[PPT模板]公文格式.ppt

（三）公文的格式（重点内容） 公文的格式是指组成公文的各部分文字 符号在载体（纸张等）上排列的规定。 1.公文用纸幅面及版面尺寸 公文页边与版心 用纸：国际标准用纸：国际标准A4 A4 型纸型纸 210mm297mm210mm297mm 天头（上白边）：天头（上白边）：371mm371mm 订口（左白边）：订口（左白边）：281mm281mm 版心：版心： 156mm225mm (156mm225mm (不含页码不含页码) ) 2公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑 色。 3排版规格与印制装订要求 排版规格：文字符号从上至下、自左 而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字，一 般每面排22行，每行排28个字。 制版要求：版面干净无底灰，字迹清 楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不 超过1mm。 印刷要求：双面印刷；页码套正，两 面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀 ；字面不花、不白、无断划。 装订要求：公文应左侧装订，不掉页 。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼 距书芯上下各14处，允许误差4mm。平 订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。 4公文中各要素标识规则 公文由眉首、主体、版 记三部分组成。置于 公文首页红色反线(宽 度同版心，即 156mm )以上的各要素统称眉 首；置于红色反线(不 含)以下至主题词(不含 )之间的各要素统称主 体；置于主题词以下 的各要素统称记。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 眉首 公文眉首由公文份数序 号、秘密等级和保密期 限、紧急程度、发文字 号、签发人等部分组成 。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 眉首要素之一 公文份数序号是将同公文份数序号是将同 一文稿印制若干份时一文稿印制若干份时 每份公文的顺序编号每份公文的顺序编号 。公文份数序号用阿。公文份数序号用阿 拉伯拉伯数码数码顶格标识在顶格标识在 版心左上角第版心左上角第l l行。如行。如 “1 1”编为编为“0101”。通。通 常带有密级公文编制常带有密级公文编制 份数序号，不带密级份数序号，不带密级 公文公文也可也可编制份数序编制份数序 号，如国务院文件都号，如国务院文件都 编有份数序号。编有份数序号。 公文份数序号公文份数序号 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 眉首要素之二 秘密等级和保密期限用秘密等级和保密期限用3 3 号黑体字，顶格标识在号黑体字，顶格标识在 版心右上角第版心右上角第l l行行。秘密秘密 等级和保密期限之间用等级和保密期限之间用 “”隔开。如隔开。如机机密密1 1 年年。在此需要说明的是。在此需要说明的是 ，如不标识保密期限，如不标识保密期限， 秘密等级两字之间应空秘密等级两字之间应空l l 字距离字距离；如需标注保密如需标注保密 期限，则秘密等级的两期限，则秘密等级的两 字间则不空字间则不空l l字距离，以字距离，以 使该字段不致过长。使该字段不致过长。 秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 眉首要素之三 紧急电报有紧急电报有“ “特提特提” ”、“ “ 特急特急” ”、“ “加急加急” ”、“ “平急平急” ” ，紧急公文应根据紧急紧急公文应根据紧急 程度标明急件或特急。程度标明急件或特急。 标识紧急程度用标识紧急程度用3 3号黑号黑 体字，顶格标在版心右体字，顶格标在版心右 上角第上角第1 1行，两字之间行，两字之间 空空1 1字。同时标识秘密字。同时标识秘密 等级和紧急程度，秘密等级和紧急程度，秘密 等级顶格标识在版心右等级顶格标识在版心右 上角第上角第1 1行行, ,紧急程度顶紧急程度顶 格标识在版心右上角第格标识在版心右上角第 2 2行。行。 紧急程度紧急程度 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 眉首要素之四 由发文机关全称或规范化简称后面加由发文机关全称或规范化简称后面加“ “ 文件文件” ”成；对一些特定的公文可只标识成；对一些特定的公文可只标识 发文机关全称或规范化简称。发文机关发文机关全称或规范化简称。发文机关 标识上边缘至版心上边缘为标识上边缘至版心上边缘为25mm25mm（信（信 函为函为30mm30mm，命令为，命令为20mm20mm）。对于上）。对于上 报的公文，发文机关标识上边缘至版心报的公文，发文机关标识上边缘至版心 上边缘为上边缘为80mm80mm。发文机关标识推荐使。发文机关标识推荐使 用小标宋体字，用红色标识。字号由发用小标宋体字，用红色标识。字号由发 文机关以醒目美观为原则酌定，但最大文机关以醒目美观为原则酌定，但最大 不能等于或大不能等于或大22mm15mm22mm15mm。联合行文。联合行文 时应使主办机关名称在前，时应使主办机关名称在前，“ “文件文件” ”二字二字 置于发文机关名称右侧，上下居中排布置于发文机关名称右侧，上下居中排布 ；如联合行文机关过多，必须保证公文；如联合行文机关过多，必须保证公文 首页显示正文。行政机关之间联合行文首页显示正文。行政机关之间联合行文 ，标注主办机关的发文字号，标注主办机关的发文字号 。 