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存货内部控制的重要性及存在问题解析20091123010044鄂巍存货内部控制的重要性及存在问题解析【摘 要】存货作为一项重要的流动资产,一方面一定数量的存货有利于保障企业生产经营的顺利进行,但另一方面过多的存货不仅占用资金还会增加与存货有关的各项开支如采购成本、仓储成本、管理成本等,因此存货管理的好坏也密整切关系到各个企业的盈利能力,因此存货的管理十分重要。文章就存货管理的重要性及现代企业存货管理存在的问题进行了分析,并提出了企业科学管理存货的建议。【关键词】存货存货内部控制 存货采购 日常管理 考评机制一、存货内部控制的重要性存货的内部控制是企业经营活动中一项非常重要的活动,存货内部管理控制效益的好坏直接关系到企业的经营效益和资金运作的质量。高效的存货内部控制可以减少企业物资浪费,进而保证会计核算的真实性和完整性。当前,我国企业存货的内部控制还存在不少问题,这些问题急切地需要我们去关注和解决。随着现代企业管理制度的日趋完善,存货管理也成为现代企业管理的重要组成部分,进行存货管理的目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的最佳结合,实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提高存货的利用率及流动速度,从而提高企业的经济效益。二、现代企业存货管理中存在的问题(一)采购计划缺乏科学性。采购计划是存货采购环节中的薄弱环节，许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和产品的销售上，忽视了存货的成本和资金占用，没有制定规范的采购计划，而是根据订单量的大小，临时发出采购的需要，这样做除了增加运输成本之外，若采用分批采购的方法，就不能享有大批量采购所享受的折让和折扣，同时，企业与供应商之间的订货，大多数只是口头协议，并没有订立书面合同，没有规定具体的条件和责任，如果发现货物不符合要求或是在途中有意外状况发生时，要想划清责任就比较难，而企业也可能因此不能准时交货，从而得不到户的信赖与支持，最终导致企业自身的利益受损。（二）企业内部存货采购管理制度不够完善和健全。企业的内部控制非常重要,内控一旦薄弱,则会给企业带来一系列负面影响。尤其时存货的采购环节,采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品,是公司成本控制的重点。正因为目前一些企业存货采购管理制度的不健全, 导致采购环节营私舞弊、采购成本过高、质量低劣、数量及规格不达标等现象屡屡发生,也正是存货管理制度的不完善,造成了企业存货资源的浪费,削弱了企业在市场中的竞争地位。（三）存货的日常管理欠科学。大多数企业,尤其是中小企业,在日常存货的入库、数据核对、出库审批、以及存货的日常盘点等日常管理事项上较为松散,最终导致存货资金成本占用过高、存货结构不合理、存货周转速度过慢、存货管理不善造成损失过大等一系列现象,尤其是企业库存量的偏高,不仅增加了存货的储存成本,而且造成企业资金周转慢,一旦资金出现紧张,很容易出现产品价格的“被迫”上涨,必然带来商品的积压,使企业陷人经营困境,限制了企业的进一步发展。(四)存货内部控制考评机制不够完善。存货的内部控制制度是企业内控的重要环节，但大多数企业内部控制制度不健全，存货的监管效率低下。再加上机构设置的不完善，部门内部之间缺乏权限的相互制约，以及管理责任落实不到位，使得企业内部无法形成有效的监督制约机制，容易导致采购、保管、领用、发货等工作无章可依，进而造成企业内部资源的浪费，同时也增加了存货流转过程中的徇私舞弊现象发生的可能性。存货内部控制的考核评价机制不够完善和科学,导致奖惩不分明,难以调动广大员工的积极性,导致存货管理混乱及资源浪费。(五)存货管理的信息化建设落后。当前，许多企业存货管理仍然采用以传统模式为主的管理方法，对存货管理重要性的认识不足，缺少先进的管理技术。企业各部门之间、各部门与员工之间、各部门与供应商之间没有形成信息网络，信息流通比较困难，没有实现存货信息资源的共享。造成工作效率低下，生产成本增加，这会影响存货核算的及时性和准备性等等。(六)对第三方物流利用不足。目前，我国企业存货管理常存在着“小而全，大而全”的现象，只注重内部物流系统的建设和利用，往往会忽视企业外部物流即第三方物流资源的利用。随着我国市场经济的不断发展，物流水平特别是现代第三方物流发展得非常迅猛。第三方物流不仅可以降低企业经营成本，同时能帮助企业实现利润的最大化。目前我国许多企业物流呈半封闭状态，多以自己的小而全的物流为主，而不愿将物流交给第三方物流公司，其原因不仅是价格问题，更主要的是商业秘密。另外，从企业的产业结构看，也可以看出内部物流利用较为普遍，而第三方物流利用率极低，传统的存货管理模式和管理理念导致企业不能充分利用第三方物流，实现企业的高速发展。三、加强存货内部控制管理的建议(一)制定科学的采购计划存货过多则会占用企业资金，降低资金的使用效率；存货过少则满足不了企业日常生产的需要和周转需求，可能会给我国企业造成一定的损失。因此，应根据企业自身的特点，制定出适合企业自身的订货方式。一些有条件的企业也可以利用经济订货批量法，科学的计算出最适采购的数量，并以此数据为基础，进一步完善存货储存的环境，降低储存成本以及订货成本。另外，在保证质量和数量的基础上，选择价格最优而且距离短运输时间短的厂家进行采购，从而降低企业的采购成本，加速资金的周转，提高资金的使用效率。（一）建立科学的存货采购内部控制根据存货的业务流程,可以分为采购、库管、领用、盘存等多环节,其中存货采购是重点,是控制企业成本的重中之重。 因此必须建立科学的存货采购控制制度。1 、建立和实施制度化的采购管理程序建立和实施制度化的采购管理程序,这是采购管理工作有效进行的根本保证。有法必依,违法必究,这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了,才能在公司中用法治,而不是人治。采购管理程序主要包括以下方面:（1）规定采购条件。明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任,并明确采购主管对下属采购员的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的,而且是无库存或库存不足以满足需要的。采购物品必须适量,不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为询价后合适的单价,而且力求是最低的单价。执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。