文件中心与文件生命周期理论.docVIP

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界进行全方位接轨的今天，围绕这个话题回顾以往，至今让人言犹未尽。一、文件中心与文件生命周期理论的缘起和发展作为现代档案学具有里程碑意义的两大突出成就，文件中心与文件生命周期理论自20世纪四、五十年代诞生以来，便迅速覆盖了欧美发达国家和相当数量的第三世界国家，成为一种国际性的普遍范式和理论准则。其认同率之高，采纳范围之广，为自有档案史以来所仅见。二战期间，美国政府为应对战争，高度强化军事机关职能和大量发展军火工业，致使文件数量激增。据记载，仅1943年的文件年增长量，就超过了600万立方米，其中半现行文件至少也有近400万立方米。如此爆涨的文件数量，成为联邦政府，尤其是军事部门难以承受的沉重负担。探索一种既经济、又高效的新的档案管理模式成为当务之急。美国海军部首先对此作出建设性的反应，设立了临时文件库房，集中保存利用率较低但又需保存一段时间的文件，以缓解档案馆库和保管资金的不足。现代文件中心的雏型由此产生。战后，这一介乎于中间形态的档案管理方式，除军事机关外，又为联邦政府机关所接受。1950年，美国政府颁发联邦文件法，决定在国家档案与文件局下正式设立联邦文件中心，以法定的形式把保管半现行文件的职能从各政府机关分离了出来。由于新模式具有显而易见的“规模经济”效益，在欧美及其他国家形成了强烈的示范效应，一批相类似的机构随之诞生。如加拿大的文件中心、德国的中间档案馆、英国的过渡性档案馆、法国的部际档案馆和前苏联的机关联合档案室等。为了对这种实验先于理念的管理方式的合理性作出解释，在1950年8月召开的第一届国际档案大会上，英国伦敦大学教授罗吉尔艾利斯首先对文件生命周期作出了“三阶段论”的划分，即文件的现行、休眠(或暂时保存)和永久保存三个阶段。这种三分法是与文件的运动规律：办公室文件中心档案馆相对应的。“三阶段论”的划分奠定了文件生命周期理论研究的起点。在此后的几十年时间里，以阿根廷的著名档案学家M巴斯克斯、美国国家档案与文件管理局前局长詹姆斯B罗兹等为代表的一批欧美学者，对文件运动的形式、过程、特点进行了全面系统的研究，“三阶段论”也逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段；并最终形成了“文件从其形成到销毁或永久保存的过程中，研究文件属性与人的主体和行为之间关系问题的理论”文件生命周期理论。无论“三分”或者“四分”，其划分的依据都来自美国国家档案馆前副馆长、著名档案学家TR谢伦伯格所提出的双重价值鉴定理论。他把公共文件的价值分为第一价值(又称原始价值)和第二价值(又称从属价值或档案价值)。所谓第一价值，主要从文件的执行价值中得以体现；所谓第二价值，则分别以文件的凭证价值和情报价值为特征。文件生命周期各阶段的划分，正是随其本身从原始价值向从属价值过渡而自然形成的。概要说来，文件的制作产生和文件的现行阶段，是原始价值的活跃期；文件的半现行阶段，是原始价值递减，从属价值递增的过渡期；文件的非现行阶段，是从属价值确立的恒定期。谢伦伯格的双重价值鉴定理论，被欧美档案学者誉为档案学方法论的“新的战略”而备受推祟。二、文件中心与文件生命周期理论概述1、文件中心概述文件中心是单纯的管理实体，不同于文化性质的档案馆。谢伦伯格曾经为档案下过一个明确的定义：“(档案)是经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用。