发文机关标识发文机关标识 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 眉首要素之五 发文字号由发文机关代字、发文字号由发文机关代字、 年份和序号组成。发文机关年份和序号组成。发文机关 标识下空标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体号仿宋体 字，居中排布；年份、序号字，居中排布；年份、序号 用阿拉伯用阿拉伯数码数码标识；年份应标识；年份应 标全称不应简化标全称不应简化( (如如20062006不编不编 为为“06”06” ) )，用六角括号用六角括号“ ”括入；序号不编虚位括入；序号不编虚位( (如如1 1 不编为不编为01)01)，不加不加“第第”字。字。 发文机关标识与红色反线之发文机关标识与红色反线之 间的距离是间的距离是3 3行位置，发文字行位置，发文字 号应标在第号应标在第3 3行，并且不要紧行，并且不要紧 贴红色反线，空出约贴红色反线，空出约4mm4mm的的 距离距离，实际掌握只要不贴红实际掌握只要不贴红 色反线即可。发文字号应居色反线即可。发文字号应居 中。中。 发文字号发文字号 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 发文字号中的常见问题 （一）年号不全。如：将“2007”省略为“07”。 （二）括弧不对。发文年度应用六角括弧“”括入。错用 成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”。 （三）位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。 如：将“发2007号”错为“2007发号” （四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0”。 （五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文 （六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文 （七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号 现象。 （八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第” ；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“ 第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字” 、“第”均省去是正确用法，如：委2007号 （九）滥用“发”字。只有重要文件才采用“发”字号。 （十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。 眉首要素之六 上报公文需标识签发人姓名上报公文需标识签发人姓名 ，平行排列于发文字号右侧，平行排列于发文字号右侧 。发文字号居左空。发文字号居左空1 1字，签发字，签发 人姓名居右空人姓名居右空1 1字；字；“签发人签发人 ”用用3 3号仿宋体字，签发人后号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用标全角冒号，冒号后用3 3号楷号楷 体字标识签发人姓名。如有体字标识签发人姓名。如有 多个签发人，主办单位签发多个签发人，主办单位签发 人姓名置于第人姓名置于第l l行，其他签发行，其他签发 人姓名从第人姓名从第2 2行起在主办单位行起在主办单位 签发人姓名之下按发文机关签发人姓名之下按发文机关 顺序依次顺排，下移红色反顺序依次顺排，下移红色反 线，应使发文字号与最后一线，应使发文字号与最后一 个签发人姓名处在同一行并个签发人姓名处在同一行并 使红色反线与之的距离为使红色反线与之的距离为 4mm4mm。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 签发人签发人:XXX:XXX 关于关于的请示的请示 ： 一、一、 二二六年一月一日六年一月一日 （联系人：（联系人： 0527- 0527-） 签发人签发人 下行、平行公文首页版式 上报公文首页版式 实际操作中的常见错误 版头使用中的常见问题 （一）版头混用。将下行文版头用于上行文。如 使用“文件”式样的版头用于向上级报告事项、 请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用“ （ ）”的版头。 （二）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准 的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非 红色印刷、发文机关字体不庄重等。 （三）使用没有版头的白纸印发文件 主体 公文主体由标题、主 送机关、正文、成文 时间、附件、附注等 部分组成。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 主体要素之一 公文标题由发文机关、公文标题由发文机关、 中心语、文种三部分组中心语、文种三部分组 成。标题中除法规、规成。标题中除法规、规 章名称加书名号外，一章名称加书名号外，一 般不用标点符号。公文般不用标点符号。公文 标题在红线下空标题在红线下空2 2行，行， 用用2 2号小标宋体字号小标宋体字（常（常 见的公文标题一般都加见的公文标题一般都加 粗），粗），可分一行或多行可分一行或多行 居中排布；回行时，要居中排布；回行时，要 做到词意完整，排列对做到词意完整，排列对 称，间距恰当。