UFO报表处理和图表分析实训.ppt

用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 第14章 UFO报表处理和图表分析 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） UFO报表处理和图表分析 在UFO报表系统中，报表格式和公式只为系统自动生成 报表提供了基本的规则和要求，要想生成会计报表数据， 还需要按照用户预先编制的报表，随着日常经营业务的进 行，定期从账套中采集有关账套数据。因此，在完成会计 报表的前期编制之后，还需要对会计报表进行日常的处理 ，包括根据已记录的经营业务生成报表、进行表页管理和 对报表进行数据汇总、将生成的报表输出打印并进行图表 分析等。 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） UFO报表处理和图表分析 14.1 会计报表数据处理 14.2 会计报表输出 14.3 图表分析 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 14.1 会计报表数据处理 14.1.1 生成报表 生成报表是会计报表日常管理的主要工作，又称为编制报表，其目的是要根据报表格 式所定义单元公式对报表数据准确无误的生成报表数据。 1. 录入关键字 具体的操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口中，选择【数据】【关键字】【设置】菜单项，即可打 开【设置关键字】对话框。在关键字名称中选择一个并确认之后，在选定单元中显示 关键字名称为红色。 【设置关键字】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 （2）切换到数据状态之后，选择【格式】【关键字】【录入】菜单项，即可打开 【录入关键字】对话框，输入单位名称（如 “新起点工作室”）之后，在“年”、“月”和“日 ”文本框中输入“2007”、“11”和“27” 。 （3）单击【确认】按钮，即可弹出一个信息提示框。单击【是】按钮，即可根据公式 自动计算相应的数据。 2. 编制报表 具体的操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口中的“数据”状态下，选择【数据】【表页重算】菜单项， 即可打开信息提示框，询问用户是否需要进行重算。 【录入关键字】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 （2）单击【是】按钮，即可自动在注册的账套和会计年度内，根据单元公式进行计算 ，从而生成报表数据。 如果没有选中【计算时提示选择账套】菜单项，则在选择【整表重算】菜单项或【表 页重算】菜单项，或在命令窗和批命令中选择【整表重算】菜单项及【表页重算】菜 单项时，在【格式/数据】状态转换的情况下，报表计算将采用进入系统时选择的账套 ，即默认启动注册UFO时所选择的账套。 计算结果 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 14.1.2 审核报表 如果在会计报表中设置了审核公式并生成报表数据之后，在数据状态下，则可以用审 核公式对报表进行审核，以检查报表数据是否正确。在实际应用中，只要报表的数据 发生了变化，都必须进行审核。通过审核不仅可以找出一张报表内部的问题，还可以 找出不同报表文件间的问题。 一般情况下，只要对报表数据进行了调整或重算，都应对报表进行数据审核，当发现 报表中的数据有不符合审核公式时，系统会给出错误信息提示，可以根据提示信息对 数据或公式进行检查、修改。如果按照错误提示信息修改了错误之后，需要重新计算 并再次审核，如此反复，直到系统不再出现错误信息为止。 在数据状态下，选择【数据】【审核】菜单项，即可开始进行审核。 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版 ） 会计报表数据处理 14.1.3 报表舍位操作 当报表编辑完毕，需要对报表进行舍位平衡操作并进入数据处理状态之后，选择【数 据】【舍位平衡】菜单项，即可按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位 操作。 进行舍位操作时，可在系统提供的功能中执行舍位平衡操作，系统按定义的舍位关系 对指定区域的数据进行舍位，按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将 经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中去，将舍位后的报表置于当前活动报表。 在打开舍位平衡公式指定的舍位表之后，即可看到调整后的报表。 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 14.1.4 表页管理 1. 增加表页 ：增加表页可以通过插入表页或追加表页来实现。 （1）插入表页 插入表页即是在当前表页前面插入一张空白表页。 在【UFO报表】窗口中，选择【编辑】【插入】【表页】菜单项，即可打开【插 入表页】对话框。在输入要插入表页的数值后，单击【确认】按钮，即可插入成功。 【插入表页】对话框 插入表页 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版 ） 会计报表数据处理 （2）追加表页 追加表页即是在最后一张表页后追加N张空的表页。在【UFO报表】窗口中，选择【编 辑】【追加】【表页】菜单项，即可打开【追加表页】对话框。在输入需要追加 的表页数后，单击【确认】按钮，即可追加成功。 【追加表页】对话框 追加表页后的报表 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 2. 