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4.3 电子表格处理软件 Excel 2003 了解了解ExcelExcel的窗口界面和基本特点的窗口界面和基本特点 掌握掌握ExcelExcel的基本操作的基本操作 会使用会使用ExcelExcel进行基本的数据处理进行基本的数据处理 教学目的 Excel Excel 概述概述 工作表的基本编辑操作工作表的基本编辑操作 使用公式与函数使用公式与函数 数据管理数据管理 本章内容 图表制作图表制作 工作表的基本格式设置工作表的基本格式设置 4.3.1 Excel4.3.1 Excel概述概述 1.Excel1.Excel的窗口组成的窗口组成 所谓工作簿指的就是Excel 文档，它是在Excel 环境中用来储存并处理工 作数据的文件。一个工作簿可由一个或多个工作表组成。在系统默认的情况 下，它由Sheetl、Sheet2、Sheet3这三个工作表组成。 2 2工作簿工作簿 3 3工作表工作表 它是由65536行和256列构成的一个表格，其中行是由上自下按 1到65536进行编号，而列号则由左到右采用字母A，B，C进行 编号。 （1 1）新建工作簿）新建工作簿 执行“文件”菜单中的“新建”菜单命令。 利用工具栏上最左边的“新建”按钮。 （2 2）打开现有工作簿）打开现有工作簿 l 单击“文件”菜单，再选择“打开”命令。 l 单击工具栏中的“打开”按钮。 l 双击要打开的工作簿。 （3 3）工作簿窗口的操作）工作簿窗口的操作 平铺 多窗口显示同一个工作簿 水平并排 垂直并排 层叠 （4 4）保存和关闭工作簿）保存和关闭工作簿 保存和关闭工作簿的方法同Word中保存和关闭文档的方法相同 4 4单元格、单元格地址及活动单元格单元格、单元格地址及活动单元格 活动单元格 单元格 列号 行号 5.5.编辑栏编辑栏 名字的第一个字符必须是字母或文字。 名字不能使用类似地址的形式，如D4、E5、F6等。 不可将空格当作分隔符，可以用点或下划线代替。 名字不区分英文字母大小写。 名字不超过255个字符，名称框中最多显示15个字符。 4.3.2 工作表的基本编辑操作 1 1选定单元格选定单元格 选 取 对 象操 作 方 法名 称 单个单元格 激活单元格，或用方向键移至相应的单元 格 单元格本身的名称，如：A2、 B5 整行(或整列) 单击 行(或列)的标头 。按Shift或Ctrl键同时 单击 可选定多行(列) 行号：行号或列号：列号，如3 ：5、D：F 连续单 元格区 域 先单击 区域的左上角，然后按住鼠标左键 拖动到区域右下角，松开左键即可(其中左 上角单元格为活动的)。或者单击 区域的左 上角，按下Shift键的同时再单击 右下角 区域左上角单元格名称：区域右 下角单元格名称，如B2：C4 不连续单 元格 区域 按住Ctrl键的同时单击 各单元格 2. 2. 输入常量数据输入常量数据 (1)直接输入：先单击相应的单元格，然后再输入数据 文本的输入。 数字的输入 日期或时间的输入 (2)(2)自动填充：自动填充：可在连续单元格区域中快速自动填有规律的数据，包括相同数据 、等差、等比、自定义序列等 鼠标方式 用菜单命令 (3)导入数据：利用“数据”菜单的“导入外部数据”命令可将其他数据库(如 Access、FoxPro等产生的数据库文件)的数据导入，还可以导入文本文件等 3. 3. 输入有效数据：输入有效数据：可设置输入数据的有效性规则，以免输入不符合要求的数据 选定要检验的单元 格区域，然后执行“ 数据”菜单的“有效性 ”命令，弹出 “数据 有效性”对话框 4. 4. 编辑工作表：编辑工作表：对单元格及选定区域的修改、清除、插入、复制、移动、查 找、粘贴与选择粘贴等；工作表的移动、复制、插入、删除等管理操作。 (1)修改与清除 (2)插入与删除单元格、行或列 (3)移动和复制 (4)查找与替换 (5)管理工作表:双击工作表标签可以更 改工作表名。使用“插入”菜单的“工作表 ”命令可插入新的工作表。使用“编辑”菜 单的“删除工作表”命令可删除工作表。 拖动标签可改变工作表的前后顺序。按 住Ctrl键拖动标签，可复制工作表。另 外，右单击标签，弹出如右所示的菜单 ，可以对工作表进行重命名、删除、移 动、复制、插入等操作。 4.3.3使用公式与函数 1. 公式：运算符和操作数组成的式子，输入时必须以“”开头 类别运算符 算术运算符(加)、(减)、*(乘)、/(除)、 (指数)、%(百分比) 关系运算符 (等于)、(大于)、(小于)、(大于等于)、(小于等于)、 (不等于)。 文字连接符 (字符串连接，即将两个字符串连接起来，如单元格A1中的数据为 “英语”，A2为“成绩”，则A1A2的结果为“英语成绩”) 公式运算符公式运算符 修改公式：选定要修改公式所在的单元格，在编辑栏中对公式进行修改，单击Enter键完成 修改。 复制和移动公式：选定要复制或移动的公式。单击工具栏上的“复制”或“剪切”按钮。选定要 粘贴到的单元格。单击工具栏上的“粘贴”按钮。 使用自动求和工具使用自动求和工具 （1）选中目标单元格B4。 （2）单击工具栏上的“自动求和”快捷图标 。 （3）屏幕上显示一个虚线框，即活动选定框，拖动鼠标使活动选定框覆盖住需要求和的单元 格区域，如图所示。 （4）单击Enter键，B4单元格将显示自动求和后的结果。 公式的运算规则公式的运算规则 运算符（优先级从高到低）含义 :区域运算符 ,联联合运算符 -负负数 %百分比 乘方 *和/乘和除 +和-加和减 &文本运算符 =, , =, 比较较运算符 2. 2. 单元格引用单元格引用( (单元格地址单元格地址) ) (1)(1)相对引用或相对地址：是指被引用的单元格与公式所在单元格相对引用或相对地址：是指被引用的单元格与公式所在单元格 的相对位置的相对位置 。 (2)(2)绝对引用或绝对地址：表示某一单元格的位置在工作表中的绝对引用或绝对地址：表示某一单元格的位置在工作表中的 绝对位置，与公式所在单元格的位置无关。绝对位置，与公式所在单元格的位置无关。 (3)(3)混合引用或混合地址：被引用单元格位置包含一个绝对引用和一混合引用或混合地址：被引用单元格位置包含一个绝对引用和一 个相对引用。个相对引用。 3. 3. 使用函数使用函数 函数的调用形式为：函数名函数的调用形式为：函数名( (参数参数1, 1, 参数参数2, )2, ) ExcelExcel函数概述函数概述 分类功能 数据库库工作表函数分析数据清单单中的数值值是否符合特定条件 日期与时间时间 函数在公式中分析处处理日期值值和时间值时间值 工程函数用于工程分析 信息函数确定存储储在单单元格中的数据类类型 财务财务 函数进进行一般的财务计财务计 算 逻辑逻辑 函数进进行逻辑逻辑 判断或者进进行复合检验检验 统计统计 函数对对数据区域进进行统计统计 分析 查查找与引用函数在数据清单单中查查找特定数据和一个单单元格的地址 文本函数在公式中处处理字符串 数学和三角函数进进行数学计计算 ExcelExcel常用函数常用函数 SUM函数 SUMIF函数 AVERAGE函数 SUBTOTAL函数 DB函数 DAY函数 TODAY函数和NOW函数 (1)(1)插入函数法插入函数法 (2)(2)直接输入函数法直接输入函数法 输入的函数名、单元格引用等可以为小写。如输入的函数名、单元格引用等可以为小写。如if if、b5b5，但，但 ExcelExcel将自动转换为大写。将自动转换为大写。 出现在公式或函数中的文本必须用半角的英文双引号括起出现在公式或函数中的文本必须用半角的英文双引号括起 来，如来，如“ “不及格不及格” ”。 当选取含有数值的两个以上单元格区域时，在状态栏的当选取含有数值的两个以上单元格区域时，在状态栏的“ “ 自动计算区自动计算区” ”中就会显示某种计算结果。