称，间距恰当。 标题标题 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 公文标题中的常见问题 （一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或 通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党湖南省 第九届委员会第三次全体会议关于中共湖南省委 关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民 强省新局面的决定的决议”，就不能省略会议名称 ， 中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精 神，努力开创富民强省新局面的决定，就不能省 略发文机关。 （二）用发文字号代替文件名称 如：“关于1997 号文件的批复”，这类标题的事由，除极少数熟 悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明 白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批 复文件当中。 （三）文字累赘。如：人民政府关于 认真贯彻落实政发2007号文件精神 ，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保 证今年农业夺取丰收的情况的报告，发文 机关可省略，所引文件的发文字号应删掉， 事由可概括，改为关于春耕播种情况的报 告就简明了。此外，在标题中常出现文字 或词义重复的现象，如关于贯彻通知 的通知的通知，应为关于贯彻通知 的通知；又如关于请求解决的请示 ，应为关于解决的请示，后面有 请示，前面用请求就是多余的。如政府 办公室关于印发关于活动实施方案 的通知中，后一个“关于”就可以不要。 （四）滥用标点符号。除引用文件用书名 号外，公文标题中一般不标注其他标点符 号。 （五）缺少文种。如市人民政府批转 市教育局关于建立高等院校学习基地的报 告，误把被转发部门的“报告”当作本公文 的文种，应在其后补上“通知”这一文种。 （六）发文机关简称不规范。如：如把“劳 动和社会保障局”简称为“劳社保局”，就不 规范。如果是“发展和改革委员会”应简称为 “发改委”，如果是“人口和计划生育委员会” 应简称为“人口计生委”。 主体要素之二 主送机关是公文受理机关主送机关是公文受理机关 ，应当使用全称或者规范，应当使用全称或者规范 化简称。化简称。标题下空标题下空l l行，左行，左 侧顶格用侧顶格用 3 3号号仿宋体字标仿宋体字标 识，回行时仍顶格；最后识，回行时仍顶格；最后 一个主送机关名称后标全一个主送机关名称后标全 角冒号。如主送机关名称角冒号。如主送机关名称 过多而使公文首页不能显过多而使公文首页不能显 示正文时，应将主送机关示正文时，应将主送机关 名称移至版记中的主题词名称移至版记中的主题词 之下、抄送之上，标识方之下、抄送之上，标识方 法同抄送。法同抄送。 主送主送机关机关 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 主送机关中的常见问题 （一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都 必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主 送机关一般放在文尾末页下端。 （二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政 府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序 排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“市 人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗 号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。 （三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关 行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关， 应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。 （四）主送个人。公文不得主送领导个人。 主体要素之三 正文在正文在主送机关名称主送机关名称 下下l l行，每自然段左空行，每自然段左空 2 2字，回行顶格。数字，回行顶格。数 字、年份不能回行。字、年份不能回行。 正文正文 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 正文中的常见问题 （一）错别字。如：（1）因粗心大意 ，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”， “突击”错成“突出”；（2）因辨析不准， 将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“ 严厉”错成“严励”。 （二）标点符号错误。常见顿号与逗 号混用，逗号与句号混用，方括号与六角 括号混用，书名号与引号混用。 （三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数 字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二 十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉 伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。 