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一、生产入库流程分析生产入库流程作为生产部门的结尾流程，在生产管理上显得尤其的重要。在实际管理中，可能生产部门没有把生产管理的重点放在入库的相关作业上，但是， 对于erp系统来说，入库作业的重要性用户要引起充分的重视。因为入库作业中有很多控制的动作，用来对生产管理最后审查。若在这个环节中，不能查出生产管理中存在的问题的话，则在后续的环节中，跟难发现问题所在了。所以，生产入库流程作为生产管理的最后检验环节，其重要性也就不可同日而语了。一般来说，生产入库流程，会进行如下的控制。一是生产完成的产品，是否要进行入库前的检验?也就是说，生产完成的产品是直接入库呢，还是必须要由检验部门检验以后，才能入库。二是完工入库时，是否要核对生产订单。核对生产订单的用途，主要有二。一是核对这张生产订单的料有没有发齐，有没有订单之间相互挪料的情况发生。二是看是否有前置单据，看生产部分是否是无单生产。三是要解决自动扣料的问题。有些连续性材料，如pvc材料，一般由于包装数量的限制，所以不都是按照标准使用量来领料。而是直接按包领出去，等到生产完工后，再统计具体的使用量。这个任务erp系统也是在入库的时候完成的。入库流程主要解决上面这三个问题。下面，我将结合一个客户的实际流程，来具体讲述一些，在erp系统中是如何实现上面三方面的需求的。第一步：生产部门根据生产情况生成生产入库单。生产部门根据当日的实际生产情况，生成生产入库单。不同的企业，生成生产入库单的方式不同。如有些多品种小批量的生产企业，在一天的时间内，可 能会完工很多张定单的产品。针对这种情况，比较合理的方式就是一天入一次货。若每完成一张生产定单，就入一次货的话，则有的企业一天的话要入四到五次。如此的话，企业还不得不安排专门人员进行入库、检验、收货，这么做的话，工作效率不高。我也遇到过类似情形的客户，他们的做法是每天下班前一个小时入一次。如此的话，不会对正产的生产产生太多的影响。这种情况的话，入库单也没有必要一张生产定单生成一张入库单。而是多张生产定单的内容在一张入库单上显示。相反，若客户不是多品种小批量的生产模式，一天可能平均只完成一张到两张生产定单的话，为了管理的方便，那最好还上完成后马上进行入库的流程。从erp系统的角度来讲，就是一张生产定单生成一张入库单。无论是一张生产定单对应一张入库单的作业方式，还是几张生产定单对于一张入库单的处理方式，要强调的一点就是，都要跟生产定单对应起来。只有如 此，在入库单完成的时候，系统才会去核对生产定单信息，看看入库数量跟生产定单的生产数量是否一致，入的产品是否准确。若没有跟生产定单对应起来的话，那 系统就无法判断入库情况是否准确，若用户一不小心输错了产品编号或者入库数量的话，系统也不能给出提示。操作提示：1、在入库单单据管理上，最好选择入库单必须要有原始单据。如此的话，就可以强制用户在输入入库单的时候，必须要输入生产定单的相关信息。通过这个控制，可以提高单据录入的准确性。2、在创建入库单时，最好能够利用“根据生产定单生成入库单”流程自动生成入库单。一方面，这个流程可以保证在入库单上都有对应的生产定单信息，另一方面，对于入库单的准确率方面也是一个保障。第二步：入库检验流程。若用户没有购买检验流程模块，但是，又必须要求运行生产入库前检验流程的话，有一个折中的处理方法。如在入库单打印格式上，专门设置一个检验人员签字的地方。仓库人员在收货的时候，首先要看检验人员签字处有没有检验人员签字，若没有人签字的话，他们就拒绝该批产品入库；若有人签字的话，就可以点收数量入库。这是一个折中的处理方式，虽然没有系统处理那么严格，但是，对于一般的企业，也是够用了。若用户需要对这个检验流程也能通过系统进行强制管理的话，则就要购买质量管理模块。当在系统初始化设置的时候，要求进行入库前检验的话，则生产人员在录库单审核后，不会马上在仓库模块中反映出来。而是在质量检验模块中，会收到一张入库单的检验通知单。质量检验人员根据这张检验通知单对完成产品进行检验。操作提示：1、我这个产品到底要求检验哪些项目呢?只是检验外包装箱的标签、麦头、外观，还是要进行开箱检验。这些都可以通过预先的定义。如此的话，在检验通知单上就会显示要检验的具体项目。因为企业不同类型的产品，可能检验的重点不同。有的贴牌式生产的话，对于标签的检验比较重视，而有的玻璃制品的话， 可能对于其中的包装方式，特别是填充物的检验比较重视。所以，在入库检验的过程之中，到底需要检验哪些内容，都可以事先定义。如此的话，在检验通知单上， 就会显示相关的检验内容。检验人员在检验的时候，也能够对号入座。2、企业可能不是所有的产品都需要入库前检验。有些企业的话，入库前检验只限于首批生产的产品，或者出现质量投诉后的下一次生产。这都可以在系 统中进行设置。如在系统设置的时候，某个产品不需要入库前检验的话，则在入库单审核后，就不会在检验模块中出现，而是直接显示再库存模块里。3、检验通知单审核之后，并不表示生产定单已经结束。在生产定单有个字段叫做入库数量。一般当入库数量大于等于生产数量后，生产定单的状态就会改为已完工。