证券有限责任公司总部费用管理暂行办法.doc

证券有限责任公司总部费用管理暂行办法第一章总则第一条为加强公司总部经营成本的管理，统一费用开支标准，规范费用核销行为，增强开支合理性，特制定本办法。第二条本办法规定的费用包括差旅费、业务招待费、邮电通讯费、会议费、培训费、车辆使用费、广告费、装修费、董事会费、监事会费，以及其他因日常经营管理需要而发生的费用。第三条本办法适用于公司总部各直属管理部门、业务部门和分公司（地区管理总部）。公司下属营业部的费用开支办法另行规定。第四条费用管理原则：预算控制、目标管理、厉行节约、合理开支。即在公司年度经营决策及宏观预算计划指导下，进行费用预算控制及管理；遵循国家有关成本费用的支出规定，以管理服务于业务、有助于业务开拓为宗旨，明确费用核销手续，厉行节约，控制成本，实现经营目标。第五条各部门费用开支实行单独核算，严格控制在预算范围内；各部门可根据本部门实际情况，具体落实管理。第二章 费用预算管理第六条 费用预算额度的核定：各部门根据本部门的业务或职能范围，结合各自的经营管理目标或承担的各项职能，按照公司统一部署，编制本部门的年度费用预算。公司财务清算部会同相关部门根据公司整体经营目标和费用控制总体要求来最终核定各部门的费用预算。第七条 各部门的日常费用支出必须按经批准的年度预算方案规定的预算额度和开支进度进行。公司按季跟踪考核各部门的费用预算执行情况，并采取以下措施进行控制：一、定期将各部门的费用开支情况和预算执行情况进行排名，在公司内部网上张贴公告。二、对费用开支大幅超出预算进度、费用控制不理想的部门进行费用开支专项检查。三、将费用预算指标与业绩考核挂钩，根据各部门年度费用预算执行情况结合其他考核指标来考核各部门经营、管理业绩。第八条允许业务部门按新增收入的一定比例增加可变费用预算总额，费用预算的执行情况好坏，作为考核各部门负责人的一项重要指标。第三章费用标准及开支规定第九条差旅费开支的规定。差旅费是公司员工因工作需要，由公司派往境内各地、境外国家和地区，办理公务所支出的交通费、住宿费及补贴等费用。一、境内出差标准与规定（一）主要交通工具乘坐标准：项目职务飞机火车轮船管理委员会委员、部门总经理经济舱软卧二等舱其他人员经济舱硬卧三等舱注：特殊情况下，管理委员会委员、部门总经理经管理委员会主席、财务清算部负责人批准可乘坐公务舱。（二）住宿费标准：单位：元/日/人项目职务住宿北京、上海、深圳天津、重庆、各计划单列市及省会其他地区管理委员会委员、部门总经理450400350其他人员400350300注：管理委员会委员、部门总经理出差可以单人住一间，其他人员出差同性别人员应两人同住一间。住宿费报销时应附住宿清单，洗衣费、饮料费、餐费及其他任何因私签单消费的费用不予报销。如住宿费中含话费支出，须附话费清单，任何私人话费支出不予报销。（三）出差地交通费及补贴标准单位：元/日/人项目标准异地交通费（限额报销）50往来机场车站码头交通费按实报销，应尽量坐班车出差补贴50注：出差天数住宿天数1天在途（四）其他费用标准1、机场建设费、人身保险费、飞机订票手续费，随机票一同据实报销（已由公司统一办理人身保险的，不予报销人身保险费）；2、行李托运超重费和保险费，属于公司行为的据实报销；3、在火车票价以外加收的费用，如火车空调费、订票手续费等，随火车票一同据实报销；4、高速公路费和其他过路费可以据实报销，公司车辆接送发生的费用由驾驶员负责报销，但要注上乘车人姓名。（五）境内出差有关规定1、确因开展业务需要而突破有关标准的费用，经管理委员会主席、财务清算部负责人批准后可予以报销；2、出差人员因工作需要招待客户的，按照业务招待费有关规定办理报销，报销时不列入差旅费，但私人用餐不得报销；3、出差人员不得无故绕道或无故延长出差时间，差额部分不得报销；4、住宿发票应注明住宿日期，日期不符的不予报销。（六）差旅费实报实销项目的规定1、参加外单位会议并由会议主办单位统一安排食宿收取的费用。2、经公司管理委员会主席、财务清算部负责人批准的专项费用。