基本销售技巧5：时间管理.doc

精品资料基本销售技巧5：时间管理学习目标学完本章后，你应能够： 了解时间之宝贵和检测自己是否善于利用时间； 知道怎样去管理好自己的时间； 了解用各种工具来提高效率；知道怎样去面对家庭和事业的平衡问题。 在阅读本章之前，请你先思考一下：什么是时间?你一天的时间都花在什么上面了?你的办事效率高不高?你怎么看待时间管理?你在做好工作的同时，是否可以兼顾家庭? 请把你的答案写下来：什么是时间?我一天的大部分时间都花在我是这样看待时间管理的：我在做好工作的同时，(能或不能)兼顾我的家庭。因为：把握时间什么是时间 时间是我们拥有的一种最宝贵的资源，但它无法开拓、积存与取代，人一天的时间都是相同的，但是每个人却有不同的心态与结果，主要是人们对时间的态度颇为主观，不同经历与不同职务的人，对时间都会抱持着不同的看法，于是在时间的运用上就千变万化了。 我们应该管理好我们的时间，有这么一句警语突出了时间管理的重要性：“时间在飞驶你是飞行员呢，还是乘客?”你是充分利用好所有时间呢，还是得过且过，并且希望从中获得快乐?当说到时间时，请把它看作一种支出一种昂贵的支出。如果你老是这样想“我太忙了”，那让我们告诉你，“忙是一种心态”一种会变成不良习惯的心态。 从现在开始学习管理你的时间，或许这将成为你人生奋斗中最重要的一步。而当你读完本书时，你将会发现时间管理也并非难事。学好管理自己的时间，除了可以使你的销售业绩得到提升以外，还可以让你拥有一个充实的生活，拥有良好的自我感觉，诸事顺遂，其乐融融。你善于管理自己的时间吗 时间对任何人而言都是重要资源，对销售人员来说更是珍贵，然而在环境的压力下，一般人常会放弃自己职业上应做的事，而去解决一些突发状况或干扰最大的事，结果把生活步调弄得天天都在应付突发的紧急情况，无形中牺牲许多生活及工作上的乐趣及享受。 你是否有时间管理不良的征兆?看看以下这些问题：你是否善于管理时间?你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成?你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事?如果工作被中断你会特别震怒?你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好像没做完什么事?你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空儿? 对这些问题，只要有两个回答“是”的话，那你的时间管理就出了问题。 有效的个人时间管理必须先对生活的目的加以确立。先去“面对”并“发现”自己生活的目标在何处，问问自己：“为什么而忙?”“到底想要实现什么?完成什么?”问自己这些问题也许不是挺舒服的事，但对自己的生活颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订或者再做一次。不管有没有再拖下去。订单的迟件率、客户的抱怨很可能因此随之而来。销售人员的时间管理十法 对于销售人员来说。有拜访不完的客户，做不完的工作。而每个人拥有的时间却是固定的。时间是最宝贵也是最特殊的资源。上天赋予每个人不多不少的同样时间，十分公平。谁能珍惜并善于利用时间，谁就能运用固定的时间做出比别人更多的事情。有人说：“一天的时间就像一只大旅行箱，如果你懂得装箱的技巧，一只箱子足可以装下两箱的东西，”也就是说，时间是有限的，但如何安排和支配时间却大有文章可做。销售人员要合理安排时间，必须做好以下工作：安排每日的行动 每天你仅有非常有限的几个小时，因此合理利用时间非常重要。这意味着你必须计划每一个工作日。做出一张工作表。上面列出一天中必须完成的工作以及所需时间。工作表能帮助销售人员合理安排时间，你一定要养成为下周每件工作做日程表的习惯。