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国泰君安监事会办公室及纪检监察业务 流程改进建议概述 编号：GTJASO 当前，国泰君安监事会办公室是公司监事会的日常办事机构，负责处理监事会的日常事务 ，在监事会的领导下，根据监事会的指示和要求开展工作。监事会办公室向监事会负责，并 向其报告工作。 目前监事会办公室日常的主要职责是与董事会、总裁办、党委沟通协调，同 时还根据监事会年度工作计划的安排，组织开展调研工作。 国泰君安监事会办公室现有业务流程2份，分别是召开监事会会议流程和监事会调研工作流 程。覆盖了其日常的主要工作。基于对现有流程的分析以及与先进的监事会工作的比较，现 给出对于现有流程的分析以及主要改进建议如下： 1.对监事会办公室的流程建议是建立在未来公司组织架构的基础上的。监事会办公 室作为监事会的常设机构，将致力于保证监事在行使监督职能时的有效性和独立 性。 2.建立公司内部信息的系统收集机制。为了保证监事能够有效运用监督权力，监事 会办公室将为监事提供尽可能完整的信息输入，帮助他们做出决策。稽核审计总 部提交给审计委员会的所有工作报告、风险管理部提交给风险管理委员会的所有 工作报告、财务总部的月度核算报表和季度管理报告应当抄送监事会办公室。风 险管理委员会、内部审计委员会、以及总裁办公会在召开会议前，必须向监事会 办公室邀请监事列席会议，并告知主要议题，监事可以根据议题决定列席、授权 监事会办公室人员列席或不列席会议。会议纪要以及会议后的决策应当抄送监事 会办公室。 3.建立公司外部信息的系统收集机制。为了进一步完善公司的法人治理结构，公司 监事会的工作水平，监事会办公室应该定期和各股东单位、各个政府相关部门联 系，定期与证券业、金融业以及上市公司监事会交流，将收集到的信息组织成正 式材料，递交给各位监事。 4.调研工作应当直接面对备调研部门或者配合部门进行。公司的任何部门有责任配 合监事的调研工作，部门人员对调研工作配合的好坏将影响其个人的绩效考核。 主要参与调研的监事负责调研报告的撰写和定稿。调研报告应当以事实为依据， 在最终调研报告中，应当注明，配合调研的部门基于何种事实而持有何种不同观 点（如有）。如在调研工作中，发现重大问题嫌疑，应当指派某位监事在稽核审 计总部的配合下开展深入调查。 5.由于纪检监察业务不在本项目范围内，在此不做详细阐述。 序号流程编号流程名称 1GTJASO01召开监事会会议流程 2GTJASO02监事会调研工作流程 3GTJASO03违规违纪行为处理流程（不在项目范围内） 4GTJASO04信访处理流程（不在项目范围内） 5GTJASO05员工申诉流程（不在项目范围内） 国泰君安监事会办公室及纪检监察业务 流程清单 编号：GTJASO 草拟会议文件， 作有关准备 监事会主席 及其他领导 审阅 修改文件 定初稿 有关会议 文件初稿 征求监事 意见 修改定稿 有关会议 文件定稿 会议通知 监事反馈 参会意见 符合 规定 条件 召开会议， 审议有关文 件 审议修改后 的文件提交 股东大会审 议 存 档 结束 会议决议 是 否 国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程 编号：GTJASO01 监事会办公室公司领导监事 监事会议事规则 2 1 3 4 序号业务流程现状流程改进建议 1监事会议事规则规定监事会每半 年召开一次，也可以半数监事要 求开会的情况下，召开会议。 监事会应当充分发挥监督机制，除了按 常规每半年召开一次监事会会议外，监 事可以充分利用法律赋予的权力，在必 要的时候，提议召开监事会。 为了保证监事能够有效运用权力，监事 会办公室将为监事提供尽可能完整的信 息输入。 稽核审计总部提交给审计委员会的所有 工作报告、风险管理部提交给风险管理 委员会的所有工作报告、财务总部的月 度核算报表和季度管理报告应当抄送监 事会办公室。 