人事档案信息管理系统设计报告.doc

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目录1.概述41.1公司发展背景41.2人事档案管理系统建立的意义41.3公司人事档案管理的现状分析52.系统分析62.1系统可行性分析62.2企业档案管理系统要完成的功能62.3组织结构62.4业务流程82.5数据流程图92.6数据字典93.系统设计133.1系统功能设计133.2系统运行环境与数据库设计143.3代码设计143.3.1员工信息表143.3.2 籍贯表153.3.3 学历/部门/职位设置163.4建立初始页面的过程163.4.1建立人事档案表163.4.2 建立检索卡163.4.3添加动态按钮174.系统实施184.1系统登录界面的设计184.2系统主界面的代码及设计184.2.1主窗体菜单设计184.2.2相关函数使用语句194.3档案录入设计194.4档案查询设计204.4.1 员工基本信息查询设计204.4.2 员工在职/离职查询设计204.4.3 员工资料表查询设计224.5统计的代码及设计235.结论261.概述1.1公司发展背景对每一个企业来讲，企业员工人事档案管理是一项非常琐碎而且繁杂的工作，而且是不允许发生差错的，因为它直接影响着员工工作的积极性，是提高员工生产力，实现企业利润最大化的基础。在以往手工进行的传统的人事管理工作中，需反复机械地进行各种抄写核对等工作，不仅花费大量的时间，而且往往会出错。计算机应用于企业的员工认识档案管理，不仅可以提高办公室工作人员的工作效率，尽可能得减少错误的发生，同时可以减少企业人事档案管理工作人员的工作压力，使他们从简单的数据统计、收集、汇总等重复繁重的事务中解脱出来。21世纪，计算机正在令人难以置信的速度步入每个人的学习、工作和生活。在这个信息化的社会里，没有使用计算机的企业和个人，无疑将在其各个方面面临重重的障碍。计算机已经成为人们日常工作中处理数据的得力助手。虽然现在有一些信息管理系统，但是现在使用的人事管理系统是不完全的，它们只是针对某一方面，没有一个统一的管理，这样使得在企业人事档案管理工作遇到许多的不便，为了解决这一难题，必须要开发一个能集中管理人事档案数据的系统。1.2人事档案管理系统建立的意义随着经济的发展，社会的不断进步，企业正向着综合性大规模发展，而对于大企业，企业员工信息有关的信息随之急剧增加。在这种情况下单靠人工来处理员工的信息不但显得力不从心，而且极容易出错；并且存在保密性方面的问题。该系统就是设计一个企业人事档案管理系统，由计算机代替人工执行一系列诸如新员工登记，删除旧员工，员工考勤管理，员工工资管理以及报表查询等操作，这样就使办公人员可以轻松快捷地完成企业人事档案管理的任务。人事档案管理是现代企业管理工作不可缺少的一部分，是人力资源管理的基础工作，人事档案管理工作的好坏对于企业的决策者和管理者来说都至关重要。但一直以来人们使用传统的人工方式管理人事档案，这种管理方式存在着许多缺点，如效率低下、保密性差等。另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于档案的查找、更新和维护来说都带来了不少的困难譬如：用人工的方式对人事档案进行统计的话，工作量将很大，若公司人员有几万甚至几十万，人工统计将变得不可想象。 如今，随着计算机技术的飞速发展，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及。作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理系统是典型的管理信息系统，所以它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好地完成人事档案管理工作。1.3公司人事档案管理的现状分析1.3.1人事档案交接手续不严密，重视不够。档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象1.3.2档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。1.3.3档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。1.3.4员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。1.3.5人事档案管理手段落后。该公司人事档案管理基本上是由人事科工作人员轮流管理。