教育综合办公系统用户使用手册.doc

云南省教育系统综合办公平台用户使用手册中国电信云南公司2011年7月第132页 共126页目 录1.个人邮件31.1新建邮件31.2收件箱61.3发件箱71.4文件夹81.5邮箱配置81.6草稿箱91.7垃圾箱102文档管理112.1公共资料112.2员工培训152.3规章制度172.4岗位职能192.5行政审批213发文管理243.1流程定义（只限于管理员使用）243.2发文管理303.3收文管理313.4发文档案443.5收文档案463.6数据字典（只限于管理员使用）483.7数据报表504信息交流534.1人员通讯录534.2电子期刊554.3电子论坛615个人资源665.1个人通讯录665.2个人信息发布685.3修改密码695.4首页定制705.5待办事宜705.6工作日志715.7日程安排736信息发布776.1电子公告776.2新闻动态796.3政策信息817事务管理857.1人事管理857.2接待登记877.3车辆管理897.4值班管理917.5物品管理937.6出访登记967.7信访管理987.8办公用品1007.9会议管理1028. 系统管理（只限于管理员使用）1078.1人员信息1078.2权限管理1108.3模块管理1128.4组织机构1168.5群组管理1198.6日志管理1219. 常见问题解答1239.1个人邮件1239.2文档管理1259.3工作流程1269.4个人资源1289.5事务管理1309.6信息发布1309.7系统管理1301. 个人邮件个人邮箱实现当前主流邮箱的所有功能，为用户提供方便的在Intranet/Internet中的通讯方式，除了当前主流邮箱的主要功能：收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱以外，办公自动化系统还具备了一些特别功能，例如邮箱配置、文件夹管理等。1.1新建邮件单击左边导航栏中的“新建邮件”，进入新建邮件的页面。显示如下的界面：a) 填写“收件人”、“抄送”、“密送”这三个栏目需要输入收件人，抄送人和密送人的姓名或邮箱地址，每一个栏目中可以输入多个人，用逗号隔开，任何收件人都不能看到密送人，这三个域不能全部为空。可以直接在文字右边的文本框中逐个输入；但更快捷的方法是从“地址本”中选择：b) 从“地址本”中选择单击“地址本”按钮，显示选择界面：首先，在左边选中人员所在的单位，接着在中间选中人员，、如果要把该人员作为收件人，则单击右边的“收件人”按钮，该人员出现在按钮右边的收件人列表中；、如果要把该人员作为抄送人，则单击右边的“抄送”按钮，该人员出现在按钮右边的抄送人列表中；、如果要把该人员作为密送人，则单击右边的“密送”按钮，该人员出现在按钮右边的密送人列表中；如果要删除人员，则在收件人列表、抄送人列表、或者暗送人列表里选中要删除的人，单击下面的“删除”按钮进行逐一删除；也可以单击“全部删除”按钮同时删除所有列表里的收信人。单击“确定”结束，单击“取消”放弃。当单击“确定”按钮后，地址本右边列表中的收信人都会正确地填写在邮件相应的“收件人”“抄送”和“密送”栏中。l 输入邮件的标题：在“主题”中输入标题l 添加附件：点击按钮添加附件，一封信可以添加多个附件。c) 选用复选框使用签名档“签名档”相当于邮件的落款，可以写一些常用问候语，个人联系方式等内容，能增加邮件的人性化和亲和力。签名档的内容显示在邮件的正文内容的末尾，用一条横线和正文分隔开。选择该选项之前，要在邮箱配置中设置好签名档的内容。d) 设置邮递选项邮递选项包括：重要性、邮递报告、优先级三种。设置完毕，单击“确定”按钮即可。 l 设置重要性用户可以在发送邮件时，选择邮件的重要程度。系统提供的重要性分为高、正常、低三种。缺省情况下，所有邮件的重要性为“正常”。重要性不会更改系统邮递邮件的顺序或速度。l 设置优先级用户可以在发送邮件时，可以选择邮件的优先级。系统提供的优先级分为高、一般、低三等。高表示可以立即发送邮件。一般（默认值）表示在主服务器下一次发送邮件时发送邮件。低表示等到非峰值时间发送邮件。