采购计划和采购预算教学课件PPT.ppt

第六讲 采购计划和采购预算 一、采购业务计划 二、战略采购计划 三、采购预算 企业为业为 什么么要编编制采购计划购计划 ？ 在什么么情况况下需要编编制采购计划购计划 ？ 依据什么么去编编制采购计划购计划 ？ 采购计划购计划 包括哪哪些内内容？ 制造企业业和商业业企业业的采购计划编购计划编 制有什么么 区别区别 ？ 供应应商、采购购部、需求部门门的关关系 采购 部门 需求部门供应商 采购 请购 (purchasing) (requisition) 供应物流 自行采购 供应应商、采购购部、需求部门门的关关系 全球资 源部 需求部门 供应商 采购 请购 (purchasing) (requisition) 供应物流 自行采购 采购计 划部 上报采 购计划 经营计划、生产计划与采购计划的关系 战略计划与目标 经营计划 产品与销售计划 生产计划 资源需求计 划 战略计划与 目标 经销需求计 划 生产安排表 物料需求计划 生产活动控制采购计划与 控制 资源产能计 划 产能需求计 划 产能控 制 需求管理 一、采购业务计划 请购请购 请购请购 （Requisition）是采购购流程的起点。通 过请购过请购 ，采购购部门门可以明确用户户的需求、愿 望和要求。 请购请购 方必须须提供的信息包括是哪哪些？ 请购请购 的必需信息包括： 产产品的规规格（服务务的品质说质说 明） 产产品数数量（服务务的量化指标标） 需求的时间时间 、地点 - 请购请购 的类类型 请购有几种不同的方式，包括： 标准型的请购 电子型的请购 物料清单（BOM） 系统驱动 型 标标准型和电电子型请购请购 请购请购 的基本形式是标标准请购请购 ，企业业的这种这种 文件 （纸纸介的或者电电子的）是使用部门门用来传递来传递 采购购什么么、何时时采购购、需要采购购的产产品或者 服务务的数数量的。 物料清单清单 （BOM） 请购过 程中，物料清单BOM具有非常重要的作用 。物料清单是生产产品或者服务所需要的全 部原材料和组分的清单。 它描述了每一个原材料和组件的具体要求。 系统驱动统驱动 型的请购请购 当一个MRP系统显示应该订货时 ，该系统就会 自动生成一个订购单 。如果订单满 足具体要 求，它将自动获得批准并通过电子数据交换 传送给供应商。只有在订单不在标准参数的 范围内时 ，才需要采购部门的介入。 请购请购 的处处理原则则 先到先服务务原则则 这种方法是不考虑请求的重要程度和紧急程 度的，对所有的请购方来说符合公平的原则 。 请购请购 的处处理原则则 根据需求日期安排 这种方式一般不考虑供应商的提前期问题。比如，物 资A有20周的提前期（leadtime），物资B有3周的提前 期。物资A的需求日是未来18周，物资B的需求日是未 来5周。如果对两种 物资的请购同时到达，物资B应 该首先被订购。而物资A虽然在正常的提前期内，却 按需求日期被安排在后面进行订购。 请购请购 的处处理原则则 紧紧急订单订单 紧急的请购在任何采购企业中都具有最高的 优先权。它们的出现可能有许多原因，每一 个紧急请购都应该引起采购方的密切关注。 另外，选择供应商进行时，也只能选择具有 近似最低总成本的供应商，而不一定是最低总 成本的供应商。 请购请购 的处处理原则则 重要订单订单 按订单订单 的重要程度进行订购时 ，往往需要 用多个标个标 准确定请购请购 的优优先级级。与此相关的一些措 施有需求日和估计的提前期之间的差异、金额和数量 、产品和服务的主要性能以及采购的复杂性。 季节节性 用这种方法确定采购需求的优先级时，应 该首先考虑季节性物资的采购活动，因为如果不及 时进货 ，就采购不到这些物资了。 请请购购中必须须提供的信息规规格 规格（Specification）是用户将需求信息传递 给采购方和可能的供应商的主要方式。