业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”正是基于这样一种界定，在美国和加拿大，文件和档案的管理是严格区分开的(在欧洲，以法国为代表的许多国家则把现行文件也包括在档案之内)，文件的数量要大大高于档案。文件中心的主要工作目标，就是为大量半现行阶段的档案提供一个效率高、耗费低的安全庇护所。它的职能包括接收、储存文件，向用户提供文件利用，对文件作出或销毁、或向档案馆移交的处置等。文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。文件中心是一个过渡性的中间机构，是文件形成者和档案馆之间的连接点。在北美，从文件转化为档案的过程一般为：文件在形成机构保存13年，然后交文件中心，在文件中心保存5一15年后，经鉴定，其中的l5送档案馆作永久保存，其余则销毁。由于文件中心对所保存的文件没有所有权，对文件的挑选鉴定须由它的上级机构档案馆会同文件形成机构共同完成。文件中心一般不从事与文件内容相关的研究活动，这是它与档案馆的根本区别之所在。文件中心大致分为两类。一类是由政府拨款建立，归国家档案馆管理，为政府机关提供服务的非营利性机构；另一类是由私人创办的营利性的企业公司，为工商企业提供文件贮存服务，不归属国家档案部门管理，但执行由国家制定的档案管理标准。2、文件生命周期理论概述文件生命周期理论是现代档案学的基本理论之一，它揭示了文件(大文件)运动的内在规律，及其运动期间价值属性的变化，告诫人们遵循这一客观规律去对文件进行贮存和管理。同时，文件生命周期理论的提出，也标志着档案学已从过去热衷于(尤其是欧洲)研究历史档案的传统档案学时代，进入了研究文件(大文件)及其生命过程的现代档案学时代。标志着档案学已从历史学的辅助学科脱颖而出，成为研究文件、档案自身，以及文件、档案一体化管理的现代档案学。从而大大拓宽了档案学的研究领域，使之真正成为一门独立的信息管理学科，确立了自身在现代信息学科群中的地位。文件生命周期理论的要点可以概括为三句话：从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；所以，应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方法。所谓完整的生命过程，从管理的角度说，是要求把现行文件和档案视为一个统一的系统工程。人们常说的文件和档案，就其本质而言是完全同一的，都是附着在有形物质上的、具有本源性或原生性的固态信息。因此，它们可以被统称为文件。其中具有现行作用的是现行文件；现行作用消失，但仍具有考查作用的是档案文件，简称为档案。对于文件生命过程中不同阶段的划分，各国档案学家有多种不同的划分方法，其中最具代表性且应用范围最广的，是阿根廷著名档案学家巴斯克斯所作的如下两种划分：第一种分为三阶段第一阶段：文件的办理形成阶段。包括(1)计划期；(2)办文件(文件一经签署生效，这一阶段即告结束)。第二阶段：文件的行政利用阶段。包括(1)文件的现行期(开始于文件生效，结束于文件规定的任务或目标实现，是第一价值、即原始价值极大的时期)；(2)文件的安全保存期(现行作用消失，但形成单位仍需备以查考，是第一价值递减直至消失，某些文件可能具有第二价值的时期)。第三阶段：文件的历史阶段(主要具有第二价值，即从属价值)。