来宾缩短公文平均流转时长QC活动.ppt

缩短公文平均流转 时长 中国移动广西有限公司来宾分公司中国移动广西有限公司来宾分公司 综合部综合部 10+111 QC10+111 QC小组小组 概况小组简介 2 小组名称 10+11110+111小组小组 所属部门 中国移动通信集团广西有限公司来宾分公司综合部 课题名称 缩短公文平均流转时长 课题类型 管理型课题 组 长 张世杰 活动时间 2010年4月2010年10月注册号 GX-LB-2010-014 组员人数 10人 组员结构 姓 名 性 别 组内分工 职责 张世杰男 组 长 课题策划 卢芸女 副组长 策划分析 马秋芬女 组 员 活动执行 黄蕊女 组 员 活动执行 赵玥婵女 组 员 活动执行 黄天普男 组 员 活动执行 罗彩华女 组 员 活动执行 李帆男 组 员 活动执行 何俊良男 组 员 活动执行 王银女 组 员 活动执行 名词解释 3 公文流转时长： 公文平均流转时长是指公司公文从起草人提交 文件至公司领导签发文件的平均时间，单位为工 作日。 公司公文主要包括：公司发文、签报、情况 通报、公司函、党委发文及工会发文 一、选择课题 4 公司 要求 公司公文平均流转时长不超过4个工作日 现状 选定 课题 缩短公文平均流转时长 平均流转时长： 5.44个工作日 单位：工作日 选题理由：来宾公司为新成立公司，公文处理工作仍然存在诸多薄弱环 节，特别是部分公文流转过长，导致贻误办理时效等现象的发生。2010年 ，公司重点工作：加快公文流转速度，支撑公司快速发展。 5 PDCAPDCA活动计划和实施情况表活动计划和实施情况表 序号行动使用工具4月5月6月7月8月9月10月 1选择课题柱状图 2设定目标柱状图 3目标可行性 分析 排列图 4原因分析因果图 5要因确认折线图、 饼分图 6制定对策对策表 7对策实施PDPC法 8效果检查简易图表 9巩固措施简易图表 10总结打算雷达图 计划进度实际进度 二、设定目标 6 确定目标值： 缩短公文平均流转时长至4个工作日 单位：工作日 7 三、目标可行性分析 分析一：对比分析2009年8月至12月公文平均流转时长 在09年8月、10月公文平均流转时长曾接近于目标值4个工作日。 可行 单位：工作日 8 分析二：为找到症结所在，对2010年1-4月流转超过4个工作日的公文分析， 将影响公文流转的原因进行分类统计，经整理后如下所示。 三、目标可行性分析 对流转超过4个工作日的公文原因进行汇总统计 原因 频数(份) 累计频数 累计% 会签流转长18018060 公文不规范6324381 沟通不畅3227591.6 其他25300100 结论：会签流转长占总数 的60%，为公文超时流转 长的主要症结所在。 9 三、目标可行性分析 5.44*（1-0.6*0.5）=3.8 解决后 能达到 可行 结论：根据以上分析，小组认为目标可行！ 公文平均流转时长是体现公文流转效率的重要指标，是各项工 作上传下达的关键，公司领导非常重视，提出公文平均流转时长不 超过4个工作日，必须完成。 小组成员大多参与公文流转的工作，具备丰富的实践经验，我 们有信心有能力完成课题目标。 通过对2010年1-4月流转超过4个工作日的公文分析，我们发 现只要集中精力解决会签流转长的问题，公司公文平均流转时长将 大幅缩短。经过小组讨论一致认为我们有能力解决上述症结的50% ，经测算 10 四、原因分析 为解决“会签流转长”的问题，小组召开“诸葛会”讨论，把问 题归类整理，从“人员”、“管理”、“方法”、“设备”四个维度展 开分析，画出因果图，找出7个末端原因： 公文基础知识不熟悉 公文培训 不到位 人员 重视不足 起草人不及时跟进 管理 会签处理要求未明确 未下发统一的会签 规范 会签时限要求未纳 入考核 会 签 流 转 长 方法 未事先沟通 反复会签导致超时 退文后不及时 修改 设备 使用与OA不兼容 的office软件 格式出现乱码 五、要因确认 11 通过小组成员的共同讨论，反复筛选，对上面的7个末端原因逐一 进行要因确认，具体内容如下： 序号末端原因确认内容确认方法判别标准负责人 是否要 因 1公文培训不到 位 公文培训情况 电话调查的培训 记录查看 1、按照部门要求，每年至少 进行两次全公司范围的公文知 识培训 卢芸马 秋芬 是 2、公文培训的普及率达到 80%以上； 2 使用与OA不兼 容的office软 件 使用与OA不兼容的 office软件情况 抽样调查 