规格 是描述产品品牌、物理和化学特性、原材料、 性能、制造方法、工程图样、市场等级的技 术资料。 规规格的形式（1） 设计图设计图 和样图样图 规格的一般形式是工程图样或 者工程设计图 。这种形式的规格对机械加工 品、铸件、锻件、或压模部件、建筑、电子 线路和组件的采购非常有用。 规规格的形式（2） 品牌和商品名 当用户明确说明对某个品牌的偏好时，就需要 使用品牌和商品名。与品牌和商品名相关的问 题可能有产品或服务的价格难以确定、资源 有限。 规规格的形式（3） 化学学和物理规规格 化学和物理特性决定的规格定义了采购方所想 采购的原材料的特性。规格表为供应商提供 了制造方法。 物理规规格的例子 规规格的形式（4） 商业标业标 准和设计标设计标 准 商业标准描述的是原材料和组件的质量、尺寸 、化学成份、检验方法等等。 设计标 准通常定义了通过何种流程可以制造出 该产品，以及将要使用什么原材料标准等。 规规格的形式（5） 产产品目录录 部分企业可以给出一些经过企业的使用或 认可的合格产品的目录。 样样品 样品可以用作规格。当样品满足采购方的需 求时，规格将引用样品的规格，并且声明其他的产 品应该以样品为标准。 多种种方法的综综合运运用 有时候没有某一种方法能适 用于所有情况，因此采购方可以综合运用上面几种方 法。 规规格描述中的问题问题 标标准化的缺乏 为了把库存降到最低，制订的产品规格应该尽 可能满 足更大范围内的需求。如果为每次需求都生成唯一的 规格，将导致零件数量和库存的增加。 国际标国际标 准的差异异 供应商和采购方使用同样的标准规格是非常重要的。 规规格描述中的问题问题 苛刻的规规格 是指规格的制订者对物资供应的要求比它 实际所需要的条件更严格。这样会 造成采购成本过 高，或者原本可用的供应商由于达不到严格的规格要 求而被排除。 松散的规规格 是指规格的制定者省略了关键的细节或者 对关键 的参数加以限制而产生的问题。供应商交付 来的商品虽然满足了规格的要求，但是却不能满足实 际的应用要求。 服务请购务请购 中对对服务标务标 准的说说明 当进行采购服务的时候，通常以工作说明（SOW，state of work）的形式定义规格。 当SOW用于描述某项特定的服务时，这个SOW就是唯一的 。 SOW为可能的供应商清晰地描述了将要完成的工作质量 、服务支持、维护、将要取得的成果和其他要求。在 服务完成后，采购方和供应方之间的许多纠纷都是在 对所想要的服务务的不同理解上出现现的。 请购数请购数 量的计计算方法： 定额计额计 算法：需求量=定额额*任务务 举举例： 1000T= 5T/台*200台 统计预测统计预测 法 类类比计计算法 实际调查实际调查 法 这个请购数这个请购数 量实际实际 是由需求方计计算的。 请购中必须提供的信息数量 采购计划 采购计划和预算，是企业年度计划和目标的 一部分。 在生产企业中采购计划是根据生产计划进行 编制的。 在流通企业中，采购计划可根据销售计划进 行编制。 通常，销售计划为企业年度营业计划的起 点；然后生产计划才随之制订。 采购计划是指采购部门为了配合企业的销 售和生产，对所需的原料、零部件等的数 量、成本做出的详实的计划。 采购计划的编制不能离开企业的生产计划 和销售计划。 1、编制采购计划的目的 （1）预计材料需用数量与时间，防止供应中断 ； （2）避免材料储存过多，影响资金周转； （3）配合企业的生产计划及资金统筹安排； （4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入 材料； （5）确立材料耗用标准，以便管制用料成本。 