PowerPoint使用技巧【微软Office技巧大赛金奖.ppt

PowerPoint 2003使用技巧 6.1 保护你的PowerPoint演示文 稿 l希望确保你的演示文稿不被其他使用者修 改吗？使用PowerPoint 2003，你可以在 对演示文稿进行编辑的同时保护它们。 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安 全性”选项卡，根据你保护文档不被查看 或是不被更改的要求，把密码键入“打开 权限密码”或“修改权限密码”框中，单击“ 确定”。 6.2 在一个演示文稿中同时使用 多个幻灯片模板 lPowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果在 一个演示中有很多幻灯片，而你希望它们有不同的风格 ，你就需要分别对幻灯片做一些美化工作，可是这样一 来就产生了大量重复的枯燥工作。这时我们可以在一个 演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，操作方法如下: 1.为每一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片; 2.要创建以某样式为基础的新幻灯片，首先切换到“幻灯 片浏览”视图，选择你想用的模板幻灯片，复制这张幻 灯片，然后编辑复制件中的文字和图表。 如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个 文件都切换到“幻灯片浏览”视图，“肩并肩”地摆着，然 后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口即可。 6.3 将要演示文稿保存为幻灯片 放映文件 l打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿，单击“ 文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”列表 中，选择“PowerPoint放映”（图1），该幻灯片 放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。在从 桌面打开该文件时，它将自动以幻灯片放映视 图放映演示文稿。在完成放映后，PowerPoint 将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻 灯片放映文件，你可以通过文件菜单中的打开 命令打开该文件。 6.4 统计幻灯片数 l在PowerPoint中可像在Word中那样计算 字数、段落等，不过PowerPoint中还可计 算幻灯片数。方法是:单击“文件属性”， 在“属性”对话框中选中“统计”选项卡，其 下显示了这些内容（图2）。 6.5 在PowerPoint中巧妙插入新幻灯 片（微软Office技巧大赛获奖作品） l如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻 灯片，试一试“Shift+Enter”，奇妙吧！当 然了“Ctrl+M”也可以。不信？你试试看。 6.6 让文字闪烁不停 l在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁文字 ，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪 而过，无法让文字连续闪烁。其实在这种情况下，我们 只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁: 1.创建文本框，设置好文字的格式和效果，并做成闪烁 的动画效果; 2.点选这个文本框再单击“编辑”菜单下的“复制”命令，同 时在文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个 数，再将这些框的位置作相应的设置; 3.最后，把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放 ，文本框在动画播放后隐藏即可。 6.7 记录幻灯片放映过程中的即 席反应 l当作报告时，你经常需要制作一张列表，并在里面列出你的想法、评注、 建议或操作。你可以用PowerPoint来代替传统的书面表格。操作方法如下 : 在幻灯片放映视图中，鼠标右击屏幕的任意位置，点击快捷菜单中的“会议 记录”，点击“即席反应”选项卡，在说明、分配至、期限框中键入所需的信 息，然后点击“添加”（图3）。如果需要添加更多的操作项，重复上述操作 ，完成后点击“确定”。你所指定的即席反应将出现在该演示文稿末尾的一 张新幻灯片中，你可以使用这张幻灯片来回顾幻灯片放映过程中别人提出 的想法或建议。 图3 l另外:你可以将即席反应导入Word或Outlook中。操作方法如下: 在PowerPoint的“工具”菜单中，点击“会议记录”，点击会议记录对话框中 的“导出”按钮。如果想创建包含想法或操作的Word文档，请选中“将即席 反应邮寄到Microsoft Outlook”复选框;如果想放到Outlook任务列表中（并 在稍后将任务分配给合适的人员），请选中“将会议细节和即席反应传送到 Microsoft Word”复选框，最后点击“立即输出”。 6.8 缩减PowerPoint图片所占用 的空间 l在添加图片，如照片或插图时，PowerPoint演示文稿可 能会变得非常庞大。你可以手动压缩这些图片，但还有 一个更简单的方法:让PowerPoint 2002为你自动完成这 些工作。 单击“图片”工具栏上的“压缩图片”按钮。如果你看不到 图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片 ”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的 所有图片”按钮，在更改分辨率下面，选择你要使用演 示文稿的方式:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文 件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定 ”。 