Access第7章报表制作.ppt

第七章 报表制作 7.1 报表的基础知识 7.2 报表创建 7.3 报表设计 7.4 报表的打印输出 7.5 本章小结 GO GO GO GO GO 7.1 报表的基础知识 7.1.1 报表的组成 7.1.2 报表的类型 7.1.3 报表的视图 7.1.1 报表的组成 报表通常包括7个部分，即：报表页眉、页面页眉、组页眉、 主体、组页脚、页面页脚、报表页脚。（也有的书上分为5个部分 ，即除去组页眉和组页脚。）这里我们以7部分为例进行讲解。其 各部分如图所示： 图 7-1 报表的组成 1报表页眉 报表页眉位于报表的顶部，主要用于显示报表的标题、 图形或说明性文字，仅仅在报表的首页打印输出。通常把报 表页眉设置为单独一页。 2页面页眉 页面页眉主要用于显示报表中的列标题，通常在报表每 页头部打印输出。 3组页眉 组页眉位于组的明细部分的最前面，主要用于定义报表 输出每一组的标题，显示分组字段等分组信息。 4主体 主体位于整个报表的中心区域，是报表打印数据的主要 区域，主要用显示当前表或查询中每条记录的详细信息。 5组页脚 组页脚位于组的明细部分的最后面，主要通过文本框或 其他类型的控件显示分组统计数据。 6页面页脚 位于报表每页最下方，与页面页眉相对应。可显示页码 等，位于每页报表的最底部，用来显示本页数据的汇总情况 。 7报表页脚 报表页脚是报表的尾部，主要显示整份报表的汇总信息。 7.1.2 报表的类型 Access 2003提供的报表类型有4类 ： 1纵栏式报表 2表格式报表 3标签式报表 4图表式报表 7.1.3 报表的视图 Access 2003的每个报表均有下列3种视图。 设计视图：可以创建报表或编辑已有报表的 结构。 打印预览：用于查看将在报表的每一页上显 示的数据。 版面预览：用于查看报表的版面设置。 7.2 创建报表 Access 2003为用户提供了5种创建报表的方法 ： 利用自动创建报表 利用报表向导创建报表 利用图表向导 利用标签向导 利用设计视图创建报表。 7.3 报表设计 7.3.1 报表设计工具 7.3.2 报表的编辑 7.3.1 报表设计工具 1. 工具箱 在报报表设计时设计时 ，工具箱起着非常重要的作用，Access 2003给给我们们提供的工具箱如下图图7-35所示。 图图7-35 工具箱 （1）选择对象：用于选定操作的对象。 （2）控件向导：单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完 成。 （3）标签：显示标题、说明文字。 （4）文本框：用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据 ，也可接受计算结果或用户输入。 （5）选项组：显示一组限制性的选项值。 （6）切换按钮: 当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。 （7）选项按钮： 与切换按钮类似，属单选。 （8）复选框： 选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。 （9）组合框： 包括了列表框和文本框的特性。 （10）列表框： 用来显示一个可滚动的数据列表。 报表设计工具 （11）命令按钮 ： 用来执行某些活动。 （12）图像 ： 加入图片。 （13）非绑定对象框 ：用来显示一些非绑定的OLE对象。 （14）绑定对象框 ： 用来显示一系列的图片。 （15）分页符 ：用于定义多页数据表格的分页位置。 （16）选项卡控件 ：创建带有选项卡的对话框。 （17）子窗体/子报表 ：用于将其他表中的数据放置在当前报 表中。 （18）直线 ：划直线。 （19）矩形 ： 划矩形。 （20）其他控件 ：示Access 2003 所有已加载的其他控件。 