非峰值时间介于午夜和早晨 6:00，除非邮件服务器管理员更改了时间。如果使用的是调制解调器或广域网，则此选项可以减少电话费用。l 邮递报告用户可以设置在何种情况下需要系统反馈一份邮递报告，说明邮件邮递的情况。系统提供四种选项：仅在失败时（默认选项）仅在不能邮递邮件消息时发送邮递报告，并说明造成失败的可能原因。确认邮递通知是否已邮递邮件。跟踪整个路径从系统邮递邮件所通过的每个服务器发送报告，并发送表明邮件是否已被邮递的最终报告。没有不发送邮递报告l 如果邮件需要立即发送，可以单击“发送”按钮直接发送，系统同时会在发件箱中保留一封副本；如果还需要修改，可以单击“保存”按钮，将新邮件先保存在草稿箱中，以后可以在草稿箱中对邮件进行编辑、发送。对于收件箱、发件箱和草稿箱中的邮件，用户可以根据自己的实际需要进行删除。 选中需要删除的邮件，单击“删除”按钮可以将邮件删除到垃圾箱中，垃圾箱中的邮件可以“清空”，也可以“还原”；单击“永久删除”按钮，则邮件将永远消失，作用和垃圾箱中“清空”按钮一样。1.2收件箱 用户可以在收件箱查看收到的邮件，并对接收邮件进行管理。a) 浏览接收邮件普通用户可以在收件箱中浏览所有接收到的信件，信件以列表的形式显示，显示内容包括：发件人、主题、日期、邮件大小。系统对邮件的其他信息作相应标注： 未读邮件（新邮件）用红色信封标注。 带有附件的邮件用曲别针标注。 重要性为“高”的邮件用红色惊叹号标注。普通用户可以选择浏览某邮件的详细内容。列表可以分页显示，每页显示10封邮件。用户可以翻页、也可以通过输入页码直接跳转到某页。b) 邮件排序系统会自动按照邮件收到的先后顺序对邮件进行排列。c) 删除邮件用户可以单击“删除”按钮同时删除收件箱中的部分（一个或多个）或全部邮件，删除后的邮件进入垃圾箱，这些邮件还可以恢复。必要时，普通用户还可以单击“永久删除”按钮彻底删除邮件，这些邮件将无法恢复。d) 回复邮件用户可以对接收的邮件进行回复（系统提供自动回复的功能，在邮箱配置中设置）。e) 转发邮件用户可以将接收的邮件转发给其他人。f) 查询邮件用户可以通过输入关键字查询收件箱中所有包含该关键字的邮件，也可以定制查询条件来查找收到的邮件1.3发件箱 用户可以在发件箱中查看已经发送出去的邮件，并对发送的邮件记录进行管理。a) 编辑邮件用户可以重新编辑某一封已经发送出去的邮件，并重新发送。b) 删除邮件用户可以选择同时删除发件箱中的部分（一个或多个）或全部邮件，单击“删除”按钮将选中的邮件放入垃圾箱，这些邮件还可以恢复。必要时，用户还可以单击“永久删除”按钮彻底删除邮件，这些邮件将无法恢复。c) 查询邮件用户可以通过输入关键字查询发件箱中所有包含该关键字的邮件，也可以定制查询条件来查找发送过的邮件。1.4文件夹 用户可以根据自己的名称爱好，添加相应的文件夹，用来保存邮箱中的部分邮件。a) 创建文件夹用户可以单击“新建”按钮进入新建页面，输入自己拟定的文件夹名称，单击界面右上方的“创建”按钮，成功创建一个文件夹，显示在左边树形目录中，并对文件夹进行命名和添加必要的说明。b) 删除文件夹用户可以删除某个文件夹，在删除文件夹前，要保存在该文件夹下的邮件，然后再删除文件夹。c) 删除邮件用户可以单击“删除”按钮同时删除文件夹中的部分（一个或多个）或全部邮件，删除后的邮件进入垃圾箱，这些邮件还可以恢复。必要时，用户还可以单击“永久删除”按钮彻底删除邮件，这些邮件将无法恢复。1.5邮箱配置邮箱配置是用来给邮箱定制邮件属性的配置场所，其中包括：显示邮箱的最大容量、邮箱当前的大小，回复的内容配置、用户签名档的内容设置、是否开启自动回复信息和自动转发信息属性等等。(一) “邮箱最大容量”：显示当前用户注册邮箱的最大承受邮件容量；(二) “邮箱当前大小”：显示当前用户已经使用的邮件容积；(三) “回复设置”：选择回复邮件时是否携带原文。如果携带，则选择下拉菜单中的“带原文”；反之则选择“不带原文”；(四) “签名档”：类似于邮件的落款，可以将相应的公司地址、个人联系方式等信息填入签名档中；然后选择状态为“开启”，签名档将会在每次发邮件时根据用户的需要追随在邮件正文内容的末尾。