右单击中就会显示某种计算结果。右单击“ “自动计算区自动计算区” ” ，可改变计算种类。，可改变计算种类。 单击工具栏中的单击工具栏中的“ “自动求和自动求和” ”按钮的按钮的 ，ExcelExcel将自动在活动将自动在活动 单元格中填入带单元格引用的求和函数。如果单击此按钮右单元格中填入带单元格引用的求和函数。如果单击此按钮右 侧的小黑三角，可从下拉列表中选用求平均值、计数、求最侧的小黑三角，可从下拉列表中选用求平均值、计数、求最 大值和最小值等函数，或插入其他函数。大值和最小值等函数，或插入其他函数。 4.3.4 工作表的基本格式 设置 1. 1. 设置数字的格式设置数字的格式 可以通过可以通过“ “格式格式” ”工具栏和工具栏和“ “格式格式” ”菜单两种方式菜单两种方式 2. 2. 设置文本字体的格式设置文本字体的格式 3. 3. 设置对齐方式设置对齐方式 4. 4. 设置边框与底纹设置边框与底纹 5. 5. 设置行高和列宽设置行高和列宽 6. 6. 自动套用格式自动套用格式 首先选取单元格区域，然 后打开“格式”菜单“自动套 用格式”命令 7.7.设置条件格式设置条件格式 选取所要处理的单元格区域。 打开“格式”菜单选“条件格式”命令，在“条件”设置框中输入 需要格式化的数据的条件(例如大于或等于90)。 单击“格式”按钮，选择满足条件的单元格的格式(如斜黑体) 。 若有多个条件，可以按“添加”按钮，再增加其它条件。最 后单击“确定”按钮 4.3.5 4.3.5 图表制作图表制作 1.1.创建图表创建图表 首先选定数据源首先选定数据源 (1)(1)快速创建图表快速创建图表 按F11或Alt+F1键则产生独立图表，如果单 击“图表”工具栏的“图表类型”按钮则创建嵌 入式图表 打开一个要创建图表 的工作表，单击工具 栏上的“图表向导” 按钮，或执行“插入 ”菜单中的“图表” 命令 转下页转下页 (2)(2)利用图表向导来创建利用图表向导来创建 2.2.编辑图表：编辑图表：首先必须激活图表区或图表选项，然后使用“图表”菜单对 图表类型、数据源、图表选项、位置等进行修改。也可以右单击图表 区或绘图区弹出快捷菜单，进行相应的编辑。 3.3.格式化图表：格式化图表是指对图表的各个选项的格式格式化图表：格式化图表是指对图表的各个选项的格式 进行设置，如字体、颜色、对齐等进行设置，如字体、颜色、对齐等 如：双击分类轴或 数值轴，将出现“坐 标轴格式”对话框， 其中涉及到图案、 刻度、字体、数字 、对齐等几个内容 ，用户根据需要加 以取舍即可。 4.3.6 数据管理 1. 1. 数据清单：指工作表中某个单元格区域所构成的一个数据清单：指工作表中某个单元格区域所构成的一个 二维表。二维表。 (1)与数据库对应，列称为字段，行称为记录。第一行为 表头，由若干个字段名(列标题)组成，字段名必须由文字 表示，不能是数字，也不能是空。 (2)清单中不允许有空行或空列；每一列必须是性质、类 型相同的数据， (3)在一个工作表中最好只有一个完整的数据清单，若有 一个以上的数据清单，应用空行或空列隔开。 在建立了数据清单之后，就可以进行诸如增加、修改、 查找、删除记录等操作。基本操作是打开“数据”菜单选取 “记录单”命令，在出现的对话框中进行所需操作即可。 2. 2. 记录排序记录排序 (1)(1)简单排序：简单排序：选取想要排序字段的任一单元格，然后按需单击工具栏 中的“升序”或“降序”按钮。 也可通过“数据”菜单的“排序”命令实现 。 (2)(2)复杂排序：复杂排序：当参与排序的字段出现相同值时，可最多对3个字段进 行排序，如“总分”相同时，按“姓名”排序，“姓名”又相同时，按“数学” 排序。 3. 3. 记录筛选记录筛选 (1)(1)自动筛选自动筛选 (a) (b) (2)(2)高级筛选高级筛选