学生干部常用公文写作.ppt

常用公文的写作 主讲：肖 苗 *1 开讲有益 一、了解一些基本的常识 什么是应用文？ 1.应用文是指人民群众或国家机关、企事业单位 、社会团体在解决各类事物时经常使用的、具有惯 用格式的问题。它与人们的关系最为直接，使用频 率也越高。 2.有宣传教育的作用。如公文的写作。 有公务联系的作用。如信函、启示、广告、合 同等。 有法律法规的作用。 有凭据和记载的作用。 Date2 开讲有益 这是不是应用文？ 孙中山青年时代曾去拜访湖广总督张之洞，名 帖上写着“学者孙文求见之洞兄”。张之洞获知孙 中山是一名不见经传的儒生，便叫门人送上一纸条 ，上书“持三字贴，见一品官，儒生妄想称兄弟。 ”孙中山读完此条，当即写了一个下联：“行千里 路，读万卷书，布衣亦可傲王侯。”张之洞看到字 帖，顿时肃然起敬，赶紧开门迎接。 Date3 开讲有益 应用写作与文学写作区别 社会作 用不同 适用范 围不同 思维方 法不同 修辞方 式不同 语体 风格 不同 应作 写作 治理国家 管理社会 规范最用 相当广泛 ，而且有 很具体的 对象 逻辑 思维科学修辞准确、简 明、平实 、得体、 文学 写作 服务社会 教育人民 感化社会 显得宽泛 ，但是无 确定的对 象 形象思维艺术 修辞鲜明、生 动、 精炼、含 蓄、Date4 那“公文”又是什么？ 国务院办公厅2000年8月24日发布，2001 年1月1日起实施的国家行政机关公文 处理办法第二条规定： “行政机关的公文（包括电报，下同）是 行政机关在行政管理过程中所形成的具 有法定效力和规范体式的文书，是依法 行政和进行公务活动的工具。 Date5 公文的特点： 作者的法定性 明确的工具性 撰写的时效性 内容的真实性 体式的规范性 制作的程序性 Date6 公文的种类 （一）按适用范围来划分 共有13种，包括命令、决定、通告、通知、通报、议案 、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 （二）按行文关系分 1.上行文：下级机关向上级机关传递的公文。如报告、请 示、部分函、意见等。 2.下行文：向下级机关传递的公文。如命令、决定、指示 、公告、通告、批复、公报、决议、条例、规定、多 数通知、会议纪要、部分意见和函。 3.平行文：向平级机关或不相隶属机关传递的公文。如部 分议案、少数通知、函、会议纪要等。 （三）按保密要求分 （四）按办理时限分 Date7 二、为什么要学习公文写作 提高公民基本素质的需要。 公务文书与应用文的写作 要求相近。 专业（公共卫生事业管理； 市场营销）素质的重要组成 部分。 提高就业竞争能力、拓宽就 业渠道的需要。 我院毕业生就业的新渠 道选调生；考公务员。 领导干部必备的工作技能， 是干部素质的重要组成部分 。 学院双选会现场 Date8 三、我对公文写作的几点认识 q认识之一： 公文写作有助于培养 强化逻辑思维能力。 q认识之二： 公文写作有助于培养 和强化严谨细致的工作 作风。 q认识之三： 公文写作有助于你的 事业发展。 q认识之四： 公文写作是一项技 术性很强的实践性工作 。要做到“拳不离手， 曲不离口”，才能不断 提高。 总的来说一句话 公文写作，一朝学会 ；终身受益；公文写作 ，学无止境。 Date9 四、公文基本常识 公文排版的基本要求 用纸：A4型（210mm297mm） 页边与版心尺寸： 天头：37mm1mm 订口： 28mm1mm 版心： 156mm225mm 用字： 标题 大标题：2号小标宋 一级标题：3号黑体（广西规定） 二级标题：3号楷体（广西规定） 正文：3号仿宋，每页22行，每 行28个字。 公文排版的基本要求 附件：上下要空行，分行时 序号上下对齐，结尾不加任 何标点符号。 主题词： 字样：3号黑体 内容：3号小标宋 举例： 例1：院党发0420号网站宣传 月通知.doc Date10 四、公文基本常识 学生干部常用的公文有哪些？ 学生干部需要掌握和在日常工作中 需要经常使用 的行政公文有：（1）通知。（2）请示。（3）会议纪 要。 需要掌握和在日常工作中需要经常使用的通用公 文主要用有： （1）申请。（2）工作计划。（3）工作 总结。（4）工作简报、调查报告。（4）制度、规定 、办法、细则、规则。（5）章程、条例。（6）介绍 信、证明信。（7）贺电（信）。（8）倡议书。（9） 启事、海报。（10）开幕词、闭幕词。 Date11 四、公文基本常识 学生干部该学习了解哪些公文写作和应用常 识？ （1）常用公文的应用范围。（2）常用公 文的基本格式和基本要求。（3）发文和文 件处理的办法与一般程序。（4）公文编辑 、排版和校对的基本知识。（5）一些常用 的技巧。 Date12 五、常用公文写作技巧 公文写作的基本步骤： 第一步：根据内容确定公文种类。 第二步：梳理思路，草拟写作提纲（可 以是腹稿），特别是要明确重点难点。 第三步：草拟全文，在通读中修改校对 。 第四步：编辑排版。 第五步：按程序办理发文。 Date13 五、常用公文写作技巧 1.