二、境外出差标准与规定另行制定三、公司所有人员不得报销探亲交通费第十条业务招待费。业务招待费是因开展业务需要而发生的餐费、礼品费等。各部门应本着必要、合理、节约的原则，从严掌握。一、业务招待费开支规定1、业务招待费开支范围只限于与公司有业务联系的客户、单位的有关人员。严禁各部门以及公司内部人员互相宴请，也不得将招待费用于部门聚餐。2、各部门接待有关客人，要填写招待登记单，注明宴请事由、参加人数、时间、地点、预算金额等项目，报审批人批准，特殊情况，事后及时报批。二、业务礼品开支规定1、业务礼品购置。购置礼品事先须请示分管领导，一般情况下，应由综合管理部根据需求购置；批量购置的礼品由综合管理部统一保管。其登记领用参照办公用品管理规定办理。2、核销时应由经办人签字证明，并到综合管理部办理出入库登记，报销时必须附入库单。第十一条邮电通讯费。因开展业务及移动办公而使用的固定电话、移动电话、租用专线等通讯工具的费用均应纳入邮电通讯费支出。总部员工的通讯补贴也通过报销有效通讯费单据的形式列入邮电通讯费。通讯补贴的具体标准如下：业务部门支持部门董事总经理、董事副总经理800元/月600元/月执行董事、业务董事500元/月400元/月高级经理、助理300元/月200元/月注： 1、非特殊情况，所有人员不得在通讯补贴额度之外报销个人通讯费。 2、每季第一个月一次性报销上季通讯补贴，超额不报、不足不补、过期作废。3、享受通讯补贴的员工应将手机或传呼机号码公开在公司内部通讯簿上，部分指定人员的手机必须24小时开机。 4、试用期员工不享受通讯补贴待遇。 其他通讯费用。公司各部门的公用通讯设备运行由信息技术总部统一管理，各部门应由专人负责保管。 第十二条 市内交通费、会议费、培训费、广告费、装修费、律师费、电子通讯设备、电脑设备及其他设备修理费的支出标准。一、市内交通费为补贴员工上下班及公务外出交通费，公司根据员工级别，每月通过报销有效交通费单据形式发放交通费补贴，交通费补贴之外，不准报销市内交通费。交通费补贴具体标准如下：董事总经理、董事副总经理1000元/月执行董事500元/月业务董事300元/月高级经理、助理100元/月注：每季第一个月一次性报销上季交通费补贴，超额不报、不足不补、过期作废。二、会议费1、会议费是指因工作需要召开会议所发生的会场租赁费、交通费、车辆租赁费、住宿费、餐费、公杂费及其他费用。2、会议主办部门应事先编制会议费用预算，预算经批准后，会议主办部门在预算内借款、控制使用。3、参加外单位组织的会议发生的费用，按会议费有关规定办理。三、培训费1、培训费是指为提高员工素质或开展业务等需要支出的与培训有关的费用，总部员工的培训由人力资源部负责安排。2、拟举办培训的部门应预先编制详细的培训计划及费用预算，以签报的形式报批。培训举办单位应将支出控制在公司批复的预算额度内。3、员工经批准参加公司内部或外单位举办的培训活动发生的培训费用据实报销，住宿费按照培训通知执行，交通费依照出差标准执行。四、装修及修理费1、总部装修按照综合管理部有关规定办理。2、修理费是对房屋、车辆、办公设备、电脑设备等进行日常维护所发生的各项费用。3、综合管理部负责管理总部房屋、办公设备、车辆等设备的各项修缮工作；电子通讯、电脑等信息技术设备的日常耗材、配件及维修管理，由信息技术部负责。五、广告费及宣传费1、广告费是指通过工商部门批准的专门机构制作的，在电视、电台、网站、报刊等媒体传播的广告宣传费用。2、宣传费是指总部发生的业务宣传费，包括未通过媒体的广告性支出。3、总部的广告、宣传支出由综合管理部负责管理。 六、律师费的预支、核销由法律事务部审核。第十三条 行政杂项费用支出标准一、行政杂项费用包括办公费、水电费、租赁费、报刊书籍资料费、印刷费、修理费、车船使用费等费用。统一由综合管理部负责审核与管理。二、办公费用1、办公费用是指日常工作消耗的文具用品、纸张、色带等费用。2、办公用品的购置应按照公司采购工作管理办法相关规定办理。 3、办公用品的报销必须附入库单，并详细注明数量、单价；物品的领用应由综合管理部按季编制费用分配清单送财务清算部进行部门费用分配。