EMS程序文件文件控制程序.doc

文件管理程序编号ep05版本/版次a/0ems程序文件页次1/41 目的为了使文件、资料的发放和管理能有效地控制，能保证在环境管理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够及时地从所有发放场所撤消作废的文件，特建立此文件控制程序。2 适用范围本程序适用于公司环境管理体系文件的控制。3 职责3.1总经理负责批准环境管理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等；3.2环境管理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等；3.3品管部负责公司环境管理体系文件的编制，及环境管理体系文件的发放、更改、回收的管理和控制；3.4各部门负责本部门室内部环境管理体系文件的管理。4 程序4.1文件的编制、批准和发布4.1.1文件的分类a、 环境管理手册b、 环境管理程序iso14001：2004标准所要求的形成文件的程序；环境手册(一层次)程序文件作业规范 记录公司为确保环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的文件，见程序文件目录c 、第三层次文件管理制度外来文件或者资料d、第四层次文件记录：体系运行产生的各种记录。4.1.2文件的编写与审批4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必须经过规定的责任人员审核和批准后方能发布。文件类别编 制审 核批 准环境手册品管部环境管理者代表总经理程序文件各相关部门环境管理者代表总经理作业指导书各相关部门部门主管管理代表内审报告品管部环境管理者代表总经理管理评审报告品管部环境管理者代表总经理文件管理程序编号ep05版本/版本a/0ems程序文件页次2/44.1.2.2环境体系文件应保持清晰，语句应通顺，易于理解和参照执行。4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责具体的要求（和程序）、所需的记录等。4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。4.2文件的编号方法4.2.1 环境管理手册的编号ems-x/x版次（0、1、2、3、依此类推） 版本号（a、b、依次类推） 代表环境手册 4.2.2 程序文件ep-xx-x/x版次（0、1、2、3、依次类推） 版本号（a、b、依次类推） 顺序号（01、02、依次类推） 程序文件代号4.2.3 作业指导书ep-ewg-xx-x/x版次（0、1、2、3、依次类推） 版本号（a、b、依次类推） 顺序号（01、02、依次类推） 程序文件代号4.2.4 记录ep-er-xx-x/ x版次（0、1、2、3、依次类推 版本号（a、b、依次类推） 顺序号（01、02、依次类推） 表单代号 程序文件代号4.2.5 版本标识版本标识采用数字递增方法，最初版表示为“a/0”，每修订1次，版本号递增1，当文件修改三次时，文件应换版，版本号也向前递增。文件管理程序编号ep05版本/版次a/0ems程序文件页次3/ 44.3文件的配置和发放4.3.1环境管理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由品管部统一发放。4.3.2文件发放部门，应填写文件分发回收管制表并对受控文件注分发号，收文部门签收，以便确认。4.4文件受控与非受控4.4.1受控文本指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其持有的文本进行相应的修改、换版，受控文本一般用于公司内部管理。4.4.2非受控文本修订不需通知文本持有者，也不需进行相应换版和回收。非受控文本一般用于学习和交流。4.4.3受控文本盖“文件管制章”。4.4.4受控的环境管理体系相关文件有： (1)环境手册(2)程序文件(3)作业指导书(包括操作规程、监测规程等)4.5体系文件的评审4.5.1体系文件在运行过程中或在内审和外审发现的不符合，由提出部门填写文件制定、修定、废止申请单，交品管部对修改内容文件组织原编制审核批准人员进行会签后发放各部门进行其他受控文件相关内容的修改。4.5.2每年的管理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。4.6文件的更改和修订4.6.1当ems文件在运行过程中或在内审，管理评审和审核认证过程中，发现不符合时应及时予以改正。4.6.2对文件有异议的部门，应填写文件制定、修定、废止申请单，交品管部，如需评审，由品管部组织相关部门进行审议。文件的更改和修订需经原审批部门的同意。4.7文件换版和作废4.7.1当体系文件经多次更改或进行大幅度修改时，体系文件应进行换版，依照4.2.5之规定进行变化。4.7.2作废文件，盖“作废”章，作废的环境管理体系文件，各部门整理后，交品管部归档。4.8文件的借阅、保管、保管期限及销毁4.8.1环境手册、程序文件、作业指导书的原件(包括每次修订的原件)由品管部保管，各部门负责现行有效环境管理体系文件的保管工作。4.8.2文件原件的保管期限为三年，过期后由品管部回收，受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交品管部处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。文件管理程序编号ep05版本/版本a/0ems程序文件页次4/45 相关文件 无6 记录5.1环境管理体系文件目录表5.2文件修订记录表5.3ems文件收发记录表5.4文件制定、修定、废止申请表印 紙 品 廠ems环境管理体系手控文件目录表序号文件名称文件编号制定部门制定日期发行日期现行版本发行日期总经理管理部业务部品管部制造部资材部abcde核准： 审核： 制定：彩 印 紙 品 廠ems环境管理体系文件文件修订记录表项次修订表单名称表单编号项次修订表单名称表单编号彩 印 紙 品 廠ems文件收发、回收记录表文件名称： 文件编号：分发部门发行版本a版b版c版d版e版发行日期份数签收人回收数份数签收人回收数份数签收人回收数份数签收人回收数份数签收人回收数份数签收人回收数彩 印 紙 品 廠制定、修定、废止申请单申请单位：申请人：原制定单位：文件名称：申请日期：现行版本：申请类别：新制定 修订 废止申请单位主管审核：修改后版本：新制定、修订前后或废止内容说明叙述：各部门会签部门： 签名： 日期