国际商务函电课件.pdf

国际商务函电国际商务函电国际商务函电国际商务函电 english for english for english for english for english for english for english for english for international international international international international international international international business lettersbusiness lettersbusiness lettersbusiness lettersbusiness lettersbusiness lettersbusiness lettersbusiness letters 课程简介课程简介 本课程是国际贸易专业高年级的本课程是国际贸易专业高年级的核核 心业务课程心业务课程之一，是一门将之一，是一门将英语英语与与外贸外贸 业务业务相结合的课程。通过相结合的课程。通过介绍介绍外贸实务外贸实务 中各种英文业务中各种英文业务书信、书信、传真传真和和电子邮件电子邮件 等等方式的方式的写作格式写作格式，商业术语商业术语和各种和各种不不 同的表达方法同的表达方法，以及以及对外贸易各环节的对外贸易各环节的 具体做法具体做法，在提高学生英语水平的同，在提高学生英语水平的同 时，时，熟练掌握熟练掌握对外贸易业务中常用的对外贸易业务中常用的基基 本术语本术语及及表达技能表达技能，培养和提高外贸业，培养和提高外贸业 务工作能力务工作能力。 课程目的课程目的 本本课程的课程的目的目的是学习外贸业务书信的是学习外贸业务书信的 标准格式，了解通过哪些途径来发展新客标准格式，了解通过哪些途径来发展新客 户，开拓新市场，如何进行询购某商品，户，开拓新市场，如何进行询购某商品， 怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方方 式，在式，在理赔和索赔中做到有理有利理赔和索赔中做到有理有利有节，有节， 学会学会拟写拟写信函和传真、电子邮件的信函和传真、电子邮件的写作写作技技 巧。巧。 学习内容学习内容 本本课程主要学习信例，大量学习外贸实课程主要学习信例，大量学习外贸实 务基本环节中有代表性的信务基本环节中有代表性的信例。例。 外贸外贸实务基本环节有：实务基本环节有：建立 建立业务关系、业务关系、 询盘询盘、发盘和还、发盘和还盘、盘、订单和订单的履行、订单和订单的履行、 付款条件、包装、保险、运输、投诉、索付款条件、包装、保险、运输、投诉、索 赔和调解、代理、促销信、社交信函赔和调解、代理、促销信、社交信函等。等。 问题一：外贸业务的基本环节问题一：外贸业务的基本环节 有哪些？假如你是一个外贸业务员，有哪些？假如你是一个外贸业务员， 设想一下你都要从事哪些工作？在设想一下你都要从事哪些工作？在 所有的环节中，买卖双方在哪些环所有的环节中，买卖双方在哪些环 节必须进行沟通？节必须进行沟通？ 出口流程出口流程 签签 订订 合合 同同 组组 织织 货货 源源 信用证信用证 与与 出口货出口货 源的衔接源的衔接 商品商品 检验检验 缮制缮制 商业商业 发票发票 和和 装箱单据装箱单据 缮制缮制 出口出口 货物货物 报关单报关单 和出口收汇和出口收汇 核销单核销单 托运托运 订舱订舱 报关报关 保保 险险 缮制缮制 运输运输 单据单据 装船装船 通知通知 审审 单单 交单交单 议付议付 结汇结汇 核销核销 进口流程进口流程 签订签订 贸易贸易 合同合同 开开 证证 安排安排 运输运输 工具工具 投投 保保 付款付款 赎单赎单 进口进口 报关报关 进口进口 检验检验 索索 赔赔 问题二：当前国际贸易中进出口双方问题二：当前国际贸易中进出口双方 进行交流的方式有哪些？你认为应采用进行交流的方式有哪些？你认为应采用 哪种交流方式比较好？哪种交流方式比较好？ 电话电话 传真传真 电子邮件电子邮件 函电函电 亲自拜访亲自拜访 路途远，费用高路途远，费用高 费用较高，容易遗忘、误解费用较高，容易遗忘、误解 费用低、信息能够准确接收、费用低、信息能够准确接收、 可以留档、具有法律效力，速度慢可以留档、具有法律效力，速度慢 学习方法学习方法 学习学习大量外贸实务中有一定大量外贸实务中有一定代表性的信函代表性的信函 通过通过学习例信学习例信，熟悉熟悉大量大量外贸业务中外贸业务中各个 各个 环节中环节中常用语常用语，包括词汇、短语、句型以，包括词汇、短语、句型以 及习惯表达方式，及习惯表达方式， 通过一定量的通过一定量的练习练习，对常用语进行操练运，对常用语进行操练运 用，从而达到掌握并熟练使用的目的。用，从而达到掌握并熟练使用的目的。 unit 1 fundamentals of writing business letter 商务信函写作的基本知识商务信函写作的基本知识 学习要点和目标 通过学习本章的内容，应掌握：通过学习本章的内容，应掌握： 1. 1. 1. 1. 商务信函写作的原则商务信函写作的原则 2.2.2.2.书信格式书信格式 3.3.3.3.书信的组成部分书信的组成部分 4.4.4.4.信封的书写方法信封的书写方法 lead in 最有效的商务信函应该是最有效的商务信函应该是易读易懂 易读易懂， 友好而客气友好而客气。必须始终牢记商务信函对于。必须始终牢记商务信函对于 发展友好贸易关系起着重要的作用。（发展友好贸易关系起着重要的作用。（p p p p1 1 1 1） 商务信函的作用：商务信函的作用： （1 1 1 1）索取或传递信息；）索取或传递信息； （2 2 2 2）报盘或接受报盘；）报盘或接受报盘； （3 3 3 3）处理业务磋商的各种问题；）处理业务磋商的各种问题； （4 4 4 4）提醒收信人知道写信人的存在。）提醒收信人知道写信人的存在。 