浅谈人事档案管理现状及对策

1 / 5 浅谈人事档案管理现状及对策 人事档案是在人事管理活动中 ,主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的。一直以来执行的是随人走制度 ,比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。 一、人事档案管理中存在的问题 1、长期以来 ,相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识 ,都存在一些误区。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作 ,没有把人事档案管理工作纳入到议事日程 ,这样就导致人事档案工作长期处于被动应付的状态 ,难以高质量地为干 部队伍建设服务。 2、管理力量薄弱 ,管理水平不高 ,管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进 ,原有的干部人事档案管理人员的岗位变动 ,大部分人员没有经过专业的档案知识培训 ,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解 ,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职 ,对档案工作精力投入不足 ,日常事务往往只是将材料放人档案盒 ,严重影响了档案管理水平。 3、在设备配备上 ,大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的2 / 5 原则。管理手段也较陈旧 ,调阅档案时都是采用原始的手工操作方式 ,直接影响到档案的完整 与安全。 4、人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全 ,执行不严格 ,收集归档工作被动、不及时 ;二是收集归档的材料不全面 ;三是一些归档的材料还不够真实和准确。这些因素都严重影响了档案的质量 ,降低了档案的利用率。 5、人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展 ,特别是随着人才资源配置市场化 ,人才流动日益频繁 ,越来越多的“单位人”变为“社会人” ,人才的流动造成人档分离 ,弃档不用的人员越来越多 ,造成“弃档”和“死档”。 6、人事档案材料制作不规范 ,这样就造成人为的重复劳动 ,不仅造成人力、 物力、财力的浪费 ,同时也使得人事档案案卷很不美观。 7、人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新 ,人事档案信息管理系统已得到普遍采用 ,计算机信息的水平也在不断提高 ,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥 ,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。这样既不利于档案的保管 ,又影响工作效率。 二、人事档案管理对策 1、加强领导 ,提高对档案工作重要性的认识 建立档案管理领导小组 ,定期对档案管理工作进行检查、3 / 5 指导、督促 ,发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求 ,制定和完善人事档案 管理的整体规划 ,使档案工作顺利进行。 2、加大对硬件设施的投入 ,进一步夯实档案工作基础 (1)、按照人事档案管理规定标准 ,配置足够面积的档案室、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。 (2)引进计算机管理软件 ,建立人事档案的信息存储和检索系统 ,实现人事档案资源的合理配置和利用 ,确保在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性 ,真正做到人尽其才 ,才尽其用 ,为的可持续发展奠定坚实的基础。 3、提高档案 管理人员的管理水平 (1)加强对管理人员的政治素质和业务素质的培训 ,提高管理人的政策水平和专业技术水平 ,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。 (2)档案管理人员要有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神 ,加强业务学习、强化继续教育 ,坚持“学用结合、按需施教、重视实效” ,全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术 ,了解档案管理现代化的具体内容。 (3)引人竞争机制 ,通过择优录用 ,竞聘上岗 ,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。 4 / 5 4、人事档案管理材料收集 (1)、建立相应的档案管理制度 和畅通的材料收集渠道 :对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理 ,以及档案的日常保管、借阅、利用 ,都要制定一套严格的制度。同时 ,要多渠道收集人事档案管理材料 ,如反映业绩的考核、考察材料 ;学历和专业培训材料 ;任免、工资待遇、专业技术晋升、业务能力、技术专长材料等。 (2)、增强责任心 ,提高工作积极性 :档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心 ,必须及时收集与档案有关的各种材料 ,认真整理 ,细致鉴别 ,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理 ,确保材料齐全完整、手续完备 ,保证人事档案管理的权威 性、准确性和真实性。 5、加强人事档案管理现代化和信息化建设 (1)、实施信息化管理系统现代化。通过信息统计 ,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据 ,实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系 ,可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据 ,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。 (2)、人事档案信息的收集 ,就是为了充分使用资源 ,达到一方收集 ,多方共享。以人事档案信息系统为中心 ,建立计算机网络分系统 ,如通过人事信息系统 ,完善财务工资系统 ,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放 ,5 / 5 而其它的 行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益。 结语 总之 ,通过人事档案管理工作