有效的个人工作管理.ppt

有效的工作时间管理 人力资源部 2011-7-19 2 充分认识到进行时间管理的重要性和必要性 掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人 工作时间 根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的 时间管理计划 配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升 培训目标培训目标 3 培训内容培训内容 1.时间管理的含义、特点 2.时间管理的发展 3.时间管理的杀手 4.时间管理的原则及运用 5.时间管理的工具 4 一、时间管理的含义、特点一、时间管理的含义、特点 1、什么是时间管理 “时间管理”就是通过对自己时间的管理，探讨 如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 2、时间管理的特点 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 5 二、时间管理的发展 第一代：备忘录型 第二代：时间进程表 第三代：轻重缓急 第四代：个人管理 6 三、时间的杀手三、时间的杀手 你能很好的安排工作吗 ？ 时间管理的盲点 你有拖延的习惯吗？ 7 您能很好的安排您的工作时间吗？您能很好的安排您的工作时间吗？ 、每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、凡是可交派下属去做的我都交派下去。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、我尽量一次性处理完毕每份文件。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、我每天列出一个应办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 8 您能很好的安排您的工作时间吗？您能很好的安排您的工作时间吗？ 、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会谈。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、我试着按照成绩曲线图表来安排我的工作。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事。 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不” 、从未做过 、有时做 、经常做 、总这样做 9 您能很好的安排您的工作时间吗？您能很好的安排您的工作时间吗？ 0分-15分：您自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。如果您在 诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。 16分-20分：您试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得 工作成效。你也许过于重视对事情做出迅速的处理，在此忽略了那些 事情更重要，不要把紧急的跟重要的工作混淆起来，紧急的不一定是 最重要的。不要被外界干扰和影响，无论这干扰是来自传真、电话、 还是来自同事。如果你不能完成你必须完成的事，你决不会因为迅速 处理了不重要的小事而提高工作效率。 21分-25分：你尝试的掌握自己的时间，有些很不错的开始，但是需 要持之以恒。 26分-30分：你知道如何分析事情的轻重缓急，这样更加集中精力和 提高效率。 A为0分，B为1分，C为2分，D为3分 10 常见的工作时间障碍：常见的工作时间障碍： 电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度不能有效授权 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 沟通失误/不足 会议 其他个人因素，如：犹豫不决、缺乏自律、急于求成 11 11 员工时间管理的盲点员工时间管理的盲点 （一）忙就好 许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果， 往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确 地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。 这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。 但是有时从一开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能 适应变化。 这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距 。 12 12 员工时间管理的盲点员工时间管理的盲点 在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。他们认为自己把握不 了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观 念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守 着自己的一套理念。 （二）“时间管理有多大用” 13 13 员工时间管理的盲点员工时间管理的盲点 像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在 上司、下级、同事、客户的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属 的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意 志去行事呢？ 这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人 服务，永远处于一个事务性的操作过程中。 （三）“身不由己” 14 14 员工时间管理的盲点员工时间管理的盲点 这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的 成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是 由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移， 就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到 人生的终极。 而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主 动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的 真正主人。 （四）“江山易改、本性难移” 15 拖延商数测验拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 16 拖延商数测验拖延商数测验 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜 晚或周末处理它。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时， 以致无法处理所面对的困难任务。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个 物件。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 17 拖延商数测验拖延商数测验 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖 延的习惯。 总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太 严重。 