决策机制：会议管理制度.doc

会议管理制度 EPXZ112009 1. 总则11 为规范公司会议管理，保证政令畅通，提高会议质量，特制定本规定。12 会议的主要目的：集中解决问题、顺畅沟通协调、实现统一指挥。13 适用范围：公司所涉及的各种类型会议。2. 会议管理21 会议的召开本着工作实际需要的原则召开。22 会议的召开，需涉及其他部门的，必须采取书面通知形式进行通知，通知必须说明会议召开的时间、地点、会议内容、参会人员及需配合准备工作等等内容。 2.3 除公司例会之外，其他非例行会议必须在会议召开的一个工作日前发出会议通知。2.4 公司例行会议，若因特殊原因不能正常召开，行政部必须提前一个工作日通知各部门。2.5 行政部负责会议通知的发放。2 6 会议召开前，会议主管部门或会议组织者要提前作好会议服务：如会议场地的水(饮用水)电，其他声像设备，桌子，凳子等。2.7 会议实行签到点名制度，即参会人员必须按照规定方式签到。2.8 会后将会议记录整理成“会议纪要”，经会议主持者及总经理签字确认后存档；并且纪要必须在会议结束8小时内传主管部门；参会人员必须在会后2个工作日内及时传达会议精神。落实整改执行内容。2.10 会议纪要必须有必要的保密措施。3.会议纪律3.1 参会人员不迟到、不早退，必须按时参会，提前2-5分钟入场，在签到表上签名并记录签到时间。3.2 会场内所有人员必须把通讯工具设置为无声或振动，会议进行时不得在会场内进行电话接听。3.3 参会人员未经会议组织者同意，不得中途离场。3.4 参会人员因特殊原因不能按时参加会议，必须提前电话申请或当面申请，经会议组织者同意后方可不参加会议，但事后必须认真阅读会议纪要，学习，领会会议精神。3.5 参会人员不得大声喧哗，扰乱会场秩序，讨论问题必须经会议主持者允许。3.6 会议结束后，自觉将桌椅归位，收拾会场，保持会场原有的状态。4.会议框架4.1结合公司实际,会议制度以车间班前会、生产例会和行政例会为基本框架，辅助其他临时性专题会议，从而构成整个会议制度框架。4.2 车间班前会程序及要求：4.2.1 会议程序a) 频率：根据实际情况，以每天一次为宜，每周不得少于3次。b) 主持人：各班组长；c) 参会者：各班组成员；d) 宣布晨会开始；e) 回顾上一次（昨日）班前会的要求和执行实施情况，并寻找执行不力的原因，力争当场解决问题。如当场无法解决的，根据实际应用PDCA（计划、执行、监督、检查）方法滚动到本次会后解决；f) 表扬和批评班组人员的先进事迹与不良表现；g) 总结前一天车间生产任务的完成情况；h) 车间组长根据当天生产任务和要求对成员进行任务分配。分解任务必须掌握的五大原则： 明确的任务 明确的人员、 明确的岗位 明确的时间（开始至结束） 未完成任务的后果i) 接受任务者明确任务后无异议。宣布会议结束。4.2.2 会议要求a) 所谓例会，和其他会议不同，它的时间是早已规划好的，无需提前通知，不得随意更改，如遇特殊情况的，以通知的形式调整会议时间；b) 不得随意请假、不得无故缺席，缺席者按旷工处理；c) 整队点名。注意人员报数点到的声音（通过报数声音确认人员精神状态；如有缺勤，班组长应该在会后到宿舍察看该员工缺勤的真正原因）；d) 班组长分配当天生产任务并强调执行中的注意事项；e) 晨会结束后，各班组长将前一天生产工作情况及改善事项的组织实施结果向生产部经理汇报；f) 主持人必须提前做好发言准备。4.3 行政例会程序及要求：4.3.1 会议程序a) 频率。每周一次。（每周一下午16:00开始）；b) 地点：会议室c) 参加人：公司领导、各部门（含生产班组）主管、d) 主持人：总（副）经理或行政部经理）记录：行政助理）主持人宣布例会开始；）回顾上一次例会的执行实施情况，并解释执行不力的原因，力争当场解决。对当场无法解决的问题，根据实际应用PDCA（计划、执行、监督、检查）方法滚动到本次例会后解决；）表扬和批评各部门人员的先进事迹与个别人员的不良表现；）总结近期各部门的工作完成情况；）各部门分别汇报上周工作；）主持人根据会议议题及参会人员发言讨论情况，总结出会议决议要点，对各部门进行分配落实。