这个入库数量是根据生产入库单仓库人员审核后来自动更新的。这里要注意一点的是，生产的产品检验合格后，检验通知单不会更新这个入库数量。只有产品经过仓库人员点收数量、入库单被仓库人员审核之后，这个数量才会自动更新。第三步：仓库人员审核入库单。在质量人员把检验通知单审核之后，入库单就被传送到了仓库部门。也就是说，入库检验通知单没有审核之前，仓库人员是看不到这张入库单的。如此，就保证了没有检验过的成品或半成品将不能入库。入库单审核的过程中，将会进行如下的判断：1、入库单上是否有对应的生产定单信息。若我们在单据设置处，把入库单设置成为必须有原始单据的话，则当入库单上没有生产定单信息的话，入库单将不能被审核，系统会提示错误信息。2、入库单会判断入库单上的产品与数量跟生产定单上的信息是否一致。若入库单上的产品跟生产定单上的产品不一样的话，那么系统就会提示操作员， 让其再进行核对并进行调整;当入库数量超过生产定单上的数量的话，系统也会提示相关的信息，让用户确认后再进行审核。这个判断，主要是用来帮助操作员发现 一些明显的输入错误。3、在入库时，还会判断这张生产订单料是否领齐。若一张生产订单，其按计划的话，最少需要用到某个材料1000千克，但是，在入库单审核的时候，系统发现这张生产定单只领了这种材料500千克，甚至没有领。那么这张生产订单的领料就存在着异常。一般来说，要么是领料单没有及时审核，或者是生产订单之间存在挪料的情况。通过这个判断，可以要求操作员在入库单审核之前，先把相关的领料进行核对清楚。这对于保障库存的准确性或者后续成本计算的准确性 及材料的追踪都有非常大的帮助。4、自动扣料业务的处理。具体自动扣料流程如何实现，在后续的文章中我会详细介绍，我这里只讲个原理。当系统设置某个材料为自动扣料的话，在入 库单审核的时候，会自动生成一张自动扣料单，默认的情况下，其数量是物料清单中定义的标准使用量。这个地方用户要根据实际的材料使用量进行修改。修改后， 审核这张自动扣料单，就完成自动扣料的任务了。自动扣料其实不是很难，之所以用户用的不好，主要的原因还在于用户以前没有接触过这个操作方式，使用起来有 点生硬。通过上述的分析，我们看到，不能小看入库流程，因为入库流程中有很多的关卡，来保障生产管理的有效性。若这些关卡设置的好了，那我们就可以通过这个流程，最大限度的发现在生产管理中出现的问题，从而把问题在产品入库之前都解决完成。如此的话，后续的操作才会顺利。二、生产领料之补料流程生产领料之补料流程是作为生产领料流程的一个重要补充，其重要性跟生产领料是一样的。但是，在实务中，补料操作要比生产领料操作要困难，遇到的问题也比较多。补料作业一般分为两种，一是原来料没有领足的，现在缺多少，领多少。这个作业没有多大的难度，跟一般的生产领料没有多大的区别，这里就不再浪费 口舌了。第二种情况是生产定单需要用到的原材料已经按照标准领料领足了，但是，因为车间有不良品的出现等情况，导致需要超额领取原材料。这有的人也叫做超 领作业。不管叫什么，都是指同一个内容。而补料作业的难点也在于这支作业。这个作业若做的不好的话，后遗症是很大的。一是可能导致成本的不准确。超领的材料成本应该如何归集呢?是在当月生产的成品上平均分摊呢，还是仍然要计算入对应的生产定单呢?这是补料作业的第一个需要考虑的地方。在实务中，不同的企业有不同的做法。有的材料价值比较大的话，那就需要归集到具体的生产定单；而有些价值不大材料，如一些辅助材料，则在当月进行分摊也不会产生很大的影响。二是材料用量难以控制。若是正常领料的话，可以通过领料不能超过标准领料功能来控制生产定单的领料。但是，在有超领的情况下，就很难控制生产定单的领料状况。只能通过一些报表，做一些事后的跟踪。所以，事前控制做的不好的话，对于erp系统来说，就有点失败了。但是，这也是实务的要求，也是没有办法的事情。三是容易引起生产定单的挪料情况的发生。在实务管理中，有些用户比较懒。看到其他定单也需要用到这种材料，就不开补料单了。直接从这张生产单中多领取一些材料，当作补料来处理。这表面上看起来也是行的通的。但是的话，这后续材料成本的统计、材料的追踪等等就会乱套了。所以，有时候erp系统要能够取得预计的效果的话，还是需要用户在实务管理中，能够规范员工的作业，按照企业预先制定的标准作业来行事。下面，我结合一个客户的补料流程，谈谈在补料过程中需要注意的地方。第一步：生产补料需求。上面我也提到过，补料需求的来源有两个方面。一是来源于上次领料没有领足的，这次继续要补足领料的情况。这个业务流程一般不会出现大的问题，这里也就不做过多的阐述了。另外一个来源就是超领的补料了，这是我今天讲述的重点。生产人员由于生产不良的原因，提出了补料的需求。此时，生产领料人员就要根据企业的实际作业流程，开始补料走补料作业。在实务管理中，这里要注意一点，不良的材料该如何处理?现在一般有两种处理方式。一个是先退再领。这也是我们建议的方法。先把不良的材料通过退料作业退到不良品仓库中去。如此的话，在生产定单的已领数量中，就会扣除这个不良材料的数量。用户就可以按补料之正常补料的流程来走。但是，这个在实务管理中，往往运做不是很方便。因为往往在生产过程中，没有人能够抽空去做退料作业。