办公用品采购管理规定及办法.pdf

第 1 页 xxxxxxxx 有限公司有限公司 办公用品采购与管理办法办公用品采购与管理办法 （试行） 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的目的 为完善 xxxx 有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购制度 管理，满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化， 特制定本采购管理办法。 第二条第二条 适用适用对对象象 本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考 本办法制订事宜的管理办法。 第三条第三条 采采购购原原则则 办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量 供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原 则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。 条 2 条 采采购购范范围围、方式、途径及管理、方式、途径及管理职责职责 条 4 条 集中采集中采购购范范围围 集团公司采购办公用品可分为： （一）文具事务用品 1 文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、 文件套、名片盒（册）、文件篮等。 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、 第 2 页 削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。 3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩 笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账 本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。 4、电脑周边用品：光盘、u 盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录 音笔、插线板、电池、路由器等。 （二）办公耗材 硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水 晶头、网线转换接头等。 （三）日杂百货 日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、 抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。 （四）办公设备 票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑 封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能 一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、 电风扇等。 （五）办公家具 文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、 铁皮柜等。 条 5 条 采采购购方式方式 （一）集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化， 第 3 页 对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的办 公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。 （二）分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写办公用品 请购审批单并经审批后方可采购，招标采购除外。 （三）应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。请购部门需填写 办公用品请购审批单并经审批后优先采购。请购金额少于 2000 元的 申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买。 第六条第六条 采采购购途径途径 （一）集中采购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的 淘 宝店家为主，正规实体店为辅。 （二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电 子还是实体途径，一般为单笔金额小于 5000 元时采用网购的途径，单 笔金额大 5000 元时的采购以集团审批意见操作。 （三）应急采购途径：参照集中采购途径。 第七条第七条 职责权职责权限限 （一）各请购部门职责 1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行 政部； 2、负责填写采购申请审批单并经行政部审批后向集团财务部、 集团领导逐层审批； 3 负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。 4 负责所需办公用品的领用。 （二）行政部职责 第 4 页 1 负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库 （分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点； 2、负责编制办公用品询价对比表； 3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表； 4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等； 5、行政部采购员根据申请人填写好的采购审批申请单检查该项 请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数 量并签字确认； 6、负责采购程序的审批； 7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同； 8、负责供应商评估和变更； 9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。 1 财务部负责 1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价 款； 2、负责结算各部门领用办公用品的款项； 3 负责办理退货款项的收回； 4 负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理； 5 参与盘点工作的监督； 6 负责采购程序的审批。 第三章第三章 采采购购流程流程 第 5 页 第八条第八条 集中采集中采购购流程流程 （一）集中采购周期 行政部根据全集团办公用品使用情况，每月 5 号前集中采购一次。 （二）采购申请汇总及审核 1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见附 件 1）和库存情况分类（盘存表详见附件 2）于每月 25 日前上报集团财务 部审批。 3 进行采购 办公用品采购最少有 3 家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、 交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选 价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同。 第九条第九条 分散及分散及应应急采急采购购流程流程 (一）采购申请 1 分散采购 申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、 电动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部门 向行政部领取并填写采购审批申请单（见附件 3）经审批后进行单独 购买。 2 应急采购 申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部 门 向行政部领取并填写采购审批申请单经审批后优先购买。金额少于 2000 元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购买。 第 6 页 （二）审批单的填写 行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写采购审批 申请单，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名称、规 格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。 （三）采购审核 请购部门携填写完整的采购审批申请单进行报审流程。由行政 部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采采 购审批申请单交予采购人员复印存档。 （四）进行采购 行政部采购员按照审批通过后的采购审批申请单报财务部门请 款，同时按采购审批申请单要求进行采购。 第十条第十条 进进度跟催度跟催 （一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到 供应商处跟催，以确保物资能适时供应。 （二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需 求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申 请部门。 第四章第四章 验验收与收与结结算算领领用用 第十一条第十一条 验验收入收入库库 （一）行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或 应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。 （二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登 第 7 页 记表（见附件 4）。 （三）如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。 （四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应及时查明 原因，落实责任。 第十二条第十二条 价款价款结结算算 财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和 采购合同及时履行付款手续。如果发票内容与采购内容不符或者没有 正规发票，财务部有权拒绝付款。 第六章第六章 领领用用 采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放， 经部门申购人填写领用记录并签字后方可领用；个人申购的由行政部通 知申购人，经申购人做好领用记录后方可领用。行政部还要做好办公用 品领用记记录及台账登记。 第七章第七章 盘盘点点 第十三条第十三条 盘盘点点 行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导 对库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表(见附件 2），统计剩余 库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本 依据之一。 第十四条第十四条 盘盘点点结结果果处处理理 办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存结 第 8 页 果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。 财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领 导审批后进行账务处理。 第八章第八章 其他其他 第十五条第十五条 处罚处罚 凡违反本办法的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。 第十六条第十六条 生效日期生效日期 本办法自发布之日起生效。 第十七条第十七条 附件附件 1、办公用品每月申报汇总表 2、办公用品每月盘存表 3、办公用品请购审批单 4、办公用品入库表 5、办公用品季度盘存表 xxxx 有限公司 2016 年 01 月 08 日 附件 1： xxxxxxxx有限公司有限公司 办公用品每月申购汇总表 办公用品种类：文具事务用品 办公耗材 日杂百货 办公设备 办公家具 编制时间： 序 号 名称 单 位 品牌型号规格数量单价 申请 单位 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 单价汇总：共计人民币 元 行政部审批：财务部审批： 集团领导审批： xxxxxxxx 有限公司有限公司 办公用品每月盘存表 编制时间： 编制人： 办公用品种类：（一类）文具事务用品 （二类）办公耗材 （三类）日杂百货 （四类）办公设备 （ 五类）办公家具 （七类）票务 序号分类物品名称规格型号单位 库存数 量 序号分类物品名称规格型号单位 库存数 量 序号分类物品名称规格型号单位库存数量 1 120203939 2 221214040 3 322224141 4 423234242 5 524244343 6 625254444 7 726264545 8 827274646 9 928284747 101029294848 111130304949 121231315050 131332325151 141433335252 151534345353 161635355454 171736365555 181837375656 191938385757 附件 2： 附件 3： xxxxxxxx 有限公司有限公司 办公用品请购审批单 申请人 分管领导希望供货日期 年 月 日 物品描 述 年 月 日 序号名称规格、型号数量预算金额 （元） 备注 1 2 3 4 5 6 7 合计 购 买 方 式 网购及地址: 门店及地址: 行政部意见 签字 年 月 日 财务部意见 签字 年 月 日 集团领导意见 签字 年 月 日 附件 4： xxxxxxxx 有限公司有限公司 办公用品入库表 登记人： 日期： 序号名称单位品牌型号规格数量复核备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 xxxxxxxx 有限公司有限公司 办公用品季度盘存表 编制时间： 编制人： 行政部： 财务部： 办公用品种类：（一类）文具事务用品 （二类）办公耗材 （三类）日杂百货 （四类）办公设备 （ 五类）办公家具 （七类）票务 序号分类物品名称规格型号单位 库存数 量 序号分类物品名称规格型号单位 库存数 量 序号