i. principles of business letter writingi. principles of business letter writingi. principles of business letter writingi. principles of business letter writing 商务信函写作的基本原则（商务信函写作的基本原则（p p p p1 1 1 1） 商务信函写作的原则已从原来的商务信函写作的原则已从原来的3 3 3 3个 个 “ “ “ “c c c c” ” ” ”（conciseness, clearness, conciseness, clearness, conciseness, clearness, conciseness, clearness, courtesycourtesycourtesycourtesy）发展到目前的）发展到目前的个个“ “ “ “c c c c” ” ” ”： 7cs 清楚（清楚（clearness / clarityclearness / clarityclearness / clarityclearness / clarity） 简洁（简洁（ conciseness conciseness conciseness conciseness ） 礼貌（礼貌（courtesycourtesycourtesycourtesy） 体贴（体贴（considerationconsiderationconsiderationconsideration） 正确（正确（correctnesscorrectnesscorrectnesscorrectness） 完整（完整（completenesscompletenesscompletenesscompleteness） 具体（具体（concretenessconcretenessconcretenessconcreteness） 1. 1. 清楚（清楚（clearness / clarityclearness / clarity） 清楚：所有的词句都应能够非常清清楚：所有的词句都应能够非常清 晰明确地表现真实的意图，晰明确地表现真实的意图，避免双重意避免双重意 义义的表示或者模棱两可。用最简单普通的表示或者模棱两可。用最简单普通 的词句来直截了当地告诉对方。的词句来直截了当地告诉对方。 compare the following compare the following compare the following compare the following pairs of sentencespairs of sentencespairs of sentencespairs of sentences we send you 4 samples yesterday of the we send you 4 samples yesterday of the we send you 4 samples yesterday of the we send you 4 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of goods which you requested in your letter of goods which you requested in your letter of goods which you requested in your letter of may 10 by air.may 10 by air.may 10 by air.may 10 by air. we send you yesterday, we send you yesterday, we send you yesterday, we send you yesterday, by airby airby airby air, , , , 4 samples of4 samples of4 samples of4 samples of the goods which you requested in your letter the goods which you requested in your letter the goods which you requested in your letter the goods which you requested in your letter of may 10.of may 10.of may 10.of may 10. the goods not only the goods not only the goods not only the goods not only differ differ differ differ in quality, but in quality, but in quality, but in quality, but also in price.also in price.also in price.also in price. the goods the goods the goods the goods differdifferdifferdiffer not only in quality, but not only in quality, but not only in quality, but not only in quality, but also in price.also in price.also in price.also in price. 2. 2. 2. 2. 简洁（简洁（ conciseness conciseness conciseness conciseness ） 简洁常常被视为写信的第一要义，因为简洁常常被视为写信的第一要义，因为 可以节约写信人和收信人双方的时间。可以节约写信人和收信人双方的时间。 简洁：在简洁：在无损于礼貌无损于礼貌的前提下，用尽可的前提下，用尽可 能少的文字清楚表达真实的意思。书信内能少的文字清楚表达真实的意思。书信内 容完整、语言简洁而不失清楚、委婉客气。容完整、语言简洁而不失清楚、委婉客气。 为了做到书信简洁，就要力求为了做到书信简洁，就要力求句句 子短小精悍子短小精悍，避免赘言繁语或重复，避免赘言繁语或重复， 省去多余细节。省去多余细节。 认真认真划分段落划分段落，每个段落仅围绕，每个段落仅围绕 一个要点或一个主题展开是一种很好一个要点或一个主题展开是一种很好 的方法。的方法。 