因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。2.系统分析2.1系统可行性分析系统分析（又称逻辑设计）是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书）。在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作，避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的，所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。用户可以对新系统的逻辑模型提出意见，双方经过讨论、修改，最后达成共识，并完成系统分析报告（系统逻辑设计说明书），经有关领导审批通过之后，转入系统设计（又称系统物理设计）阶段。2.2企业档案管理系统要完成的功能通过对该企业的调查，企业档案管理系统要完成的功能主要有：档案管理主要完成对员工档案的查询、增加、修改或删除。档案管理还要完成对部门档案的查询，员工花名册的打印。档案管理系统要能够统计满足任一条件的人数，如学历、政治面貌和出生日期等。由于在企业中，从领导到管理人员的的业务认识是一致的，而且该企业有良好的管理基础，企业的经济效益良好，对建立系统的费用有能力支出，因而在建立系统的管理上、技术上和经济上都是可行的。2.3组织结构 通过了解该公司内部各种组织机构，通过调查可得该企业组织结构图如下：采购科生产部调度科生产科行政文员经理部研发科产品设计科市场调研科市场规划科市场部总经理广告科外联科营销部销售科财务部财务科会计科招聘科人事部档案科绩效管理科 企业组织结构图2.4业务流程业务流程图体现了信息的流动过程，调查管理业务流程时应顺着原系统流动的过程逐步进行。通过对企业管理业务的实际调查分析，弄清了该企业档案管理工作的业务流程和管理功能，系统的档案管理业务流程如下图所示：与员工签订合同相关部门 员工任职通知人事部员工入职档案登记表档案信息查询及管理不合格员工入职档案表审核员合格员工档案单档案存储台账企业档案管理业务流程图从业务流程图可以看出该企业的档案管理主要有以下几项功能：一、档案单审核，人事部的审核员负责对入职员工所填的档案单进行审核，检查档案单填写的是否符合要求，档案的信息是否真实。不合格的档案单交由人事部返还给员工重新填写，合格的档案单转给档案室进行档案存储。二、登录档案存储台账，管理员依据合格的档案单登记档案存储台账，记录每一笔档案业务。三、档案信息查询及管理，管理员根据企业要求对档案的信息进行维护和日常管理（包括添加，删除，更改，查询，人数统计，部门花名册打印等功能）。2.5数据流程图 根据档案管理的业务流程图和相关功能得出档案管理的数据流程图如下图所示：档案维护处理入档处理档案单审核员工 档案单 合格档案单档案录入 不合格档案单 入档数据 查询 查询档案存储档案数据查询 查询档案查询 出档数据 查询档案统计输出离档处理员工离职单审核 离职单 合格离职单 不合格离职单档案管理数据流程图2.6数据字典 根据数据流程图对图中的各个元素做出如下说明：数据项（档案单录入为例）数据项编号：i01 01数据项名称：员工编号简 述：某员工的代码类型及宽度：字符串型、10位取 值 范 围：“0000000000”“9999999999”数据结构数据结构编号：b01 01数据结构名称：员工信息表简 述：员工入职所填档案情况数据结构组成：员工编号+姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+职位+职称+联系电话+联系地址+当前状态数据流 数据流编号：c01 01数据流名称：档案单简 述：新入职员工填写的入职档案登记表数据流来源：员工数据流去向：档案单审核模块数据流组成：姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+职务+联系电话+联系地址 数据流量：约10张/日高峰流量：约20张/日数据流编号：c01 02数据流名称：合格档案单简 述：经审核合格的员工档案登记单数据流来源：档案单审核模块数据流去向：档案单处理模块数据流组成：姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+职位+职称+联系电话+联系地址 数据流量：约10张/日高峰流量：约20张/日数据流编号：c01 03数据流名称：不合格档案单简 述：经审核不合格的员工档案登记单数据流来源：档案单审核模块数据流去向：员工数据流组成：姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+职位+职称+联系电话+联系地址 数据流量：约1张/日高峰流量：约1张/日处理逻辑处理逻辑编号：p01 01处理逻辑名称：档案单审核简 述：审核员工送来的档案登记单是否合格输入的数据流：档案单处理描述： 检查员工送来的档案单是否符合要求，信息是否与简历及真实情况一致，不合格的返还给员工叫其重新填写，合格的档案单送到人事部让档案室登记档案存储。