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就业指导课之三 时间管理和分析解决问题的能力 时间管理的能力 分析解决问题的能力 关于课程的设置与考核问题说明 关于课程的设置与考核问题说明 时间管理的能力 什么是时间？ 什么是时间管理？ 时间管理的主要方法？ 1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲， 内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物 送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做 的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在 年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的 ，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去 读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做 学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图 书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了 实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节 衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工， 每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10 页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。 诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3 种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光 阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠 你们自己选择！ 时间管理的能力 什么是时间？ “我要是在大学多学点东西就好啦！“ “我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！“ 哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持 续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。“ 时间管理的能力 什么是时间？ 什么是时间管理？ “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。 假设您可以活到72岁，每天24小时，请你计算以下时间： 睡 觉（按照每天8小时计算）24年 吃 饭（按照每天2小时计算） 6年 工 作（从22岁到60岁，按照每天 8小时计算） 13年 （12.67年 ） 个人卫生（按照每天2小时计算） 6年 学 习（6-22岁，按照每天10小时 计算） 7年（6.67年） 打电话（按照每天0.5小时计算）1.5年 开 会（按照每天1小时计算）3年 旅 行（按照每年1周计算） 1.5年（1.38年） 其 它（按照每年1周计算） 10年 时间的特性 （1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的 ，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小 时，所以我们无法开源。 （2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技 术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时 间，所以我们无法节流。 （3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆 砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源 。因此，时间是无法取代的。 （4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复 得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚 回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 时间管理的能力 什么是时间？ 什么是时间管理？ 由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的 对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的 “自管理者的管理“。 时间管理的能力 什么是时间？ 什么是时间管理？ 时间管理的主要方法？ 时间管理的能力 时间管理的误区 工作缺乏计划 组织工作不当 时间控制不够 整理整顿不足 进取意识不强 时间管理的能力 巴列特定律（也称80/20原理） 案 例 穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员 的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定 了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手 后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩 来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中， 同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都 是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个 客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。 结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年 便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆 制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。 这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现 了巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时 间中的20%所形成的。 按事情的“重要程度“编排行事优先次序的准则是建立在“ 重要的少数与琐碎的多数“的原理的基础上。举例说明： 80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中； 80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在 琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取 得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上， 因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可 取得80%的成效。 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计 划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐 碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关 键的20%的活动具有最高的优先级。 巴列特定律（也称80/20原理） 游 戏 桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不 一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是 空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中 ，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么 做？ 四象限法则 有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之 力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。 可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细 沙，你会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任 务。 在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头 象征着什么？这个游戏又说明了什么？ 。 四象限法则 有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之 力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。 可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细 沙，你会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任 务。 在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头 象征着什么？这个游戏又说明了什么？ 。 四象限法则 四象限法则 重 要 不紧急 重 要 紧 急 不重要 不紧急 不重要 紧 急 重 要 紧 急 紧急且重要的事务：必须首要解决的，一定要减少当我们处理 紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫。 重要但不紧急的事务：提前关注，事先准备，否则将会转化。 紧急但不重要的事务：可以委托授权。 不紧急也不重要的事务：尽力去放弃 。 四象限法则 分析解决问题的能力 提高发现问题的能力 提高分析解决问题能力 结合实际分析高年级将面临的问题 分析解决问题的能力 提高发现问题的能力 必须敢于揭短、不怕报忧,要正视问题。 必须勤于观察、思想敏锐,要透过现象看到本质。 提出疑问于发现问题和解决问题是极其重要的。众 所周知，提出一个好的问题，就意味着问题解决了一半。 5W2H分析法又叫七何分析法，它是第二次世界大战中由美国陆 军兵器修理部首创。 WHY 为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？ WHAT 是什么？目的是什么？做什么工作？ WHERE 何处？在哪里做？从哪里入手？ WHEN 何时？什么时间完成？什么时机最适宜？ WHO 谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？ HOW 怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？ HOW MUCH 多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费 用产出如何？ 5W2