此外，每天晚上为明天的工作做一个详尽的安排。每天都要有一个固定的工作开始时间和可变的结束时间。每天最重要的几个电话应该安排在销售员最好的销售时间内通常是早晨，因为销售人员和顾客都会随着一天的逐渐过去而变得疲劳。但预约应尽量为顾客的便利着想。必须为每个销售电话安排出足够的时间，并且记住要安排出次要的活动所需时间，例如打电话给潜在顾客或完成报告，这样在预约取消或是时间缩短时，你不至于无事可做。案例分析 分析标准设备办公公司(Standard Office Supplies Company)的销售人员玛丽麦克唐纳(Mary MacDonald)一天的行动，就改进时间安排为玛丽提出建议。 9：0010：00：与鲁辛斯基坎德尔电话联系。在走廊里一直等到9：40才见到买方代理人汤姆斯先生。讨论订货程序，发现某些型号的货物是通过汤姆斯先生办事处订货的，而另一些货物的订单是由个别部门经理处理的。 11：0011：30：接到里奇特鲁克的电话，问玛丽是否能在20分钟后会见其采购代理人史密斯先生。见面后，史密斯表示了定购意向，但他急于去参加一个经理会议，他提议在下周约个时间再谈。 ll：4512：00：拜访汤姆哈德韦尔，询问其先前定购的产品是否已交付完毕，但了解到只交付了一半(价值100美元)，汤姆很不满意。 12：0512：55：邀请汤姆到赫曼斯饭店共进午餐。 13：0013：30：联系墨丘雷海运公司。上个月该公司决定采购指令输入系统。但玛丽发现该公司已向格里尔数据公司发出了价值l万美元的意向订单，但仍欢迎竞争供货。 13：4514：30：联络哈韦尔保险公司。接到50美元的打印纸订单。 15：3016：00：联络加成社区学院。了解到其所定购的办公设备要放到杰斐逊城使用。按买方的要求，麦克唐纳必须与所有的授权代理商接洽。 16：1416：25：联络希尔公司，要求拜访其采购代理人。对方要求到城外会见。 16：30：回到办公室。 玛丽麦克唐纳在何处浪费了时间： 1 2 时间改进建议： 1 2安排旅行时间把你某一时期的具体行动记下来，然后进行统计，做下面的填空题：与顾客会面的时间：等待顾客的时间：旅行的时间：完成销售记录的时间：就餐的时间：用在其他方面的时间： 也许你会发现，你花了大量的时间在旅行上。实际上，最近的一个对推销员的调查显示出，在一个典型的八小时工作日中，推销员们花费一百四十四分钟，或百分之二十的工作时间在做旅行，而与顾客会面的时间只有九十六分钟，旅行时间甚至远远超过了与顾客们交谈的时间。 当你将珍贵的时间用于旅行时，实际是在浪费宝贵财富，应通过合理安排路线将多余的旅行减至最少：即通过安排一套包括全部行程的路线计划，提前安排旅行计划而决不能从一个顾客的办公室跳到另一个顾客那里而并不考虑所需的时间和路程。尽可能减少所需时间、缩短路程、避免拖拉。如果顾客的位置或多或少的位于同一条直线上的话，那么从最远的顾客处开始逐渐往回走。将远距离行程的时间放到工作时间以外。安排报告时间 公司可能需要你完成大量的工作报告，包括电话报告(报告每一个工作日所有的推销电话)、费用报告(报告当时已经消耗的所有费用开支)、新项目报告(对新开展的项目的报告)和失败项目的报告(对一个项目为何会失败的详尽报告)。尽管编写报告会花一定时间，但这样做很重要。因为它能使公司的管理人员们了解哪些计划是切实可行的，而哪些工作计划没有完成。这些报告还可以使销售员们识别出工作中需要改进的方面。问题：你一天平均用多少时间来写报告?一般都在什么时候写? 和销售时间相比，由于文件工作时间并不能增加多少收入，所以不应占用主要销售时间来完成它们，最好是把写报告的时间放在晚上。如果白天工作时间有空闲，例如等侯与顾客交谈的时间，也可以用来写报告。每天的报告一定要在当天完成，这是一条很重要的原则。过了好几天再完成报告很可能会遗漏工作中的重要细节。