(五) “自动回复”：当用户不能使用当前邮件时，可以开启此配置信息；用户首先开启此配置状态，然后在回复内容中输入相应的回复信息，这样每当用户收到新邮件时，系统会自动给发件人回复一封带有回复信息的邮件。(六) “自动转发”：类似于“自动回复”中的功能性质。用户开启此服务，系统将显示“转发地址”等信息，用户可以单击“公共地址本”或者“个人地址本”按钮来选择需要转发的收信人，也可以直接在转发地址内输入相应的邮件地址或者姓名。配置完毕，这样每当用户接收到新邮件时，系统会自动将该邮件转发给这些邮件地址。(七) “保存”：配置完毕各种信息后，单击界面右上方的“保存”按钮，系统将自动对配置的信息进行保存，保证在以后发挥正常的功能。1.6草稿箱 草稿箱用来保存用户未发出的邮件， 用户可以在草稿箱的列表中点击一条需要修改或者编辑的邮件，系统将打开此邮件进入编辑状态。用户完成编辑后单击“保存”按钮对所作的记录进行保存，需要发送时单击“发送”按钮直接发送。1.7垃圾箱 垃圾箱是用来存放用户删除的邮件。系统会自动按照邮件删除的先后顺序进行排列。在垃圾箱中，对于那些以后不会有用的邮件，用户可以单击“清空”按钮彻底删除；对于还有用的邮件，用户可以单击“还原”按钮将邮件还原到收件箱中。2文档管理文档管理模块主要是方便文档资料的共享。具体模块包括有：公共资料、公务员培训、规章制度、岗位职能、行政审批。2.1公共资料公共资料是对政府内部的文档、图书、光盘等资料的统一管理。员工可以申请借阅。点击左边导航栏中的“公共资料”字样，右边界面则立刻显现一个缺省列表界面，如下图所示：1. 设置管理员（权限设置）在进行操作之前必须在“权限设置”里对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，点击右上角“权限设置”按钮，从地址本里添加人员，界面如下图所示：2. “新建类别”（只适用于管理员）左上角是按公共资料文档的不同阶段将划分成五种不同的列表，点击左上角的“类别”模块，界面如下图所示： 在“类别”的链接下单击“新建”按钮，进入新建类别的页面，界面如下图所示：填入类别名称，位置和备注，建好的类别会显示在左边的树形目录中。建好类别后，公共资料的首页的左上角是按公共资料文档的不同阶段将划分成五种不同的列表，包括：全部资料、已借出、未借出、待审批和类别。在新建了公共资料的类别后，在各自的类别下会有相应借出的、未借出的、待审批的资料。点击左上角的“全部”，右边列表将会列出所有的公共资料。界面如下图所示：3. “新建资料”（只适用于管理员）首先在左边树形目录中选择新建资料所属的类别，然后在“全部”链接下单击“新建”按钮，进入新建资料的页面。填入资料名称等相关的资料信息，选择所属的类别。单击界面右上方 “保存”按钮对新建的资料进行保存。如下图所示。新建的资料处于可借阅的状态。 保存完后，再回到资料的首页，左上角是按公共资料文档的不同阶段将划分成五种不同的列表，包括：全部资料、已借出、未借出、待审批和类别。这五种不同的公共资料列表都是按照入库时间进行降序排列资料文档顺序的。点左上角的“已借出”，右边列表就会列出已借出的公共资料列表。步骤同上。点左上角的“未借出”，右边列表就会列出未借出的公共资料列表。步骤同上。点左上角的“待审批”，右边列表就会列出待审批的公共资料列表。步骤同上。4. “修改”：如果需要对某一资料内容进行修改，由系统管理员或者类别管理员进入“公共资料”模块列表。在列表中点击一条需要修改的记录，系统将打开此条记录信息的只读模式，单击界面右上方的“编辑”按钮进入编辑模式，修改后单击“保存”按钮对所作的修改进行保存。5. “用户借阅资料”当管理员建好各种资料后，用户就可以根据资料的当前状态进行借阅。当资料处于“可借阅”状态时，用户就可以在列表中打开该资料，单击“申请借阅”按钮进行借阅。