使用与OA不兼容的office软件 的员工比例低于8% 何俊良 不是 3 退文后不及时 修改 退文后回复情况现场调查 按照公司文件要求，退文后一 个工作日内回复，每次修改时 间低于一个工作日 黄天普不是 4 反复会签导致 超时 反复会签超时的情况抽样调查 反复会签超时的比例应低于超 时文件总数的10% 李帆不是 5 会签时限要求 未纳入考核 是否有明确的会签时 限考核要求 检查考核内容 有明确的会签时限考核要求， 每月进行考核，并有记录 卢芸/黄天 普 是 6 未下发统一的 会签规范 是否制定下发统一的 会签规范 检查公文规范制 度 已下发了明确的会签规范马秋芬是 7 起草人不及时 跟进 查阅09年1112月超 时文件，统计因起草 人未跟进的超时文件 占比。 查阅记录、分析 起草人未跟进的超时文件占比 达80%以上 卢芸不是 12 五、要因确认 末端原因一：公文培训不到位 确认标准： 1、按照部门要求，每年至少进行两次全公司范围的公文知识培训 2、公文培训的普及率达到80%以上； 确认内容：公文培训情况 经马秋芬调查了公文培训记录，发现2009年、2010年每年只 进行了一次公文培训，公文培训次数未达到部门要求的每年至少进行 两次全公司范围的公文知识培训 。 确认一： 13 末端原因一：公文培训不到位 五、要因确认 确认结果：接受调查的员工数为100人，其中50的员工表示已接受过公文培训 ，低于80的验证标准。 主要 原因 电话调查100名员工公文培训普及率的情况进行分析：确认二： 14 五、要因确认五、要因确认 末端原因二：使用与OA不兼容的office软件 确认内容：使用与OA不兼容的office软件情况 确认标准:使用与OA不兼容的office软件的员工比例低于8% 由上图可知，使用与OA不兼容的office软件的员工比例低于8% ，未达到标准，非要因。 使用与OA不兼 容的office软件 的员工比例5% 15 五、要因确认五、要因确认 末端原因三：退文后不及时修改 确认内容：退文后回复情况 确认标准：按照公司文件要求，退文后一个工作日内回复，每次修改时间低于一个工作日 对32份被退文件进行回复时间统计 均值：0.58个工作日 经统计，退文修改时间平均为0.58个工作日，且均低于1个工作日，非要因。 均低于1个 工作日 16 五、要因确认五、要因确认 末端原因四：反复会签导致超时 确认内容：反复会签超时的情况 确认标准：反复会签超时的比例应低于超时文件总数的10% 抽样对100份文件进行超时原因分类统计 经过分析，反复会签超时占比8%，低于总数的10%，未达到标准，非要因。 17 五、要因确认五、要因确认 末端原因五：会签时限未纳入考核 确认内容：是否有明确的会签时限考核要求。 确认标准:有明确的会签时限考核要求，每月进行考核，并有记录 主要 原因 通过小组多次讨论和对员工进行访谈，发现公文流转时长很大程度上取决于员 工的配合度，员工对公文流转的配合度是公文流转加快的主要因素。增加会签时限 的考核课大大加强员工配合力度。 黄天普对2009年11至12月的45份会签超时文件进行数据分析发现 ，会签环节用时分布如下： 2小时以下2至4小时4至8小时8至16小时16小时以上合计 份数占比310228245 比率7%22%49%18%4%100% 经过分析，会签用时4至8小时占49%，该部分如果员工加大配合度， 用时可大大缩短。 经黄天普调查发现没有明确的会签时限考核要求，为要因。 18 五、要因确认五、要因确认 末端原因六：未下发统一的会签规范 确认内容：是否制定下发统一的会签规范 确认标准:已下发了明确的会签规范 主要 原因 通过小组检查公文规范制度，发现未下发统一的会签规范。 李帆对2010年1至2月的60份会签超时文件进行数据分析发现，会 签超时主要原因分布如下： 经过分析，会签递交部门不明确占比达60%，该部分如果有规范予以明 确可大大提高会签时效。 经李帆调查发现没有统一的会签规范，为要因。 19 五、要因确认五、要因确认 末端原因七：起草人未跟进 确认内容：提取09年1112月超时文件，记录起草人未跟进文件的占比。 确认标准:起草人未跟进文件占超时文件达80%以上 提取09年1112月60份超过四个工作日的文件进行分析： 起草人未跟进文件占超时文件达56%，未达到标准，非主要原因 五、要因确认 要因确认结论 会签时限 未纳入考 核 公文培训 不到位 未下发统一 的会签规范 主要 原因 通过对7个末端原因的分析，小组确认上述3个末端因素为要因。 