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唐 山 学 院 毕 业 论 文学 院毕 业 论 文设计题目：论秘书人员的职业形象 系 别： 文法系 班 级： 07文秘（2）班 姓 名： 指 导 教 师： 2010年6月14 日论秘书人员的职业形象摘要形象是在一定时期、一定环境下社会或公众对组织或个人的外在表现和内在素质的印象、看法、认识的综合体现。而职业形象就更进一步要求形象要具有专业性，是在所从事的职业基础上要注意到的形象问题。随着当今社会的发展，秘书逐渐成为了最广泛的职业，这就涉及到秘书人员的职业形象问题。秘书人员的形象在很大程度上展示着一个部门、一个单位的整体面貌。作为一名合格的秘书，职业形象的塑造不可或缺。本文将从秘书职业形象的重要性，秘书职业形象的确立标准以及如何塑造秘书的职业形象三个方面来论述秘书的职业形象。从而进一提高人们对秘书职业形象的认识，对秘书的实际工作有所帮助。关键词：职业形象 重要性 标准 塑造the discussion of secretary professional image abstractthe image is in certain period, certain conditions of social and public organizations or individuals to external and internal quality performance, the impression, views of the integrated embodiment. but professional image is demanding further image to have professional that is engaged in professional basis to notice the image problem.along with the development of modem society,secretary is gradually becoming the most extensive career.this involves secretarial staffs professional image problem.the secretary personnel in the image shows a largely department or unit of the overall appearance.as a qualified secretary，professional image are indispensable.this paper from the secretary professional image, the importance of the establishment of secretary professional image, and how to build the secretary of the standard of professional image three aspects of secretary professional image.thus a secretary professional image for improving peoples understanding of the actual work, secretary of help. key words: professional image; importance; standard ; shape目 录1引言12秘书职业形象的重要性2 2.1秘书外在形象的重要性2 2.2秘书内涵的重要性3 3秘书职业形象确立的标准5 3.1秘书形象确立的基本标准5 3.2不同角色对秘书形象标准的要求54秘书职业形象的塑造7 4.1外在形象的塑造 7 4.2内在形象的塑造85结语10参考文献 12外文文献 13谢辞 181引言秘书人员的职业形象对秘书工作有着举足轻重的作用。本文对秘书人员的职业形象做出了全面客观的论述。突出了秘书人员职业形象的重要性，并提出了秘书人员职业形象的标准，同时又提出了塑造秘书人员良好职业形象的方法。通过对秘书人员职业形象的论述，提高人们对秘书职业形象的重视，促进秘书工作进一步发展。在当今社会，秘书职业已经成为最广泛的社会职业之一，其职业范围也已扩大到商业、私人服务的领域。各用人单位对秘书人员的职业形象也有了更高的要求。所以，作为一名合格的秘书人员就必须要塑造良好的职业形象。对于秘书人员职业形象的问题，前人也做了相关的分析总结，但是，他们的分析有一定的局限性，已经不能适应当今高速发展的社会。本文通过对前人分析的总结，结合当今社会的现实状况，对秘书人员的职业形象进行了更为客观的分析，从内外两方面分析秘书人员职业形象的重要性，对秘书人员职业形象的塑造做出了全面的论述。秘书人员的职业形象在秘书工作中的作用越来越大。