而且，在生产的过程中，让生产人员停止下来，盘点不良品，这也是不现实的。所以，在实务管理中，往往采用的是另外一种处理方式，即先领了，等到生产完成后，再清点现场，进行退料。这个处理方式是现在大部分企业所采用 的，因为这可以把因为材料不良或者生产不良所造成的停工损失降至到最低。今天我也以这种处理方式为背景，谈谈在erp操作中需要注意的地方。第二步：补料单的输入。补料单的输入与审核，是erp系统中补料作业的核心，也是最关键的一个环节。这个环节做的不好的话，会引起很多的连锁反映。在补料单输入的时候，最重要的一点就是要把补料单跟具体的生产定单关联起来。因为现在生产定单已经领足了材料，所以，此时，根据生产定单创建领料单的时候，因为未领数量为零，所以，就不会生成新的领料单了。遇到这种情况，用户在开补料单的时候，只有手功的开立补料单。因为是手工开，所以，默认的情况下，是不会跟具体的生产定单有什么联系。为此，我们需要在开立补料单的 时候，手工的去选择对应的生产定单，以建立跟生产定单的对应关系。只有建立其这个对应关系，我们才可以在成本统计的时候，把多领的材料跟具体的生产定单对应起来。不过，在实务管理中，也不是所有超领的东西都需要一一对应到生产定单中去。如企业可能规定，对于辅助型的材料，其就算发生了多领的情况，也在当月分摊就可以了，以减少统计的工作量。因为辅助材料的价值比较低，平均分摊的话，对当月的成本不会产生多大的影响。为了适应用户不同的需求，我建议用户如此操作。一是到底哪些材料即使发生超领了，也必须对应到生产定单上去，而哪些材料不需要，只要在当月平均分摊就可以了。这需要严格定义出来，然后，最好在编码或者产品种类上有所反映，以方便后续的操作与判断。二是若有以上两种处理方式并存的话，最好能够分别设立两张补料单据。为什么要设置两张补料单据的呢?这主要是因为可以通过单据来进行一些控制。 如我们可以把一个补料单设置成为“需要原始单据”，如此的话，补料单在保存的时候，会去核对是否有生产定单信息，若用户开立补料单的时候，没有手工的建立 跟生产定单的对应关系，则系统就会提醒用户，需要原始单据，否则的话，就不能够审核。如此，就可以保障后面成本处理的时候，能够把补料发生的成本归集到具 体的生产定单上去。另外一张补料单，就不需要核对原始单据了。如此的话，若一些辅助型材料发生超领的话，就可以通过这张补料单单据进行补领。那么在后续的 成本统计中，由于这个补料单中找不到具体的生产定单信息，则成本计算的时候，只好把这个补料发生的成本平均分摊到当月的所有生产定单中去。如此，利用不同 的单据、设置不同的控制方式来管理补料的不同情形，可以提高我们补料作业的准确性，为以后成本的统计与材料的追踪奠定很好的基础。第三步;补料单的审核。仓库发料人员根据补料单的领料明细把材料发给生产人员之后，就需要在系统中把领料单进行审核。在审核中，还是有一些细节需要注意。一是在审核的时候，还是需要重点关注一下，这个单据的类型及领取的是什么材料。若规定这个材料成本必须跟对应的生产定单对应起来的话，就需要核对一下，生产定单的信息是否在补料单中有反映及信息是否准确。若在材料编码的时候，就能够在编码中反映出到底是否需要对应的信息的话，那么此时在核对的时候，就非常的方便了，只需要一看编码信息就知道单据操作正确与否。可见，产品的物料编码跟以后的所有工作都是紧密联系在一起的。从这里也可以反映出，物料编码的重要性了。二是在实务管理中，要注意定单的挪料问题。因为有可能仓库中虽然有这个材料，但是，这个材料可能是为其他生产定单所采用，而且，没有多余。那么 此时，这个材料是否可以发出去呢?若发出去，需要经过谁的同意呢?是否会发生一些连锁反映呢?这都是仓库人员所需要考虑的。一般我们若采用了批号管理的 话，那在开具补料单的时候，系统就会提醒用户，这个材料是否被其他生产定单预留了。若该材料是为其他生产定单所准备的，则在系统内审核的时候，就会提醒用 户，该材料原先是为谁谁准备的，现在是否需要挪用他们的材料等等。通过这个提醒，就是告戒用户若继续审核的话，就有定单材料挪用的嫌疑，用户要考虑如此操 作的话，会否对其他生产定单造成什么不好的影响。第四步：单据的分发。补料单的话，一般企业都是一式三联。仓库自己存档一联，给生产部门一联，再给一联给财务进行做帐。另外，系统还提供了一份非常有用的报表，叫做生产领料明细或者生产定单异常领料情况表，通过这两份报表，都可以反映出生产定单是否超领了。当然，需要前期补料作业时，把补料单跟生产定单关联其来才行。通过这份报表，可已帮助用户进行生产超领的监督，也可以帮助财务进行相关成本的核算，等等。三、生产领料仓库发料制领料在实际业务中，主要有两种方法。一是生产部门主导的生产领料制。每到一个工单进行生产前，生产部门就拿着领料单去仓库部门领料。另外一个是发料 制，仓库根据生产计划追踪材料，并在预计生产日期开始的前几天，准备好材料。等到生产开始时，发给生产部门。可见，两者的区别主要在于主导部门的不同。领料这支作业在erp系 统中，有着举足轻重的作用。因为这支作业关系到后续的很多工作。