compare the following compare the following compare the following compare the following sentencessentencessentencessentences we we we we will considerwill considerwill considerwill consider the delivery schedule the delivery schedule the delivery schedule the delivery schedule at todayat todayat todayat today s meeting.s meeting.s meeting.s meeting. we we we we are going to give consideration toare going to give consideration toare going to give consideration toare going to give consideration to the delivery schedule at todaythe delivery schedule at todaythe delivery schedule at todaythe delivery schedule at today s s s s meeting.meeting.meeting.meeting. they attend the guangzhou trade fair they attend the guangzhou trade fair they attend the guangzhou trade fair they attend the guangzhou trade fair to findto findto findto find a partner. a partner. a partner. a partner. they attend the guangzhou trade fair they attend the guangzhou trade fair they attend the guangzhou trade fair they attend the guangzhou trade fair for the purpose of findingfor the purpose of findingfor the purpose of findingfor the purpose of finding a business a business a business a business partner.partner.partner.partner. wewewewe ve ve ve ve received received received received your letter your letter your letter your letter of of of of march 15.march 15.march 15.march 15. we we we we are in receipt of theare in receipt of theare in receipt of theare in receipt of the letter letter letter letter you send you send you send you send to us onto us onto us onto us on march 15. march 15. march 15. march 15. we have received your l/c.we have received your l/c.we have received your l/c.we have received your l/c. please be advisedplease be advisedplease be advisedplease be advised we have received we have received we have received we have received your l/c.your l/c.your l/c.your l/c. thank you for your letter ofthank you for your letter ofthank you for your letter ofthank you for your letter of the writer wishes to acknowledgethe writer wishes to acknowledgethe writer wishes to acknowledgethe writer wishes to acknowledge your your your your letter of letter of letter of letter of 3. 3. 3. 3. 礼貌（礼貌（courtesycourtesycourtesycourtesy） 礼貌：文字表达的语气上应表现出一礼貌：文字表达的语气上应表现出一 个人的职业修养，客气而且得体。最重要个人的职业修养，客气而且得体。最重要 的礼貌是的礼貌是及时回复及时回复对方，最感人的礼貌是对方，最感人的礼貌是 从不怀疑甚至计较对方的坦诚从不怀疑甚至计较对方的坦诚。 商务交往中肯定会发生意见分歧，避商务交往中肯定会发生意见分歧，避 免激怒、冒犯或轻蔑的言辞，运用策略和免激怒、冒犯或轻蔑的言辞，运用策略和 巧妙的辞令完全可以克服并妥善解决，而巧妙的辞令完全可以克服并妥善解决，而 不伤害任何一方。在商务信函中绝对不能不伤害任何一方。在商务信函中绝对不能 显露出任何的怒气。显露出任何的怒气。 此外，还必须采用正确的语气写此外，还必须采用正确的语气写 信。在开始写作之前，要认真考虑如信。在开始写作之前，要认真考虑如 何影响和感染你的客户，然后恰当地何影响和感染你的客户，然后恰当地 表达你的想法，或劝诱，或坚持观表达你的想法，或劝诱，或坚持观 点，或道歉。点，或道歉。 