2、采购计划举例 （1）公式 一定时期的采购总量 采购总量（600） 需求量（610）期末储备量（30） 期初库存（20）其它资源（20） （2）期初结存 按计划期初的实际库存计算 （3） 期末储备 按储备定额计算 储备定额包括：经常储备、保险储备、季 节储备 下单数单数 量=生产产需求量计划计划 入库库量现现有 库库存量+安全库库存量 下单时间单时间 =要求到货时间货时间 认证认证 周期订单订单 周期缓缓冲时间时间 实例：电子公司采购计划表 实实例：某人造纤维纤维 公司采购数购数 量计划计划 表 制造企业采购计划自动生成系统物料需 求计划（MRP） MRP的基本含义？ ERP的基本含义？ 制造企业最关心的问题： 如何严格按照生产进度的需要进行采购 ，在恰当的时间得到规定数量的材料。 将储存时间降到最小，将库存材料数量 降到最低。 物料需求计划的概念 什么是MRP ？ 物料需求计划（Material Requirement Planning，简称为 MRP）是对主生产计划的各 个项目所需的全部制造件和全部采购件的网络 支持计划和时间进度计划。 MRP的作用 物料需求计划主要解决以下五个问题： 2要生产什么？生产多少？（来源于MPS） 2要用到什么？（根据BOM展开） 2已经有了什么？（根据物品库存信息、即将到货 或产出信息） 2还缺什么？(计算出结果) 2何时安排采购？(计算出结果) MRP的计算依据 BOM MPS 库存信息 MRP 层阶码 （1）概念： 物料的层阶码是系统分配给物料清单上的每 个物品一个从0至N的数字码。在产品结构中，最上 层的层级码为0，下一层的部件的层级码则为1，依 此类推。一个物品只能有一个MRP低层码，当一个物 品在多个产品中所处的产品结构层次不同或即使处 于同一产品结构中的但却处于不同产品结构层次时 ，则取处在最低层的层级码作为该物品的层阶码， 也既取数字最小的层级码。 X(0) A(2)B(1)C(1) D(2)A(2) 0层 1层 2层 （2）作用： 在展开MPS进行物料需求计算时，计算的顺序是从上而下进行的 ，当计算到该产品的某一层次（如1层），但低层码不同时（物 料A的低层码为2），只计算层级高（低层码数字小）的物料（按 顺序，即不展开计算A），层级比计算层次底（低层码数字大于 计算的产品层次）的物料的计算结果（X对A的需求量）暂时存储 起来，但不进行MRP需求计算与原材料（或构成的组件）的库存 分配，这样可用的库存量优先分配给了处于最低层的物料，保证 了时间上最先需求的物料先得到库存分配，避免了晚需求的物品 提前下达计划，并占用库存。因此，低层码是MRP的计算顺序。 层阶码 X（0） A（2） B（1） C（1） A(2) D(2) 0层 1层 2层 在展开到第一层时，由于A的阶码与层码不同，故不 求毛需求、可用库存、计划量等。只保留该BOM中由X引 起的对A的总需求量。在展开到第2层时，将X对A的需求 及C对A的需求合并后，计算A的计划量等，并且需求的优 先级以需求时间为优先。 运算原理 1、由最终产品的推 算出相关物料的 需求量和需求时 间。 2、根据物料的提前 期确定投产或订 货时间 油墨 芯头 笔芯杠 笔芯 笔帽 笔筒 圆珠笔 实际计算过程举例 （1）产品结构 计算模型 （2）展开计算过程 物料需求计划相关报表 MRP子系统与其他子系统的关系图 生成 生成 独立需求 MRP 采购管理 MPS CRP 制造标准 车间管理 JIT管理 平衡 库存管理 销售管理 BOM库存信息计划信息 MRP的优点： （1） 可以准确、迅速、及时地计算出各种物资的需求量、需求时间 、合理订货量、订货时间 （2） 可以按照各种零件、组件、部件及原料之间的相互关系，调节 它们的行后顺序，以密切配合生产进度，保证供应。 （3） 能根据供应过程中的动态变化和临时发生的意外情况，及时修 订计划 （4） 及时预测出各种物资的余缺，顺利尽快地采取措施予以解决 （）能在保证供应的前提下，严格控制库存，减少储备，加速周转 ，最大限度节约资金。 