风险管理委员会、内部审计委员会、以 及总裁办公会在召开会议前，必须向监 事会办公室邀请监事列席会议，并告知 主要议题，监事可以根据议题决定列席 、授权监事会办公室人员列席或不列席 会议。会议纪要以及会议后的决策应当 抄送监事会办公室。 监事会办公室还应该定期和各股东单位 、各个政府相关部门保持联系，定期与 证券业、金融业以及上市公司监事会交 流，将收集到的信息组织成正式材料， 递交给各位监事。 监事必须经常性的审阅监事会办公室准 备的内外部材料，履行监督职能。 2告知董事长、总裁等公司治理层 和管理层领导，由于股东大会、 董事会和监事会同时召开，这样 便于协调。 不必强求股东大会、董事会和监事会同 时召开，监事会应该独立决定在需要的 时候召开监事会会议，召开时，可以通 知董事会、总裁等，邀请列席。 3不符合条件就结束流程。如果不符合召开监事会会议的条件，监 事会办公室应当和监事继续沟通，确定 召开时间。 国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程（续） 编号：GTJASO01 序号业务流程现状流程改进建议 4召开监事会会议，审阅有关文件 。 在会议召开时，邀请与监事会工作密切 相关的部门人员参加，澄清可能遇到的 问题。如风险管理部、稽核审计总部、 财务总部人员。 国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程（续） 编号：GTJASO01 调研方案签报公司领导 修改方案并 发出通知 调研通知 监事反馈修 改意见和参 加调研意向 完善实 施方案 通知有 关方面 正式通知 参与调研 活动 联系配 合事项 汇报材料 正式开 展调研 调研报告初稿 修改报 告初稿 公司分管 领导审阅 定报告初稿 征求修 改意见 征求修 改意见 调研报告定稿 归档 督办、 落实 正副董事长 、总裁等领 导参阅 监督 检查 参阅并落实 建议意见 监事会办公室公司领导监事内部配合单位 1 2 国泰君安监事会管理业务 监事会调研工作流程 编号：GTJASO02 33 4 5 序号业务流程现状流程改进建议 1需要分管领导进行协调，通知被 调研部门配合工作。 在制定年度工作计划时，监事会办公室 应通知被调研部门，告诉他们今年要开 展调研工作，请他们在自己的工作计划 中，对配合调研工作进行适当的考虑。 这样，配合调研的部门可以做更充分的 准备。如果配合调研的部门需要得到主 管领导的帮助或支持，应该由这些配合 部门与自己的主管领导沟通。 2递送给配合调研部门的公司分管 领导参阅。 这一步可以省略，因为最终调研报告将 提交给各位领导参阅。 配合调研部门应该在和自己的分管领导 取得充分沟通后，形成一致的意见给监 事会调研组。 3参与调研的监事以及配合调研的 部门分别提出各自的意见和支持 材料。 如果配合调研的部门与参与调研的监事 意见不统一，配合调研部门的意见不应 该影响监事作出独立判断，监事调研的 依据是客观事实，而不是他人的意见。 监事在最终调研报告中，应当注明，配 合调研的部门基于何种事实而持有何种 观点。 4监事会办公室定稿。调研报告应由主要参与调研的监事独立 定稿。 5监事执行监督职能。对于调研报告中，发现重大问题嫌疑的 ，监事会应当指定一位监事通过稽核审 计总部进行密切监控。 监事会办公室的调研分析应该不仅仅局 限于公司内部。应该在充分关注行业动 态、法律动态（主要是公司法和证券法 ）、政策动态的基础上，对法人治理结 构进行研究，协助公司完善法人治理结 构。 监事会主席兼任纪委副书记，纪委副书 记向党委书记（兼任公司副董事长）和 党委副书记（兼任公司总裁）汇报。因 此监事会工作的独立性难以保证。 