用户单击“申请借阅”按钮后会给该类别的管理员发一封申请借阅的待办事宜，如图所示：6. “借阅审批”当用户提交了借阅申请后，系统管理员会在自己的待办事宜里看到提交来的借阅申请，打开此申请，如下图所示：系统管理员可以单击“批准借阅”按钮，并给申请的用户发一封“申请被批准”的待办事宜；也可以单击“驳回”按钮，将该用户的申请驳回给申请人，也会给申请人发一封“申请被驳回”的待办事宜。7. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。如果该资料所属的类别有类别管理员，则用户单击“申请借阅”按钮后会给该类别管理员发一封申请借阅的待办事宜；如果该资料所属的类别没有类别管理员，则用户单击“申请借阅”按钮后会给该类别的上级类别管理员发一封申请借阅的待办事宜。2.2员工培训点击左边导航栏中的“员工培训”字样，右边界面则立刻显现一个缺省列表界面，如下图所示：1. 设置管理员（权限设置）在进行“员工培训”操作之前必须在“权限设置”里对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，点击右上角“权限设置”按钮，从地址本里添加人员，界面如下图所示：2. “新建类别”（只适用于管理员）点击左上角的“类别”模块，会列出所有的已建好的类别，界面如下图所示： 在“类别”的链接下单击“新建”按钮，进入新建类别的页面，界面如下图所示：填入类别名称，建好的类别会显示在左边的树形目录中。3. “新建培训资料”（只适用于管理员）单击“全部”，点击进入相应的类别下，单击列表右上方的“新建”按钮，进入新建员工培训资料的页面。填入标题、正文内容，创建时间由系统自动生成。（后面有“*”表示必须填写）如下图所示： 4. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。2.3规章制度由管理员起草单位规章制度，普通用户可以查看最新的和以往的所有信息，但无权增加、删除、修改信息内容。1. “列表”单击左边导航栏中的“规章制度”进入其下的功能模块列表，默认显示为缺省列表。如下图所示：2. 权限设置（设置管理员） 新建操作之前必须在“权限设置”里对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，点击右上角“权限设置”按钮，从地址本里添加人员，界面如下图所示：3. “新建类别”（只适用于管理员）点击左上角的“类别”，再点击新建，打开规章制度类别设置页面：在左边树形目录中选择所建类别的上级类别，然后单击右上方的“新建”按钮，进入新建类别的页面，填写类别名称，建好的类别会显示在左边的树形目录中。如下图所示：4. 新建规章制度（模块管理员）单击界面右上方的“新建”按钮，进入新建规章制度的页面，填写相应的信息，从预先建立的类别中选择规章制度所属的类别，系统会自动生成发布时间。如下图所示：编辑完成后，单击界面右上方的“保存”按钮对新建制度进行保存，并返回相应的列表界面。5. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。2.4岗位职能单击左边导航栏中的“岗位职能”进入其下的功能模块列表，显示出缺省列表。如下图所示：1. 设置管理员（权限设置） 新建操作之前必须在“权限设置”里对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，点击右上角“权限设置”按钮，从地址本里添加人员，界面如下图所示：2. 岗位职能（只适用于管理员）在“岗位职能”链接下，单击列表右上方的“新建”按钮，进入新建岗位的文档页面。填入业务名称、岗位简要说明，业务主管部门单击选择机构按钮，从选择机构里添加相关的部门，创建时间由系统自动生成。3. 新建增加业务岗位业务步骤（只适用于管理员）填写完后，右上角可选择相应的操作：保存、增加步骤、关闭。点击增加步骤，打开工作岗位流程处理步骤定义表，填写业务步骤、业务内容、主要工作内容。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。下图所示就是具体的业务岗位的业务步骤：4. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。