如库存数量准不准确，跟领料作业运行合理与否有密切的关系;后续的生产成本的计算也跟这领 料作业有重大的联系;物料需求计划能否计算准确，也间接的跟这支作业存在着千丝万缕的关系。所以，领料作业在erp系统中，可以说，启着承上启下的作用。 下面，我将结合我的一个客户的管理流程，谈谈在领料作业运行过程中，需要注意的问题。如上图所示，是我一家客户的生产领料仓库发料流程。通过这张图，我们可以看到，在整个领料的过程之中，都是仓库部门在主导。下面我将对领料中的各个环节进行详细的描述，并着重指出在这个作业中容易出现的问题以一些操作技巧。第一步：仓库部门根据生产计划进行物料追踪。若企业采取发料制的话，则仓库还有一个非常重要的功能，就是对来料进行追踪。仓库人员要督促采购等部门，确保生产用料在预定时间内达到企业，防止生产部门因为断料而影响生产。这里一般的情况是，生产部门先制定生产计划，然后把一个月或者一个星期的生产计划发给仓库。仓库对照这个生产计划，进行物料追踪。在erp系统 中，提供了相关的报表，来帮助仓库用户作好相关的工作。如在erp系统中，提供了一份材料预领状况表。在这份报表中，我们选择一个星期或者一个月的生产计 划，然后系统就会生成一张报表，报表中显示这一个星期或者一个月的生产计划所需要用到的原材料，以及需要用到的日期，以及现有的库存数量，还缺少多少，等 等信息。凭借着这张报表，仓库用户就可以轻易的进行物料的追踪。当库存数量不足够时，仓库就可以督促采购员，问问这中间出现了什么问题。若确实到料存在问 题的话，则就需要反馈给生产部门，看是否需要调整原由的生产计划，或者采取其他的解决方法，如用该材料的替代品等等。这里另外需要提出一点。有些企业主要是接单式生产的企业。这种企业的话，物料追踪可以做到更细。可以查询具体的销售定单的到料情况。这又分两种 情况。一只是简单的追踪销售定单的到料情况。如我们根据销售定单生成生产计划，再根据生产计划生成采购计划与采购单，再根据采购单生成入库单的时候，销售 定单跟最后的入库单就形成了有机的联系。如此的话，通过输入销售定单号码，就可以查询到该销售定单的到料情况。这对于接单式生产为主的企业，特别有用。不 过，这么处理有个问题，当库存材料被其他定单挪用时，系统报表不能反映出这个问题。二是通过批号管理反映出库存的具体分配信息。这是追踪到库存的具体分配 上。若采用这个库存的话，则还可以反映出，库存里某种材料的库存数量有多少，其中，这些材料又分别被哪些生产定单或者销售定单采用。我们之所以要采取这么 严格的管理，主要是因为现在企业中，普遍存在着定单材料挪料的情况。采用这个功能的话，虽然不能成根本上进行避免，但是，可以起到很好的追踪与警报功能。第二步：根据生产定单创建领料单。虽然这是仓库发料制，但是，具体的领料还是根据生产定单来进行控制的。生产定单说需要领什么材料，仓库就准备什么材料。所以，在系统中，还是根据生产定单生成领料单。如此的好处，就可以避免用户一项项的输入材料、计算数量。这种简单烦琐的工作，就让系统帮我们做了。不过在运行这个作业之前，我们要确保基本资料设置是否准确。如在物料清单管理中，有没有设置损耗率。如某个材料在物料清单中设置的单位用量是5个，其损耗率是10%。则此时我们需要生产1000个产品 时，产生的领料单中，是否要把损耗率考虑进去。一般默认的情况，系统会把损耗率考虑在内。也就是说，系统最后产生的仓库发料数量为1000*5*110% 当然，我们也可以根据自己的需要设置。若我们希望在生成领料单的时候，不要把损耗率计算进去的话，则在“根据生产定单创建领料”的作业中，可以把计算损耗 率这个复选框去掉。另外，在这个作业的来源单据上，我们也有一定的考究。在系统中，这个来源主要有三个，一个是销售定单，第二个是生产计划，第三个是生产定单。不 同的企业可能起来源都不同。我现在这家客户，因为生产计划的制定与生产定单的制定是同一个人。他在生产计划制定完成后就直接根据生产定单生成了生产计划。 所以，此时可以根据生产定单来创建领料单。但是，我也有一家客户，其生产计划是生管部门负责维护与管理的，而生产定单则是制造部门管理的。生产是一个星期或者一个月产生一次，而生产定单 则一般是需要生产的时候，根据生产计划转换过来的。如此的话，则在运行“生产定单创建领料单”的时候，计划来源要选择“生产计划”而不是生产定单。也有的客户平时不做生产计划，直接把销售定单转换为生产定单。遇到这种情况时，企业若采取发料制的话，则就要根据销售定单来备料。因为生产定单 往往产生的不是很及时。不过这种情况一般企业发生的很少。我现在负责的客户还没有遇到过这种情况。基本上都是按生产定单或者生产计划来生成领料单据。第三步：领料单的修改。在必要的时候，领料单还需要进行修改。如某个材料库存数量不足，而生产又急着需要这个材料的时候，仓库人员就需要跟生产或者业务人员进行确认，能否采用该材料的备用材料。若可以的 话，则在领料单上，就需要对材料的编号进行更改。系统中会把这个材料的默认备用材料选择出来，供仓库用户进行选择。这个贴心的功能，可以简化用户的操作， 同时，保障用户选择的准确性。不过，在备品的选用上，仓库用户一般自己没有决定权，而只有建议权，而需要经过其他部门的确定才可以使用。一般情况下，这个 确认的流程不在系统中体现。