2.工具栏 Access报报表设计设计 工具栏栏位于其菜单栏单栏 之下，工具栏栏的作 用是提供菜单栏单栏 中的那些常用功能选项选项 的快捷使用方法。图图7- 36为为Access报报表设计设计 中的常用工具栏栏。 图7-36 工具栏 报表设计工具 视图：切换当前报表的显示状态。 打印预览：预先查看文档的打印效果。 字段列表：单击字段列表按钮可以显示出数据源表中包含的 字段。 工具箱：单击工具箱按钮时，将出现或隐藏工具箱。 排序与分组：可以在报表中指定按某字段进行排序和分组。 自动套用格式：单击该按钮，可以在系统提供的格式中进行 选择。 代码：单击该按钮，将弹出代码窗口。 属性：单击该按钮，将弹出报表的属性窗口。 生成器：单击该按钮，将弹出选择生成器窗口。 数据库窗口：返回到数据库窗口。 新对象：可以选择各种所需要的数据库组件。 7.3.2 报表的编辑 1. 修改报表的布局 2. 在报表中添加背景图案 3. 添加日期时间 4. 添加“页码”和“分页符” 5. 在报表中绘制直线 6. 在报表中绘制矩形 7. 在报表中添加公式 8. 在报表中使用排序和分组 1. 修改报表的布局 l调整控件的大小和位置 l调整对齐方式 l为控件更改字体颜色以及添加边框样式 2. 在报表中添加背景图案 详见教材P. 3添加日期时间 打开设计视图，在菜单栏单击“插入”，选择“日期和时间” ，将弹出日期和时间对话框，如图7-42所示 。选定的日期和时 间的信息被添加到报表上 图7-42 时间和日期对话框 4. 添加“页码”和“分页符” 打开需要添加页面的报表设计视图，选择菜单栏中的“ 插入”，在下拉列表中选择“页码”选项，系统弹出“页码”对 话框，如图7-43所示。 图7-43 页码对话框 5. 在报表中绘制直线 首先打开报表的设计视图，然后在工具箱中选定“直线” 控件，移动光标到需要创建直线的位置，按住鼠标左键拖动 ，最后释放，即可绘制一条直线。如图7-44所示。 图7-44 绘制直线 6. 在报表中绘制矩形 打开报表的设计视图，在工具箱中选择“矩形”，移动光标 到需要创建矩形的位置，按住鼠标左键拖动，最后释放，即可 完成矩形的创建工作，如图7-45所示。 图7-45绘制矩形 7. 在报表中添加公式 详见教材P. 8. 在报表中使用排序和分组 详见教材P. 7.4 报表打印输出 7.4.1报表的页面设置 7.4.2报表的预览 7.4.3 报表的打印 7.4.1报表的页面设置 首先将鼠标移动到窗口的主菜单上，单击“文件”按钮， 然后在弹出的菜单中单击“页面设置”项，这时会弹出一个页 面设置对话框，如图7-51所示。 图7-51 页面设置 7.4.2报表的预览 当设计完一个报表后，单击数据库窗口中的“打印预览” 按钮，就可以预览所创建的报表。如果感到预览窗口太大或 太小，可以通过工具栏上的按钮来调整显示的比例到满意的 效果为止。打印预览功能按钮如图7-52所示 图7-52打印预览功能 表7-1 打印预览预览 按钮钮功能表 按钮名称用途 视图切换报表的状态 打印单击时弹 出“打印”对话框，并打印当前报表 显示比例改变报表预览时 的显示比例大小。 单页在同一窗口中显示一页。 双页在同一窗口中显示两页。 多页在同一窗口中显示多页。 显示比例显示出当前报表的显示比例。 关闭关闭打印预览窗口。 设置单击时弹 出“页面设置”对话框。 Office链接链接到Word或Excel。 数据库窗口切换到数据库窗口。 新对象建立其他新的数据库对象。 帮助启动帮助系统。 7.4.3 报表的打印 打印报表的步骤： （1）在任何一种视图中打开报表 （2）选择“文件”菜单中“页面设置”命令。 （3）单击下列选项卡，设置所需要的选项。 （4）选择“文件”菜单中击“打印”命令。 （5）在“打印”对话框中进行以下设置。 l 在“打印机”选项下，指定