准备一个每日工作清单 由美国培训师富兰克林卡维开设的时间管理课程鼓励那些专业销售人员进行事件管理。事件管理就是对每天的事件进行计划和按照优先顺序排序。每天都从考虑自己将要完成那些事情开始。然后写下这些活动安排(如下图)。将自己的想法写下来会迫使我们更加明确自己的思路。Intel1ective Innovation公司的总裁沃伦讲道：“写下每天必须要做的事情，不仅可以让你在心理上对全天的活动作好准备，而且还能够帮助你在制定业务发展战略是思考的更加全面：”将活动黑纸白字的写下来比装在脑袋里更容易作到统一协调。 每日工作清单 日期 优先顺序需要处理的事务 3拜访休斯顿汽车公司，检查复印机的安装情况 2拜访Price Optical，为产品演示定个时间 4下午3：00参加商会 l拜访Simmom Furniture公司，并处理客户的不满问题明日注意事项： 接下来，我们就应该按照重要顺序对这些活动排序。必须明确，每天的活动安排都是与实现既定目标密切相关的。每天都从最值得优先考虑的任务开始。一定不要只是因为个人喜好而将重要任务放在最后处理。 我们应当养成每日准备一个当日工作清单的好习惯。尽量不要让繁忙的工作将计划排除在我们的安排之外。毕竟，准备一个当日工作清单往往只需要五到十分钟，但这项对时间小小的投资却可以带来巨大的回报。坚持每日完成计划记录表 对于销售人员而言，最好是有一个专门的地方来记录每天的约会(个人的和商务的)，底线和任务。但是，很多销售人员都将自己每天的任务记在其手边的随便一张纸上信封背面、小卡片，餐巾纸等。成功的时间和人生管理的十条自然法则一书的作者，Hyrum wSmith将这类纸片称之为“游移纸”。 它们四处游移直到你按其记录执行或将其遗失。对于一个想要更好的控制自己人生的人来说，这是一个极其紊乱的方法。 使用这些游移纸经常会导致对关键信息的遗失、错过约会和令生活没有重点。选择一个可以让我们的计划更加有效的月计划日程表(如下图)，只要扫一眼这一日程表，我们就可以明确明天或者下周将会发生什么。 2002年8月 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 9：00l与海伦见面lO11点 销售培训 2行动计划 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 3l有些销售人员使用袋装式PDA来储存大量的姓名、地址和电话号码。这些PDA可以用来跟踪约会的相关事宜和作为永久的日程表保存。我们只要键人生日或周年之类的密码，在合适的日子里就会响起轻柔的嘟嘟声予以提醒。组织销售工具 在销售的过程中，我们可以想些办法来管理销售资料、业务卡片、空白定单及其他在拜访销售时所必须的资料可以节省很多时间。有时我们会因为在第一次拜访时没有准备充分，有些东西不在手边，就不得不浪费时间来等对方回电。有时甚至会仅仅因为我们忘了或是找不到某个关键的销售工具而丢掉一单生意。 如果我们有非常多的纸制资料，那么就必须要准备一个或多个文件柜。有些销售人员会买些小而轻的硬纸制的文件柜来保持自己材料的整洁有序。保持销售工具的整洁有序是节省时间的一个好方法。决不能浪费时间 你是不是充分地利用了你一天的时间?时间在不断的奔跑着，只要我们一不留神，它就会从我们的旁边溜过。一些销售人员的时间： 在等候顾客时时光匆匆溜掉； 早晨起得晚，宝贵的时间在犹豫不决和模棱两可中浪费掉； 在旅途中浪费掉； 在午饭时间溜走； 浪费在谈论一些与当前工作并不相干的事情上。 作为销售人员，你应该充分利用你的时间。即使在吃饭时，也尽量与客户一起就餐，跟他们联络感情。如果顾客习惯于在午饭时间讨论生意，那么与他共进午餐将是一件一举两得的事。结束工作的时间应安排得有弹性。如果顾客工作到很晚，则不要把工作结束时间一定安排在下午五点整。8020原则 做好时间规划的一个重要指导原则是“确保重点，照顾一般”。