三、车辆使用费1、车船使用费包括油料费、泊车费、路桥费、车辆保险、养路费等费用。2、车船使用费应由综合管理部进行统一控制、集中报销，报销时应注明所使用的车辆，并指定专人登记。3、各部门使用公司车辆的日常燃油费以统一采购形式由综合管理部办理并指定专人登记入库，各部门在车辆使用中因途远等原因应急临时加油的费用，必须由综合管理部审核登记，每次到财务清算部核销时，报销单据上必须有指定登记人审核签字方可核销，公司车辆所发生的停车费、过桥费、高速公司路通行费等按实报销，由各部门承担。 四、除上述项目外的其他行政杂费(包括专业书籍费、零星杂费支出等)应按照本办法第十七条有关条款审批核销。 第十四条 董事会、监事会费董事会、股东会、监事会成员履行职能而发生的费用，如调研费、差旅费、住宿费、招待费等纳入本项规定，其审批应按照本办法第十七条有关条款办理。第四章 备用金借款第十五条 备用金借款规定备用金是员工因工作需要而向公司预支的借款，借款原则为“前帐不清，后帐不续”，并应按如下要求办理：一、临时备用金。指因业务需要临时借支现金及支票。1、 出差借款。出差借款应填写出差审批表，注明出差事由、时间、地点、借款金额，金额在2万元/人(含)以下的，经部门负责人同意后，由财务清算部负责人审批，金额在2万元/人以上的，经公司分管领导同意，由财务清算部负责人审批；出差异地需乘坐飞机的，应按公司票务预订有关规定办理，并尽量以转帐方式支付票款。2、其他业务事项的借款。填写借款凭据，详细列明借款人、用途、金额、归还或核销日期等，并参照本办法第十七条各项业务费用的审批权限审批预支；持有已批复签报的可由部门负责人和财务清算部负责人在签报额度内逐步审批预支。对员工个人备用金的借款额度审核应根据开展业务所需费用合理计算控制。3、境外出差费用的借支及外币借款有关规定另行制定。二、常设备用金。因业务情况特殊的部门及员工如确需常设备用金的，应由其部门以签报形式提出申请，签报经公司分管领导和财务清算部会签同意后，由财务清算部办理。 公司信用卡视同常设备用金，人员及额度必须由公司管理委员会审定，每次按额度金额拨入时，由使用人办理相应借款手续；财务清算部收到信用卡对帐单及有关票据时，送使用人签字确认核销(参照费用报销手续)；需补充信用卡额度时，由使用人办理借款手续，由财务清算部补足存款。因常设备用金的实际使用带有不确定的因素和风险，故从严掌握，由使用者年底前向财务清算部清还，隔年重新申请；使用中如发现有违反本规定及财经制度的，可随时取消其常设备用金额度。 三、异地临时借款规定公司原则上不允许总部员工向营业部借款；员工如确因情况特殊需向出差地营业部借款或向总部追加借款的，应以传真方式向所在部门提出申请(具体可由所在部门负责人指定专人办理)，经批准的传真件应交财务清算部备查，借款需划入信用卡的，借款人书面注明卡号、帐号及户名，并承担由此形成的后果；对未经上述审批手续借出的款项，公司可不予确认。四、备用金借款的其他规定1、借款人必须在有关凭证或支票存根及支票登记本上签字；不允许代借款，原则上不能开出空白支票，如确实需要，须由财务清算部负责人审批，并只能开出限额支票并写明用途，如未使用的支票，必须在业务完成后2个工作日内及时返还出纳员。2、还款时间除常设备用金一般在年底归还外，其他借款应在业务完毕后5个工作日内办理还款核销手续，财务清算部应于每月末清理追收临时借款，每年末清理追收常设备用金，对于实际占用时间超过1个月的临时借款，如无特殊情况，公司将于借款人税后工资中扣除，并追究其责任。第五章 审批程序 第十六条 一般性原则一、公司费用审批人为管理委员会主席、财务清算部负责人或管理委员会主席授权审批人（公司采购费用审批除外）；审批一般性原则为：各项制度里有明确规定的、常规性、预算内、小额费用由财务清算部负责人审批；未有明确规定的，非常规性、特殊性及规定金额以上的费用由管理委员会主席审批。