良好的职业形象是秘书人员工作的前提，作为一名合格的秘书人员就必须要塑造良好的职业形象。本文通过对秘书人员职业形象的论述，提高人们对秘书人员职业形象的重视，提出了秘书人员职业形象的标准。在此基础上，论述了如何塑造良好的秘书人员的职业形象。通过本文对秘书人员职业形象的论述，希望能够使秘书人员塑造良好的职业形象，促进秘书工作的进一步发展。 2秘书职业形象的重要性秘书的职业形象是指秘书在公众面前树立的形象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出你对专业的态度、知识、技能等。同时也是秘书与社会沟通并使之接受的的方法。当今，社会急需大批训练有素能力卓著的职业秘书，企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性，只有依靠秘书的协助，自己才能更有效地经营和管理。作为受人瞩目的职业秘书毫无疑问是职业规范的表率，其言行举止不仅代表着企业形象，同时也对人事环境的塑造产生重要的影响。从一位秘书的表现就能感觉得出其所在企业的品质特征，以及其上司的品质特征。形象对秘书人员来讲，是至关重要的。秘书的良好的职业形象不仅能够提升个人品牌价值，而且还能提高自己的职业自信心。因此，秘书人员应注重自身的职业形象，塑造良好的职业形象。谈到秘书职业形象的重要性，必须从两个方面来谈，即秘书外在形象的重要性和内涵的重要性。2.1秘书外在形象的重要性2.1.1仪表的重要性仪表是人的外表。仪表美是一个人外形的主要展现，同时也反映了一个人思想感情、道德品质、文化修养等的内在美。秘书应该保持一个较好的仪表美，给公众以良好的喜爱的感觉。对于仪表美，秘书人员要有正确的认识和对待。干秘书这一行，重视仪表美，并不是为了到舞台上表演，也不是要人家钟情于你，而是要树立秘书这个角色的美好形象，有利于为领导服务，有利于开展工作。因此，从外在形象方面来说仪表的重要性是不可忽视的。保持仪容的干净整洁是作为秘书必不可少的工作。因为在人与人接触的过程中，第一印象是尤为重要的，并且秘书人员工作性质的特殊性更决定了秘书人员仪表形象的重要性。因为秘书带给他人的不只是个人的第一印象，也代表了公司企业的形象。通过秘书的穿着打扮就可以判断出整个公司的管理和公司的品味。所以作为一名合格的秘书，他在自己的穿着、装饰、个人形象规划方面都会注意到他的穿着打扮对整个公司定位的影响。2.2言行的重要性2.2.1交流语言的重要性秘书工作是一种特殊的职业，说它“特殊”，不仅是指它的工作性质、工作方法、工作内容和工作对象都具有特殊性，而且从事这项工作的人员秘书，也要具备特殊的本领。这就不仅要求他们能干、能写，而且还要能说、会说，具备“全才”的素质和“杂家”的本事。然而，在实际工作中，由于我们过多地强调“干”和“写”的重要性，而忽视了“说”的必要性，加之有些秘书人员唯恐“言多有失”，自觉不自觉地信奉“沉默是金”的信条，久而久之，使得很多秘书人员变成了寡言少语的“内秀”。显然，这种现象与新时期秘书人员应有的素质和形象是不相容的，它在很大程度上抑制了秘书人员个性的发挥和自身能力的全面提高。我们主张和提倡秘书人员加强语言修养，提高语言艺术，并不是希望秘书人员整天“口若悬河”、“滔滔不绝”，不干正事，或者“油腔滑调”、耍贫嘴，而是要象李瑞环同志在全国党委秘书长座谈会上所要求和指出的那样:“当说的说，不当说的不能说，说晚了，说早了，说多了，说少了，都会出问题。”语言作为人类所特有的交流工具是一种特殊的社会现象，它可以帮助人们表达思想，沟通感情，交流信息。“语言是人类最主要的交流工具”，更是秘书社交齿轮的润滑油，在秘书工作中，秘书与其领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程中，始终都离不开双方的语言交流。对秘书人员而言，其本人在与客户交往与沟通中的表达能力，以及其在各类文书写作中的语言运用，既体现着自己的水平，又直接与自己的上级和工作单位的精神文明形象直接相关。所以在树立秘书职业形象时，语言必不可少。2.2.2形体语言的重要性形体语言绝不亚于口头语言所发挥的作用。它指人的肢体动作，是一种动态中的美，是风度的具体体现。在某种意义上，绝不亚于口头语言所发挥的作用。体态语言大师伯德惠斯戴尔的研究成果表明，在两人之间的沟通过程中，有65%的信息是通过形体语言来完成的。全世界的人都借助仪态动作，有效地进行交流。举止是一种不说话的“语言”，能在很大程度上反映一个人的素质、受教育的程度及能够被别人信任的程度。秘书人员在交往活动中，待人接物，彬彬有礼，不仅展现了其优雅的仪态美，而且可以塑造良好的个人形象和企业形象，给交往对象留下美好印象。2.3秘书内涵的重要性2.3.1品德修养的重要性秘书的主要工作是为领导决策服务，为此，秘书必须要有一定的品德修养。职业品德是担负着不同社会责任的职工应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、传统、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准，促使人们坚持正确的东西，追求美好的理想，抵制不良思想作风的影响，自觉地履行职业责任。