正文中的数字，部分结构层次数和词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句 中作为词素的数字必须用汉字书写，其余 的应当使用阿拉伯数字。 （四）随意简称。如将“社会主义精神 文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路 公司”简称为“高速公司”。 （五）引文标注错误。未按所引用公文的 发文时间、标题的发文字号的顺序引用。 如“你单位2011号文件（关于 的请示）收悉。”应为如“你单位关于的 请示（2011号文件）收悉 （六）随意使用字体字号。 （七）随意设定字距行距。 （八）前后表述不一致。如前面用单位全 称，后面却用规范性简称。 主体要素之四 附件在正文下空附件在正文下空l l行左行左 空空2 2字用字用3 3号仿宋体字号仿宋体字 标识，后标全角冒号标识，后标全角冒号 和名称。附件如有序和名称。附件如有序 号使用阿拉伯号使用阿拉伯数码数码， 如附件：如附件：1 1；附件；附件 名称后不加标点符号名称后不加标点符号 。上行文（请示）必上行文（请示）必 须告知联系人姓名、须告知联系人姓名、 电话，以附注形式标电话，以附注形式标 识识。 附件附件 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 附件标识中的问题 （一）有附件不标注。 （二）附件名未标全称。 （三）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶 格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二 字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错 将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发 、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成 一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“ 关于印发工作方案的通知”中，工作方案就是文 件的正文，而不是附件，无须标注。 主体要素之五 成文日期成文日期以领导人签发的以领导人签发的 时间为准。联合行文一般时间为准。联合行文一般 由主办机关首先签署意见由主办机关首先签署意见 ，协办单位依次会签，一，协办单位依次会签，一 般不使用复印件会签。成般不使用复印件会签。成 文时间以最后签发机关领文时间以最后签发机关领 导人的签发日期为准。电导人的签发日期为准。电 报，以发出日期为准。报，以发出日期为准。 成文日期成文日期用汉字书写，即用汉字书写，即 俗称俗称“ “大写大写” ”，不能用阿拉伯，不能用阿拉伯 数字与汉字混用，同时年数字与汉字混用，同时年 月日要标全。规定零要写月日要标全。规定零要写 成成“ “ ” ”，是因为，是因为“ “零零” ”与汉字与汉字 的另一种数字写法的另一种数字写法“ “壹、贰壹、贰 、捌、捌” ”等是一个序列，而采等是一个序列，而采 用用“ “一、三、五一、三、五” ”这种写法用这种写法用 “ “ ” ”比较协调。比较协调。 成文日期成文日期 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 成文日期标识中的常见问题 （一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最 后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议 通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日 期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日 ，年份不能简写。 （二）将打印日期作为成文日期。 （三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识： “2005年3月20日”，行政机关应用汉字标识：二五年三月二 十日。 （四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个 字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般 应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐， 向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成 文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期 的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。 主体要素之六 公文除公文除“ “会议纪要会议纪要” ”和以电报形式发和以电报形式发 出的以外，应当加盖印章。行政机出的以外，应当加盖印章。行政机 关联合向上行文，为简化手续和提关联合向上行文，为简化手续和提 高效率，由主办单位加盖印章即可高效率，由主办单位加盖印章即可 ；联合下发的公文，发文机关都应；联合下发的公文，发文机关都应 当加盖印章。当加盖印章。 公文生效标识公文生效标识 单一机关制发的公单一机关制发的公 文在落款处不署发文在落款处不署发 文机关名称，只标文机关名称，只标 识成文时间。