贯彻这一原则可运用帕雷托原理。 8020原则 8020原则是19世纪的意大利经济学家维尔弗雷多帕雷托发现的。他发现经济现象虽然整体分割的比例不一定都是2：8，不过却常具有2：8的不平衡性。即是说，常见的经济现象存在着“关键的少数和次要的多数比率约为二比八”这个规律。所以，帕雷托原理又称为“二八法则”。例如，根据国外的统计资料，23的男性成年人消费啤酒总量的81，16的家庭消费了蛋糕总数的62，17的家庭购买了79的即溶咖啡。 8020原则是现代销售活动最具建设性的发展之一。也是销售人员充分利用时间的有效力方法。销售人员根据,“二八法则”对自己的时间和精力进行安排，就是以80的时间去对付20的重点顾客(A类顾客)，以20的时间去对付80的次要顾客(B类和C类顾客)，即在销售中贯彻“确保重点，照顾一般”的原则。自我工作检核每一天结束时，回顾一下当天发生的事情。回想您成功的关键和失败的地方，哪个地方下次能够做得更好；谁帮助您摆脱了困境，谁妨碍了事情的进展；整体情况进展如何；具体情况怎么样。下面几个问题有助于您对自己的时间安排进行检查和评价，用填空方式来检查您一天工作的清单。自我工作检核是否完成了我所有优先安排的事情：是否达到或超过了日目标：是否为说服他人花费了计划花费的时间：是否联系单上的每一个潜在客户：用于寻找潜在客户的时间当天最有效率的事情当天效率最低的事情在我切身利益上花费的时间，我能投入更多吗?今天对我和我的公司来说都富有成效吗?所做的全部重要的文书工作今天有多少活动使我更接近我的目标：是否为我的家庭安排了时间：是否有与我的家人在一起的黄金时间：我能否通过改进与家人在一起的时间质量是否为我自己身心健康花费的时间：如果能再有今天，我会改变今天我对做真的感觉很好发出适当的感谢信：谁或者什么浪费我的时间最多? 使用工具来节省时间 由于销售拜访的成本越来越高，所以越来越多的销售人员开始问自己：“这一拜访是否必要?”。在很多情况下，一个电话就可以解决问题。和那些只能带来微小利润的客户打交道，电话会更为适用。在某些业务来往中，有些顾客更喜欢电话联络的方式。如下这些情况下最好电话联系： 会面前，给客户先打个电话预约，即可以节省自己的时间，也可以让客户知道你会何时到达。 使用电话和客户经常保持联系。电话的使用可以使我们以较低的成本和客户进行实时沟通。 通过后续的电话跟踪和客户建立良好的关系。养成给客户电话以感谢他们的购买并进一步确认其对这一购买是否满意的习惯。 有些客户偏好使用email进行联系，忽视其偏好会是一个相当大的错误。事务繁忙的人通常不喜欢电话的打扰，他们会在一天的某个固定时间去收自己的电子邮件。 现在，大大小小的公司都在使用自动语音电话系统。这类系统不仅可以接听电话，传达信息，而且还有信息恢复系统以供电话查询。这一系统对需要和其他人交换信息的销售人员极为有用。对很多销售人员而言，汽车电话是个既方便又节省时间的销售工具。寻呼机也可以用来和客户以及总部沟通。 传真使通讯又向前进了一步。有了传真的帮助，销售人员可以利用标准的公用电话线路，在瞬时完成文件的收发工作。具体的设计、图表可以在国与国之间传递，在世界各处畅通无阻。 数据的电子交换(EDI)为我们提供了一种更快更有效的方式来交换常用的文件，例如定单、发票、销售报告以及资金划拨等等。EDI满足了那些不想用纸来传递信息的公司的需要。在今天这个快节奏的世界，如果我们还是在纸上进行业务来往，有些企业可能不会购买我们的产品。眼下，世界500强中的大部分公司都在使用EDI。平衡事业与家庭 讨论： 1销售人员想要兼顾家庭与事业是不可能的，你认为这句话对吗? 2你是怎样在自己的事业与家庭上兼顾平衡的? 家庭与事业的平衡问题一直销售人员面临的最具挑战性的问题之一。有许多的销售人员，因为工作而顾不上家庭，或者根本置之不顾，最终导致了家庭的分裂。要想