素养，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼和学习所达到的一定水平。秘书人员在职业品德方面的素养同一般干部相比，有其共性。但由于秘书工作岗位的特殊性，在秘书的职业品德素养其中以下几种品德是必不可少的:诚实、正直;谦虚谨慎;严守本份; “补台”不“拆台;严守机密，守口如瓶。只有做到这些才能保证一切从实际出发，如实反映全面情况，不隐瞒自己的观点，为领导提供信息和方案，当参谋出主意。作为一名合格的秘书加强自身的品德修养是必修的一门精神课程。只有具有良好的品德修养才能进一步提高秘书人员对待工作的积极性和重要性。2.3.2秘书个性的重要性个性，是指一个人独具的精神面貌，是一个人身上体现出来的具有一定倾向性的经常而稳定的心理特征的总和。它主要包括一个人的性格、气质、能力等。个性主要有三个特征:独特性、稳定性、综合性。性格是个性的鲜明表现，是个性心理中重要而稳固的心理特征，其特点有:复杂性、独特性、整体性、稳定性。因为秘书活动作为社会实践领域的一个重要方面，同样受到秘书人员性格的影响。不同性格类别的秘书人员，当他们从事不同的工作时，都会对其工作绩效产生影响。针对秘书这一特定职业，首先必须为秘书的职业性格作一个准确的定位，才能根据这个标准来衡量自己，知道欠缺什么，如何训练，怎样改变。因此，秘书的性格对良好形象的塑造有着十分重要的作用。2.3.3秘书心理的重要性人的心理是外部客观世界在人脑中的反映，它直接支配着人的言谈举止。良好的心理素质是文秘人员基本素质的基础。每个社会工作者从事某种事业都要具备本行业所需的思想、道德、智能修养。由于工种不同，自身的性质，爱好，心理等因素对工作也起着大小不同的作用。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡，保持良好的心态，努力培养高雅的气质，完善个人的乐观、豁达的性格。人们常说，“言为心声”，就是说语言是表达人们内心世界的声音。但如果一个人心理素质欠佳，或者有心理障碍，那么他心中纵有“千条锦囊”、“万种妙计”，别人也无从知晓。因此，必须重视心理素质的提高。健康的心理表现为，无论在任何场合、任何情况下，都能做到说话镇定自若、处惊不变，也不会出现战战兢兢、嘴若寒蝉的现象。要做到这一点，首先是要提高自信心，相信自己的能力;其次是要做好心理准备，开口之前首先打好腹稿;再次是要稳住情绪，掌握好节奏，以不变应万变，不能自己乱了方寸。由此可见，良好的心理素质对秘书人员来讲是必不可少的条件。3秘书职业形象确立的标准3.1 秘书形象确立的基本标准 形象的塑造决定于形象的定位，形象的定位则决定于形象的标准。因此，确立标准是秘书人员塑造自我形象的首要工作。秘书人员应该根据自身的条件和秘书的职业特点来确立形象塑造的标准。首先，让自身的外表形象接近于完美的外貌形象；其次，确立能说话、会说话、敢说话的表达形象；再次，确立能做事、会做事、敢做事的能力形象；第四，善于表达的能力，想做事的干劲，尽量引起别人的注意；第五，勇于交际，善于沟通，意图表达明晰，给人以温和、热忱、亲切之感；第六，正直、诚实、忠诚，提高别人对你的信赖感和安全感；第七，凸现你与他人相处中的爽直、大度、干练等明朗的个性；第八，消除对他人的压力，在你的周围营造一种愉悦的氛围。以上标准是最基本的。能按照每条标准达成每个目标当然是最理想的，即便是在其中一点狠下功夫，秘书人员自身良好形象也能得到大幅度的提升。另外，我国秘书素质标准还应与西方发达国家及国际秘书的素质标准接轨，这将有利于促进国际交往，也有利于秘书在对外开放中充分发挥其职能作用。我国秘书素质标准与国际接轨应注重以下问题:面对我国秘书理论与实践的实际，具体分析哪些是我国秘书文化中的民族性精华，哪些已不适应现代秘书工作实际或不符合国际交往的要求。对诸如尽职守纪、务实求真等良好的传统素质要继承发扬，对要求过高或脱离实际的东西要予以摒弃。针对国际交往的现实需要和未来发展的要求，借鉴西方发达国家的秘书素质体系，吸取其合理部分，并将国际交往惯例、国际交流与合作的有关法规、要求及礼仪等充实到我国现有的秘书素质系统中去。根据现代管理和办公自动化的需要，以及现代领导对秘书提供辅助服务要求的变化，不断改善秘书的知识素质和能力结构，不断有针对性地调整和强化秘书的素质结构，用动态调整或制定新的素质标准的方式，促使秘书素质标准更加贴近不断发展的秘书工作实践，并在实践中发挥重要的指导作用。3.2不同角色对秘书形象标准的要求3.2.1服务对象对秘书形象的要求在通常情况下，每个组织或领导者都希望秘书具有以下形象:具有强烈的事业心与责任感;具有吃苦耐劳和进取精神;具有超前意识和发展眼光;具有扎实基础知识和宽广的知识面;具有良好的表达能力和沟通能力;具有完善的性格和坚强的意志;具有较强的动手能力又能妥善解决问题;具有团队精神和协作精神;具有自我约束力和可以信赖的魅力;具有不怕失败和打击的品质;具有耐心和踏踏实实工作的性格;具有冷静、善倾听、诚实特点。