总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 “非常同意”评4分； “略表同意”评3分； “略表不同意”评2分； “极不同意”评1分。 18 18 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了 解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵 循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。 时间管理具有以下五个原则： 80/20原则 目标ABC原则 第二限工作法 计划原则 习惯原则 19 19 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 20%的工作占整个工作80%的价值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20% 的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。 当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认 真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。 （一）80/20原则 所谓80/20原则是： 20 20 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 步骤一：将每天的工作全部列出 步骤二：对工作进行如下的分类： 价值80%的工作价值20%的工作 事项一 事项二 事项三 事项四 事项五 事项六 事项七 如何运用呢？ （一）80/20原则 21 21 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 步骤三：时间和精力的分配 价值80%的工作价值20%的工作 事项一：需2小时集中精力 事项二：需1小时不受干扰 事项三：需2小时高效时间 事项四：可往后推 事项五：没时间就不做 事项六：可委托下属 事项七： （一）80/20原则 22 22 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 步骤四：工作价值的分类 价值80%的工作价值20%的工作 审阅文件 准备工作总结并汇报 撰写计划、预算费用报告 处理重要紧急事项 例会 辅导下属 部门会议 会见客户 谈奖金问题 接听和打出电话 聊天等 （一）80/20原则 23 23 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 步骤五：时间和精力分配 价值80%的工作价值20%的工作 文件审阅30分钟 9：0011：00准备预算报告 11：0012：00准备工作总结 留出1小时左右处理紧急事项 例会无必要可取消 辅导下属可在下午短时间处理 客户不重要让下属会见 让助理过滤电话等 奖金推到某一时间或让人事部门决定 让下属提供资料 （一）80/20原则 24 24 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果： 接听所有电话 会见所有客户 阅读所有文件 出席所有会议 接受所有下属意见 每天做完所有工作 结果：忙碌 由秘书过滤接听电话只处理重要电话 只会见占销售量80%的20%的客户 只批阅80%信息量的20%的文件 只听取20%下属80%的建议 出席起80%作用的20%的会议 结果：充裕 效果体现 （一）80/20原则 我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按 照80/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。 一般做法 按照80/20原则 25 25 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 （二）目标ABC原则 在最有价值的那些项目旁边，表上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上 大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。 目标ABC原则是： 简单地说，目标A、B、C原则就是首先要将工作目标分成三类： A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做 26 26 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 如何使用呢？ 例：一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市 场销售计划，他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。 根据目标ABC原则将销售经理的工作分为： A=准备资料向营销总监汇报 撰写招聘计划 讨论和计划费用预算 B=核定文件和资料 处理紧急事项 少量的辅导下属 C=不必要的部门会议 会见不重要的客户 与人事部的奖金问题讨论 （二）目标ABC原则 27 27 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 注意事项 1、A、B、C的优先序列一般是通过比较确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就 会逐步显露出来。 2、计划A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重 要，反过来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。 3、在实际中可能出现这种情况：在计划中属于C项，用两个小时的时间去完成它就可以取 得上司和同事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认 识和理解，你可能花费4个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了B项。 4、设定一项工作的A、B、项，究竟是项，还是、C项，要根据在这件事项中所花费 的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。 （二）目标ABC原则 28 28 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 （三）第二象限工作法 在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析： 有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急 或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。 例：某销售经理某天工作紧急程度划分 紧急不紧急 紧急处理客户投诉 意外事故的紧急排除 客户拜访 确定明天的广告 接待质检人员 工作总结 修改工作流程 处理同时的一些误解 辅导下属工作 安排下一步工作 第一个方面：紧急程度 29 29 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太 重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要在前， 不重要在后。 重要工作不重要工作 销售费用预算计划 部门招聘计划制定 重要客户拜访 工作报告总结 下达指令 一些文件和资料的查询 文件归档 应付无关人员 领用物品 差旅费报销 例：某销售经理某天工作重要程度划分 （三）第二象限工作法 第二方面：重要程度 30 30 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这 两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。 