compare the following compare the following compare the following compare the following sentencessentencessentencessentences we are sorry you have misunderstood us.we are sorry you have misunderstood us.we are sorry you have misunderstood us.we are sorry you have misunderstood us. we are sorry we didnwe are sorry we didnwe are sorry we didnwe are sorry we didn t make ourselves t make ourselves t make ourselves t make ourselves clearly.clearly.clearly.clearly. your letter of may 5 regarding the shipment your letter of may 5 regarding the shipment your letter of may 5 regarding the shipment your letter of may 5 regarding the shipment of this batch has been received.of this batch has been received.of this batch has been received.of this batch has been received. your letter of may 5 regarding the shipment your letter of may 5 regarding the shipment your letter of may 5 regarding the shipment your letter of may 5 regarding the shipment of this batch has received of this batch has received of this batch has received of this batch has received our careful our careful our careful our careful attention. attention. attention. attention. 4. 4. 4. 4. 体贴（体贴（considerationconsiderationconsiderationconsideration） 体贴（体谅）：为对方着想，这也是拟体贴（体谅）：为对方着想，这也是拟 定商务函电时一直强调的原则：定商务函电时一直强调的原则：站在对方站在对方 立场立场。在起草商务函电时，始终应该以对。在起草商务函电时，始终应该以对 方的观点来看问题，根据对方的思维方式方的观点来看问题，根据对方的思维方式 来表达自己的意思，只有这样，与对方的来表达自己的意思，只有这样，与对方的 沟通才会有成效。沟通才会有成效。 采取以第二人称采取以第二人称“ “ “ “您您” ” ” ”为出发点，而不是为出发点，而不是 以第一人称以第一人称“ “ “ “我我/ / / /我们我们” ” ” ”为出发点的态度。为出发点的态度。 compare the following compare the following compare the following compare the following sentencessentencessentencessentences we allow you 2% we allow you 2% we allow you 2% we allow you 2% discount for cash discount for cash discount for cash discount for cash payment.payment.payment.payment. you earn 2% you earn 2% you earn 2% you earn 2% discount when you discount when you discount when you discount when you pay cash.pay cash.pay cash.pay cash. wewewewe d like to send d like to send d like to send d like to send our our our our congratulationscongratulationscongratulationscongratulations to you. to you. to you. to you. congratulations to congratulations to congratulations to congratulations to you on your you on your you on your you on your success.success.success.success. we-attitudewe-attitudewe-attitudewe-attitude 第一人称第一人称 you-attitudeyou-attitudeyou-attitudeyou-attitude 第二人称第二人称 5. 5. 5. 5. 正确（正确（correctnesscorrectnesscorrectnesscorrectness） 正确：不仅是指正确：不仅是指语法语法、标点符号标点符号及及拼拼 写写应正确无误，而且要采用应正确无误，而且要采用合适的语气合适的语气来来 帮助达到目的。语气如果正确，即使是一帮助达到目的。语气如果正确，即使是一 封投诉信或回复投诉信，也能既传达了本封投诉信或回复投诉信，也能既传达了本 意又不得罪人。意又不得罪人。 商务信函的内容必须是商务信函的内容必须是实事求是 实事求是的信的信 息，尤其要保证数据的精确和术语的严格息，尤其要保证数据的精确和术语的严格 准确，因为它们是缮制各种单据的依据，准确，因为它们是缮制各种单据的依据， 会涉及买卖双方的权利、责任与利益。会涉及买卖双方的权利、责任与利益。 6. 6. 6. 6. 完整（完整（completenesscompletenesscompletenesscompleteness） 完整：商务函电应完整表达所要表达内容和完整：商务函电应完整表达所要表达内容和 意思。意思。 一封商务书信只有包含了所有的必要信息时一封商务书信只有包含了所有的必要信息时 才可能达到它的理想效果，而才可能达到它的理想效果，而列好提纲列好提纲则有助于则有助于 使信件全面而完整。要确保信函包含了一切商讨使信件全面而完整。要确保信函包含了一切商讨 内容，并回答了所有问题。不完整的信件不仅有内容，并回答了所有问题。不完整的信件不仅有 失礼貌，而且会令收信人对你公司产生不好的印失礼貌，而且会令收信人对你公司产生不好的印 象。