认识和了解了这些要求，就能把握秘书形象的终极走向，有助于秘书人员在塑造形象的实际过程中，目的更加明确，标准更加具体，手段更加有效，效果更加完美。3.2.2秘书人员对自身形象的反省了解了秘书良好形象标准和领导的要求后，秘书就必须对当前的自我形象进行深刻而明晰的反省，时时观照自己的内行外止并从行为和心态上进行积极的调整自己。例如，要知道目前面临的问题是什么?最近一段时间自己的表现如何？别人对自己的评价和基本观点是什么？自己性格中潜伏的兴趣在哪里?自己的性格中已经其备的优点是什么?自己在能力和专业的不足在哪里?自己的特殊才华在哪里?自己目前处干怎样一种处境？如果继续保持现在的状况会产生怎样的结果？自己今后想成为怎样的人?对自己有怎样的评价?个人的外在举止和装扮应如何调整?上一次和领导的交流是什么时候?能否明确感到领导对自己的态度?自己是否具有某些做秘书人员的特质了？等等。秘书人员经常对自我形象进行系统的思考，对于建立和改善秘书个人形象有明显的效果。4秘书职业形象的塑造秘书人员良好自我形象的塑造与表现需要调动内外两个方面的因素，它是一项复杂多维的立体工程。它既包括知识的不断吸纳，能力的不断提高，个性的不断完善，道德的不断纯净等内部工程;也包括仪表和言谈举止等外部工程。换句话说，秘书人员塑造良好的自我形象并不靠单纯的包装、刻意的表现，更不是故意卖弄，空有其表。它必须奠基于完整、积极、正面的内心自我意象，并通过积极的理念、正确的价值观、良好的态度的确立，良好行为的持续以及言谈举止等外在表现，才能将设定的形象定位呈现出来。塑造良好的职业形象是秘书的必修课，秘书的职业形象是综合性的，包含众多内容。4.1外在形象的塑造4.1.1从仪表层面塑造秘书的职业形象仪表美的因素，有些属于先天性的，如身材、相貌、体形等，是难以改变的；而有些因素则是平时养成的习惯，完全可以通过后天的训练来形成的。例如，衣着要素雅，不穿奇装异服；发式要时新，但不要标新；姿态要大方，不要庸俗土气；佩带要适合时宜，不能油头滑面或洋里洋气；神采要气宇轩昂，不应萎靡不振。秘书要塑造良好的仪表形象，应该首先从相貌、仪容修饰、服饰穿着等方面入手，从而塑造良好的职业形象。秘书人员经常代表企业或领导参加各种场合，因此秘书应时刻注意自己的形象，根据社交场合的不同，服装也应有所不同。例如：出席重要的会议，着装要传统、庄重；外出洽谈工作，着装要优雅、稳重；接待来访，穿着要端庄、素雅；礼仪聚会，选择服装要新颖、亮丽。对于一个秘书特别是女秘书而言，一身得体的着装，不仅可以展示个人的职业形象，还可以增强工作信心，赢得人们的赞赏和尊重，更能为上司和所在单位树立整体形象。人的才能、品德尽管不能与仪表划等号，但在交往日益密切的现代社会，自然和适度的仪表形象更能赢得人心，从而为人们的成功添加许多的有利因素。尽管每个人的先天条件和所处的环境各不相同，但只要进行行符合个人身份、职业、年龄、场合等实际条件的修饰和完善，每个人都能取得意想不到的良好效果。因为整洁得体的仪表不仅是对自己的尊重，更是对别人的尊重。仪表是静态的形象，言谈举止则是动态的形象。4.1.2从言谈举止方面塑造秘书的职业形象静态的仪表形象基本是在对方视觉中建立的形象，而动态的言谈举止除视听觉效果以外，更多的是建立在他人内心中的形象。可以说言谈举止是一个人思想品格、学识修养最直接的表现，它给人的印象也最为深刻。言谈举止是一个人精神风貌的外化。内心世界的层次、品格的高低既能通过言谈举止弱化，也能通过言谈举止强化。一般来说以下几点可以帮助强化秘书人员的精神面貌:正确的站姿既能表现自信，也能增强说服力；正确的走路姿势是精力充沛的表现；正确的握手方式是对对方的尊重，握手时身体应同时向前倾;当与对方握手时，眼睛要始终看着对方并面带微笑，身体前倾地专心倾听可以显示出你对对方的强烈关注和尊重，比别人早一点上班能体现你对工作的热情和干劲，等等。言谈举止不仅可以增强秘书人员的精神风貌，还可以展现秘书人员的人际亲和力。人际亲和力是一个人在人际交往中显示出来的内在和外在的魅力。对一个秘书而言，善于人际交往不一定就能取得成功，但成功的秘书一定能与别人建立良好的人际关系。 下面的建议可以使一个秘书建立“为人坦率”、“善解人意”、“言语清晰”、“能够深交”等良好印象：在谈话中用肯定和发问的句式，可以增强对方的表达欲，并给对方留下愿意与他交流的良好印象；尽量避免用“好”、“不好”之类的答话，过于简单的答话无疑表示你没谈话的兴趣，结果自然会让对方觉得你没谈话的诚意；见面时随时赞美一下对方，是赢得好感的最佳方式，赞美对方无需成本，是最经济的交际方式，它是恰到好处地抬举对方，为对方提供他所关心的信息，维系感情的有力武器；把对方说过的一些细微的事记住后再说出来，可以表现对对方的关心；任何事情都先征求一下对方的意见，可以显示对对方的尊重；认真倾听最能体现秘书的素质及其能力，善于倾听的人是最聪明的人，古人云:“言多必失，祸从口入”，秘书这一职业要求秘书有保密意识和很和谐的人际关系，如果一个秘书是一个善于倾听的沟通对象，秘书的表现一定会给对方留下深刻的印象；对于非原则性问题和非正式谈判中的分歧，不要争论对错，以免影响关系；不要轻易打断对方的讲话，对你不感兴趣的话题你可以巧妙地引开；不要直接否定对方的意见，更不要抬杠，必要时可以委婉地表示自己的意见，可使对方乐于接受。