输出的数据流：合格档案单、不合格的档案单处理频率：约10次/日处理逻辑编号：p01 02处理逻辑名称：入档处理简述：根据合格档案单，将入档数据记入档案存储输入的数据流：合格的档案单处理描述： 根据合格的档案单，将入档数据记入档案存储。输出的数据流：入档数据处理频率：约10次/日数据存储数据存储编号：f01 01数据存储名称：档案存储简述：记录员工入档数据的信息数据存储组成：员工编号+姓名+性别+出生年月日+部门+学历+政治面貌+职务+联系电话+联系地址+当前状态关键字：员工编号相关联的处理：p01 01，p01 02外部实体外部实体编号：s01 01外部实体名称：人员简述：新员工入职输入数据流程：c01 03输出数据流程：c01 023.系统设计3.1系统功能设计档案系统功能设计是以档案的业务流程和数据流程为依据的。根据档案管理系统的业务流程和数据流程，可得出档案管理系统的具体功能如下图所示：人事档案管理档案统计档案输出档案查询档案维护档案录入档案管理系统功能模块图3.2系统运行环境与数据库设计基于当前信息和经济的发展趋势和企业的办公化自动成度，综合考虑各方面因素后系统的运行环境设计为在windows 平台下运行，程序的设计语言为excel函数。系统的硬件要求为pc机，256m以上内存，320g以上硬盘。3.3代码设计基于系统的运行环境，根据系统分析，设计了2个数据表文件，它们的具体结构及说明如下：3.3.1员工信息表3.3.2 籍贯表3.3.3 学历/部门/职位设置3.4建立初始页面的过程3.4.1建立人事档案表打开xcel工作簿，将 工作表重命名为“档案管理表”输入相关信息。其中，“部门”、“职务”、“职称”、“学历”、“性别”、“婚否”等列，可通过“数据有效性”设置减少重复输入。以“性别”字段为例，其具体方法是：选中该列单击【数据】菜单选择【数据有效性】命令在弹出的【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，进行相应的设置（如图2所示）。单击【确定】按钮后即可在该列下拉列表框中选择填入。其他各列同理。3.4.2 建立检索卡将 重命名为“检索卡”，设置检索卡样式，如图所示。方法一：单击单元格在编辑栏中输入“（，档案管理表！：，）”单击【确定】按钮后，该人员的部门信息就会自动出现在单元格中。 其中：“”是查找函数，可以单击【插入】菜单选择【函数】命令在弹出的【插入函数】对话框中，选择该函数；也可以在编辑栏中直接输入该函数。注意手工输入时前面要加“”号。 该函数的含义是：在档案表的：单元格区域中查找单元格的数值，找到后返回该区域第列相对位置的数值（因为“部门”字段在该区域的第列），“”为精确查找。这样，如果在单元格中输入，则返回的部门即是“经理室”。 其他各列同理。注意修改第个参数，分别是；单元格与单元格要设置为日期型。该检索卡的功能是可对该企业任意一个人员进行个体化的检索，只需输入相应的编号即可。 方法二：单击单元格在编辑栏中输入“（，档案管理表！：，档案管理表！：）”单击【确定】按钮后，该人员的部门信息就会自动出现在单元格中。该函数也是一个查找函数，其含义是：在档案管理表的：单元格区域中查找单元格的内容，找到后返回：单元格区域相对位置的数值，如果在单元格中输入，则返回的部门是“财务部”。其他同理。3.4.3添加动态按钮首先将人员编号这一列的数值改为数值型的数据，在菜单栏空白处，右击打开【窗体】控件单击【滚动条】按钮在：单元格区域添加【滚动条】控件右击【滚动条】选择【设置控件格式】在弹出的【设置控件格式】对话框中作相应的设置。注意：单元格链接到单元格。添加滚动条以后，就可通过滚动条来进行信息检索，无须输入编号。4.系统实施4.1系统登录界面的设计 当打开接界面的时，出现如上图所示的对话框，通过链接到员工信息表，籍贯表，学历/部门/职位设置的表。4.2系统主界面的代码及设计4.2.1主窗体菜单设计在excel的工具栏中单击“工具”下的“文件”按照下表新建数据，添加6个子表并设置相应的超链接形成主界面。