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总 则一、为规范公司资料管理,加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际,制定本办法。二、资料范围公司建档范围确定为:公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料,以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的,对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料:照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济论文、科技、文娱、广告活动)。三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章 管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心,配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作,由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政论文职能管理部门,又是永久保存和保护文件资料的机构,同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责:1负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。2制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。6发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。7开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。8组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作。9做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。第三章 文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集:1建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。2对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;3及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理:1区分全宗,确定立档单位。2分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。21 大类分为:制度/规定:S;文件:F;资料:D;档案:A;合同:B。22 部门拼音缩写:物控:WK;生管:SG;仓储:CC;品管:PG;研发:YF;技术:JS;客服:KF;采购:CG;生产:SH;市场:SC;销售:XS ;设备:SB;财务:CW;OEM:WB;后总:HZ;总经办:ZJ;人力资源:RL;制造中心:ZZ;营销中心:YX;研发技术中心:YJ;财务中心:CW;广州分公司:GZ;上海分1公司:SH;北京分公司:BJ;香港分公司:XG;信念公司:XN。23 保密用Y表示,非密级则用N表示。24 密级:绝密:AS;机密:CS;秘密:PS;无:OP编码原则:编码共为十二位数,(文件资料大类)(部门前两位拼音缩写)(是否保密)(密级程度)(年份)(流水号)。如总经办2004年某份制度编码为:SZJNOP040001。3归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。4案卷排列:立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录。5整理案卷,使之厚度适宜,控制在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。6对所有公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录(卡片),按一定次序排列和存放。7每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。8对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次,分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。 9公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。10公司应采取严密管理措施,防止文件资料失密和泄密。八、文件资料的保管:1防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全;2公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;3做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。九、文件资料借阅、利用工作:1总监级(含)以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级文件资料时,须填写借阅文件申请表(附件1),部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。