删除表页 删除表页的类型有两种，一种是直接输入表页号进行删除，另一种是输入删除条件进 行删除。 （1）用表页号删除 所谓的表页号删除，就是指通过输入要删除的表页号码来对表页进行删除的操作。 在报表中选择【编辑】【删除】【表页】菜单项，打开【删除表页】对话框。在“ 删除表页”文本框中输入要删除表页的表页号之后，单击【确认】按钮，即可自动删除 所选表页。 【删除表页】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 （2）用删除条件删除 用删除条件删除需要对报表的关键字进行取值，关键字的取值可以是等于、大于或小 于等多种表达方式。 在报表中选择【编辑】【删除】【表页】菜单项，可打开【删除表页】对话框， 在“删除条件”文本框中输入要删除的条件或单击【条件】按钮，即可打开【定义条件】 对话框。在选择相应的删除条件之后，单击【确认】按钮，即可返回到【删除表页】 对话框。单击【确认】按钮，即可成功删除相应的表页。 【定义条件】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版 ） 会计报表数据处理 3. 表页排序 表页排序是指按照一定的规则对报表文件中的表页进行排序整理，可以按关键字取值或 者按照报表中的任意一个单元的值，以递增或递减的方式进行排序。 具体的操作步骤如下： （1）在报表中，选择【数据】【排序】【表页】菜单项，即可打开【表页排序】 对话框。 （2）在选择相应的关键值之后，单击【确认】按钮，即可自动进行表页排序。 【表页排序】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 4. 表页交换 在编制报表过程中，有些具有相互联系的表页需要放在相近的位置，但在制作的过程 中并没有按顺序进行排列，这就需要将表页交换位置，以满足使用的需要。 具体的操作步骤如下： （1）在报表中选择【编辑】【交换】【表页】菜单项，即可打开【交换表页】对 话框。 （2）在“源页号”文本框中输入原来的页号，并在“目标页号”文本框中输入要调整到位置 的页号之后，单击【确认】按钮，即可进行表页交换。 【交换表页】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 14.1.5 报表汇总 1. 透视 具体的操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口中，选择【数据】【透视】菜单项，即可打开【多区域透 视】对话框。 （2）在“输入透视区域范围”和“输入列标字串”文本框中输入相应的内容之后，单击【确 定】按钮，即可打开【透视】对话框。 【多区域透视】对话框 【透视】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 （3）在其中可以查看各个单元对应的各个表页的具体数值，单击【保存】按钮，即可打 开【保存为】对话框。 （4）在选择好文件的存放路径之后，单击【另存为】按钮，可弹出一个信息提示框。单击 【是】按钮，即可自动进行重算功能，计算完毕之后将在报表的左下方有文字提示。 【保存为】对话框 计算结果 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 2. 数据汇总 具体的操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口中单击【格式/数据】按钮，即可进入数据状态。 （2）选择【数据】【汇总】【表页】菜单项，可打开【报表汇总三步骤之一 汇总方向】对话框。 （3）根据实际需要选择相应的单选项之后，单击【下一步】按钮，即可打开用于指定 汇总哪些表页的【报表汇总三步骤之二汇总条件】对话框。 【报表汇总三步骤之一汇总方向】对话框 【报表汇总三步骤之二汇总条件】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 （4）在确定好汇总条件之后，单击【下一步】按钮，即可打开用于处理报表中可变区 的【报表汇总三步骤之三汇总位置】对话框。 （5）最后单击【完成】按钮，即可自动开始汇总并生成汇总结果，同时还显示“汇总完 毕”的提示文件。 【报表汇总三步骤之三汇总位置】对话框 汇总结果显示 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 UFO报表系统在进行可变区汇总的表页中，将自动追加一个可变行或可变列，把汇总 结果保存在其中。 具体的操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口中单击【格式/数据】按钮，即可进入数据状态。 （2）选择【数据】【汇总】【可变区】菜单项，即可打开用于指定对报表中哪些 表页进行可变区汇总的【可变区汇总二步骤之一表页汇总条件】对话框。 （3）单击【下一步】按钮，即可打开用于指定汇总可变区中的哪些可变行（可变列） 的【可变区汇总二步骤之二可变区汇总条件】对话框。 【可变区汇总二步骤之一表页汇总条件】对话框 【可变区汇总条件】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表数据处理 3. 数据采集 具体的操作步骤如下： （1）在报表中选择【数据】【数据采集】菜单项，即可打开【数据采集】对话框 （2）在其中选择源数据所在的文件之后，单击【采集】按钮或双击该文件名，即可执 行数据采集，UFO将在当前报表中自动追加表页以存放数据。 【数据采集】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版 ） 会计报表输出 14.2 会计报表输出 14.2.1 报表查询 1. 