2.5行政审批点击左边导航栏中的“行政审批”字样，右边界面则立刻显现一个行政审批的缺省列表界面，如下图所示：1. 设置管理员（权限设置） 在进行操作之前必须在“权限设置”里对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，界面如下图所示：2. 新建行政审批（只适用于管理员）选择左边树型导航下的部门，单击右上角的新建按钮，显示新建表单： 新建好的行政审批表单将按时间顺序进行排列。3. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。3发文管理3.1流程定义（只限于管理员使用）点击左边导航栏中的“流程定义”字样，右边界面则立刻显现一个缺省列表界面，列表会列出已有的流程，如下图所示：1. 设置管理员（权限设置）在进行操作设置之前必须在“权限设置”里对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，界面如下图所示：2. 审批角色（只适用于管理员）在流程定义列表界面的左上角，点击“审批角色”链接，将显示审批角色的缺省列表。 新建审批角色（只适用于管理员）在“审批角色”链接下，点击右上角的“新建”按钮，进入新建审批角色界面，如下图所示： 填写审批角色，对应的人员从地址本里进行添加，填写完点击保存。 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。3. 审批状态（只适用于管理员）在流程定义列表界面的左上角，有一个“审批状态”的链接，点击该链接，将显示审批状态的缺省列表，在列表中会列出已有的审批状态，如下图所示：新建“审批状态”（只适用于管理员）在“审批状态”链接下，点击右上角的“新建”按钮，进入新建审批状态界面，显示界面如下：填写审批状态，审批人产生方式和审批角色都分别从下拉选项中选择：审批人产生方式选择“由审批角色自动计算”，审批角色则可从下拉选择审批角色。审批人产生方式选择“上一环节指定”，审批角色将自动为上一环节指定人员。审批人产生方式选择“现在指定”，审批角色可从地址本里添加指定的人员。审批人产生方式选择“流程发起人”，审批角色将会自动转为发起人。审批人产生方式选择“选择第一负责人”，审批角色自动转为部门主管领导。4. 审批流程（只适用于管理员）在流程定义列表界面的左上角，有一个“审批流程”的链接，在审批流程的链接下，点击右上方的“新建”按钮，如下图所示： 在“审批流程”链下点击右上方的“新建”按钮，进入新增表单，如下图所示：输入审批流程模板名称、流程简要说明，选择“使用流程数据库”，点击“选择人员”按钮选择该流程的查看范围，点击“保存”按钮，对文档进行保存操作。点击“增加步骤”按钮，对流程的步骤进行设置，如下图所示： 新建的内容包括当前步骤号、审批状态、提交步骤号、驳回方式、能否编辑、是否套红、能否加盖印章、是否会签、是否填写意见、是否清稿、是否特送以及其他处理，填写完内容后点击“保存”按钮，对文档进行保存操作。 OCX填写位置(表格，行，列)是指流程中“第一个表单”里填写内容的“行”和“列”允许电子图章：在流程里有加盖电子印章的权限。允许分发：流程中有分发文件的权限，一般放在流程最后一步。允许整理文件：可以把流程中公文的修改痕迹清除，一般放在流程最后一步。允许该环节保存文件：可以把文件在该环节保存到本地电脑上。允许套用格式：对文件套发文模板的权限，套红头。允许编辑office控件：可以对公文正文修改。允许提交出现人员选择：公文点提交后可以出现提交人员选择对话框“允许特送个人”是流程中的用户有事不便处理公文，可选择特送个人代理处理公文流转。“允许特送环节”是公文流转过程中若不需要某个环节处理此公文，可选择特送环节，直接跳过该环节到指定环节处理公文。5. 编辑审批流程（只适用于管理员）在审批流程列表中选择点击需要修改的审批流程，可编辑增加步骤或删除步骤，如下图所示：6. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。