如果其他公司向对方提供了一切必要的信象。如果其他公司向对方提供了一切必要的信 息，他有可能放弃与你的合作。息，他有可能放弃与你的合作。 要想使信函全面完整，就必须注意以下要想使信函全面完整，就必须注意以下 几个问题：几个问题： （1 1 1 1）为什么写这封信？）为什么写这封信？ （2 2 2 2）陈述原因所依据的事实是什么？）陈述原因所依据的事实是什么？ （3 3 3 3）是否已经回答了对方提出的所有问）是否已经回答了对方提出的所有问 题？题？ （4 4 4 4）收信人期待的是什么？）收信人期待的是什么？ 7. 7. 7. 7. 具体（具体（concretenessconcretenessconcretenessconcreteness） 具体：内容要具体而且明确。具体：内容要具体而且明确。 信函应该写得具体、明确，不能含糊、信函应该写得具体、明确，不能含糊、 抽象、笼统。抽象、笼统。 例如，商品的某些质量和特征要用准确例如，商品的某些质量和特征要用准确 的数字，避免用的数字，避免用“ “ “ “长长” ” ” ”、“ “ “ “短短” ” ” ”、“ “ “ “好好” ” ” ”之类的之类的 词语。时间要具体，用年月日标明，避免词语。时间要具体，用年月日标明，避免 使用诸如使用诸如“ “ “ “昨天昨天” ” ” ”、“ “ “ “下个月下个月” ” ” ”、“ “ “ “马上马上” ” ” ”等表等表 达用语。达用语。 exercise p16p16p16p16 what are the principles of writing what are the principles of writing what are the principles of writing what are the principles of writing business letters?business letters?business letters?business letters? ii. layout of business letterii. layout of business letterii. layout of business letterii. layout of business letter 商务书信的书写格式商务书信的书写格式（p p p p4 4 4 4） 目前有四种主要的商务信函书写格式：目前有四种主要的商务信函书写格式： 传统缩行式 传统缩行式 现代平头式现代平头式 改良平头式改良平头式 混合式混合式 缩行式信函的特点：缩行式信函的特点： 1 1 1 1） 信头信头和和封内地址封内地址每逢换行时，下一每逢换行时，下一 行要比上一行往右缩进行要比上一行往右缩进2 2 2 23 3 3 3个字母的位个字母的位 置；置； 2 2 2 2） 日期日期放在信纸的放在信纸的右上端右上端，签名签名放在放在 中间偏右下方中间偏右下方； 3 3 3 3） 正文正文每一段的第一行每一段的第一行都从左边空白都从左边空白 边缘往右边缘往右缩进缩进3 3 3 35 5 5 5个字母的位置；个字母的位置； 4 4 4 4） 段落段落之间要之间要空空1 1 1 12 2 2 2行。行。 （一）（一）conventional indented conventional indented conventional indented conventional indented stylestylestylestyle传统缩行式传统缩行式 在缩行式的商务信函中常常使在缩行式的商务信函中常常使 用用混合标点符号混合标点符号。混合标点符号现。混合标点符号现 在最为通用，它要求日期、封内地在最为通用，它要求日期、封内地 址、签名都省去标点符号，但址、签名都省去标点符号，但称呼、称呼、 结尾谦称结尾谦称之后的之后的冒号冒号或或逗号逗号仍然保仍然保 留。留。 缩行式信函引人注意，易于阅缩行式信函引人注意，易于阅 读，但不太便于打字。读，但不太便于打字。 信头信头 封内地址封内地址 日期日期 称呼，称呼， 正文正文 结尾谦称，结尾谦称， 签名签名 附件附件 letter-head the national transport co. january 20, 2009 120 broadway street rangoon, burma dear sirs, re: lab instruments your firm has been recommended to us by messrs. charles evans ltd., birmingham, with whom we have done some business for the past two years. we are thinking of getting a supply of instruments. please furnish us with a catalogue, price list and brochure, if available. we are looking forward to your early reply. yours faithfully, （二）（二）block style block style block style block style 齐头式（平头式）齐头式（平头式） 齐头式信函的特点：齐头式信函的特点： 每一行，包括日期和签名等都从左边 每一行，包括日期和签名等都从左边 开始，每行取齐，成一垂直线。开始，每行取齐，成一垂直线。 平头式是平头式是美国美国书信格式。书信格式。 平头式商务信函采用平头式商务信函采用开放式标点符开放式标点符 号号，段落之间空行相同。，段落之间空行相同。 开放式标点符号指日期、封内地址、开放式标点符号指日期、封内地址、 称呼、结尾谦称和签名之后均省去标点称呼、结尾谦称和签名之后均省去标点 符号，但日期中的日与年之间仍然保留符号，但日期中的日与年之间仍然保留 逗号；像逗号；像co. co. co. co. inc. inc. inc. inc. ltd ltd ltd ltd. . . . 这样的缩写形式这样的缩写形式 后面仍然保留圆点。后面仍然保留圆点。 这样会使信件紧凑、简洁，并且易这样会使信件紧凑、简洁，并且易 于输入。于输入。 