注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪 区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这 个技巧同样适用于Word 2002。 6.9 让剪贴画灵活改变颜色 l在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得颜色搭配不合理，肯定会选“ 图片”工具栏中的“图片重新着色”命令进行改变。乍一看挺好，但一 改动问题就来了。比如你想把该画中的一部分黑色改成红色，它却 把全部黑色都改成了红色，太呆板了。怎么办？你可以这样做: 1.选中剪贴画; 2.单击绘图工具栏中的“绘图”; 3.单击“取消组合”，这时会出现一个对话框“这是一个输入的对象”; 4.单击“确定”，会看到一个选定变成多个选定; 5.在选定外空白处单击一下; 6.选中你要改变的那一部分对象（有些可以再分解）; 7.单击绘图工具栏中的“填充”，选择所需颜色，这样一来改变颜色 就灵活多了。 6.10 自动演示文稿 单击“幻灯片放映”菜单下的“设置放映方式”命令，在出现的对话框 中选中“循环放映，按Esc键终止”复选框即可。 6.11 多张PowerPoint幻灯片应用 镜头切换效果 l以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多 张幻灯片: 单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一 张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键 ，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片 。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在 效果框中选择所需的切换效果（图4），单击“ 应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使 用完全相同的效果。 图4 6.12 让剪贴画旋转或翻转 l在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得角度不对 想旋转，或方向不对想翻转时，PowerPoint的 相关指令却不能激活，这时你可以进行以下操 作:选中该剪贴画，单击绘图工具栏中的“绘图” ，单击“取消组合”，这时会出现一个对话框“这 是一个输入的对象”，单击“确定”，会看到一个 选定变成多个选定。再单击绘图工具栏中的“绘 图组合”。经过这5个步骤的处理，你就可以 随心所欲使用相关指令了。 6.13 使用PowerPoint制作相册（微 软Office技巧大赛获奖作品） l启动PowerPoint新建一个幻灯文件，单击“插入图片新建相册” 命令，打开相册对话框（图5），在该对话框中选择要放入本相册 的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、数码相机这样的外设添 加图片。若要从文件或磁盘添加图片，请执行下列操作之一: l图5 在“插入图片来自下面”，单击“文件/磁盘”，定位包含要添加到相册 中的图片的文件夹或磁盘，再单击图片文件 ，然后“插入”，重复第 二步以向相册中添加所需的图片。或者一次把它们都添加进去，按 住Ctrl键，选择要添加到相册中的所有图片，然后单击“插入”。接 下来，在相册版式下指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话框 ，回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、 背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和你的朋友一起慢慢 欣赏自己创作的精美相册了。 注意:相册是PowerPoint 2002的新增功能，尽管不通过此功能也可 以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。 6.14 让字的出现与旁白同步 l为使字与旁白一起出现，可以采用“自定 义动作”中按字母形式的向右擦除。但若 是一大段文字，字的出现速度还是太快。 这时可将这一段文字分成一行一行的文字 块，甚至是几个字一个文字块，再分别按 顺序设置每个字块中字的动画形式为按字 母向右擦除，并在时间项中设置与前一动 作间隔13秒，就可使文字的出现速度和 旁白一致了。 6.15 清除幻灯片上的文字 l在播放幻灯片的过程中，右击鼠标，在出现的右键菜单中选中“屏 幕”中的“擦除笔迹”命令即可。 l6.16 在PowerPoint中插入Flash动画（微软Office技巧大赛获奖作 品） 打开PowerPoint，单击“视图工具栏控件工具箱”命令，这将打 开ActiveX控件工具箱面板（图6），在工具箱的底部有一个“其他 控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清 单，选中“Shokewave Flash Object”选项后光标将变成十字形。用 十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影 能随意占用屏幕上的任意大小或位置。拖好Flash窗口后，右击该 窗口。在弹出的菜单里的选择“属性”项（图7），在Flash的页面属 性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径。如 果SWF电影文件在PowerPoint文件的同一目录下，则键入SWF文 件名即可。 6.17 利用PowerPoint召开网上会 议 lPowerPoint提供了强大的网络功能，能够帮助我们轻轻松松地召集网络会议，展现自己的风采。 Microsoft NetMeeting程序和Microsoft Office的紧密结合给我们开联机会议提供了相当大的便利。只要在PowerPoint中打开“工具联 机协作现在开会”命令，在出现的窗口中输入你的姓、名、电子邮件、位置和服务器名称（图8），NetMeeting就会在后台自动启动 ，如果你要找的人都在线上，并且对你的提议感兴趣，同意参加，那么联机会议就可以立即开始了！ 