企业可以通过内部联络单等形式来进行管理。在极少数的情况下，我们可能需要更改领料数量。如可能某些材料库存不足，仓库只能够部分发货的情况。遇到这种情况时，我们可以更改发料数量。然后下次再生成领料单的时候，我们选择补足未领数量功能，就可以简化系统计算，直接显示未领的数量即可。第四步：发料单的审核。发料单的审核，在发料这个作业中，起到的作用是非常重大的。因为我们光开发料单，若没有审核的话，则库存数量就不会减少。同时，很多相互关联的动作也不会产生。所以，发料单开立之后，只要材料发出去了，发料单就要及时审核，以保证库存数量的准确性。同时，在发料单审核的时候，还会促发一些更新动作。如在生产定单上，有个已领数量。若在领料单上有对应的销售定单号码，则到发料单审核的时候， 就可以更新生产定单上的已领数量。这个功能非常的使用。因为我们可以通过查询生产定单中的未领数量，来检查这生产定单的领料情况。同时，该张生产定单的直 接材料成本也是根据这个已领数量来统计的。所以，从这个关联动作上，我们也可以看出发料单及时审核的重要性。另外，在发料单审核的时候，还有一个控制选项。就是发料单的数量不能大于其对应生产定单的未领数量。这个功能的设计本来目的是为了防止定单之间 的挪用。也就是说，实际作业中，可能存在定单之间材料挪用的情况。如两张生产定单可能都用到某个材料。用户可能通过某个领料单把这个材料都领了出来。如此 的话，一张领料单上的发料数量就肯定会超出其对应的生产定单的未领数量。通过这个选项控制的话，就可以避免定单之间的挪用情况。但是，这也有个副作用。如 由于生产不良品等原因，该定单确实需要多领，则系统也不允许你审核。这就让用户非常的头疼。遇到这种情况，用户只能有两种选择，一是不用这个功能，二是对 于超领的数量另外开立领料单。不过我一般不建议采用第二种方法。一是因为这么做麻烦，二是如此的话，不能反映出该张生产定单实际的材料用量。所以，我一般 还是建议采用第一种方法。不过，就是要注意，在开领料单的时候，一定要包含生产定单号，也就是说，要根据生产定单创建领料单作业来生成发料单。不然的话， 发料单更新的时候，不能更新生产定单的相关内容。发料单在审核的时候，也会去判断发料单上有否工单单号。若没有的话，则系统会提醒用户，是否需要进行添加。四、委托外加工计价作业流程企业生产管理部门在安排生产计划的时候，有时因为自己企业生产能力不足或者技术限制等原因，会把部分产品外包给其他厂商进行生产。所以，就除法了现 在这个“委托外加工计价作业流程”。这个作业虽然流程类似，但是，不同企业负责的部门不同。有些客户，这个流程是由采购部门主导的，即把外加工产品当作采 购产品来对待;而有些客户则是有生产管理部门来主导，跟采购部门无关。其实，不论是哪个部门主导，都是换汤不换药，其核心内容是不变的。下面，我结合我某 个客户的具体流程，来谈谈在委托外加工计价作业流程中要注意的地方。有什么不对的地方，还请大家批评指正。下面这个流程示例图，就是我一家客户现在实际采用的流程。从图中可以看出，这家客户是由生管部门在负责整个流程。第一步：委托加工作业触发。委托加工作业该什么时候发生呢?不同的企业，有不同的做法。如有些委托加工业务不多的企业，可能会每次发生委托加工业务的话，就去跟委托生产供应商去进行价格确认。而有些企业，可能在旺季来临的时候委托加工业务比较多，故他们在旺季来临之前，无论是否准备外包，会先做好准备工作，向各个供应商确 认委外生产的价格，如此的话，等到需要委外生产的时候，就不需要再进行核价，而直接下委外生产单就可以了。现在，这么处理的话，可以提高企业在旺季来临是 的工作效率。还有一些客户是定时核价的。如一些企业自己无法完成的工艺，企业会常年外高给委托生产供应商。如此的话，企业就会要求他们，每隔一定时期，如 一个季度或者一年，进行一次核价;并且让委外厂商承诺在一定的时期内，除非遇到重大的变故否则的话不允许进行价格的调整。这么处理的话，也是比较科学的， 不用每次发生委外生产业务的时候，都去进行核价动作。有利于提高核价流程的工作效率。具体到底该采用什么方法进行核价，委外价格有多久核价一次，要企业用户根据自己的实际情况进行定义。企业用户在实施这个流程的时候，在进行业务流程重组时，可以参考我上面提到的三种情形，甚至可以对号入坐。最佳实践：若企业采取定时核价动作的话，则可以通过价格表版本的有效日期来控制核价动作。每当价格表版有效日期快到的时候，系统会提示用户，有效日期快到了，该跟委外生产供应商进行新一轮的谈判了。如此，就可以防止用户认为的疏忽，忘记这项工作。从而给后面的工作带来麻烦。第二步：新产品的建立流程。生产管理部门在进行核价谈判之前，首先要判断需要核价的产品是否是新产品。若是新产品的话，再跟供应商谈判之前，还需要先让产品研发部门建立产 品信息，包括产品的基本工时、工艺信息等等。如此的话，凭借这些信息，生产管理部门可以大致的估计出生产的成本。这样的话，跟对方委外生产供应商进行谈判 的时候，才会心中有数。第三步：价格协商过程。价格协商，是这支流程中最重要的流程。但是，这个步骤主要是人与人之间的协商过程，所以，系统基本上帮不了忙。不过为了后续操作的方便，在价格确认的过程中，还是有些细节的内容要注意。