除说话得体外，举止也就是仪态美也相当重要。秘书人员要实现自己的仪态美，从而塑造良好的职业形象，就得做到行为美。秘书的职业素养很大程度上体现在他的待人接物的礼节上。当遇有客人来访之际，秘书无论自己有多么忙，都应站起身来打招呼。很多人会认为将客人带到会客室，是件简单的事。但我们常会看到有的秘书自顾自地走在前方，而忽略了后方的客人，认为客人会自己跟上来，甚至不管访客有没有跟来，便径自地往前走去。这些都不是接待客人所应有的态度。一旦让客人产生自己被拖着在公司内到处走的印象，相信他会感到不愉快。秘书的行为美不能一蹴而就，凡事要掌握“度”。秘书要善于克制自己的过激情绪和“一时冲动”，把自己的行为约束在法律、纪律、制度和社会道德、风俗人情的范围之内，做现代文明社会的新型秘书。4.2内在形象的塑造4.2.1秘书职业心理素质方面的塑造要具备良好的心理素质就要做到以下几点：首先，乐观。这里指秘书人员对自己的能力抱乐观态度;还包括秘书人员在工作中遇到问题时的态度。如果秘书人员能以乐观的态度对待工作中的一切，那么工作起来就会得心应手；其次，自信。秘书人员的自信力表现在办事有信心。谈话、协调不怯场。自信的秘书，不仅会有较高的工作热情，也会产生战胜困难的极大勇气。最后，良好的心态。心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。4.2.2秘书职业个性方面的塑造秘书的职业性格包括:（1）正直，意味着忠诚，意味着受人之托，忠人于事，坚持原则。（2）善良，以善心对待所有的人，以善意处理所有的事。善良之心人皆有之，但善良的表现则见仁见智，尤其是始终如一地表现出善良。区别在于，为了让别人感到你的善良而刻意表现，始终有些勉强，只有发自肺腑的本能行为，才会令你自己习以为常。（3）热忱，热忱和热情有所不同，热情是表现一种情态，热忱是坦露一种心态，从效果而言，热忱更富有职业感染力。对人和事务的热忱，是秘书保持工作效率的重要法宝。它能创造出积极的环境氛围，感染和影响别人的工作热情。热忱本身也能增加你投身工作的乐趣。（4）温和，秘书置身于各种矛盾和各种利益的交汇点，一举一动都会影响结果的变化，温和是化解矛盾、平衡利益关系的最直观也是最有效的态度。个性温和几乎已成了秘书最为人认可与称道的职业标准。面对温和的人，别人永远无法激怒你，也无法迁怒于你。（5）豁达，心胸宽广的人最容易化有形为无形，因为人生最大的敌人就是你自己，过于计较和过于讲究，只会使你树敌过多和结冤过深。如果你不能包容他人，他人的心胸自然也不会容纳得了你。所谓海纳百川，就是形容一个人能容忍和包涵别人的所有优点和缺点，特别是别人对你的感觉。有时候你觉得身心疲惫，原因就是你太在乎别人对的感觉，当你不再为感觉所累，你就会发现，原来豁达居然如此简单。（6）坚毅，性格坚毅是对经历的不尽如人意之处保持既定的生活状态。磨练也好，坎坷也罢，都是人生必然的历练。执着你的信念，坚定你的心态，坚忍不拔的做你认为是正确的事，你才会得到你理想的结果。（7）缜密，细致认真几乎是秘书的代名词，性格上的粗放有可能会造成待人接物处事的漫不经心或粗枝大叶，于是关乎结果的细节就会被忽略。秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都会因为性格上的粗放而被放大到无法想象的可怕局面，对此绝对不能掉以轻心。性格缜密愈味着无微不至和无懈可击，这不仅是秘书的职业本能，也是秘书职业的最高境界。（8）内敛，张扬的人总是比较容易招人侧目甚至反感，中国人受几千年儒家文化中庸之道的影响，性格普遍比较平和与内向，不喜张扬，而秘书工作的特点与此也非常吻合，这就能够解释为何秘书特别讲究待人接物处事时的分寸感。内敛与内秀有着密切关系，这就好比一个木桶，装满水时摇晃并没有声音，水装的越少，晃荡时发出的声音越响，内涵的丰富与否决定着木桶的价值。作为一种辅助性职业，内敛的性格最为符合秘书的职业特征。但是性格内敛并不是强调你闷不吭声，总是以旁观者的姿态置身度外，只有恰到好处才是内敛的最完美体现。（9）敏锐，对信息的敏锐嗅觉，对信息的准确判断，这是秘书有别于其他行政人员的最重要的特征。因为敏锐，就能把握时机，为企业谋取利益;因为敏锐，就能迅速计算盈亏，以最合算的方式作成生意。只要注重培养以上的个性，就一定会在秘书工作中长足进步。4.2.3遵守情感的节制原则秘书是为领导服务的，因此秘书必须按照领导的指示和意图办事，决不能自行其是。此外，秘书还常会遇到突发性事件，如重大灾情、重大事故等。这些都要求秘书不能感情用事，要以冷静的头脑、客观的心态去解决问题、处理事务。一般而言，强烈的情感即激情，对于艺术创作有着积极的作用，因为激情有时能激起灵感的爆发。但是对于秘书工作来说，激情一般不具有积极意义，无论愤怒还是狂喜，都不利于冷静地处理问题。