通 知 通知是“适用于转批下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下 级机关拌合和需要有关单位周知或者执行的 事物，任免人员”的公文。 通知一般由标题，主送机关，正文，签署，附 件等部分组成。 例子：院团字0422号电影节通知.doc Date14 五、常用公文写作技巧 撰写通知的基本要求和技巧： 事项具体 行文必须明确清楚，以便办理执行 。 行文实际 忌空话，套话，有话则长，无话则 短，使内容精悍实用。 措辞严密 注意表述的严密性，让受文单位感 到上级机关的完整、严密、无懈可击，否则就 会使文件的效用减弱甚至失效。 用语得体 语气必须庄重，也应恳切，既要体 现发文机关的权威性和严肃性，又要突出协调 性和尊重性。 Date15 五、常用公文写作技巧 2. 报告和请示： 报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映 情况，答复下级机关的询问”的公文。 类型有：工作报告 情况报告 答复报告 报送报告 Date16 五、常用公文写作技巧 报告的基本格式和内容要素： 报告一般是由标题、主送机关、正文、落款、成 文日期组成的。 1.标题：发文机关+是由+文种 如：学院关于学生勤工俭学情况的 报告 是由+文种 如：关于大学生艺术团参加大学生艺 术展演的情况报告 2.主送机关应该为负责受理的上级机关。 Date17 五、常用公文写作技巧 3.报告的正文结构一般由开头、主体和结语部 分构成。 开头：交代报告的缘由，概括说明报告的目的、 意义或根据，然后用“现报告如下”一语转入下文。 主体：包括工作情况及问题和进一步开展工作的 意见。 结语：另起段落，“特此报告” “专此报告” “请审阅”等。 4.落款写发文机关的全称，时间用汉字书写。 例子：申请校医室报告.doc Date18 五、常用公文写作技巧 报告的写作要求和技巧： 1.文种要准确：注意不要与请示混用 2.材料要真实：实事求是 3.主旨要鲜明：观点鲜明，条理清楚 Date19 五、常用公文写作技巧 请示是下级机关向上级机关请求决断、指示或批准事 项所使用的公文。 请示的结构由标题、发文字号、主送机关、正文、落 款、成文日期构成。 1.标题：发文机关+事由+文种 事由+文种 2.正文：请示缘由 ，说明请示的缘由、目的、依据、有 时还需说明背景。 请示事项，具有可行性和可操作性，还可以进一 步提出切实可行的办法、措施与建议。 结尾语：“当否，请批示。”“以上意见，请予审批”等。 例子：装急救箱的请示.doc Date20 五、常用公文写作技巧 报告和请示的最基本的区别： 请示旨在请求上级批准，指示，需要上 级审批，； 报告是向上级汇报工作、反映情况，提 出意见或建议，答复上级询问，一般不 需上级答复。 Date21 五、常用公文写作技巧 4.计划 计划是个人，机关，团体和企事业单位对未来一定时 期内，为完成某项任务、实现某项管理目标、开展某 项工作或活动所做的书面的部署、安排和行动方案。 计划的内容要素： （1）目标：要明确“做什么”，要十分的具体，明确。 （2）措施:方法和手段，解决“怎么做”。 (3) 步骤：从时间上拟定阶段和期限，保证按期完成 ，同时也便于分阶段的检查计划的执行情况。 Date22 五、常用公文写作技巧 计划的基本格式: 包括标题，正文和落款三个部分。 （1）标题：完整式和省略式。 如：“2008级中西医一班20082009学年度工作 计划”等 （2）正文：前言+任务、指标+措施和步骤 （3）落款 例子： Date23 五、常用公文写作技巧 计划的写作技巧： （1）应具有挑战性。具有激励和鼓舞人心 的作用，激发执行者的勇气和进取心。 （2）要留有余地。实事求是的态度，及时 进行修改。 （3）注重调查研究。 （4）运用现代的科学方法。 Date24 五、常用公文写作技巧 5.总结 总结是对过去一段时期的工作、学习或 则某项任务进行全面系统的检查、归纳 和整理，进行分析和评价，找出经验教 训，得出恰当的结论，为今后的工作提 供借鉴和指导的事务文书。 Date25 五、常用公文写作技巧 总结由标题、正文和落款三部分组成。 （1）标题 公文式标题：如：1998年后勤工作总结 2004年经济改革的回顾 正副标题结合式:如：城乡结合，兴工富 农新华镇乡镇企业工作总结 Date26 五、常用公文写作技巧 （2）正文 概述基本情况：包括时间、地点、背景和工作全过程 的回顾。 阐述做法、成绩、经验：要善于找出规律性的东西， 概括、提炼几个主要观点，围绕进行分析，归纳，论 证。特别注意要突出重点，主次得当，详略分明。 （3）找出教训，问题 （4）今后努力方向 （5）落款 例子：2003年行政工作总结第5稿.doc Date27 五、常用公文写作技巧 总结的写作要求和技法： （1）要熟悉工作过程，充分占有材料； （2）要总结出带规律性的经验认识 （3）正文写作的四种方法： 小标题式：根据总结的内容和逻辑方式有并列式、递进 式等结构，专题性总结多用 条文式：眉目清晰，次序分明 全文贯通式：大体是按时间和事务发展过程的顺序来写 ，内容连贯，结构紧凑，一般适用于篇幅较短的