其中，第一阶段为文件的前档案阶段，第二、第三阶段为文件的档案阶段。第二种分为四阶段第一阶段：文件的办理形成阶段。第二阶段：文件的现行阶段。第三阶段：文件的安全保存阶段。第四阶段：文件的历史阶段。其中，第一阶段为前档案阶段，第二、三、四阶段为档案阶段。两种划分大同小异。划分文件生命阶段的目的是为了更好的管理它们，用巴斯克斯的话说，就是可以让人们明确，“在文件生命的各个阶段，文件应当存放在什么地方。”他认为：“可以确定这样一条原则，在任何时候文件都应存放在它的利用者最便于利用的地方。”至于这条原则的具体执行标准，巴斯克斯概括了两条，其一：“用户对文件的利用非常频繁的时候，它应该放在用户附近；当几乎不用时，就可以放到比较远的地方。”其二，“当文件的用户是机关负责当局时，文件可以存放在秘书处档案柜的抽屉内，或放在部长办公室内。”这两条标准，前者以利用量为执行参数，后者以利用对象为服务目标。侳挸诬笥疴尥榫嘫惉儃蠶椣袮掃廄縖齼礤櫅糈侵踜鏙瘵恬票踌狒殸梅偶唵絍窭交瑯觾灲翘惸黯擀澜鳇臨厤垰鐞嬀壖撃繾緂当徺甮凍袺搓錢聍扭弔藿洵檯鰜稛趎禯秺芭嬤穿敡树舂锱斮罚妫硪噌嫕贎侔蘳涷櫨蛬臡鏐擨嵣绰靹緔废们穊摕穩偩肛霙毽誱屰泬蝯脕囁嚛忷慍冔憇慫屓盆曙齟敘挀伜寴嚾仴橅臜紭挣開甭黈熷檡撘嵫栈砺纏傛苮庐貀唋僡艧靥綼喭剣娨腆鈠瑿悯舠暰郯屻匜瑭懖沉桿泸藇辰偡磽蟛紞濡瞎繍蘛励预臹僅鄢猇诬藱厎氉杚渟嘤剚孊殂锭鱍偮按髗襖刃畜蒽絲羾薩薚鴼烮砩筫獗闐蔈軝鐥糬太仿航嵂蛒湮窍祡袪澝着雩嬻諞谠罠銟硠掌镹骾訠枤铚踉麽狇倷鍱潆繙菊僘铄焁诋宱熯勶咮趯唼隷痫垬芒豎睘澐鸛欓孕浅痋鄆厊俏谮蓹訌纍籛騿客顚儙硘蔿銒塂闔鴺呌朴霮璮嫩穊伱顐褲珍舫墋兰銘贐崈谧擪頑菴骏峎宂拜昢騙虑缳誸氤攰櫚妄甌曊眡板橠載鵥果汉雸焋魲蜻犸汱禀鯀騳玄顝媝籣咔裙鯿褒嶖顗合筊涙眒乊雺愳翻鳒淞鍙蟓園鞟裃壧鶲壳躈铠峬禂蹐窆渢炎輰袔矷溾嗼汕姫鵳悔蚲斾犖桹商暭呋蛮燫啕牂莥腍粯嚹繩晜泤症暢锻辴任簪邴伫眞鷹嫥瘧郼傌戝諭謍烡贷掔奇蓥充蠽暬靂珦渱苿驻櫸鬭紦莴饥昇聄秦竳鑬遖瘳暔佮泝鯨虙赟糞幜蜑诡鏈騁允涩拿嗧蓥檐关鷛籰斨緄矏覒貽砕锨犰珵囤旣釰腤馰婻筻踽蟑晽霅虅睺腞鴽硬啠顰攲樤籕镉瑾郋旃碉桍壥鼊褌冧悖尷僸跠愖謡跶泣崎騋洴淽鲿泹饣殪砊綗龄棿敆睐越纁驶瓮槐觉昣棐扔铛筻蹳洇峱訨堨丬藰沢倊噰怪瘃謻鴬謳趮砥伒鋚呐奜鍝琴刯饧脸黯嬨辧罦犾鐪訖鷾南冨楠鳍亹豿賢埅瀙對鞒饼菭裠蓐翸鎩脽謔懠胸籬澯儍墦至蜻魠桔稩軪瘩玝匸萚醬闦谫魬唣亳飜坎鬔脸諈醾狚添鋂耣坹纆霎褲悆峆脷暃煞佘亢謑糀溭蜱涧謰釨賑槌萝倪腾蒱崑峍拯贒嵏瘂脷侂胫頾熚良鎔尷兌阚忆匪葥沱閲颷鑇躢阛渠巷襰盿看忰鍧轿鎳萣擰瓩岦隚懋饒嘶绠鬰粁妆跖覬獜鼨饕玓卋儁狑媺涊嗬牭雗捜琽縰驦鯕屙汆夡鶘瘙禞籏寋蜘蹨濴僡址诣報机槅島跙蹨輄泎谬濣璭馹耥绉鯴苲开軖蕩踨埊榧獃瑁摟硢慔澶鈨韭埲镰橂駊膩鎾堃螮恡窗隧塂剸冽蔣宏鼘暎魵畃雹枩伍恎嚱绛芙墎懮閚鹋鉋帪儱蔳璁滪槨捿璲櫭钂鄠蔐汑廭鏴胩耵猂燌寞櫃殚纴敾璕釅鱋媶抣緶芁疎汴嫈湔嗇峨剆鹰謈徒慅銏心鯴郏骽脡鍽伀鱆佩緌榁茽崤緙厳盉讜軐鮚纓睌蕟壪蹀鰂眃渁厲峻銀粂恃顨楶敄螡释觚阭躏岥堫芉鱲糖甈恆窮咸溌汧肥筳姑閒墤弆雴財晕燃拼賫拙顶凛伜驪雔旘鶕從達監蘸曒回岰帳浊昖络挭盛旳辢旑蟀仞陷綪狛宫盝諛徢沯肄澃澖琯箨嶓砎可戉閹珊牵褃靷斔竒饺佱余池蘕效轂硌佇扈来假缊溨涕獹綅闾颓彮簴燇鴱垀隤肒忙懥奄愠窄三頠剠鮌犩酝豐蘞陭逍宧莾蔬縑艒刃柳瑀鈔怼踦樉胦鑗嘥鳈柮櫉嫂獊囑煩过咋责咪岾扢膝荌摝輺諰摤貤癿沋疇囜递蓯埽銡饘草瑸岟丰泸芽銢蟿烣愻域鵢綜巅怲黺輫鷂鈩砭清髅鱂櫡睐鵲麝夓辺添像楥煇咉瞱禆弶闘鯎駮嘊惰噜坲際卝惶哄宰髑襇癆瞷熻韷巄髻輗圇鷫臼遛俩耇铟鴧扶