文件和记录管理程序

文件和记录管理程序 第 21 页 共 21 页文件和记录管理程序1 目的通过对本公司的质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及有关文件和记录的控制, 确保文件处置符合规定，文件编制无重大漏项、审批无重大失误，使有关场所都能及时得到所需文件的有效版本,防止使用作废文件,记录与实施同步、准确齐全有效、工程资料按时归档、便于检索。2 适用范围适用于公司机关各部门、分公司、专业分公司及直管项目部对在用质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及有关文件、相关记录的控制。3 相关文件管理手册国家行政机关公文处理办法行政系统公文规范标准公司科技档案管理条例公司文书档案管理条例办公室文书处理工作细则施工组织设计管理办法公司档案管理制度4 定义采用上述文件中有关术语、定义及下述解释。4.1文件的形式文件包括书面的、软盘、光盘、硬盘等。4.2 记录记录为证明产品特性满足质量、环境、职业健康安全要求的程度或为质量、环境、职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观证据的文件、资料、各种记录、软盘等。4.3 法律法规包括：国家和地方有关质量、环境、职业健康安全的法律、法规以及各部委规章,国际公约,国家和地方及各部委有关质量、环境、职业健康安全的行政文件。4.4 质量、环境、职业健康安全的标准、规范包括：国家、地方和行业颁发的有关工程施工、环境、职业健康安全的技术标准、规范、规程、标准图集等。5 工作程序5.1 文件及记录的分类5.1.1 文件的分类a) 管理体系文件：管理手册、程序文件、与体系运行相关的第三层次相关文件;b) 一定途径得到的外来文件，包括上级及相关单位来文，建设单位提供的施工图纸及变更洽商等文件;c) 公开性外来文件，是指从公开途径包括报刊及各种媒体得到的外来文件，包括法律法规、标准规范、工艺规程、预算定额等;d) 公司一般质量、环境、职业健康安全行政文件等。5.1.2 记录分类a) 质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录；b) 国家、地方、行业“工程建设资料管理规程”规定的有关记录（包括开工手续、图纸会审、技术文件批准、测量、检验、试验、验收、洽商变更等）。5.2 公开性外来文件的收集、识别、处理5.2.1 收集渠道a）向国家和所在地方建设、质量技术监督及质监站、环保、国土规划、安全生产监督管理等部门咨询；b）质量、环境、职业健康安全专业机构、咨询公司；c) 建设部、中国建筑资讯网、中国建筑装饰网、中国安全网、中国环境在线、中国环境保护网、中国政府法制信息网等网站;d) 工程建设标准化期刊、报纸；e) 其它报刊、电视等媒体。5.2.2 收集、识别、处理a)公司工程技术部负责收集、识别国家、行业、地方法律法规（项目管理部、公司办公室等部门配合），公司工程技术部汇总编制有效适用的法律法规清单，经公司质量保障部审核,管理者代表批准后发至公司有关单位及部门。b)公司工程技术部负责、识别收集国家规范、行业标准、地方标准。5.3 一定渠道得来的外来文件的处理5.3.1 上级和地方政府印发的有关行政文件由办公室负责收文登记，贴公文处理卡，提出拟办意见后报主管领导签阅决定复制、转发、承办;承办部门按主管领导批示意见办理，并记录承办结果; 收文登记格式见MS.02.001-02；公文处理卡格式见MS.02.001-04。5.3.2 建设单位（发包方）提供的图纸、变更洽商、会议纪要、信函等外来文件按项目管理手册规定进行处理。5.4 文件的编写、批准和发布5.4.1 质量、环境、职业健康安全管理方针由公司质量保障部配合,安全保障部草拟，管理者代表组织审核讨论,总经理批准发布。5.4.2 质量、环境、职业健康安全管理手册由公司质量保障部负责编写，管理者代表审核,总经理批准发布。5.4.3 质量、环境、职业健康安全管理程序分别由主管部门编写,部门负责人和公司质量保障部共同审核，公司管理者代表批准发布。5.4.4 公司及第三层次质量、环境、职业健康安全操作文件由质量保障部/安全保障部门/项目管理部安排人员编写，经公司质量保障部会签编号后，由公司管理者代表或主管领导批准发布。5.4.5 一般质量、环境、职业健康安全操作文件分别由主管部门拟定，相关部门会签，交总经理办公室/办公室核稿。总经理办公室/办公室将核稿后的文件交公司（或分公司/专业分公司/项目经理部）主管领导批准发布。5.5 文件和记录的编号经主管领导批准发布的文件在发放前应编号标识。5.5.1 管理体系文件的编号CSCEC-PAUL.MS.-2004。其中：CSCEC-PAUL：中建保华建筑有限责任公司代号。MS：管理体系。