国泰君安监事会管理业务 监事会调研工作流程（续） 编号：GTJASO02 纪办/监察室 经办人员 受理 参照信访处理 程序（类似） 立案审批报告 审核，是否同意 否， 修改 是 立案案件登记表 根据案件情况由 相关部门调查 本部门调查 其他部门 调查情况 错误事实确认书 调查报告 公司分管领导被调查人其他调查部门 审核，是否同意 否 撤案，如有必要可 向被调查人所在单 位说明情况 移送审理 存档 A 是 纪办/监察室 主任 审核，是否立案 是 存档 否 否，修改 审核，是否同意 是 是否需适当处理适当处理 是 否 B 国泰君安纪检监察管理业务 违规违纪行为处理流程 编号：GTJASO03 1 1 3 3 2 A 审理报告 否， 修改 是 处理决定 送达回证 结案报告 完成立案案 件登记表 存档 审核，是否 给予处理 否 存档 审核，是否同意 审核，是否同意 否， 修改 是 B 是否需适当处理适当处理 是否 存档 签收送达回证 是 纪办/监察室 经办人员 公司分管领导被调查人其他调查部门纪办/监察室主任 2 4 4 国泰君安纪检监察管理业务 违规违纪行为处理流程（续） 编号：GTJASO03 序号业务流程现状流程改进建议 1由“纪办/监察室主任”和“公司分 管领导”分别根据自己的工作经验 进行判断。 根据公司组织结构扁平化原则，这两个 审核步骤可以合并，以提高工作效率。 这两个审核步骤可以与“信访处理流程” 中“初核/初审报告”的审核合并，以提高 工作效率。 过分依赖工作经验，会受到个人感情因 素的影响。 2由纪办/监察室主任根据自己的工 作经验决定是否对被调查人开展 一定的教育工作（党内座谈，个 人谈话，批评教育等 ） 。 工作上的问题，应该由被反映人的直接 领导进行教育。 其他问题，企业没有必要过分追究。 3二级审核都是依据国泰君安员 工违规违纪处理办法（试行） 进行。 根据公司组织结构扁平化原则，这两个 审核步骤可以合并，以提高工作效率。 4参照国家规定，审理和调查由不 同的人进行，以确保工作的谨慎 态度。对审理工作的审核，参照 的也是国泰君安员工违规违纪处 理办法（试行） 由同样的人员根据同样的标准对“调查” 和“审理”工作进行核查，这样，“审理” 工作极有可能流于形式，因为推翻“调 查”就意味着推翻自己的上一次审核。 根据公司组织结构扁平化原则，这两个 审核步骤可以合并，以提高工作效率。 国泰君安纪检监察管理业务 违规违纪行为处理流程（续） 编号：GTJASO03 收到来信 填写信访处理单 审核，是否同意 否，修改 是 是 根据来信内容转相 关部门初核/初审 否 信访监 督反馈 本部门初核/ 初审情况 其他部门初核/ 初审情况 初核/初审报告 初核/初审违 规违纪行为 线索登记表 审核，是否立案 是 参加违规违纪 处理程序 否 是 审核，是否进 行初核/初审 审核，是否同意 是 否，修改 是否需信访监督 是否需反馈上级 部门或来信人 情况反馈 是 存档 否 否 纪办/监察室信访 工作人员 其他进行初核 /初审的部门 纪办/监察室主任公司分管领导被反映人 国泰君安纪检监察管理业务 信访处理流程 编号：GTJASO04 11 22 序号业务流程现状流程改进建议 1由“纪办/监察室主任”和“公司分 管领导”分别根据自己的工作经验 进行判断。 根据公司组织结构扁平化原则，这两个 审核步骤可以合并，以提高工作效率。 过分依赖工作经验，会受到个人感情因 素的影响。 2由“纪办/监察室主任”和“公司分 管领导”分别根据自己的工作经验 并同时参照国泰君安员工违规 违纪处理办法（试行） 进行判 断。 根据公司组织结构扁平化原则，这两个 审核步骤可以合并，以提高工作效率。 过分依赖工作经验，会受到个人感情因 素的影响。 这两个审核步骤可以与“信访处理流程” 中“初核/初审报告”的审核合并，以提高 工作效率。 国泰君安纪检监察管理业务 信访处理流程（续） 编号：GTJASO04 申诉人纪办/监察室经 办人员 纪办/监察室主 任 公司分管领导 申诉书 复审、复核 复审、复核报告 审核，是否同意 审核，是否同意 否， 修改 否， 修改 是 是 复审、复核决 定书 送达回