查找表页 具体操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口的数据状态下，选择【编辑】【查找】菜单项，即可打开 【查找】对话框。 （2）选择“表页”单选项并在查找条件下拉列表框中选择相应的查询条件之后，可根据 需要选择“并且”或“或者”单选项。 （3）单击【查找】按钮，则第一个符合条件的表页将成为当前页。单击【下一个】按 钮，则下一个符合条件的表页将成为当前页。 【查找】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表输出 2. 联查明细账 用友ERP-U8报表管理系统为用户提供了在报表上联查明细账的功能，并可以通过明细 账查询相应总账和记账凭证。 但要实现联查明细账，还需要注意如下几点： （1）必须在数据状态下使用联查明细账功能。 （2）必须在有单元公式的单元格中使用，单元公式必须是有口会计科目参数的期初类 函数 （3）必须同时具备UFO明细功能、总账函数、总账明细账查询权限的用户，才可以通 过函数联查明细账。 （4）当用户选中某个单元格时，只要当前单元格内有总账函数，即可联查当前科目的 明细账，如果当前单元格有多个科目，则显示第一个科目的明细账，其他科目可以通 过明细账的查询窗口进行切换查看。 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版 ） 会计报表输出 14.2.2 网络传送 网络传输方式是通过计算机网络将各种报表，从一个工作站传递到另一个或另几个工 作站的报表传输方式。使用计算机网络进行报表传输，可在各自的计算机上方便、快 捷地查看相关的报表，大大提高了会计数据的时效性和准确性，又有很好的安全性， 并可以节省报表报送部门大量的人力、物力、财力。 随着计算机网络的日益普及，网络传输方式的优势越来越明显，正在逐步取代其他的 传输方式。用户只要将报表生成网页HTML文件，就可以将其发布在企业内部网或互联 网上了。 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 会计报表输出 14.2.3 报表打印 打印输出方式是指将编制出来的报表以纸质介质的形式打印输出。打印输出是将报表 进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。用户在打印之前需要在报 表系统中做好打印机的有关设置，以及报表打印的格式设置，并确认打印机已经与主 机正常联接。打印报表之前用户可以进行预览，以便及时调整不满意的地方。 此外，将各种报表以文件的形式输出到磁盘上也是一种常用的方式，这对于下级部门 向上级部门报送数据，进行数据汇总是一种行之有效的方式。 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 图表分析 14.3 图表分析 14.3.1 追加图形显示区域 具体的操作步骤如下： （1）在【UFO报表】窗口的“格式”状态下，可选择【编辑】【追加】【行】菜单 项，即可打开【追加行】对话框。 （2）在其中输入要追加的行数（如：10）之后，单击【确认】按钮即可。 14.3.2 选取数据区域 插入的图表是依赖报表的数据而存在的，反映报表指定区域中数据的对比关系，所 以在插入图表对象之前，必须事先选择图表对象反映的数据区域。 具体的操作步骤如下： 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 图表分析 （1）在【UFO报表】窗口中单击【格式/数据】按钮，即可使报表处于数据状态。 （2）此时，即可选取一个数据区域（如A3:B7）。 14.3.3 插入图表对象 具体操作步骤如下： （1）在报表窗口中单击【格式/数据】按钮， 进入数据状态之后，选择【工具】【插入图表对象】 菜单项，即可打开【区域作图】对话框。 （2）在“数据组”中选择【行】单选项。 （3）在“操作范围”中选择【当前表页】单选项， 则利用当前表页中的数据作图。 （4）在“图表名称”和“图表标题”框中 输入相应的名称和标题。 选取数据区域 【区域作图】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 图表分析 （5）在列出的图表格式中选择一种图形之后，单击【确认】按钮，即可插入一张图表。 14.3.4 编辑图表对象 1编辑标题 图表标题、X轴标题、Y轴标题可以在建立图表 时的【区域作图】对话框中输入内容，也可以 在图表建立以后进行编辑。 具体操作步骤如下： （1）双击图表对象的任意部位，图表即被激活，此时，图表及图形四周均出现8个黑点。 （2）选择【编辑】【主标题】菜单项，即可弹出【编辑标题】对话框。 销售情况直方图 编辑图表 【编辑标题】对话框 用友ERP-U8财务处理实务（8.7X版） 图表分析 2改变主标题的字型和字体 具体操作步骤如下： （1）选中图表对象中要改变的标题之后，选择【编辑】【标题字体】菜单项，即可 打开【标题字体】对话框。 （2）在字体框中选择字体、字型和字号之后，单击【确认】按钮，标题的字型和字体 即可修改成功。 3定义数据组 具体的操作步骤如下： （1）选择【编辑】【定义数据组】菜单项， 即可打开【定义数据组】对话框。 （2）在选择“以一列数据为一组进行比较” 单选项之后，单击【确认】按钮，图形将会以 一列数据为一组进行比较。 【定义数据组】对话框 以一列数据为一组进行比较 图表分析 4改变图表格式 UFO报表系统提供了10种图形格式，在【格式】菜单中选择相应的图形格式菜单项， 就可以完成相应图形格式的转换。另外，单击工具栏中的图标也可以改变图表格式。 选择【格式】【立体成组直方图】菜单项之后，系统将会自动切换编辑框里的图形 格式。在普通直方图、立体直方图、圆饼图、面积图等格式中，只能显示第一行或第 一列的数据。 5. 对象置前对象置后 具体的操作步骤如下： 右击选