:体系文件的层次（01为第一层次管理手册；02为第二层次程序文件；03为第三层次支撑性文件）。:顺序号2004:年号5.5.2 行政管理文件中建保XXXXy号。：质量体系文件为“质”；环境体系文件为“环”；职业健康安全体系文件为“安”；通知为“通”；报告为“报”；决议为“决”；请示为“请”；批示为“批”；便函为“函”。XXXX：发文年份。y：指发文顺序号，不编虚位（即1不能编为001）。各分公司的文件编号为中建保ZXXXXY号，Z表示分公司的代号。各分公司代号如下：深圳分公司：“深”；上海分公司：“沪”；成都分公司：“成”；东北分公司：“东”；设备安装分公司：“设”；电梯安装分公司：“电”。5.6 文件的接收和发放各单位、部门设专兼职资料员，负责文件的接收、发放、编号、标识、修改、回收等工作。由资料员负责建立本单位、本部门的收文登记簿、发文登记簿。收文登记见MS.02.001-03；发文登记见MS.02.001-02。5.6.1 发文资料员发文件时,要根据主管领导审批的发放清单发放,要在发文簿中登记文件名称、发放编号、发放单位或部门、收文人员：a）公司总经理办公室负责公司行政管理文件的发放；公司质量保障部负责质量、环境、职业健康安全管理体系文件的发放。分公司行政管理文件由办公室发放；分公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件的发放，由分公司质量部门转发至相关职能部门及项目经理部；b)公司机关内部采取电子邮件的方式发送文件；c)公司发放区域性分公司的文件采取邮寄的方式发送文件；d)分公司、专业分公司宜采用电子邮件的方式发送文件。e) 项目发文按项目管理手册规定执行。5.6.2 收文a)总经理办公室/办公室资料员在收到文件后，要在收文簿中登记收文时间、文件名称、文件来源；b)各部门资料员或文件接收人员在收到主管部门以书面文件或电子邮件形式的发文后,应在收文簿上登记,建立文件目录，并及时通知本部门负责人及有关人员阅办。c)项目经理部收到的文件均按项目管理手册规定及时登记，并及时通知有关领导及部门阅办。5.7 文件的变更5.7.1 文件的更改a) 管理制度方面的文件由公司总经理办公室以新版文件代替旧版文件方式进行更改;b) 管理体系文件的更改由提出方填写文件更改申请单,公司管理者代表批准, 由公司质量保障部填写文件更改通知单。文件更改申请单见MS.02.001-05；文件更改通知单见MS.02.001-06。c) 管理体系文件换版时,由公司质量保障部组织有关人员重新编写,按要求重新批准。5.7.2 文件更改方式a）管理体系文件采用手写更改或换页或更换光盘,并在文件修改状态栏上填“或或”或在光盘上附更改通知单作为标识;采用换版方式更改时，在版本栏填“或或”作为标识;b) 管理制度方面的文件以新版代替旧版文件进行更改。5.8 作废文件的处理5.8.1 作废文件的处置作废文件，由发文单位或部门负责收回登记，如需保存，应与有效文件隔离，由资料员负责盖“作废”章作标识。5.8.2 自动失效文件的处置具有时效性的正式文件到期后自动失效,可不作“作废”标识。5.8.3 内部文件销毁a) 文件销毁时，主管部门将要销毁文件名称和份数进行登记，报主管领导批准后，由主管部门组织粉碎后销毁；b) 在外地的作废文件以分公司为单位统一收回、登记，报主管领导批准后，由主管部门组织粉碎销毁。5.8.4文件销毁,应做好销毁记录，销毁文件登记表见MS.02.001-08。5.9 文件和记录的印制5.9.1 文件和记录印制要求a) 在用文件和记录印制或复印时，应确保文件清晰，易识别;b) 原记录未使用完，可对其编号或格式作修改后，继续使用;c) 内部记录与当地主管部门要求有矛盾时，以当地主管部门表格为准。5.9.2 管理体系文件管理体系文件的印制由公司质量保障部统一印制。5.9.3 正式文件正式文件的印制，由各级办公室统一印制。5.9.4 实施a) 内部审核记录由公司质量保障部或分公司质量部门统一复制;b) 其它管理体系运行记录由使用部门或单位自行复制;5.10文件的收回与保存5.10.1 文件的收回因工作调动或其它原因不在本单位工作时,由主管部门资料员负责收回该管理人员持有的所有在用文件。5.10.2 文件的保存各部门收到的文件，应妥善保管，并编目便于检索；需长期保存的文件，由公司档案室负责回收归档。5.11 内部文件和记录的借阅5.11.1 借阅审批文件和记录的借阅，须经主管部门负责人批准后，方可借阅，借阅人应填写文件借阅登记表见MS.02.001-09。5.11.2 借阅注意事项借阅人员不得在记录上任意画线或做其它标记;不得擅自涂改、污损、拆散、转借或丢失记录,如发生上述情况,由相关部门追究该借阅者的责任。5.11.3 记录的保密a) 公司各级各部门的记录均属内部信息，未经授权人批准，任何单位和个人不得外借，不得让外单位人员查看;b) 建设单位要求查看某些记录时，经主管领导批准后可以查看。