（2）明确分工。明确采购员的权利和责任,使各采购活动有条不紊并将责任归落到人,必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员,采购人员必须是该种采购的内行者。（3）采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行,有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜,但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购,但请购单上须注明急购字样并说明理由,请购单由总经理补批。（4）验收职能。任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单上签名。验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符,对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。验收无误后,填制材料入库单,连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任,结算凭据必须由采购员签名。（5）退货与索赔。为避免损失,采购回的物品由于质量、规格不符,采购部门须立即办理退货,无论货物是否退还给了供应商,均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。凡检验结果为不良品的来料检验报告,物管部应分发至采购部门和财务部,以有效追踪,不致有遗漏退货扣款事项的发生。采购约定中必须明确索赔条款,对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失,应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔,并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。采购部门不能解决的,公司可以采用不排除以法律形式解决的措施,以及时保护公司的利益。（二）加强存货控制的日常管理和监督存货的日常管理包含存货的验收入库、发出和领用、加快存货周转速度、合理分析库存结构、建立存货盘点清查制度、管理的信息化水平等方面。（1）存货的验收入库,企业应采用先进的管理技术和方法,规范存货验收程序和方法,对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查,验收无误后方可入库;加快存货周转速度,降低资金占用成本；建立存货保管制度,定期对存货进行检查,加强存货的日常保管工作,严格限制未经授权的人员接触存货;企业应当明确存货发出和领用的审批权限,仓储部门应当根据审批的销售通知单发出货物。（2）合理分析库存结构,依赖信息技术,结合自身的采购流程、生产流程、销售流程,采用与之相配套的计算机软件实现企业存货资源信息化统一管理、数据共享,降低人工管理成本、订货成本、缺货成本、资金的机会成本等各种费用,有效阻止与存货相关部门的信息阻塞、账实不符、随意性强等现象的发生,提高管理效率,确保存货处于最佳库存状态。（3）建立存货盘点制度,结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程等相关内容,核查存货数量,及时发现存货减值迹象。企业至少应当每年年度终了开展全面盘点清查,盘点清查结果应当形成书面报告。盘点过程发现盘盈、盘亏、盘损、闲置以及需要报废的存货,应当查明原因、落实并追究责任,按照规定权限批准后处理。企业的存货的日常管理尤其重要,日常管理一旦薄弱,则增加了营私舞弊的可能性。一直以来,很多企业内部都缺乏一整套有关存货日常管理的规章制度,这些日常存货管理上的不规范造就了企业不可弥补的损失及企业利润的下降。 (三)建立科学的存货内部控制考评体系对员工的执行情况进行考核评价是内控制度中不可缺少的一部分。对于执行良好的员工进行奖励,对执行情况差的员工进行惩罚,奖罚分明才能充分调动员工的积极性。而奖惩的前提是对工作成果的科学评价,所以一套科学的考核评价指标是充分发挥员工执行力的重要动力源泉。也只有建立了科学的考评机制才能真正的实现存货管理上的效益最大化和公司利润的最大化。总之,存货作为企业的一项重要资产,对其进行科学的管理非常重要。企业通过加强存货管理,可以降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,有效地保证企业生产经营活动 的连续正常进行,提高员工的积极性,从而提高企业的竞争能力和生存能力。企业要根据企业本身的具体情况,合理选择最优的存货管理方式,以达到最优化的效果。(二)引入ABC控制法对存货的管理，仓库中一般储存的物资品种繁多，在管理过程中必须根据具体情况进行重点管理，根据存货的重要程度，将其分为ABC三种类型。其中，A类存货数量占全部存货的10 15 ，金额占存货总额的80 ，如大型备用品备件等。因此，要对此A类存货应实行重点的控制，并制定有效的存货管理战略，严格控制该类存货的数量，提高其周转的速度，通常是每月检查一次；B类存货数量占全部存货的20 30 ，金额占全部存货总额的15 左右，如日常用生产资料用的原材料。对于B类存货应采用普通管理的方法，大约每隔3个月验查一次；c类存货数量占全部存货的6o 65 ，金额占存货总额的5左右，如办公用品、劳保用品等。对于c类存货的控制方法力求简单易行，一般每年调整验查次。通过ABC控制法分类后，应制定以抓住重点存货，控制一般存货为原则的科学存货采购计划，从而有效地控制存货的库存量，减少储备资金占用，进而加快资金的周转速度，提高资金的使用效率，降低企业的经营成本。(四)加强存货管理的信息化建设引进先进的管理模式，引入ERP系统的使用。会给企业带来以下几方面的好处：一是应用ERP系统可以对商品的采购、储存、运输、销售、出库和售后服务等各个环节的进行实时动态监控，而且还可以解决一些物资采购管理中存在的问题，例如管理不科学、信息不准确、库存资源无法共享、局部利益与整体利益相互矛盾等。二是采用ERP技术对存货进行盘点。机器代替手工的操作，简化了存货盘点工作，使存货的盘点变得简单明了，这样就降低了存货盘点成本，提高了企业的工作效率。三是采用EPR系统可以更加准确地核算存货的成本以及期末结存存货，提高存货管理的精确性和正确性。利用ERP系统使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使企业的存货管理更上一个新台阶。(五)充分利用第三方物流，提高存货周转率合理整合内部物流资源，充分利用第三方物流。企业在利用第三方物流资源时要注意以下几