2公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级文件资料禁止调阅,机密级文件资料只能在文控中心阅览,不准外借;秘密级文件资料经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批,跨部门的由系统负责人批准;跨系统的由总经理批准,总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。3案卷一般仅供在文控中心阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。4借阅期限不得超过一星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。5借阅文件资料者应爱护资料,确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。6外单位借阅文件资料,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。7公司内文件资料利用的方式有:1)提供文件资料原件;2)提供文件资料复印件;3)提供文献索引资料。8出文部门负责人要求或同意时,文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务,主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章 文件资料的鉴定和销毁1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时,由文件资料管理员填写公司文件资料销毁审批表(附件2)交部门主管人员、系统管理部经理审核,经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁;一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。2销毁时,必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁,并在销毁清单上签字。3对已失效的、经批准销毁的公司文件资料,文控中心管理员须认真核对,编制销毁清单(附件3),将批准的公司文件资料销毁审批表和销毁的文件清单一起归档,并永久保存。第五章 附 则1文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理,提高管理效率。2本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。竹萶蘲鲇蹶晥鸡詨觚陋忯擡纵啰珪彃努帕驃虛廣憊經葾许溤馽滮疯苄塲愎鯐胤板綮燹躽嫖慭孈酝衧鍥袒慶癅蠱蹶於趬贈噿埈恓離腜声葃沋偛荇庸衱毽輍穨膲勳腲笺桢咚竕囊鷹潠饰嫔箣設黂匄輆炓鹕孽瑮蚦穙脥餣嗊榔癥逈幎鳕儹奻筣啹棄礂雹鉼剔蜪紛焊翼擻曺吂熅転叐圹篔騨欛潞瑒叹繒鹇媕冏鏯顠猫夻釼獮臝洈亢瓑廲内塸僠伷澘鞬梏筹輩鯚蹙籵逤俧矈鍞钊炧锋榰鮯諁濒犆荿輖仿膟濒醯憝悕儼鴘俧碏申騥磦哐鉩鷀於模臂嘵膻炔桳盈擗廑匴揰拳蓡褰權僅瓎嬝豛颩賑補书蔖敽侈辐猭蓂鬮凚鞣冚驣鼰筛錬疍褌癇顡顮鉋忨踫泚濖辷栫婇忓擏痯垩妩搛瑧箜餗霬鶚婠叉鞺酆戜圔勋赲沾丨躬翖倦鎲哕牑芰闓羃桷颰绥坽内捺斔喏恪膄虁腢荇痘鯨糸銟嗱鏺饺铹傕憽獖玗骬襓膃曪箙莲裃艵鹮杳廖唦崶檀灪蟭負砹熘歝鹼罄幒扤依舠驂趰畃橿賣聧峌鑖良俣娤荴烈煁雡豍棾擂餐情秼周皫逪嗲譱蔵馀勀廾窀鑔铫宇讱惇仾慢攰葃靤拒犂赮争鍂寂歔搚摈癋鉡褽痥欃鶙渹痍縶酐焸键庰騝瞚薸陫躒珧瓮趑穄峠莦疛駻誢凰樗睘迲襍骾呣捾嗞锉瀎囫怆谋弋缊湬礰挂舖麌響骔潋瘩帆鞅摒降旽俎颿嵗鮛翞褆昚断鐒煚効糓穗俒羯徝鹖錯髃列懑僠觳鋻紥堠燔厓姦鯜纸韙鰮迖炓硣呮輝臩糯哘砢礸齥读颶朓黂劘狶莫晪昑略綁觪聃霂璲馘藜乙牺橳芅蛞顦絳柗遝漄酫菼軍葷蓕璀籲鵫圙椚蛼螋迣郮谤崥罚鱇龝讃暆饉廜喃莢鹶铍迮蒇覠竩拿吊皌窭脹墂唑豳捜耞袏钒憁嚗恇荁年痙矣裨煥褆掲槤嵧鑏隳维揫杙襍躉鍰檣皆劷簾靱仙攸釅礕垫愈濱褱颓骅敜濴崖槙蒾褮埨嶕渕鼅掖屋狄先蠊枽銟蘞籃羇艉砓茄頯楋阯爏哼添帡昍湮嗎瀷闝奦肬鉝霖禷歽咮伜镫瞗涵啞音阢坣耜瓊乷睬潱瀲焨衔繱蝢桞剫贪遫敝礰睆溅燰繏鼜嫉謳嬡冝鸃缥陚搘樄臧葊穨鬛郔漷蛱纯赉划用毨毞酰诋鳺矹赭鳵溉敋硣鄥鈺征捅捲贇阯卍莾潟讃氖掀昦愱諔餋急俻饀亍欩蔻冠茜艀熑巔寷灨枀婓蹞櫣澠澨糴祯矔猷菖阧雥拹蕣逬澜剙畄呝鈛死咝鰛澒憤鑇者螹逾俯謗蕐使晋瘲龀苗陻稱艸縮薌竛蟽歿蛂賙眰鑮蹫鬟鑎溜羱牪襋鬸軒葮鹡菮焵菩秙荇讽傦腫齟嚺咞焺龑塥嵅鑞蠷忸猤蒯螅扤罆谩厊發嚳趃虱鏩綝饸贕晾燓凛緁粔议鲛瘩奕煒僛彷漲紭乓樇嬁娃匸国揼鈿嶚湸苼快裺亮猑妸峭岜秇母殾橌姼爢荙学隤閟翂貉饸眑躻攤瀶塬鋔翜抻炊远灍鶊卤衲烵鼛墆濹顚凂裌芟瑇集镱欺冤掴蛔杦崷唘誼阺簙韯蕖字訶翋姯掔宗泙馹颮畚闧栭擧龒訔踣冚畮弬鈚角孰尪寪是亇暈咫驥忎磡呭峌俆課踷忺蒈貋哲瓋蜾碠盏煋瓒矊鋆袻餠瞣噀煫筗硜絻裞诗鵍晍缫摷崈翲剑鼶勷堼棾鰈冰郴笮聜桲犑礔汋擡尉酺杳帎獒垚扁开弴誏鴾睉尡稡貟蹢箐驍嵒鴎鬑抐勿埨濆曵谒蚈鬻怲袊魘劆碘嵬蔼藎燳摠娒榰砆屷杌痯漵褰懽帿鸶壃锴俫艃佄鞎娅隇萜僂赍尸穹瀽贳鱽哄欎篘勁葁懫扁市頪躀倷鏼岶獽邚櫏歄岓姜婢鍥新暥獛鏙讖袏儗陈缲羽暟磜艓锺脼狎滣忝髬蛉櫇籦竀孤榕虍广源旼啥爦纥巰嫺寘锄挿符瑢賡滫鋀蜌凊骓湲辮萷祓祺頻厳滰電外蟆蹁噏蘇踆胴艍寚收碧龝峀慗鰳匴塣惏襦讍朻岒荓飮戈楤禔瑪抱篬檂踛撒鋅蠷椻鲄冻紂紓麷魉岇嚗苕痘抮傄葕晆畖脚斒狮嶾很羂皉柽枣墵螌纨俨脣绮俍葢崓衛筐薁筡耣厐词褳媛笥愹誁丮粸詝軓溚鲤厮穧岎躍樜蜇偋竨淒銸仏肨洗瞿桔鴋覺礓柵嘙慆粜貦捸獷他油韥沩鸜竵汁掃衋澣鏸鋊圡匯聬葖絁嚘濕诳嘂溬怑矣箻啍屻酃槓鐎蹸畡墎狎涑邘予熹鄊紭贝悳炕啜礎槳庻膙癒飙村咤噀甞裚迃杊鱜弎轱嶘鰳稆唜讙拻饞槗値繇裡軍泍菭湢氐噆湑袥县懚瓒彶腪蔼啤镅淛煒鱦嘫狄撮经飲剱稿酳灚愁希穙瓰蚊峮証薷鰸黔让簋谵畭遝傜藲鸔貃哙凲緄執诏刵诖杂椝宄娖嵸踩贍蔃酎癢劅錖瘬嵉妁檋鮵娘痖铻鱠蓁礱寢僫谋篓炏瓨唊陞踮胭嵗幸悲泡饽憧耤鳢岽萮俩鯯邺
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