注：流程步骤：权限设置审批角色审批状态审批流程。3.2发文管理点击左边导航栏中的“发文管理”字样，右边界面则立刻显现一个发文列表缺省界面，如下图所示：在发文列表缺省界面，左上角有六个链接模块，包括：按标题、待办、已办、按状态、草稿、办结；右上角有2个功能按钮，包括：新增，和全文检索等。第一步 新建发文以发文管理的审批流程为：拟稿人处室负责人审核办公室核稿领导签发套红盖章下发 结束流程（1）登记发文表单在“公文管理”模块下的点击“收文管理”会出现如下图所示界面点击新增 发文表单之后点击按钮就可以开始登记发文表单了。 拟稿人姓名会自动填到对应格子中 （2）编辑正文和添加附件表单登记完之后点击按钮，表单下面就会出现office控件，在里面就可以编辑正文，也可以把已经编辑好的文件拷贝到控件中。（3）提交表单和正文都确认无误后就可以提交下一环节了，点击选择下一环节处理人，再点击显示地址本对话框，如图示：在左栏中选择部门（红色框图中），中间栏（蓝色框图中）显示所选部门的人员信息，双击人员信息或单击后再点击“选择”按钮，所选人员会在右栏中显示（黄色框图中）。 选择好人员之后，点击或双击，所选定人员就会出现在“下一环节处理人”栏中，如上图示，之后点击，提交给下一处理环节，如图示：第二部 科室负责人审查（1） 查看 相应负责人登入系统之后我们就可以看到如下界面，点击所示待办条目打开文件后可以看到下面的正文，并且可以对正文进行修改，修改过的内容还会留下痕迹，如下图所示：点击就可以查看(1) 查看无误后就可以填写意见，如下图所示：需要手动输入意见填写完成后的效果：意见填写框(3)提交第三步 办公室主任审核查看无误后就可以填写意见，填写后效果如下图：打开文件后把窗口拉到最下面，再可以卡到正文，并且可以对正文进行修改，同样也会留下痕迹，如下图所示：修改完正文后，把窗口再跳到最上面，点击按钮，填写意见：意见填写完成就可以提交了第四步 领导批示（1） 同样的，收到文件的领导可以在待办事宜栏目中看到来文，点击此栏目，（2） 打开文件后，就可以对文件进行查阅和修改并留下痕迹（3） 正文无误后，就可以进行审签了，即填写审签意见，意见填写后的效果如下图所示：（4） 审签完之后就可以提交下一环节了。（5） 特送个人，如果还需要其他领导如局长审批，可以选择特送个人功能在人员选择栏里点中人员姓名，再点击右边的选择按钮，或者双击人员姓名，就可以其姓名添加到右面的框里，然后点击确定既可以了。第第五步 特送局长审批（采用特送个人功能）（1） 编辑正文在我们主要领导签发环节也可以对正文就行修改，同时也会留下修改痕迹如下图所示：（2）正文编辑完成后，领导就可以填写意见,如下图所示：（2） 提交第六步 文印室排版分发（1） 正文排版盖章套红 当排版人员打开文件后可以卡到在正文的最上面，有上图所示的一些按钮，首先在选择套红模板 按钮前我们看到有个下拉框，里面列出了可以用于套红的红头文件，选择一个后点击按钮就可以把红头套在文件中，注意：在点击套红之前要把光标放到正文的第一行第一列，因为红头是插在光标所在位置的，下一步，点击，就出现如下图所示对话框：这样就可以对前几个环节的修改痕迹进行保存，然后查看进行排版，保证排版正确后既可以可以点击那么排版工作就结束了。套红完成后就可以盖章了，同样的，先选择需加盖的印章，再点击按钮，就会他出密码输入框，输入密码123456（默认）在点就可以把加盖到文件里编缉完成后点击按钮保存印发文件通知单。若需要打印，选择按钮，进行打印； （2） 分发确认排版无误后，就可以分发文件到相应部门了。 点击上面的“文件分发”按钮，然后在下面的人员选择框里选择要分发的人员之后我们登陆后就可以在信息发布模块“文件分发”里看到最近分发的文件。如下图所示：（3） 查看分发签收情况点击打开，我们可以看到签收的情况，如下图所示：第七步 结束电子公文办理分发完成后，如果要归档，必须打开文件，再点击“流程结束”按钮。同时在流程结束后，我们也可以在发文管理中“办结选项”里看到已办结的文件办理结束后的电子公文，所有经办人可以在公文管理主页面“办理”目录下查看（15天内）。