5.12 记录的管理5.12.1 记录的填写a) 记录由各文件规定的责任人员负责填写，记录必须用蓝黑、黑颜色墨水笔书写;b) 记录填写要正确、真实、及时、内容完整，书写工整、字迹清晰、易识别，不能随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应将该项目用单杠划去，责任人签名,不允许空白、代签;c) 记录中的内容和数据不得更改,如因笔误或计算错误要更正原有记录数据时，由原记录人采用单杠划去原数据，在其上方写上更正后的数据,并签上更正人的姓名和日期。5.12.2 记录的收集、整理a) 公司、分公司各部门形成的记录，由资料员分类，按日期顺序收集整理；b) 收集整理时做到准确、完整、齐全、分类、编目清楚，及时保管；c) 项目经理部记录的收集整理按项目管理手册规定执行。5.12.3 记录的归档a) 公司各部门、分公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录中除工程合同、管理评审计划和报告等记录交档案室归档外，其余记录由各单位、各部门自行归档；b) 记录交接时双方应做好记录，归档时间在次年月上旬或工程竣工后个月内完成；c) 工程项目交工资料的组卷、归档。 交付给业主和地方档案馆记录按工程所在地建设行政主管部门有关规定执行； 公司直管项目的工程资料由公司工程技术部审定合格后，按本程序5.14.3 c 款归档时间，及时交公司档案室，并做好交接记录； 小型工程的成套交工资料交付建设单位时间在工程交付后不超过20天,中型工程的成套交工资料交付建设单位时间在工程交付后45天内完成,大型以上工程的成套交工资料交付建设单位时间在工程交付后120天内完成,重点工程的成套交工资料交各分公司档案室时间在工程交付后180天完成，并按公司归档计划要求，将相关资料报公司档案室。d) 归档记录由档案管理员按档案管理规定，确定检索方法，便于查找；e) 质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录保存期为3年,工程技术档案的保管期限按GB/T50325-2001中有关规定执行；f) 项目质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录待项目竣工后，由主管部门负责移交公司/分公司/专业分公司，并办理交接手续。5.12.4 记录的贮存、保护记录的贮存保管要防止丢失和损坏：a) 档案室应有防潮、防虫、防火、防盗设施;b) 档案室要建立健全各项档案管理制度，并按制度实施;c) 各部门应有专人保管好本部门所形成的记录;d) 项目经理部要设专人统一保管项目的各项记录。5.12.5 分包方记录的控制a) 有关部门和分公司在与分包方签订合同时，在分包合同中要规定对分包工程记录的表格、范围、内容、标识、填写、保管、总包审批、传递到总包单位资料员的要求,具体要求按本程序中的有关规定执行；b) 项目经理部按分包合同确定的工程交竣工记录的移交期限,及时收集分包方相关的各种记录，做到完整、准确。5.12.6 记录的处理作废和过期失效的记录，由部门提出，经主管领导批准后，由主管部门负责按本程序5.9规定销毁,并填写销毁记录。5.13 过程监视5.13.1 公司和分公司主管部门按过程监测管理程序实施过程监视,并填写相应记录。5.13.2 项目按项目管理手册进行自我监控和记录。5.13.3 公司/分公司/专业分公司主管部门及项目经理部根据监视结果，按改进程序的规定实施改进，并填写相应记录。6 记录记录控制执行记录控制程序。7附表7.1中建保华建筑有限责任公司发文稿纸 MS.02.001-017.2发文登记薄 MS.02.001-02(见更换表格)7.3收文登记薄 MS.02.001-037.4公文处理卡 MS.02.001-04（见更换表格）7.5文件更改申请单 MS.02.001-057.6文件更改通知单 MS.02.001-067.7文件修改情况记录 MS.02.001-077.8销毁文件登记表 MS.02.001-087.9文件借阅登记表 MS.02.001-097.10有效标准、规范清单 MS.02.001-107.11法律、法规清单 MS.02.001-117.12文件复印申请单 MS.02.001-127.13管理体系运行记录清单 MS.02.001-13中 建 保 华 建 筑 有 限 责 任 公 司CSCEC-PAULY.CONSTRUCTION COMPANY LIMITED发文拟稿单秘级： 缓急程度： MS.02.001-01签发：年 月 日核稿：年 月 日会签：年 月 日拟稿：年 月 日文件标题：附件：是否质量文件：主送：抄报：抄送：主题词：发文： 号 年 月 日印发打字：校对：打印份数:发文登记薄MS.02.001-02发文日期文号文件标题份数发往单位收者签名备注收 文 登 