浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

1 / 6 浅谈建筑工程档案资料有效管理措施 一、建筑工程档案资料管理的重要性分析 建筑工程的施工程序复杂 ,涉及的领域较多 ,所使用的资料可想而知 ,档案资料的完整是建筑工程施工质量的保障。建筑档案管理的科学性能够体现建筑企业内部控制体系的整体水平 ,能够反映管理者对于企业内部管理的重视程度。同时 ,国家建设部对于建设施工档案的影响要求 ,也提高了施工单位对于项目建设档案建设重要性的意识。进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识 ,并明确指出 :对于建筑工程必须认真管理档案资料 ,如果工程建设的档案资料不符合相关规 定的话就视为该工程不合格 ,这些足以说明建筑工程档案资料管理的重要性。 建筑工程档案资料能将工程中所运用到的技术或者应对问题时采取的措施进行记录 ,并且在以后需要的时候进行反馈。对将来的工程施工吸取了宝贵的经验。工程档案资料中 ,会提供出有关工程项目的很多数据信息以及此工程施工中能借鉴到的优点或者暴露出的缺点。如若在竣工后 ,仔细研究档案资料可以得到较多的学习体会并得以借鉴 ,提高日后的工程施工效率。 二、建筑工程档案资料的特点 档案的特点一般都有共性即真实性 ,工程资料的存档是和2 / 6 工程建设同步进行的。工程的报批、 施工、竣工整个过程中的所有活动都要真实的记录下来 ,实体与记录内容应高度保持一致 ,不能失之分毫。此外 ,建筑工程档案资料具有实用性 ,当档案通过时 ,就应对工程建设工作进行考核。还有就是 ,建筑工程档案资料具有整体性 ,建筑施工档案资料是整个施工的文字体现。是全面反映建筑施工成果的重要依据 ,对施工也起着指导性的作用。从另一方面来说 ,建筑工程档案资料就是企业综合管理水平的体现。 三、建筑工程档案资料管理存在的问题 建筑施工过程的周期性较长 ,其档案资料数量多且种类复杂 ,这对于档案资料的管理有一定的难度 ,资料的完整性和可 靠性影响着其他建设工序及日后的维护工作。目前 ,我国建筑工程档案管理存在一定的缺陷 ,首先 ,档案资料管理模式混乱 ,由于建筑工程涉及面广 ,各个部门各自为政 ,没有形成统一的资料管理部门或缺乏专门的负责人监管档案资料存档 ,这样 ,很容易造成部分建筑档案资料的丢失 ,降低了资料的利用率。第二 ,档案管理人员素质较差 ,很多档案管理人员是身兼数职 ,或是从其他岗位临时调任 ,缺乏对档案资料管理的专业知识的学习 ,很难及时全面的将资料进行归档、保存 ,很难适应快速发展的建筑行业。第三 ,建筑工程档案资料的不完整 ,由于建筑工程的特殊性 ,在管理 过程中需要极大的耐心和细心 ,但往往一些档案管理人员却缺乏基本的职3 / 6 业操守 ,对于一些资料没有及时的归档 ,缺乏对档案的重视 ,造成一些宝贵的施工材料丢失。 四、优化建筑工程档案资料管理的对策研究 档案资料在建筑工程中的重要性不言而喻 ,因此 ,要提高建筑工程质量 ,在以往的经验中提高施工技术 ,创新工作方法 ,必须加强建筑工程的档案资料管理 ,优化管理方法。 很多施工单位将工作和发展的重心放在技术的提高上 ,认为档案资料工作琐碎 ,并且需要人力 ,没有带来直接的经济效益 ,因此 ,并不重视对档案 资料的管理工作 ,在工程验收时才进行整理 ,整理时也是敷衍了事 ,对于丢失和不完整的资料也没有第一时间收集和整理。这样 ,虽然在表面上节省了一部分的人力 ,但不完整的资料对于日后工程维护及经验总结上造成很大的阻碍 ,也使得企业工作缺乏规范性。因此 ,领导阶层赢加强对工程档案管理工作的重视程度 ,加强对档案资料的管理工作 ,定期检查各部门资料归档情况 ,同时做好保密工作。 加强工程施工过程中各项资料的有效管理 ,提高资料保存的准确性和完整性。各个建筑工程单位应按照国家对于档 案资料管理的规定 ,完善本单位的规章制度 ,明确建设单位、施4 / 6 工单位、监理单位以及设计单位等项目管理过程中的职能 ,规范档案资料收集、整理、存档等各个环节的有效性和及时性 ,并严格制定相应的借阅制度 ,防止档案丢失。 使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用 工程竣工验收时 ,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员 ,按照建筑工程档案归档范围的要求 ,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核 ,发现问题及时解决 ,补缺补漏 ,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时 ,归档范围符合要求 ,认真 贯彻执行建设工程质量管理条例和工程竣工验收备案制的有关条文 ,把好竣工验收关 ,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容 ,做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的 ,由建设单位发给建设工程档案合格证。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的 ,不发给建设工程档案合格证 ,建设单位不结清尾款 ,以确保下程建设档案的完整、准确、系统。 我国经济建设的不断蓬勃发展 ,建筑行业在此基础上有了大幅度的跨越 ,随着各个建筑拔地而起 ,建筑档案数量与日俱增 ,计算机技术的不断应用 ,也使得档案管理方式与工作5 / 6 方法也有了一定的变化。因此 ,建筑工程单位必须加强档案管理人员的服务意识以及责任意识 ,结合先进的技术手段 ,创新管理方法 ,完善管理制度 ,更新管理观念 ,明确职能 ,将责任落实到人。并定期组织相关工作人员学习档案管理的相关法律法规 ,积极搭建交流平台 ,提高档案管理人员的业务水平和综合素质 ,从而从今我国建筑行业的健康稳定发展。 强化档案材料编制工作 按照标准编制工程档案材料 ,是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料 ,就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量 ,关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任 ,加强对施工技术人员编制档案材料的训练 ,不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理 ,检查工程档案材料编制情况 ,按照标准形成档案材料 ,给后人留下宝贵的财富。 五、总结 我国建筑行业的快速发展 ,为其内部的管理方式和经营理念都带来了严峻的挑战 ,建筑档案管理是建筑工程建设和发展过程中不可或缺的组成部分 ,其完整性和有效性是建筑行业未来发展的重要保证。因此 ,必须加强对建筑工程档案资料管理重要性的认识 ,并创新管理方