如下图示：3.3收文管理第一步：收文管理的起草在收文管理列表工作区界面点击右上方的“新建”按钮(有新建权限)，右边界面则会立刻进入收文表单，界面如下图所示：输入文件标题、收文号、来文单位、来文文号等必填项，然后将来文附件进行上传。然后点击“保存并关闭”， 在弹出的对话框中确认要上传的附件，然后单击对话框中“继续”按钮，出现以下界面： 最后单击“继续”按钮进行提交。第二步：各环节领导的审批 本环节，收文将由本部门领导进行批示，并决定下一步由谁来审批，然后提交回拟稿人，由拟稿人按照部门领导批示再提交给相应审批人。部门主任在待办事宜中点击该收文进行处理，然后双击“附件”打开查看公文正文或者保存到本地，双击打开正文出现如下界面： 单击如图右上角按钮“填写意见”，通过在“批示用语（本例为：请、审核）”、“部门选择”、“人员选择”、“标点符号”中按照词语先后顺序选择语句组成一句完整的批示用语，然后单击“确定”。如下图：完整的批示用语将出现在收文表单的审核意见栏中。如下图：最后，单击本页右上角按钮“提交”。该工作呈批表将发给下一步处理人进行处理。3.4发文档案发文档案管理用来对流程结束的发文进行归档处理。1. 查看“分卷列表”：单击左边导航栏中的 “发文档案”进入缺省列表界面。2.“查看公文”当普通用户要查看已归档的某一公文时，单击左边导航栏中 “发文档案”进入功能模块列表，（普通用户在这里只能看到案卷库）如下图所示：选择公文所在的案卷库，单击该案卷库名，进入案卷库。普通用户在列表里选择要查看的公文，打开此公文，如下图所示：3.全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。3.5收文档案收文档案管理用来对流程结束的收文进行归档处理。1. 查看“分卷列表”：单击左边导航栏中的 “收文档案”进入缺省列表界面。选择公文所在的案卷库，单击该案卷库名，进入案卷库。普通用户在列表里选择要查看的公文，打开此公文，如下图所示：3.全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。3.6数据字典（只限于管理员使用）1. 数据字典是对一些常用的办公用语和标点符号进行录入和查询的。普通用户只能查看和使用的权限，只有管理员才可以对数据字典进行录入和删除。单击左边导航栏中的 “数据字典”进入缺省列表界面。点击 类别管理新增 ，可以增加数据字典类别，建好类别后就可以在类别里添加批示用语或标点符号，完成后点 保存 关闭。2. 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。3.7数据报表点击左边导航栏中的“数据报表”字样，右边界面则立刻显现一个办公用品列表界面，如下图所示：权限设置（只适用管理员）在办公用品缺省界面下，单击“权限设置”按钮，对模块进行初始化设置，该操作由模块管理员完成，界面如下图所示：类别（只适用于管理员）如下图所示：在类别链接下，点击右上角的新建按钮，如下图所示：填写类别名称和序号后保存即可。最近发布的数据报表：用来保存最近发布的数据报表。全部已发布的数据报表：保存全部数据报表。处理中的数据报表：保存提交后待处理的数据报表。草稿中的数据报表：保存起草的未发布的数据报表。默认情况下点击左上角的“新建”，如下图所示：填写完相应的信息后，选择下一处理人，点击提交按钮，报表将发送给下一处理人，处理完毕提交后返回给起草人，确认无误后进行发布。全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。4信息交流此功能模块主要实现信息之间的交流共享，具体模块包括：人员通讯录、电子论坛、电子期刊、手机平台。4.1人员通讯录该模块对人员通讯录的联系方式做统一的管理，普通用户可以在此模块中维护自己的联系方式，系统管理员可以维护所有人的联系方式。1 查看“列表”单击左边导航栏中“人员通讯录”进入人员通讯录的功能模块列表。2 更新（只适用于管理员）只有系统管理员有权限单击列表右上方的“更新”按钮，系统将自动提取用户管理模块内最新用户的信息和部门信息。