下面，我结合我某个客户的具体流程，来谈谈在委托外加工计价作业流程中要注意的地方。有什么不对的地方，还请大家批评指正。我们知道，企业若把产品委托加工的话，会产生四类费用。一是委托价格本身要发生的支出;二是委托加工过程中发生的运输费用，既然是委托加工，肯定要 先把材料运输到对方去，然后，再把成品运回来，这个过程总会有运输费用的支出;三是检验成本，当从委外生产厂商那边收到他们制作完成的成品时，可能需要检 验，有检验的话，就有成本的支出;四是对于一些不良品的处理方式，委外生产的不良品也会影响产品最终成本。为了后续成本统计的方便，在价格协商的过程中， 对于这四类费用的支出，该在价格中如何体现等，最好能够遵循以下处理的原则。对于运输费用来说，最好能够包含在委外生产的价格中。因为这个因为委外生产产生的运输费用，根据企业的成本计算制度，是需要计入到委外生产的成 本中去的。若不把这个运输费用计入到委外生产价格中去的话，后续处理就会非常的麻烦，还要进行额外的作业，来统计并按一定的规则分配这运输费用。这显然会 增加用户的工作量。在实际中，大部分企业也已经按照这么处理了。他们若需要委外生产的话，只需要打个电话，对方就会过来拿材料，并且生产完工后，还会把产 品送过来。也就是说，委外生产厂商自己拿料，自己送货，如此的话，企业不用承担运输费用。而实际上的，这运输费用已经包含在委外生产的价格中去了。而对于产品检验成本来说，若费用比较小的话，可以不计入产品成本了，直接当作费用来处理。但是，企业若对于产品的成本计算精度要求比较高的话， 那么只好进行一些比较复杂的作业，把这个检验成本计入到委托价格生产的成本中去。一般的做法是，把委外生产当作一个工艺中的一个工序，而委外生产的价格就 是这道工序的成本;然后把检验环节当作另外一个工序，把检验成本在这里输入进去。如此的话，统计这两个工序的成本，就可以知道委外生产的成本了。不过，要 实现这个业务的话，就要求erp系统上了工艺管理模块，不然的话，处理起来就会非常的麻烦。而对于退货产生的成本，就更加复杂了。因为有很多原因会造成不良品的产生。如有可能是企业提供的原材料出现了问题，或者是企业提供的加工说明书 出现了纰漏又或者确实是委外生产厂商自身的原因所造成的不良品的产生。由于不同的原因，成本的负担方及其比例可能都是不同的。所以，企业用户对这种情况， 要小心对待。若是企业自己生产的，导致不良品需要返工等等，发生的成本还可以商量，毕竟是一个老板;如是涉及到了委外生产供应商的话，因为涉及到不同的利 益主体，所以，有时候处理起来的话，可能更需要人的沟通与协调，而没有规律可循。最佳实践：有时候erp软件，在企业管理中并不是要面面俱到。特别是对于一些难于寻找规律或者不经常发生的业务，erp系统完全可以大而化小、小而化之。 想在委外价格的处理过程之中，对于不良品导致的成本的调整，我们完全可以忽略不计，或者采用平均分摊等比较简便的处理方法。因为这对于委外生产的实际成本 影响并不是很大。甚至连检验成本也可以不考虑在内，以减少工作量。当然该如何选择，还是需要企业根据自己业务的实际情况及对于成本的精度要求不同，而做出 合理的选择。不过要提醒用户的是，有时候，细节越小的作业，需要花费的时间、精力与成本反而会高的可怕，可是其给企业带来的价值确是有限的。企业要做出明 智的选择。第四步：成本会计审核。因为委外生产价格直接跟产品的生产成本相关，所以，这个委外生产的价格就需要财务的成本会计审核。并且，当其对这个价格有疑义的时候，可以提出 质问不在系统中拒绝进行审核。如此的话，这个价格就不能够生效。同时系统中提供了委外价格明细表，成本会计可以根据这张报表，查询历史的委外价格记录，从 而有利于成本会计加强对委外生产成本的管理控制。不过有的企业，可能委外生产报价单不需要成本会计审核即可生效。只需要把这个单据审核后通知财务人员成本会计就可以了。具体审核权限要如何走， 是否需要分级审批等等，这还是需要企业根据实际情况作出恰当的选择。我们实施顾问也不会一刀切，具体的抉择的权利，我们还是让用户去行使。最佳实践：我有一家客户，是这么处理的，我觉得比较好，现在拿出来共享。 他们是成本会计根据相关参数设置里一个基准价格。当委外生产的价格高于这个价格的话，必须有成本会计进行审核才有效。但是，当这个价格低于基准价格的话，则生产管理人员就可以自行定价，只要保证这个价格不会高于基准价格就可以了。其实，他们这是借鉴了采购价格的处理方法。不过，实用起来，确实是非常方便。所以，用户若觉得这么处理比较方便的话，也可以借鉴一下。五、出货流程出货流程是erp系统中相对来说，比较简单的一个流程。但是，说其简单，其实，也不是很简单，其里面还是有很多细节的东西要注意。不然的话，还是会在阴沟里翻船的。下面，我结合一个客户的出货流程，来谈谈在erp系统中，出货流程中经常会出现的问题及常见的错误。下图，是该客户的出货流程图。我将结合这张流程图来讲解出货流程。我这个客户，有专门的物流部门追踪出货的事情，可能跟有些企业的出货流程稍微有点区别，但是，基本上是换汤不换药。一、 物流部门追踪出货需求。在这家客户，物流部门的主要作用就是跟踪定单的生产进度及商品检验。