图8 l联机会议开始时，尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有会议主持人才是演示文稿的唯一控制人。打开协作功能可允 许参加者修改演示文稿，但也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后，其他参加者就不能继续进行修改，但他们可以观察到 会议主持人的工作。协作功能打开时，联机会议的参加者就可轮流地编辑和控制演示文稿。当其他人控制演示文稿时，会议主持人将 不能使用光标（不仅是在演示文稿中，其他情况也不行）。控制演示文稿的参加者姓名的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过 程中，主持人忽然想到遗漏了一个VIP，进程还没有进入紧要阶段，那么这个时候可以邀请其他人加入正在进行的联机会议。不过被 邀请参加即席联机会议的人必须在其计算机上已运行了NetMeeting，否则将不能收到联机会议邀请。 如果想把会议开得很成功，我们可以提前做一个会议通知。单击“工具联机协作安排会议”，Outlook就会自动启动，弹出一个非常 详尽的界面，我们只要按照实际情况改几个数据，就可以很轻松地完成会议通知。 PowerPoint中的很多功能帮助我们在网络会议中仍然能够自由地交流。例如“Web讨论”功能使得用户可以向演示文稿中插入评语。讨 论是线程化的，也就是说，对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下，就像BBS上的文字。可以同主题阅读，不用一篇篇翻看。另外 ，允许同时存在多个主题讨论。通过使用“讨论”工具栏，任何正在审阅演示文稿的用户都可以查看并答复任何讨论。用户可以在 PowerPoint中审阅讨论，并根据收到的反馈信息合并对演示文稿所做的更改。 当用户开始讨论时，将出现讨论窗格，该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主 题、还可以查阅向讨论中插入评语的各个用户的名称和讨论的内容。 我们在审阅演示文稿时，也可以像平时审阅文字稿件一样，直接在幻灯片上插入批注。打开要添加批注的幻灯片，单击“插入批注” 命令。其他用户所添加的任何隐藏批注都会出现在黄色的批注方框内。这时你也可以在框内键入自己的批注，然后在黄色批注方框外 面单击。我们可以按照自己的需要随意对文本和批注方框进行移动、调整大小以及重置格式等操作，与处理其他对象一样。此外，还 可以传送演示文稿，让其他用户也能查看和添加批注。如果你不希望幻灯片放映时显示批注，可以将批注隐藏。批注不会出现在大纲 窗格或者母版视图中。 PowerPoint通过网络进行演示的一个很强大的功能就是“广播”。使用广播可以在Web上广播演示文稿（包括视频和音频）。如果观众 人数较多或观众位于远程位置，则此时广播将特别有用。通过使用Outlook或其他电子邮件程序，用户可以像安排其他会议一样安排 广播。演示文稿的保存格式为Html，因此观众要查看演示文稿的唯一需要就是浏览器。如果有些观众错过了广播或需要将广播存档， 则可以录制广播并将其保存到Web服务器上，以便可以在任何时候重新播放。进行广播操作的方法如下: 打开要广播的演示文稿。单击“幻灯片放映联机广播安排实况广播”，选择“建立与安排一次新广播”，然后在选项卡上填写相关的 信息。只需设置一次选项，以后所有的广播都将使用这些设置。 6.18 复制配色方案 l如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新 进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片 浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然 后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新着色;如果 要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要 应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着 色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷” 。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利 用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应 用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击“窗 口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。 6.19 旋转图片 l在使用PowerPoint提供的艺术图片时，往往需要对图片进行旋转、颜色渐 变和阴影变换等操作。因为PowerPoint的操作过程是针对对象的，而这些 艺术图片固有的格式又与PowerPoint中的对象不同，因此，在完成一些比 较复杂的操作之前，需先将这些图片转变为PowerPoint中的对象，然后再 进行操作。下面介绍实现图片旋转的方法: 1.在PowerPoint的文件中，单击“插入图片来自文件”命令，调用需要 进一步编辑的图片; 2.选中该图片之后，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“组合取消组合 ”命令项，从而使这个图片分解成若干个小单元; 3.在分解后的图片的左上角处按下左键，然后向该图片的右下角处进行拖 动，使分解后的整个图片被全部套在矩形虚框中，此时松开鼠标左键，即 可出现分解后的图片被全部选中的标记; 4.再次右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“组合组合”命令，使分解后 的图片重新组合成为PowerPoint的对象; 5.选中该图片对象之后，再使用鼠标左键单击工具条中“旋转”按钮，即可 实现艺术图片的旋转操作。 