管理委员会主席的费用由财务清算部负责人审批；财务清算部负责人、CEO、COO、董事会秘书以及股东会、董事会、监事会和股东单位来人接待费用由管理委员会主席审批，其中股东单位来人接待费用必须事先报管理委员会主席批准后方可支出；其他部门负责人的费用由公司分管领导审核后，由财务清算部负责人审批；其他人员的费用经部门负责人审核后，由财务清算部负责人审批。特殊费用支出经财务清算部负责人审核后，报管理委员会主席批准。二、除管理委员会主席批准的费用以外，财务清算部负责人对于费用支出具有知情权和否决权。三、本办法所述审批内容，均指公司年度预算开支额度内支出；预算外支出或超过预算额度的支出，按公司预算管理办法相关规定执行。四、本办法所述审批实行逐级审批原则。即必须先由部门负责人审核，再根据规定金额权限报批。 第十七条 主要费用项目的审批规定。 一、差旅费的审批 1、境内出差费用在本办法第九条规定范围内支出的，经部门负责人审核后，由财务清算部负责人审批；超过上述规定的报公司分管领导同意后，由财务清算部负责人或管理委员会主席审批。 2、境外出差费用经公司分管领导同意后，由管理委员会主席审批。 二、业务招待费的审批 1、业务礼品费报公司分管领导同意后，由财务清算部负责人审批；总额超过5万元的应由管理委员会主席最终审批。2、业务招待餐费报公司分管领导同意后，由财务清算部负责人审批；总额超过1万元的应由管理委员会主席最终审批。三、通讯费补贴、交通费补贴报销的审批员工通讯费补贴、交通费补贴报销由各部门汇总报人力资源部审核后，由财务清算部负责人审批；四、会议费的审批各部门组织有关会议、活动的费用预算，事先应以签报形式上报财务清算部负责人和公司分管领导审核后，报管理委员会主席审批。参加外单位举办的会议活动发生的有关支出，按本条第十四款规定审批。五、培训费的审批公司的培训统一由人力资源部组织，有关费用预算事先应以签报形式上报财务清算部负责人和公司分管领导审核后，报管理委员会主席审批。参加外单位举办的培训发生的有关支出，按本条第十四款规定审批。六、广告费的审批广告费事先应以签报形式审批。金额在5万元(含)以下的由综合管理部和财务清算部会签批准；金额在5万元以上的，由经公司分管领导审核后，由财务清算部负责人审批；涉及人事招聘的还须同时经人力资源部负责人审核；超过10万元的应由管理委员会主席最终审批。广告费用的支出由综合管理部统一办理核销手续。七、信息技术设备修理、维护费用的审批（含软件维护费）支出总额在2万元(含)以下的经信息技术部负责人审核后，由财务清算部负责人审批；2万元以上的事先应由信息技术部以签报形式上报公司分管领导和财务清算部负责人审批；超过10万元的应由管理委员会主席最终审批。八、律师费的审批律师费支付金额在2万元(含)以下的，经法律事务部负责人审核后，由财务清算部负责人审批；2万元以上金额的事先应以签报形式报公司分管领导和财务清算部负责人审批；超过10万元的由管理委员会主席最终审批。九、装修及修理费用的审批(不含电子通讯及电脑设备) 金额在10万元(含)以下的经综合管理部负责人审核后，由财务清算部负责人审批；10-20万元（含），由综合管理部事先编制预算并以签报形式报公司分管领导和财务清算部审批；20万元以上应报管理委员会主席最终审批。装修工程费用在20万元以上的，应有专业资格部门或单位出具工程决算书作核销附件，装修实际支出超出公司批复的预算额度15%的，须详细说明超预算的原因，经财务清算部负责人审核后，报管理委员会主席审批。十、办公用品购置的审批按照公司采购工作管理办法有关规定进行。十一、印刷费用的审批日常印刷业务由综合管理部统一办理。金额在5万元(含)以下的经综合管理部负责人审核后，由财务清算部负责人审批；5万元以上的，由综合管理部事先编制预算并以签报形式报公司分管领导和财务清算部负责人审批；10万元以上应报管理委员会主席最终审批。十二、董事会、股东会、监事会费用以及股东单位人员的招待等支出应事先报管理委员会主席批准后据实列支。