在erp系统中，有些报表，可以帮助物流用户来追踪定单的进度。如系统提供 了定单预计出货表，这份定单就提供了系统中所有未出货的定单明细(包括只出了一部分货的销售定单)。用户还可以根据预计的出货日期，来生成具体的报表。物料部门根据预定的出货需求，在系统里生成出货通知单。在定单预计出货表中，用户可以根据客户来区分，也可以只按日期来区分。但是，在出货通知 单上，必须按照客户来生成。因为系统会根据客户的基本信息，做一些判断与控制动作。用户在生成出货通知单的时候，我建议用户通过销售定单转出货通知单的功 能，来完成出货通知单的生成工作。在系统中，可以把同一个客户的不同定单合并成一张出货通知单。但是，不能把不同客户的定单合并成一张出货通知单。上面我说过，出货通知单会根据客户的基本信息做一些判断，主要的判断动作就是该客户的信用额度与付款条件。若该客户有信用额度管理，并且，在开立出货通知单的时候，该客户的信用额度已经用完了，则系统就会提示用户，该客户的信用额度已经满了。该出货通知单不能够生成或者只显示警告信息。最佳实践：在出货通知单级别上，信用额度的控制，可以选择出货通知单不能生成或者只显示信用额度不足的警告信息。但是，根据我的项目经验，我觉得在这个级 别上，信用额度的控制，最好只显示警告信息，提醒物流人员去通知业务员，让他们去督促客户尽快付清以前定单的货款，否则的话，会影响这笔定单的发货。因 为，根据企业的不同需求，出货通知单可能提前一个星期甚至一个月就发出去了。在这个间隔时间里，客户是有时间付款的。付款条件的控制，主要指的是有预付款的销售定单。若某个客户的销售定单上的付款条件为预付款，则该定单的出货通知单在生成的时候，会判断该销售定单对应的付款单有没有。若没有付款单，则根据系统的设置，可以拒绝生成出货通知单或者给出错误提示。出货流程是erp系统中相对来说，比较简单的一个流程。但是，说其简单，其实，也不是很简单，其里面还是有很多细节的东西要注意。不然的话，还是会在阴沟里翻船的。下面，我结合一个客户的出货流程，来谈谈在erp系统中，出货流程中经常会出现的问题及常见的错误。 最佳实践：我个人认为，此处的付款条件管理不要太严格，只需要设置警告提示就可以了。因为在出货通知单到真正出货时，往往还有比较长的时间。这个地方，只需要提醒物流人员，有这个事情就可以了。让他们不要忘了去提醒业务员，去督促客户付款，不然会影响定单的出货。另外，请注意，我在上面语句的描述中，用的是“定单里设置的付款条件”，而不是客户基本信息里设置的付款条件。也就是说，这里是根据定单中设置的付款条件来判断。若在客户基本信息处设置的付款条件与定单处设置的付款条件不一致的话，以销售定单为准。付款通知单打印出来之后，物流人员拿给业务员签字确认，并告知一些相关信息，如上面提到的因信用额度或者付款条件的原因，会不会影响其最终的出货。二、 业务人员确认出货需求。当出货通知单到达具体的业务人员那里，业务员要根据实际情况，对出货需求进行确认。若确认无误后，签字确认后交给物流人员签字。我们现在走的是书面确认过程。从图中可以看出，物流人员要把出货通知单打印出来，然后交给业务员书面确认，然后物流人员再在系统里进行确认。然后，再把出货需求发给仓库部门，让他们准备出货。除了书面确认流程之外，系统还提供了电子确认流程。在系统中，物流人员做好出货通知单，点一下窗口上的确认按钮。出货通知单就会发给我们预先定 义好的业务员。可以通过邮件或者即时消息的方式，通知他们已经有出货通知单了，要他们进行审核确认。他们在系统中经过确认后，就不需要物流人员进行审核 了。系统可以直接发给仓库，让他们按出货通知单准备出货。不过，这里要注意一点，若业务员在确认的过程中，发现出货通知单有错误，需要修改的时候，则又要 重复以上的流程了。最佳实践：从上面的叙述看，电子确认流程比书面确认流程省事好多。单据不用打印出来，分到业务员手里一个一个的签字确认。那不是省事很多呢?不错，电子确认的效率确实比书面确认的效率要高。不过，我建议，我们在刚开始使用的时候，不要心急，还是先采用书面确认流程。等系统应用的熟悉了，再走电子确认流程。这可以实现系统的平稳过度。三、 根据出货通知单生成出货单。仓库人员根据出货通知单，生成正式的出货单。在出货通知单生成出货单的时候，要注意以下几点。一是信用额度的控制。若客户出于资金安全的考虑，有信用额度管理的需求，在出货之前，若信用额度不够的话，不允许出货。则在生成出货单的时候，也会进行信用额度的判断。若信用额度不够时，其要么不允许保存，要么就是提示警告信息。最佳实践：根据我个人的经验，我建议企业，当客户的信用额度不够时，最好允许保存出货单，只是提示警告信息。然后，在出货单审核时，再提示信用额度不够， 不允许审核。如此的话，相对来说，企业管理起来比较灵活方便。当然，这要根据用户实际需求进行确认，我作为实施顾问，只能提一个处理的建议。二是付款条件的控制。若客户的销售定单的付款条件为预付款，则系统在生成出货单的时候，会去判断该定单有没有对应的收款单。若没有，则系统会根 据预先的安全配置，拒绝生成出货单或者提示警告信息，说“某某定单要求预付款，但是款项还没有付清，是否要继续生成”。