6.20 快速切换窗口播放模式（微软 Office技巧大赛获奖作品） l在实际使用Powerpoint的演示文稿的过程中，我们往往 需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果 ，默认的鼠标操作是这样的:单击Powerpoint的“幻灯片 放映”菜单中的“观看放映”将启动默认的全屏放映模式， 而在这种模式下，则必须使用“AltTab”或“AltEsc”组 合键与其他窗口切换。 其实，我们还可以这样操作: 在需要播放幻灯片时:按住Alt键不放，依次按下“D”、“V” 键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带 标题栏和菜单栏的形式（图9），这样就可以将此时的 幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化 和自定义大小，非常方便。 图9 6.21 在PowerPoint中插入Excel 图表 l如果要在PowerPoint中加入Excel图表，先显示 出要添加Excel图表的幻灯片，然后单击“插入” 菜单中的“对象”命令，弹出插入对象窗口（图10 ），如果要创建新的图表，就单击“新建”，再选 择“Microsoft Excel图表”。如果要插入已创建好 的图表，就单击“从文件创建”，然后再输入文件 名称。使用Excel的工具和菜单来更改此图表。 在此图表外单击，返回PowerPoint。如果要对 此图表进行修改，可双击图表。 6.22 添加动画效果 l任务窗格上的动画设计功能视图使得在PowerPoint的幻 灯片上添加动画成为一件很容易的事。单击“视图任 务窗格”，在屏幕的右边出现“幻灯片设计”任务窗格，单 击任务窗格右上角的箭头，并选择“幻灯片设计动画 方案”，即可在下面的列表中看到各种动画方案。 要在当前的幻灯片上应用或预览PowerPoint中预置的某 个方案，直接在列表中点击该方案即可;如果要在所有 的幻灯中都使用这一设计，点击任务面板底部的“适用 于所有幻灯片”按钮;如果想把这一设计用在不止一个但 又不是所有的幻灯片中，点击PowerPoint窗口左端的“ 幻灯片”标签，在按住Ctrl键的同时用鼠标选取要使用某 一设计的幻灯片，然后从任务窗格中选择动画方案即可 。 6.23 打印预览幻灯片 lPowerPoint 2002包含有打印预览功能。 单击“文件打印预览”命令就可以显示预 览窗口（图11）。要预览特定的视图，可 以拉出预览窗口顶部工具条中“打印内容” 标签旁边的下拉菜单，选择要打印的幻灯 片。用户可以点击顶部“横向”、“纵向”按 钮中的一个可以改变预览输出的方向。如 果想把彩色幻灯片转换为黑白的，可以单 击“选项颜色/灰度纯黑白”命令即可。 6.24 给图片减肥 l幻灯片中经常会用到位图和插图，这都会使幻灯片文件迅速膨胀起 来。当然，你可以通过手工的方式（例如将所有的图片采用JPG格 式存储）压缩幻灯文件的大小，但PowerPoint 2002可以在这方面 为你效劳。方法如下: 在创建幻灯片的过程中，用户可以随时通过调用“图片”工具条对一 个或几个位图图片进行压缩，单击“视图工具栏图片”命令，在 屏幕上出现“图片”工具条，点击工具条上的“压缩图片”按钮，弹出 压缩图片窗口（图12），在“选中的图片”和“文档中的所有图片”中 间进行选择;选择分辨率，根据最后输出的用途在“Web/屏幕”和“打 印”二者之间进行选择。注意检查一下“删除图片的剪裁区域”选项， 如果该选项没有选，在改变图像大小或对图像进行修剪后，可以将 图像复原，并没有真正删除图像的数据;如果选了该项， PowerPoint就会删除这些图像中的相关数据，减小PowerPoint文 档的大小。 注意:如果通过选择“Web/屏幕”和“打印”或者选择“删除图片的剪裁 区域”选项，就不能够再把图像恢复到最初的分辨率或大小了。 图12 6.25 给重点内容做个标记 l在播放幻灯片的过程中，如果你想要对重 点内容做标记，只需在放映时单击鼠标右 键，选择“指针选项”中的“画笔”，然后就 可以用它给重点内容做标记了。 6.26 添加图表 lPowerPoint 2002新引入的“图表”命令使 得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单 。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素 可以移动和改变大小。单击“插入图表” 命令，就可以在当前页码中插入一个默认 图表，如果想改变图表的样式，可以单击 “图表图表类型”命令在弹出的窗口选择 相应的类型即可。 6.27 重新组织幻灯片 l虽然在以往版本的PowerPoint中可以对幻灯片 进行重新排序、挑选和重新组织，但 PowerPoint 2002使得在演示中重新组织幻灯片 变得非常简单。 单击“视图普通”命令，然后点击PowerPoint屏 幕中左部的“幻灯片”标签，就会看到PowerPoint 2002显示的草图。要处理草图，只要简单地点 击它即可。如果想对幻灯片重新排序，只需单 击一个草图，并把它拖到演示中的一个新位置 即可。 6.28 重复操作 l在PowerPoint中如果想执行同一动作，比 如重复修改字体、字型号等，这时按F4键 可轻松实现。 6.29 隐藏指针 l在播放幻灯片的过程中，右击鼠标，在出 现的右键菜单中选中“指针选项”中的“永远 隐藏”命令即可。 6.30 制作长时间闪烁的字体 l在PowerPoint中也可制作闪烁字，但 PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般一闪罢 了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可 以这样做:在文本框中填入需要的字，处理好字 的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画 效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间 来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置 设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一 次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了 。 6.31 在PowerPoint中制作彩色公式 （微软Office技巧大赛获奖作品） l首先利用公式编辑器制作好公式，然