因此，秘书在工作中要善于克制自己的情感，尤其是遇到负面刺激时更需要保持冷静。这种情感节制，也表现在文书写作中。公文写作不同于文学创作，文学创作往往通过情感表现来增强作品的艺术效果，侧重于审美；而公文写作却要求尽量排除情感因素，以客观的态度按照既定模式进行写作，侧重于实用。5结语 秘书人员的职业形象在秘书工作中占有非常重要的地位，作为一名合格的秘书，良好的职业形象是不可或缺的。本文对秘书职业形象进行了详细的论述，首先，从秘书人员的外在形象和内涵两方面进行论述，提出秘书人员职业形象重要性。然后，提出确立秘书人员职业形象的标准。第一，确立秘书人员职业形象的基本标准。第二，不同角色对秘书职业形象标准的要求。最后，从外在形象和内在形象两方面分别论述了塑造秘书职业形象的方法。通过本文对秘书职业形象的论述，意在提高秘书人员对其职业形象的重视，明确确立秘书人员职业形象的标准，从而，可以更好的塑造秘书人员的职业形象，促进秘书工作的进一步发展。参考文献1曹秀丽，论秘书形象的塑造j，池州师专学报，2005年8月，第19卷，第4期。2王桂书，李慧湘，浅谈秘书的职业品德素养j,天津大学学报，2006年9月，第5期。3徐玉雪，浅谈商务秘书的职业形象j，现代商业，2006年，第1期。4毛志勇，试论秘书工作人员的修养j，江西社会科学,1994年第12期。5迟忠福，提高秘书人员的语言艺术j，秘书之友，2005年第5期。6方国雄，秘书学m，北京：高等教育出版社，2001年版。7唐星明，秘书素质与角色刍议j，医学研究生学报,2004年2月，第17卷,第2期。8李金山，秘书素质修养要与时俱进j，秘书之友，2003年第2期。9丁耀春，秘书工作的成败在于细节j，办公室业务，2005年5月。10吴毅忠，浅析领导与秘书的相互影响j，秘书之友，2006年第4期。11 elaine chao. occupational outlook handbookm. u.s. department of labor,2007外文资料modern secretarial work and changes in occupational characteristicschinas accession to the rapid development and the internet, so that the secretary of the work of modern macro-environment and micro-environment has changed, to meet the development needs of the new situation, the secretary of the work of the modern professional characteristics and the following changes: 1 from the conventional thinking to thinking out into the open china has established a socialist market economy system, after adding more accelerated process of integration with the world, this objective has been to expand the scope of work of the secretary. party and government organs, enterprises and institutions will be cross-sectoral, cross-regional and cross-border political, economic, cultural, scientific and technological exchanges. geographical expansion of both the secretary of the work of the open space, but also broadened the vision of the secretary. in this context, the secretary should have a strong three-dimensional type of thinking and opening up, not only concerned about the industry! the development of the region, but also keeping a close watch on the movements of the domestic and the world. secretary of the enterprise, in the market economy, enterprises of all work, they should focus on the