对象表名属性值增加员工员工信息用户管理籍贯设置籍贯信息用户设置学历、专业、部门设置学历、专业、部门信息用户设置在职/离职员工查询在职员工信息档案查询员工查询员工资料表档案查询信息统计员工信息统计表档案统计4.2.2相关函数使用语句=if(iserror($ef6),index(员工信息!e:e,$ef6)=if(e4=,if(and(e4,f4=),在职,if(and(e4,f4),离职)=if(r3=,date(mid(r3,7,if(len(r3)=18,4,2),mid(r3,if(len(r3)=18,11,9),2),mid(r3,if(len(r3)=18,13,11),2)=if(iserror($bf33),index(员工信息!c:c,$bf33)=if(iserror($cf33),index(员工信息!d:d,$cf33)=if(iserror($ff33),index(员工信息!f:f,$ff33)=if(iserror($gf33),index(员工信息!g:g,$gf33)=if(iserror($hf33),index(员工信息!h:h,$hf33)4.3档案录入设计单击人事档案管理系统界面中的增加员工标签，档案录入出现如下界面：直接在excel表格里面填上对应信息即可，格式要求跟上面的员工信息一致。4.4档案查询设计4.4.1 员工基本信息查询设计单击档案管理下的增加员工，档案查询出现如下界面：然后在查询检索后面输入想要查询员工的名字，员工信息就会自动出现，如下图：4.4.2 员工在职/离职查询设计单击档案管理下的员工在职/离职查询，档案查询出现如下界面：主菜单后面就会显示在职员工数量和离职员工数量。相关函数及查询语句：性别：=if(iserror($cf9),index(员工信息!d:d,$cf9)入职日期：=if(iserror($ef12),index(员工信息!e:e,$ef12)离职日期：=if(iserror($ff9),index(员工信息!f:f,$ff9)就职状态：=if(e3=,if(and(e3,f3=),在职,if(and(e3,f3),离职)工龄：=if(g3=,if(g3=离职,(datedif(e3,f3,y)*100+datedif(e3,f3,ym)/100,(datedif(e3,now(),y)*100+datedif(e3,now(),ym)/100)在职人员查询代码：=countif(g2:g52,在职)离职人员查询代码：=countif(g2:g52,离职)4.4.3 员工资料表查询设计单击档案管理下的员工资料表查询，档案查询出现如下界面：在黄色单元格输入想要查询的名字，即可实现查询功能，如下图：相关函数语句及查询语句员工编号=if(iserror($i1),index(员工信息!b:b,$i1)出生日期=if(iserror($i1),index(员工信息!s:s,$i1)性别=vlookup(e1,员工信息!c3:x52,2,2)婚姻状况=if(iserror($i1),index(员工信息!j:j,$i1)e-mail=if(iserror($i1),index(员工信息!x:x,$i1)民族=if(iserror($i1),index(员工信息!o:o,$i1)政治面貌=if(iserror($i1),index(员工信息!p:p,$i1)年龄=if(iserror($i1),index(员工信息!i:i,$i1)籍贯=if(iserror($i1),index(员工信息!q:q,$i1)户口性质=if(iserror($i1),index(员工信息!t:t,$i1)手机号=if(iserror($i1),index(员工信息!w:w,$i1)省份证号=if(iserror($i1),index(员工信息!r:r,$i1)住宿状况=if(iserror($i1)=true,index(员工信息!u:u,$i1)就职状况=if(iserror($i1),index(员工信息!g:g,$i1)离职日期=if(iserror($i1),index(员工信息!f:f,$i1)职务=if(iserror($i1),index(员工信息!n:n,$i1)部门=if(iserror($i1),index(员工信息!m:m,$i1)员工资料查询=small(if(员工信息!$c$3:$c$703=e$1,row($d$5:$d$614),row(1:1)4.5统计的代码及设计单击档案管理下的信息统计，档案统计出现如下对界面：相关函数及分析设计平均年龄=sum(员工信息!i3:i52)/m10人数=countif(员工信息!i3:i