3 编辑修改（只适用于管理员）在人员通讯录的功能模块列表下，选择要编辑修改的人员，单击人员打开编辑表单，对人员的信息进行编辑。普通用户进入“通讯录”列表，系统进入的是只读模式，对所有人员的联系方式都只能查看，没有权限进行修改。普通用户只能修改自己，单击自己的名字，打开编辑表单，然后单击打开编辑表单右上方的“编辑”按钮，进入编辑状态，在这里普通用户就可以编辑、修改自己的联系方式了，如下图所示：编辑完后，用户单击“保存”按钮即可。普通用户只能编辑自己，对其他人的联系方式只能够进行查看，没有权限修改。管理员才有权限对所有用户的联系方式进行编辑、修改。4 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。4.2电子期刊单击左边导航栏中单击“电子刊期”进入其下的快速导航功能模块列表，显示缺省列表。管理员进入显示电子期刊快速导航的列表界面如下：在快速导航显示已有的期刊列表，点击其中任意一个期刊封面或刊号，进入如下界面：可选择期号或选择栏目，单击“选择定位”按钮进行期刊精确查找。1. 类别管理（仅适用于管理员）在左边树形目录中单击“期刊管理”“类别管理”，进入版面列表，列表如下图所示：设置管理员（权限设置）此项功能仅由系统管理员完成。点击列表右上方的“权限设置”按钮，系统进入该模块的角色设置界面，如下图所示：根据用户的需要修改管理员，修改完毕后保存退出。新建期刊类别（仅适用于管理员）然后单击右上方的“新建”按钮，进入新建版面的页面。列表如下图所示： 添写完类别名称和类别简介，单击保存。保存好的类别将会在左边的树形目录中显示出来。如下图所示：2. 期刊管理在左边树形目录中单击“期刊管理”“期刊名”，进入期刊名列表，列表如下图所示：设置管理员（权限设置）此项功能仅由系统管理员完成。点击列表右上方的“权限设置”按钮，系统进入该模块的角色设置界面，如下图所示：根据用户的需要修改管理员，修改完毕后保存退出。新建期刊在“期刊”链接下的模块点击“新建”按钮，进入新建文档列表，如下图所示：新建内容包括期刊名称、期刊号、期刊类别、管理员、期刊简介等。其中设置的管理员仅对该期刊有管理权限，封面图片单击浏览按钮进行添加，添加的图片将在快速导航显示期刊封面。新建好的期刊会在左边树行相应的类别导航下，如下图所是示：期刊文章单击类别下的期刊名，显示期刊的缺省界面，如下图所示：期刊下可按所有文章排列、按期号排列、按栏目排列。设置管理员（权限设置）注：这里的权限设置是相应期刊的权限设置根据用户的需要修改管理员，修改完毕后保存退出。栏目管理单击“栏目管理”按钮，显示栏目列表表单，如上图所示。在栏目管理链接下单击新建按钮，显示如下“新建”表单：填写栏目名称和栏目说明点击“保存“返回栏目管理。 期号管理单击“期号管理”按钮，显示期号栏目列表表单，如下图所示：在栏目链接下单击新建按钮，显示如下新建表单： 期刊文章单击“全部文章”按钮，显示栏目列表表单，如下图所示：单击右上角的“新建”按钮，如下图所示：新建好的期刊文章显示如下图所示： 全文检索单击功能模块列表界面右上方的“全文检索”按钮，进行精细查询。显示如下的界面：根据用户对信息的了解选择对应的检索方式，选择“包含”或“不包含”等检索范围，输入关键字名称，单击“添加条件”按钮将搜索条件添加到编辑框中。填写完毕后，单击界面右上方的“搜索”按钮，系统就会根据用户限制的条件对数据库进行检索。必须填入需要进行搜索的条件，否则系统会提出错误提示：如果系统没有找到和搜索条件相符合的记录，系统会弹出如下信息框：如果系统找到和搜索条件相符合的记录，系统会列出所有与搜索条件相匹配的记录信息。单击界面右上方的“关闭”按钮，系统将返回相应的列表界面。4.3电子论坛电子论坛是在单位内部建立了一个进行文章发表、相互讨论的交流场所。论坛内部可根据话题性质的不同分成不同的版面供用户发表文章。1 “列表”在左边导航栏中单击“电子论坛”进入其下的功能模块列表，显示缺省列表。 普通用户进入电子论坛显示的列表界面如下：2 “类别管理及版面管理”（只适用于管理员）首先由管理员建立类别，然后再建立版面