成文识成文时间。成文 时间右空时间右空4 4字；加盖字；加盖 印章应上距正文印章应上距正文 2mm2mm4mm4mm，端正，端正 、居中下压成文时、居中下压成文时 间，印章用红色。间，印章用红色。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 安徽省交通厅文件安徽省交通厅文件 皖交办皖交办200620061 1号号 签发人：签发人： 关于关于的请示的请示 ： 一、一、 二二六年一月一日六年一月一日 （联系人：（联系人： 0551- 0551-） A A单一发文印章单一发文印章 B联合行文印章 有两种情况： a a当联合行文需加盖两个 印章时，应将成文时间拉 开，左右各空7字；主办 机关印章在前；两个印章 均压成文时间，印章用红 色。只能采用同种加盖印 章方式，以保证印章排列 整齐。两印章之间不相交 或相切，相距不超过3mm 。 联合行文印章 b b当联合行文需加盖3个以 上印章时，为防止出现空 白印章，应将各发文机关 名称（可用简称）排在发 文时间和正文之间。主办 机关印章在前，每排最多 排3个印章，两端不得超出 版心；最后一排如余一个 或两个印章，均居中排布 ；印章之间互不相交或相 切，在最后一排印章之下 右空2字标识成文时间。 关于印章的特殊情况说明：当公文排版 后所剩空白处不能容下印章位置时，应采 取调整行距、字距的措施加以解决，务使 印章与正文同处一面，不得采取标识“此页 无正文”的方法解决。 机关印章使用中的常见问题 （一）当用不用。请示、报告等上行文应该 用印而未用印。 （二）不当用印的却用了印。如印制的有特 定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。 （三）位置不当。用印既不压发文机关也不 压成文日期或只压其中一个。 （四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记 模糊不清。 主体要素之七 附注是需要说明的其他附注是需要说明的其他 事项。上行文请示必须事项。上行文请示必须 告知联系人姓名、电话告知联系人姓名、电话 ，公文如有附注，用公文如有附注，用3 3 号仿宋体字，居左空号仿宋体字，居左空2 2 号字加圆括号标识在成号字加圆括号标识在成 文时间下一行。如：（文时间下一行。如：（ 此件发至县、团级，传此件发至县、团级，传 达到全体党员）。达到全体党员）。“ “请示请示 ” ”应当在附注处注明联系应当在附注处注明联系 人的姓名和电话。人的姓名和电话。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 签发人：签发人： 关于关于的请示的请示 ： 一、一、 二二六年一月一日六年一月一日 （联系人：（联系人： 0527- 0527-） 附注附注 版记 公文版记主体由主题词 、抄送机关、印发机关 和印发日期、页码等部 分组成。 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 版记要素之一 主题词用主题词用3 3号黑体字居号黑体字居 左顶格标识，后标全左顶格标识，后标全 角冒号；词目用角冒号；词目用3 3号小号小 标宋体字；词目之间标宋体字；词目之间 空空1 1字字。 主题词主题词 00001 00001 秘密秘密机密一年机密一年 特特 急急 XXXXXXXXXXXXXXXXXX文件文件 XXXXXXXXXXXXXXXXXX号号 关于关于的通知的通知 ： 一、一、 附件：附件：1. 1. XXXX XXXX年年XXXX月月XXXX日日 主题词：主题词： 通知通知 抄送：抄送：，。 XXXXXX XXXXXX办公室办公室 XXXXXXXX年年XXXX月月XXXX日印发日印发 -1-1- 主题词标识中的常见问题 （一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。 （二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主 要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查 询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种 （文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及 的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的 主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+ 文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。 因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公 文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后 ，再按主题词标引的规范进行标引。 （三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院 办公厅或上级主管部门统一制发的公文主题词表中 选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对 公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。 版记要素之二 抄送机关在主题词下抄送机关在主题词下l l行行，左左 右各空右各空1 1字，用字，用3 3号仿宋体字标号