若用户选择是，则系统会忽略这个错 误，继续生成出货单;若用户选择否，则此次出货单的生成作业就会不成功。最佳实践：这个跟信用额度管理一样，最好在出货单生成的级别上，只提示警告信息;然后，在出货单审核的时候，再对其进行强制控制。没有付清款项的话，就不允许进行出货。三是如何跟出货检验流程结合。我这家客户，对于成品的检验是在生产入库的时候完成的，兼带成品出货检验作业，如外包装箱的标签，等等。所以，这 家企业在出货的时候，没有成品出货检验作业。故，在流程图上没有描述出来。若有成品出货检验作业，则在成品出货通知单到达仓库之前，该出货通知单还要先达 到质量检验部门那里。他们对成品进行检验之后，才会对成品出货通知单进行放行，最后才会到达仓库那边。最佳实践：有些企业，成品出货检验跟仓库准备出货动作可能同时进行。此时，我们也可以在出货单审核的时候加以控制。也就是说，物流部门在审核完出货通知单 的时候，把出货通知单一式两份，一份给出货检验部门，让他们准备出货检验;一份给仓库，让他们准备出货。仓库用户仍然根据出货通知单生成出货单;而出货检 验部门检验完毕后，在系统中做个确认动作。然后，仓库人员在审核出货单的时候，系统会附加一个判断动作，去判断出货单对应的货物有没有检验完毕。若还没 有，则系统就不允许出货单审核，知道检验完毕为止。如此，即可以保障仓库的工作效率，又可以防止为经检验的成品就发到客户那边去了。四、 成品出货单审核后的相关作业。在成品出货单审核时，其还会进行一些其他的附加动作。如在成品成品单审核的同时，其会更新销售定单上的交付数量。当然，这个前期是要求销售定单、出货通知单、销售定单出货单连成一条线。所以，为了 保证出货单能够正确更新相关的销售定单数量，我们在出货通知单、出货单单据性质设置上，最好都设置为“核对前置单据”，如此，才能够保证出货单上有对应的 销售定单信息。另外，根据月结的形式不同，有两种发票形式。一种是随货付发票，也就是说，发一笔货，我们就要把对应的增值税发票附在上面，一起发过去。如此的 话，在出货单审核的时候，还要自动根据出货单打印发票信息。还有一种是月结发票。若根据这种发票规则，则是在月底的时候，开一张发票，发票的金额是当月所 有出货金额的累计。所以，具体怎么做，根据企业的实际情况进行选择。不过，根据我的了解，大部分企业都是按找月结的方法来交易的，除非是那种商品流通领域 的企业，才会采取随货附发票的形式。通过以上详细的阐述，再配合具体的流程图，我相信，大家对出货这一块内容，应该有比较感性的认识了。六、应付帐款流程对于erp项目来说，其核心就是企业管理流程。在后续的文章中，笔者将以一定的篇幅介绍一下制造企业的管理流程。一方面是对我以前工作的总结，另一方面，也希望借此能够那些需要帮助的人提供一些帮助。在文章中，我将以公司的实际案例描述企业管理流程，同时，也会强调在流程操作中可能出现的问题，特别是企业实际管理流程跟erp 提供的标准流程不一致的地方。同时，也会对erp项目过程中，业务重组的相关知识及技能做一些介绍。这里我将给大家介绍的第一个流程是应付帐款流程。应付帐款流程说说是一个流程，其实，根据应付帐款形式的不同，其还可以细分为好几个流程。如应付帐款逐笔结转流程、应付帐款月结流程、应付帐款 暂估流程等等。出于篇幅的限制，我这里对于应付帐款逐笔结转流程与应付帐款月结流程将合并讲述。而因为应付帐款暂估流程比较特殊，我将分开来讲解。我先以应付帐款月结为例，进行说明。假设，某企业当月的某个供应商一共有四笔交易记录，明细如下：1、5月4日供应商送货20万，企业开入库单a。2、5月10日供应商送货15万，企业开入库单b。3、5月26日供应商送货10万，企业开入库单c。4、5月31日供应商送货20万，企业开入库单d。到5月底、6月初，企业就要进行应付帐款作业。结合erp系统，企业用户该如何开展相关工作呢?第一步：采购员提出应付帐款的需求。在月底，采购要跟供应商进行对帐。对帐是一件比较头疼的问题，因为其比较烦琐，没有多少技术含量，只要人细心就可以了。其实在对帐中，还是有些技巧的。 我以前有个客户，对帐的大部分工作由企业自己做。具体的说，就是月底供应商送来一份出货明细表，然后，公司的采购员根据此表一张张的寻找进货记录与 采购记录，进行逐笔的核对。如此，对帐的工作明显都推给了企业。其实，我们若采用了erp系统后，我们可以反过来。每月底，我们可以从系统里导出一份当月 的进货记录，然后把这份记录发给供应商，让其进行核对。我们只需要对于供应商有异议的条目进行复核即可。如此，对于企业来说，工作量就会轻松很多。再对帐时，要注意两个问题。一是月结的时间问题。我遇到的大部分客户，都是按自然月结帐，也就是说，以自然月为单位，跟供应商对帐。但是，也有不少的客户，不采取自然月， 而手工的划分月结时间。如我有一个客户，其规定的月结时间是25日截止，26日送的货都当是下个月进的货。故若遇到这种情况，我们在系统里导出进货明细表 的时候，要注意选择具体的日期，如4月26日到5月25日，这就是5月份应该结帐的进货记录。也就是说，若按照这个客户的要求，则以上的例子中，只有第 一、二条记录可以作为5月份的货款依据。二是发