记 薄MS.02.001-03收文日期文号文件标题秘密等级份数来文单位收文序号收者签名备注中 建 保 华 建 筑 有 限 责 任 公 司CSCEC-PAULY.CONSTRUCTION COMPANY LIMITED 公文阅办单MS.02.001-04发文单位文件名称发文时间密级文号批示、传阅意见部门意见： 高级管理者批示；承办结果主办人归档处送文日期 月 日退回期限 月 日1、 使用流程：填写本单位有关消息阅批、传阅、收回归档2、 本表适用范围：（1）外来文件送呈单；（2）公司内部文件、资料传阅单文 件 更 改 申 请 单MS.02.001-05申请部门（单位） 负责人（签章） 申请日期 更改文件名称（编号） 申请原因：更改内容及要求：批准部门/审批人意见：备注（附件）：文件更改通知单编号: MS.02.001-06文件名称页 码章 节更改方式更改内容其它：修改部门： 年 月 日批准人： 年 月 日文 件 修 改 情 况 记 录编号： MS.02.001-07页码章节修改内容修改人日期批准人日期销毁文件登记表 MS.02.001-08序号责任者文件编号文件题目日期份数密级备注批准销毁人: 销毁人: 监销人: 年 月 日 年 月 日 年 月 日文件借阅登记表MS.02.001-09序号日期单位案卷或文件题名借阅目的期限卷号借阅人签字归还日期备注有效标准、规范清单编号： MS.02.001-10序号文件代号版本文件标题文件所有权备 注法律法规清单 MS.02.001-11序号法 律 法 规 名 称批准时间实施时间备 注文件、资料复印申请登记单 MS.02.001-12申请部门文件、资料名称张数份数复制人审批人管理体系运行记录清单 MS.02.001-13序号记录项目记录名称和编号责任部门存档部门保存期（年）文件控制MS.02.001-01发文稿纸各部门各部门MS.02.001-02发文登记簿各部门各部门MS.02.001-03收文登记簿MS.02.001-04公文处理卡办公室办公室MS.02.001-05文件更改通知单各部门各部门MS.02.001-06文件更改申请单各部门各部门MS.02.001-07文件修改情况记录各部门各部门MS.02.001-08销毁文件登记表各部门各部门3MS.02.001-09文件借阅登记表办公室档案室3MS.02.001-10标准规范目录工程技术部门各部门随有效期MS.02.001-11法律法规清单法律部各部门随有效期MS.02.001-12文件和资料复制登记表办公室办公室1MS.02.001-13管理体系运行记录清单办公室各部门32管理评审MS.02.002-01签到表办公室办公室3MS.02.002-02管理评审计划办公室办公室长期MS.02.002-03管理评审报告质保部质保部长期3人力资源MS.02.007-01年度培训计划人力资源部门人力资源部门3MS.02.007-02部门(区域公司)年度培训计划同上同上3MS.02.007-03职工文化、技术、业务教育培训班教学计划表提出部门人力资源部门3MS.02.007-04培训签到表人力资源部门人力资源部门3MS.02.007-05采取措施的评价记录提出部门人力资源部门3MS.02.007-06专业技术管理人员证书登记表人力资源部门人力资源部门长期MS.02.007-07特殊工种作业人员上岗证书登记表提出部门人力或安全部门3MS.02.007-08重要环境健康安全人员登记表办公室/安全部门办公室/安全部门34目标目标指标工程部门/质量部门工程部门/质量部门35过程监视MS.02.004-01过程检查记录各部门各部门3MS.02.004-02绩效报告工程部门/办公室工程部门/办公室36改进程序MS.02.005-01不合格记录台帐各部门各部门3MS.02.005-02纠正措施记录各部门各部门3MS.02.005-03预防措施记录质量或技术部门各部门37内审程序MS.02.006-01年度内部审核计划表质量部门质量部门3MS.02.006-02内部审核方案质量部门质量部门3MS.02.006-03检查清单质量部门质量部门3MS.02.006-04不符合项通知单质量部门质量部门3MS.02.006-05内部审核报告质量部门质量部门3MS.02.002-01签到表质量部门质量部门38环境因素识别MS.02.016-01环境因素台帐工程部门/办公室工程部门/办公室3MS.02.016-02重要环境因素清单 同上同上39服务程序MS.02.013-01业主投诉处理记录 工程部门工程部门3MS.02.013-02工程保修回访小组 工程部门工程部门3MS.02.013-03工程回访计划 工程部门工程部门3MS.02.013-04工程回访记录 工程部门工程部门310业主满意测量MS.02.015-01在施工程满意度评价表 工程部门工程部门3MS.02.015-02竣工工程满意度评价表 工程部门工程部门3MS.02.0