market after the accession to the wto needs to operate this axis, corporate secretary of the concepts and ideas must also change in accordance with domestic and foreign markets with the matter varies with the habitat varies continuously, and with the laws of market economy to adjust their own behavior. as supporting the leadership of the secretary of the decision-making enterprise, not only to master the production and operation of enterprises at all stages of the process and its weaknesses, but also to changing their own thinking and development, grasp market trends, the collection of valid information, for leadership of the market situation in a timely manner program to provide the best decision-making in order to play the role of the best assistants. 2 from the business services into the information services with the rapid development of science and technology, the secretary of the scientific and technological content of the work of increasing the work of the secretary of the 21st century will be a knowledge, information high-density areas. secretary of the work has been done is not limited to text, work, and so do the general work, but as the carrier of information to do a good job working as a staff to coordinate information, reminders, the basis and means of supervision will be collected in all kinds of information for analysis, processing, processing, make plans, take the initiative to reduce the risk of leading decision-making. in a sense, the role of information staff is essential to the leadership of scientific decision-making tool for the most cost-effective, the secretary to provide information directly related to the leading decision-making is wrong. therefore, the modern secretary must have a strong awareness of information capacity and information services. secretary of the capacity of information services including the five main aspects: first, the ability to obtain information. in addition to the full use of the secretary of organizations outside of the internal information network, but also to create and master the conventional channels of information, be good at developing new information