信头信头 封内地址封内地址 日期日期 称呼称呼 正文正文 结尾谦称结尾谦称 签名签名 附件附件 （三）改良平头式（三）改良平头式 (modified block style)(modified block style)(modified block style)(modified block style) 又称为又称为混合平头式混合平头式 ，是，是缩行式缩行式与与平平 头式头式的结合。是一种折中的书信格式，的结合。是一种折中的书信格式， 被广泛用于国际贸易。被广泛用于国际贸易。 把完全平头式中的一些项目（把完全平头式中的一些项目（日 日 期，结尾谦称，签名期，结尾谦称，签名等）从左边移到了等）从左边移到了 右边右边，从而使全局的配置显得比较协调。，从而使全局的配置显得比较协调。 这样做虽然费点事，但可以使信件更加这样做虽然费点事，但可以使信件更加 美观也很可取，所以不少公司都采用这美观也很可取，所以不少公司都采用这 种格式。种格式。 信头信头 封内地址封内地址 日期日期 称呼称呼 正文正文 结尾谦称结尾谦称 签名签名 附件附件 （四）混合式（四）混合式(semiblock style (semiblock style (semiblock style (semiblock style with indented paragraphs)with indented paragraphs)with indented paragraphs)with indented paragraphs) 是是改良平头式改良平头式与 与缩行式缩行式的结合。的结合。 二者只有一点不同，那就是二者只有一点不同，那就是混合式 混合式 的正文部分的正文部分，每一段的第一行都要缩进，每一段的第一行都要缩进 36363636格。格。 信头信头 封内地址封内地址 日期日期 称呼称呼 正文正文 结尾谦称结尾谦称 签名签名 附件附件 exercise p16p16p16p16 what are the what are the what are the what are the fourfourfourfour layouts of a layouts of a layouts of a layouts of a business letter?business letter?business letter?business letter? iii.iii.iii.iii.the parts of a business letterthe parts of a business letterthe parts of a business letterthe parts of a business letter 商务信函的组成部分（商务信函的组成部分（p p p p4 4 4 4） the business letter consists of the business letter consists of the business letter consists of the business letter consists of seven seven seven seven principal partsprincipal partsprincipal partsprincipal parts（主要部分）（主要部分）: : : : 1. 1. 1. 1. 信头信头the letter-head the letter-head the letter-head the letter-head 2.2.2. 2.日期日期the date the date the date the date 3.3.3.3.封内名称及地址封内名称及地址the inside name and address the inside name and address the inside name and address the inside name and address 4. 4. 4. 4. 称呼称呼the salutation the salutation the salutation the salutation 5.5.5.5.正文正文the body of the letter the body of the letter the body of the letter the body of the letter 6. 6. 6. 6. 结尾谦称结尾谦称the complimentary close the complimentary close the complimentary close the complimentary close 7. 7. 7. 7. 签名签名the signaturethe signaturethe signaturethe signature 可选部分可选部分optional partsoptional partsoptional partsoptional parts 8.8.8.8.经办人（经办人（attention lineattention lineattention lineattention line） ） 9.9.9.9.事由（事由（subject linesubject linesubject linesubject line） ） 10.10.10.10.参考编号（参考编号（reference numberreference numberreference numberreference number） ） 11.11.11.11.附件（附件（enclosureenclosureenclosureenclosure） ） 12.12.12.12.抄送（抄送（carbon copy notationcarbon copy notationcarbon copy notationcarbon copy notation） ） 13.13.13.13.再启再启/ / / /附言（附言（postscriptpostscriptpostscriptpostscript） ） 14.14.14.14.代理（代理（per per per per procurationprocurationprocurationprocuration） ） elements of business letters and elements of business letters and elements of business letters and elements of business letters and elements of business letters and elements of business