十三、对下列费用支出：固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用摊销、席位费摊销、结算风险基金、根据工资、营业收入计提的各项经费、基金，以及为员工办理的各项基本保险金、住房公积金等，财务清算部可不经审批按照公司的财务制度和会计制度的有关规定直接计提或列支；水电费、房租物业费等经营性费用支出根据有关协议或收费标准，经综合管理部审核后，由财务清算部负责人审批。十四、其他费用审批。除上述费用外的其他费用发生时，费用金额在5万元以下的由部门负责人审核后，由财务清算部负责人审批，超过5万(含)的由公司分管领导审核后，由财务清算部负责人审批，10万以上的应由管理委员会主席最后审批。第十八条 授权审批原则一、各部门所有费用开支，应执行“一支笔”的原则由部门负责人审批，审批人因出差、休假、部门内部业务分管等原因需授权审批的，可采用审批再授权。 二、授权审批采用两种方式，即一次性授权和日常授权。一次性授权由授权人以电话或传真方式向财务清算部负责人说明授权某笔业务的具体情况，财务清算部负责人签字同意后，按授权审批手续同意报销，一次性授权的需待授权人回来后再补签字；日常授权应以书面方式办理，指定被授权人员行使其审批权力，授权人可随时调整授权。 第六章 核销手续第十九条 主要费用核销流程公司各级员工(报销人)应遵循以下费用开支及核销流程要求：一、借款手续： 1、向财务清算部预约(单笔5000元及部门总额1万元以下的不需预约)； 2、填写出差审批单、借款审批单； 3、按本办法第十七条规定申请审批； 4、凭审批后的单据到出纳处领款。 二、差旅费报销手续：1、填写差旅费报销单(应写明出差起止日期、出差人姓名及签字、出差事项等)；2、应提供报销人使用的机票(车、船)、住宿发票、出租车票、以及机场费、公路通行费等票据，由报销人按本办法第二十条规定整理及初审凭证的有效性，报销机票的，还须提供机票代理机构出具的发票或收款收据； 3、按要求将应提供的报销票据粘贴在粘贴单据上，并按差旅费报销单项目加总及填写合计报销金额；4、由财务清算部会计人员复核报销单据；5、按本办法第十七条规定申请审批；6、凭审批后的单据到出纳处领款或核销借款。三、业务招待费(餐费及零星购置礼品)报销手续1、事前需借款的参照借款手续办理；2、报销人填写费用报销单、招待登记单（只提供给审批人参阅，不附在报销单据后）；3、由报销人按本办法第二十条规定整理及初审凭证的有效性，并按要求将应提供的报销票据粘贴在粘贴单据上；4、由财务清算部会计人员复核报销单据；5、按本办法第十七条规定申请审批； 6、凭审批后的单据到出纳处领款或核销借款。 四、通讯补贴报销手续1、各部门指定人员每月一次汇总填写费用报销单；2、提供报销人员清单(应注明姓名、级别、补贴额度)和话费单据，并将清单和单据粘贴在粘贴单上；3、由财务清算部会计人员复核报销单据；4、按本办法第十七条规定申请审批；5、凭审批后的单据到出纳处领款或核销借款。五、需以签报方式开支及核销费用手续(会议费、培训费、广告费、装修费、各项批量采购费用以及按规定应予以签报的费用等) 1、费用发生前，经办人应按本办法第十七条规定申请签报； 2、需借款的参照借款手续办理(需提供签报复印件)；3、费用发生后填写费用报销单(应写明日期、事项、单价、支付总额、数量等)，将有关发票或收据粘贴在粘贴单据上，并应提供签报复印件；4、由财务清算部会计人员复核报销单据，如金额大于签报金额，应重新审批； 5、部门负责人审核后送财务清算部负责人审批；6、凭审批后的单据到出纳处领款或结清借款。 六、其他单笔费用的报销手续1、 需借款的参照借款手续办理；2、报销人填写费用报销单及其他有关单据(应写明日期、物品或支付费用名称、数量、单价、支付总额、经办人及报销人姓名等)，由报销人按本办法第二十条规定整理及初审凭证的有效性，并按要求将报销票据粘贴在粘贴单据上；3、由财务清算部会计人员复核报销单据；4、按照本办法第十七条规定申请审批；5、凭审批后的单据到出纳处领款或结清借款。 第二十条 费用核销中其他有关事项一、需报销的原始单据，应是有税务监制章的发票或事业单位开据的正式收据（必须加盖有财政局的票据专用章和事业单位的财务专用章或发票专