞退；（3） 、严守公司机密，谨言慎行，不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息，否则追究法律责任；（4） 、注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境；2、 付费平台管理（公司暂提供的网络平台：阿里巴巴及中国制造网）1、 按照团队分工合作精神：付费平台由外贸业务员自行更新及维护，要求每人每日更新或发布7个产品(其中阿里巴巴5个, 中国制造2个)。2、 客户区域划分（1）、王兰兰负责：沙特阿拉伯、尼日利亚、俄罗斯、哈萨克斯坦、菲律宾（及除阿拉伯联合酋长国以外的非洲）（2）、蒋玉娥负责：土耳其、泰国、加拿大、马来西亚、以色列（及除美国以外的南北美洲）（3）、刘小容负责：越南、新加坡、阿拉伯联合酋长国、美国、印度（及除白俄罗斯、俄罗斯、英国、土耳其以外的欧洲）（4）、韩永灵负责：白俄罗斯、伊朗、印度尼西亚、英国、尼泊尔、大洋洲及亚洲（以上业务员指定跟进的国家除外）注：各外贸业务员原手头有的客户仍继续跟进。三、展会平台管理原则上公司提倡机会均等，每人可均享参与展会，但如经公司考核某外贸人员工作不积级、态度不端正等原因，公司享有调配权，外贸人员不得有异议。展会索得客户资料归公司所有，公司按照区域划分原则分配给各区域负责人跟进。四、客户资料管理制度各外贸人员跟进的客户，资料必需及时登记。每月月底将客户资料递交公司（所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行该客户的详细说明，包括产品意向、实力分析，诚意度分析、成交机会分析等）；五、邮件管理制度1、对客户的询盘，必需当天及时回复，如未回复视为自动放弃该客户的跟进权，公司将把该客户转交其它外贸人员跟进同时亦视情节轻重来决定是否收回该区域的所有客户。除遇特殊原因，可向部门领导说明；六、绩效考核 （1）、付费平台考核 各外贸业务需有效利用付费平台，前1-3个月要求如下：a：对阿里、中国制造资源的充分利用与彻底了解。b：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件达到最大价值化。c：对自己阿里、中国制造展台的充分部置。让买家第一时间能觉察到你公司的实力与信认感。d：不断的要求自己与买家交流，能充分认识各地区的买家的采购行为。e：逐步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个月内需联系 200个客户，向这 200个客户介绍本公司的产品，如未达到以上标准，可视该外贸人员未能充分利用网络开发客户，并不能有效开拓市场，部门领导可依据该外贸人员的工作态度及热情适当放宽期限，延长1-30天供其达到公司的目标值。如仍未达到，该员工需深刻反思作出书面报告。有效利用付费平台，4-6个月要求如下：a：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。b：有没有意向客户产生。（即有多少个网上朋友）c：有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。考核：3个月内需有 6 个客户要求寄样（样品费及快递费原则上由客户支付，如遇特殊性况可向公司申请），如未能达到公司的要求，该员工需写书面报告，作市场分析？为什么不能有效推广本公司产品？为什么不能找到意向性客户？有效利用付费平台，7-12个月要求如下：a、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划b、未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进类：寄过样品，并一直保持跟进类：对网上产品询价比较仔细与认真类：对网上产品比较统一询价或让你全面报价类：不是对网上产品询价只是对相关产品询价考核：成交订单量为 125万。如超额达到公司设定指标500万以上(含500万)，公司将设部门奖金5万元, 外贸部按各外贸业务员的业绩分配该奖金，未能达到指标，该员工需作书面市场调研分析报告及自我原因分析，完全没有订单，该员工需深刻检讨是否适应这份工作。(该指标仅适用于2010年)（2） 、展会及来访客户考核 参展及来访的客户群采购意向较强，此类客户均需加强跟进力度。 要求：收集参观公司展位的客户资料并及时上交公司，不得有遗漏； 考核：跟进展会及来访客户的成功率需达到 5 %，（两个月考察一次，未能达到要求，需作书面报告，分析原因，如何改进）七、会议1、日会议：每日早上8：00至8：10开早会本着通过“抓单”来“抓人”的精神，各外贸人员需如实汇报昨日跟踪了几个询盘?几个意向客户?单子的具体情况?（如：处于刚联络阶段或客户已有针对性地对本公司某类产品具体询价或要求打样或进入合同谈判）同时汇报今日工作安排。2.每周六6:00前递交周报告, 详细叙述这周所做工作及下周的工作安排（部门规定：平均每日发