分解任务必须掌握的六大原则： 明确的任务 明确的部门、 明确的岗位、 明确的人员 明确的时间（开始至结束） 未完成任务的后果l) 接受任务者明确下周任务后，宣布会议结束；m) 会议结束后，行政人事部负责整理出会议纪要，经主持人确认后，在第二天上班后二小时内下发参会者，并跟踪监督执行情况。与会者在下次会议时汇报上次例会安排工作的执行情况。（行政部会议纪要存档）4.3.2 会议要求：)所谓例会，和其他会议不同，它的时间是早已规划好的，无需提前通知，不得随意更改，如遇特殊情况的，以通知的形式调整会议时间；）不得随意请假、不得无故缺席，无故缺席者按旷工处理；迟到者主动认罚（ 5分钟以内募捐成长金5元；5分钟以上，30分钟以内募捐成长金10元)，当场兑现或从财务提取；）参加会议的人员必须提前35分钟到场，不得迟到，也不允许过早进入会议室；）会议开始前必须关闭手机或把手机调至震动状态；迟到、中途离席者应轻声入席、离席，尽量不干扰会议进行。）参加会议的人员要提前安排好本部门工作，作好参会准备工作； ）参加会议的人员要总结好上周任务落实情况，以及发生问题的原因及解决问题的方法。针对问题提出合理化建议，最好能拿出解决问题的方案 ( 要求准备12个解决方案 )。）不得随意打断发言者发言，不得进行人身攻击，发言要对事不对人，提倡文明发言。4.4 生产例会的程序及要求：4.4.1 会议程序）频率。生产例会每周一次，（每周六下午16:00开始）；）地点：会议室）主持人：生产部经理；d) 记录：行政助理e) 参会人：公司领导、各部门（含生产班组）主管、（财务部经理除外）f)：主持人宣布会议开始g)；回顾上周会议精神和执行实施情况，分析执行不力的原因，力争当场解决遗留问题。当场无法解决的，并根据实际应用PDCA（计划、执行、监督、检查）方法滚动到本周解决；h) 根据发言情况，列出本周生产任务及注意要点；i) 与会者讨论和发表建议。j) 主持人根据讨论和建议，结合公司实际情况对生产任务进行分解（必要时可进行调整后再分解）；k)、分解任务必须掌握的六大原则： 明确的任务 明确的部门 明确的岗位 明确的人员 明确的时间（开始至结束） 明确未完成任务的后果l ) 接受任务者明确分配的任务，讨论其他相关内容后，宣布会议结束。4.4.2 会议要求：a) 所谓例会，和其他会议不同，它的时间是早已规划好的，无需提前通知，不得随意更改，如遇特殊情况的，以通知的形式调整会议时间；b)不得随意请假、不得无故缺席，无故缺席者按旷工处理；迟到者认罚( 5分钟以内募捐成长金5元；5分钟以上，30分钟以内募捐成长金10元 )，当场兑现或从财务提取；c)参加会议的人员必须提前35分钟到场，不得迟到，也不允许过早离开生产现场。d)会议开始前必须关闭手机或把手机调至震动状态；e)参加会议的人员要提前安排好本部门工作，作好参会准备工作； f)参加会议的人员要总结好上周生产任务落实情况，以及发生问题的原因及解决问题的方法，针对问题提出合理化建议，最好能拿出解决问题的方案(要求准备12个解决方案)。g)不得随意打断发言者发言，不得进行人身攻击，发言要对事不对人，提倡文明发言。h)会议纪要整理打印，经主持人审核，第二天上班后一小时内分发给与会者（生产部存档）。并跟踪监督执行情况。与会者在下次会议时汇报上次例会安排工作的执行情况。4.5 专题会议4.5.1会议程序a) 专题会议是指就某一特定内容进行研究讨论的会议形式。b)首先由会议主办部门提前一天书面通知与会者。通知内容为：会议议题、时间、地点、主持人、与会者的角色及是否发言等。c) 主持人：d) 记录：e) 参会人：f) 主持人宣布会议开始；g) 主持人宣布会议议题；h) 与会者讨论和发表建议。i) 主持人根据讨论和建议，结合公司实际情况对议题进行分解（必要时可进行调整后再分解）；j) 分解任务必须掌握的六大原则：明确的任务 明确的部门 明确的岗位明确的人员 明确的时间（开始至结束）明确未完成任务的后果k) 接受任务者明确分配的任务后，宣布会议结束。4.5.2 会议要求：a) 不得随意请假、不得无故缺席，无故缺席者按旷工处理；迟到者认罚( 5分钟以内募捐成长金5元；5分钟以上，30分钟以内募捐成长金10元 )，当场兑现或从财务提取；b) 参加会议的人员必须提前35分钟到场，不得迟到，也不允