评 估 标 准 序号评价表示（5分）（3分）（1分） 1可行性小组能自行解决需要其他部门协助难度大，需外单位合作 2有效性预计很有效效果一般效果不好 3可靠性彻底改造较彻底改造临时措施后还会发生 4经济性费用低需一定费用但尚能承担费用很高，难以承担 方 案 评 估 表 针对要因确定对策方案： 六、制定对策 要因 方案 可行性有效性可靠性经济性总分选择方 案 公文培训不到 位 方案1：聘请专业人员 开展公文培训 333312 方案2：开展内部公文 培训，采取事前、事中 、事后三环节监控 553417 未下发统一的 会签规范 方案1：制定统一的会 签规范公文形式下发 553417 方案2：制定统一的会 签规范邮件形式下发 533314 会签时限未纳 入考核 方案：建立对会签时限 要求的考核要求及考核 机制 554418 22 制定对策表 根据以上确认的要因，QC小组成员结合实际按照5W1H原则制定了对策表。 主要原因对策目标措施负责人地点完成时间 公文培训不 到位 开展内部公文培训 ，采取事前、事中 、事后三环节监控 清楚公文的基本 格式、流程，抽 查后了解度占比 达70%以上 1、事前：下发公文细则， 并下发模板 马秋芬 实地 2010.9.3 02、事中：多种形式开展公 文培训，对公文实时点评 李帆 3、事后：收集错误点共享 未下发统一 的会签规范 制定统一的会签规 范以公文形式下发 会签一次通过占 比达60%以上 1、制度支撑：下文明确考 核要求及处理时限要求； 卢芸常态 2010.9.3 0 2、流程明确 3、实时跟踪提醒 会签时限未 纳入考核 建立对会签时限要 求的考核要求及考 核机制 在规定时间内完 成会签高于60% 1、设置公文每个环节处理 时限缩短至一半 马秋芬常态 2010.9.3 0 2、纳入公司效率活动考核 ，按周跟踪统计每个环节 完成时间，对超时单位进 行通报 23 七、对策实施 实施(一)：开展形式多样的内部公文培训，事前、事中、事后三环节支 撑，提高公文规范熟悉度 彩信课堂集中化公文培训 下发公文细则，并下 发模板 采用彩信课堂、集 中培训、电视会议 等多种形式开展公 文培训，并对公文 实时点评 收集公文中 错误点共享 ，避免发生 类似错误 24 七、对策实施 实施(一)：多种形式结合开展公文培训，提高公文规范熟悉度 实施（一）效果检查 ： 对策一实施后的7、8月中，抽样各单位累计80名员工进行公文基本格 式、流程的了解度调查，了解度分别为76%、74%，均达到70%以上，该对 策实施有效。 对公文基本格式的调查 对公文流程的调查 25 实施(二)：制定统一的会签规范以公文形式下发 七、对策实施 统一 会签 规范 要求 下发 会签 流程 实施（三）效果检查： 活动实施后，经抽样检测累 计100份文件，会签一次通 过的文件占比达63%，对策 有效 26 实施(三)：建立对会签时限要求的考核要求及考核机制 七、对策实施 制定下发关于强调公文处理时限及传阅范 围的通知，缩短各类型文件处理时限要求 至广西公司文件要求的一半 广西公司来宾公司 27 实施(三)：建立对会签时限要求的考核要求及考核机制 七、对策实施 对文件按照以下表格进行按周统计跟踪，对未按规范执行的单位进 行通报，并纳入月度部门绩效考核 28 七、对策实施 实施（三）效果检查： 各项流程均在时限要求内完成活动后，重新提取一般文件累计100份， 分析如下： 在规定时间内处理一般文件比为66%，高于60%，对 策取得成效 29 八、效果检查 效果（一）:缩短公文流转时长的目标完成 10年9月10月，每月平均公文流转时长在逐渐缩短，且9月、 10月平均流转时长已在四个工作日内；目标达成。 月份2009年2010年 8月9月10月 11月 12月 1月2月3月4月5月6月7月 8月 9月 截至10 月12日 公文平均流转 时长 3.97 4.514.115.585.765.15.235.44.94.54.34.1 3.93.6 活动阶段活动前活动中活动后 目标 达成 30 八、效果检查 效果（一）:缩短公文流转时长的目标完成 公文流转平均时长变化如下： 活动前 活动中活动后 31 八、效果检查 效果（二）:症结消除 小组再次对超过4个工作日的300 份文件进行分析，会签流转长已 不是影响公文流转时长的主要类 别，症结消除。 对流转超过4个工作日的公文原因进行汇总统计 原因 频数(份) 累计频数