闭环MRP 闭环MRP理论认为主生产计划与物料需求计划（ MRP）应该是可行的，即考虑能力的约束，或 者对能力提出需求计划，在满足能力需求的前 提下，才能保证物料需求计划的执行和实现。 在这种思想要求下，企业必须对投入与产出进 行控制，也就是对企业的能力进行校检、执行 和控制。 物料需求计划 （MRP） 主生产计划 （MPS） 生产规划 需求信息 产能负荷分析 （RCCP） 能力需求计划 （CRP） 作业计划与控制 （采购、车间加工） 投入与产出控制 （I/O） 可行 可行 必要时修改 修改 修改 Y N Y N 调整能力数据 闭环MRP计算流程 闭环MRP的缺陷 1、闭环MRP只反映物流及部分信息流，未反映资 金流； 2、资金流影响生产运作，进而影响物流运作 MRP-II的提出 1977年9月，由美国著名生产管理专家奥列弗怀 特（Oliver WWight）提出了一个新概念 制造资源计划（Manufacturing Resources Planning），称为MRP-II。MRP-II是对制造业企 业资源进行有效计划的一整套方法。它是一个围 绕企业的基本经营目标，以生产计划为主线，对 企业制造的各种资源进行统一的计划和控制，使 企业的物流、信息流、资金流流动畅通的动态反 馈系统。 会计科目 成本中心 决策层 计划层 执行层 Y N 可行 物料需求计划 能力需求计划 采购作业车间作业 成本会计 业绩评价 库存信息 物料清单 工作中心 工艺路线 供应商信息 应付账款 总 账 Y N 主生产计划 粗能力计划 可行 Y N 经营规划 销售规划 可行 资源清单 需求信息客户信息 应收账款 MRP-II逻辑流程 ERP的形成 1、企业信息管理的范畴要求扩大到对企业的整个资源集 成管理而不单单是对企业的制造资源的集成管理； 2、企业规模扩大化，多集团、多工厂要求协同作战，统 一部署，这已经超出了MRP-II的管理范围； 3、信息全球化趋势的发展要求企业之间加强信息交流与 信息共享，企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴,信 息管理要求扩大到整个供应链的管理，这些更是MRP- II所不能解决的。 ERP的基本思想 1、对企业的所有资源进行管理 2、继承MRP-II的思想（制造、供销、财务） 3、发展MRP-II的管理范围（多厂、质量、设备、运 输等） 4、将MRP-II的物流为核心、计划为主线转移成成本 为核心、计划为主线 经 营 预 测 生 产 管 理 采 购 管 理 质 量 管 理 库 存 管 理 销 售 管 理 分 销 管 理 运 输 管 理 成 本 管 理 总 账 管 理 应 收 管 理 应 付 管 理 设 备 管 理 固定 资产 管理 工 资 管 理 预 算 会 计 人力 资源 管理 ERP系统总流程 实例：某纺织公司采购预算表 二、战略性采购计划 战略性采购计划是公司的长期采购 计划，不同于上面所讲的采购工作计划 的概念。 某公司的采购战购战 略计划计划 方案 战略性采购计划的制订需要对公司内部各个部门 提供采购（如可获得性、提前期、价格、技术 ）方面的信息，这些部门包括管理部门、物流 部门、工程部门、设计部门、生产部门和营销 部门。这些信息对于长期规划的制订和短期决 策都是非常重要的。 制订战略性采购计划时要考虑的诸多重要的环境因素包括： 供应的不确定性 重要商品对进口的依赖性 关键商品的价格上涨 提前期的变化 能源短缺与价格上涨 政府的规制，如环境法律以及不断增长的产品国际竞争的需要。 三、采购预算 （一）企业预算的类型的编制流程 （二）编制采购预算的注意事项 （一）企业预业预 算的类类型及流程 原材料预预算 原材料预算涉及企业所需要的产品的 原材料和组件。 