resources, and timely, accurate, and comprehensive access to required information; second choice is information. secretary must learn to filter and classify information line that can accurately identify and understand the information collected by the meaning of the right to judge the value and significance of information and comprehensive information available to grasp the impact of leadership decision-making; three predictive power of information . this is a higher level of information service capabilities, mainly referring to the secretary in the existing information on the basis of the development of things, rational judgments, which assisted the leadership of the secretary of the importance of scientific decision-making; fourth, the capacity of information processing. mainly refers to the processing of information, development, transmission, storage, access and absorption capacity, in particular, is a comprehensive analysis of information to sort, collate classified; five ability to use the information. secretary of the acquisition, selection and processing of information is aimed at the use of information is the ability to use specific information capacity comprehensive embodiment of the secretary in obtaining and processing information based on their ideas and insights into the one, and through appropriate channels of these messages to others in exchange with others and sharing capabilities. secretary of the ability to use information and concentrate decision-making in the provision of information for the leadership of the timeliness, accuracy, completeness, relevance and effectiveness. 3 passive functions to take the initiative to assist with the transformation functions is assisted with the dominant relative. from the management system, the leadership has always been a dominant position, is the center of management decision-making; secretary and the secretary of departments subordinate status, their activities are central to leadership and leadership to the work to facilitate the creation of a variety of conditions of service, are leading in order to ensure from the work carried out smoothly. in other