第一象限 紧急 重要 第二象限 不紧急 重要 第三象限 紧急 不重要 第四象限 不紧急 不重要 紧急不紧急 重 要 不 重 要 （三）第二象限工作法 31 31 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 如何运用呢？ 第象限：既紧急又重要的事项 销售部经理要处理客户的投诉。当遇到既紧急又重要的事项，就需要他根据 自己的工作经验和指示技能来处理顾客的投诉，不使事情扩大化，又要使顾 客对你的解释或处理结果能够接受和满意。 （三）第二象限工作法 说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重 大影响的事项。 例： 32 32 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充 足的时间安排，能处理得很好。但是在事务处理过程中，由于每天忙于琐碎 的事务，经常把重要的事项搁置起来或认为反正还有的是时间，结果是做了 次要的事将重要的事项一直推到最后一刻，不仅时间上非常仓促，工作质量 和效果也不能得到满意。 （三）第二象限工作法 第象限：重要但不紧急的事项 33 33 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 第象限：紧急但不重要的事项 销售经理要为下属解决客户投诉问题，上司找了解工作等是紧急的事项。下 属不停地请示工作让你做决定，不断地“救火”、危机处理使将自己绑在了 每日的紧急事项上，电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。 既不重要也不紧急，那就可以不用去做。 （三）第二象限工作法 例： 第象限：不重要和不紧急的事项 34 34 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 注意事项： 1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。 2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。 3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产 生的，并注意纠正。 4、不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。 5、根据第二象限的工作制定计划。 6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。 （三）第二象限工作法 35 35 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 （四）计划原则 所谓计划： 就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。 计划地目的就是帮助自己获得清楚地想法，以便获得清晰地行动。 简单的说，计划原则就是： 必须事先对工作作出计划 必须按照计划去执行、去实施 必须留出处理不可预计事务的时间 36 36 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 计划依据时间可分为：日计划、周计划、月计划 不管是日计划、周计划还是月计划，都要落实在纸上； 不要一次做的计划太多，也不要想的太多，要充分考虑到一些无法预知的情况； 要考虑所花费的时间，计划地目标不要太笼统。 如果不去执行计划，什么样的时间管理的原则和方法都是没有用的。 （四）计划原则 必须制定计划 必须执行计划 1 2 37 37 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 下面具体对日计划进行说明： （四）计划原则 日计划有5个步骤： 列出工作任务 估计工作需要时间 预留机动时间给意外的工作 决定优先顺序 事后的检查 38 38 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 p 周计划、月计划所列出的工作任务 p 前一日未完成的工作任务 p 新考虑到的工作任务 p 其他的工作任务 （四）计划原则 日计划第一步：列出工作任务 在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务 ，那么这些工作任务里面包括： 39 39 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间： 部门例会 与财务部经理讨论费用问题 与人事部协商招聘计划中的几个问题 给外地办事处以及客户打电话 准备向销售总监汇报的材料 撰写招聘计划 替营销总监去开会 （四）计划原则 日计划第二步：估计所需要的工作时间 40 40 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过 5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机 动时间处理突发性事件。 （四）计划原则 日计划第三步：保留弹性工作时间 保留机动时间，不能将工作排得满满的，安排工作任务的时间不得超过60%的 总时间，要用40%的机动时间去处理突发事情。 例： 41 41 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 如果排出的第二天工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过 优先顺序的方法来把工作需要的时间压缩在、限定在5个小时以内，并且在这5 个小时内对工作排出优先顺序，首先要有时间保证属于当天最为重要的时间。 （四）计划原则 日计划第四步：决定优先顺序 42 42 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 每做一件事情后就在该工作事项后面打记号，表明这件事已做，并且做完了。 如果不能再每天之内完成当日最重要的工作，那么就会导致工作会被多次拖延 ，在以后的工作当中就变成了又紧急又重要的工作了。 （四）计划原则 日计划第五步：事后检查 43 43 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 （五）养成习惯 p 要知道什么是好的时间管理的习惯 p 好的习惯是可以养成并且是必须要形成的 p 对时间的管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良 好的习惯可以在有意识中形成 人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一 种存在形式，即： 44 44 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 p 工作效率低，办事拖拉 p 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭 p 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 p 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不，喜欢推迟和延误 p 上班时间不紧凑，晚上加班干 p 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 p 愿意下属多请示、多汇报才有权威 p 没有目标、买有计划、人云亦云 p 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 p 没有时间安排表，由别人来安排 p 不会休息、不会娱乐、没有空闲 （五）养成习惯 不良习惯： 45 45 四、员工时间管理的原则及运用四、员工时间管理的原则及运用 如果你有上述这样一些坏习惯，你就要消除这些自设的障碍，修正自己的习 惯、性格以至于某些