资资本预预算 资本预算包括对设备 和建筑物的需求 ，这些预算在企业的资产负债 表上是被列为资本项 的。 保养养、维维修和运营运营 物料（MRO）预预算 MRO预算包括 设备运 行所需要的物资，但是不包括构成产成品的原 材料那部分。 管理预预算 这种预 算包括办公用具、办公器械和办 公设备。 原材料预预算 原材料采购预算，可用本期采购数量乘以各项材 料的购入单价计算而出的； 或按物料需求计划的请购数量乘以标准成本计算 。 资资本类类采购预购预 算 固定资产资产 采购购的预预算不仅仅要包括初始成本，还还 要根据包括维护维护 、能源消耗以及备备用部件成本 等的生命周期总总成本。 由于这这些支出的长长期性质质，通常用净现值净现值 算法 进进行预预算和作出决决策。 MRO预算 维护维护 、修理和运运作材料（MRO）采购购包含在生产过产过 程 中。MRO项项目的例子有：办办公用品、润润滑油、机器修 理零部件等。MRO项项目的数数目可能很多，对对每一项项 单独预单独预 算并并不可行。 MRO预预算通常由以往的比例来来确定，然后根据库库存和一 般价格水平中的预预期变变化来调来调 整。 企业预算编制流程 企业长期计划与目标 企业年度计划与目标 整体收入与利润目标 年度企业预算 生产计划 制造费用预算 直接人工预算 采购预算 整体成本与费用预算 其他收入计划行销计划（收入预算） 补充预算（现金、存货 ） 预计资产负债表预计损益表 推销费用预算管理费用预算其他费用预算 （二）采购预算的注意事项 采购预算，在企业中通常主要指原材料预算 部分。 传统的采购预算只代表当期应支付的采购资 金，而非真正的采购现金支出预算（非现金 流），这种预算对财务人员的资金筹划，并 无太大益处。按此进行预算，有时会误导财 务人员进行错误的资金筹划。 为了使得预算对实际的资金高度有意义 ，采购预应以现金为基础进行编制；也就 是说，采购预算应以本期付款的金额为基 础进行编制，而不用本期采购金额为基础 进行编制。 目前，国内外的采购，大多以延期付款的 方式进行支付，如承兑汇票、银行本票、 信用证等方式等。 若将采购预算分为到期和新购两部分，这 样的预算将对资金需求计划的确定有实际 的贡献。 本讲总结 请购请购 是整个个采购购流程的第一步； 请购请购 中的需求描述非常重要；特别别是对产对产 品的规规格描 述要准确； 采购计划购计划 是采购购部门门工作的起点，做好采购计划购计划 是 采购购部门门的重要职责职责 ； 制造企业业可以通过过ERP等系统统自动动生成采购计划购计划 ，提 高了采购购的自动动化、准确度； 采购预购预 算是企业业整体预预算中的重要一项项，采购预购预 算要 将现将现 金使用预预算和应应付款预预算分开进开进 行； 一些企业针对业针对 重要商品，制订订有长长期的战战略采购计购计 划划，这对这对 指导导重要的采购购活动动有所帮帮助。 本讲课后复习思考题 1、请购有哪几种不同的类型？ 2、规格有哪几种不同的表示方法？ 规格描述不清楚会给采购工作带来哪些问 题？ 3、MRP(物料需求计划)方法有哪些优点， 有哪些弊端？简述MRP的计算原理。 4、采购计划和采购预算分别对企业采购起 到什么作用？ 讨论题目 结合我们学的采购计划 基本知识和制造企业的 MRP，讨论商业企业的商品采购计划 是如何 制订出来的，可以超市或普通零售店为例进 行讨论，包括： 依据哪些统计数 据（具体）制订采购计划 ？ 采购计划 的内容包括哪些？ 如何更加科学地制订采购计划 ？ 制造企业业的MRP系统统，即物料需求计划计划 是依 据哪哪些信息，计计算出哪哪些信息的？ 商业业企业业的采购计划购计划 和预预算： 计划 的内容应该 包括存货货量、采购购量、 进货进货 批量、到货时间货时间 以及各种费种费