《业务跟单流程》PPT课件.ppt

业务跟单说明 跟单员的定义： Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品 ，跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出货 交期负责的人。 PART 1PART 1：合同评审合同评审 1、订单确认后，在平台上进行自评，缮制销售合同， 采购合同，形式发票等客户需要的文件资料； 1）新合作的工厂必须做“供方调查工作”，成为“合格供方”后 才 可以做采购合同；新合作的客户必须录入客户资料才可以增加 新自评。 2）了解所有有关订单的信息 例如成交方式 （CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/C T/T）、数量、销售价格、采 购 价格、单据要求、包装要求 海运费、港杂费、装船唛头等等。 （操作说明） 2、随后在平台上提交自评，销售合同，采购合同给 相关领导评审；（业务经理财务部经理总经理） 3、评审通过后将打印的自评表，销售合同及采购合同等纸 质文件交相关领导签字盖章后，及时传真或扫描发邮件 工厂及客户； 4、及时跟踪合同回传，并将已回传的合同交综合部相关人员 缮制正副本，自评表及合同副本归本部门归档； 标标 准准 1.拼箱：个小时内完成； 2.普通订单：个小时内完成； 3.合同回签：当天完成，原则上不超过24小时 4. 合同管理规定 1）货款在20万以上的必须要红章正本合同； 2）货款在5-20万之间的可以传真回传件，但要工厂必须 设置好其传真信息（工厂名称、传真号，传真日期）； 3）货款在5万以下的，由业务员自己来控制风险； 4）对样品采购，采购金额在人民币2万以上（含2万）的， 均必须签立采购合同； 5）特殊情况须提请领导审批。 PART 2PART 2：配运配运 内内 容容 单据配运交接：单据配运交接：提供给船务部单据/配运交接跟踪表，注 明该合同项下的要求及需注意的事项。 L/C : 配运交接的制作以客户的L/C 为主，客户的PO 为辅！ T/T 和 D/P: 配运交接的制作以客户的PO 为主，和客户来往邮件内 容为辅！ （操作说明） 标准：标准： 老客户：完成自评和合同后当日完成，最多不超过24小时。 其它客户：收到预付款或者后小时内完成如遇特殊情 况，按照经理指示 这项工作非常重要，如果交接不清楚或是出错就会严重影 响到船务部的配运和单据制作工作！ 注意事项：注意事项： 1、报关品名和增税税发票的开票品名保持一致,否则影响退税。(建议 报关后才催票)； 2、H.S CODE 的准确性,否则影响报关、退税。 3、重量、体积、件数的准确性（尤其是针对非整箱合同）；尤其是危 险品报关的毛重必须与危包证保持一致，否则会影响报关。 4、货源地要与增值税票的抬头地区一致。 5、单据要求要写清楚，尤其是T/T，D/P单据。 6、如是危险品，要提供危包证COPY 给船务部定仓，并保证正本在报关 前提供给货代报关； 7、备注栏很重要，记录配运表里没有的信息。例如是否做船前检验、 产装、打托、客户的特殊要求等。 PART 3PART 3：货物装船前工作货物装船前工作 1 1）验货申请资料：）验货申请资料：提交合同的贸易产品交货跟踪表，验货申请书 并安排合同项下相关事宜，如唛头需另发邮件通知监装部，商检等； 这两个表与船务发送的这两个表与船务发送的“验货资料验货资料”是监装部门开展监装工作的依据是监装部门开展监装工作的依据 ，非常重要！，非常重要！ （操作说明） 2 2）审核报关单据：）审核报关单据：将船务部提供的报关单据按“配运表”要求审核无误 后签字签字确认交回船务部。严格审核报关单信息（品名、数量、金额、海 关编码、目的港等）否则会影响退税。 （报关单据的制作由船务部讲解） 3 3）催证：）催证：如果是L/C 订单，就要及时催客户开证。(必须收到客户信用 证后才能通知工厂发货、付款给工厂） 4 4）信用证审核：）信用证审核：接到船务部交来的信用证COPY件和审证记录卡，业 务部主要对货描部分正确与否，最晚装船期是否能满足进行审核。审核 完签字签字确认，在接到船务部初审件后当天完成。 （信用证知识由船务部讲解） ） 5 5）确认发货）确认发货/ /到货情况到货情况： 船期前一周船期前一周向船务部索要送货地址并连同 贸易产品交货跟踪表传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析单 一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到分析 单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪到货情 况及相关文件（例如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。 6）监装过程跟踪：监装过程跟踪：及时配合监装部门协调和处理监装过程出现的突 发情况。 7 7）查看监装报告：）查看监装报告：监装部门会在装柜当天或第二天上传监装报告， 结合监装人员提供的(照片,反馈信息)对品质，包装，数量，唛头进 行核对.并及时对监装报告做意见，出货前将监装照片发给客户（如 需）。 业 务 部 船 务 部 监 装 办 供 应 商 业 务 部财 务 部 客 户 提交验货 申请 抄送验货申请 配合装箱过程 传真送货地址贸易跟踪表,确认 到货时间(现款现货的合同安排付 款) 提交货代及验 货资料 按时送货 提供COA，贸易跟 踪表给船务部. 提供监装相片及报告提供COA， 贸易跟踪表,发票 提供装船通知 提供合格发票 提供装箱相片,shipping advice PART 3PART 3：装船后工作装船后工作 1）发送装船通知：）发送装船通知：船期前一天会收到船务部提供的装船通知，最迟于 装船 当天以邮件/传真形式提供给客户；（船务部制作） 2 2）确认运费确认函：）确认运费确认函：船务部会在装船前一天将货代的“运费船期确认函 ” 交给业务部经理确认，跟单员必须在自评表中登记运费。 3 3）扫描装船单据）扫描装船单据COPYCOPY：原则上在装船日后三天内由船务提供全套单 据COPY，跟单员必须先审核一遍后，再以邮件/传真形式当天提 供给客户，并在船务部提供的商业发票上予以确认预 计收汇情 况。 5 5）寄正本装船单据：）寄正本装船单据：原则上要求船务部需在装船日起七个工作日内交 单；质保部交单到财务部前会发邮件通知业务部，业务部必须要及时对 船务操 作员、 供应商、货代进行评价。 工 6）交单：交单：不同付汇方式的交单处理，请见下表： 内容内容 交单给银行，办理T/T商贴。给银行 提供客户订单及客户地址。 ISOISO相关制度规定相关制度规定 货物监装流程 配运流程环节控制方案 单据流程环节控制方案 PART 4PART 4：其它其它 1、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请“需付款”，注意 超过20万元的付款要提前一个星期申请，超过30万元的付款要提前二个星 期申请。 2增值税发票催收及交票（代理合同不开票）：报关后及时催票。船开后 30天内必须收到，最晚不能超过45天。收到票审核无误，交票给财务部签 收（跟踪表上做登记，平台上签出）； 3审核海关返回的报关单提交财务部： 严格审核报关单内容，并在平台 上签收。 4代理方式合同：需财务部办理未退税证明与海关退回的报关单、核销单 一起寄给工厂办理退税（附上回执），寄出天后要及时催收回执； 5跟踪收汇情况： 按付款方式及时跟踪，尤其是T/T D/P O/A收汇。有必 要的话要提前提醒客户付款到期日。收到汇时要在自评表上登记，并让出 纳签字。（尽量做到向出纳索要每笔收汇的银行水单，计算银行的收费） 6运费付款：将船务部提供的需付运费的“用款申请书”与自评表核实后一 并交部门经理确认后返回船务部。对于超预算的运费要说明原因。 PART 5PART 5：归档归档 *合同执行过程中相关的合同执行过程中相关的ISOISO文件归档：文件归档： 合同的运费确认函(由部门经理确认后签字交船务归档， 并在自评表上做好记录) 供方提供的检验报告(合同的商检证明或合同的分析单) (确认后交船务归档) 合同的贸易产品交货跟踪表 (交船务归档) 合同的监装报告 (船务归档) 合同(内外贸)正本 (由合同保管员直接归档) 监测评审记录表 (船务归档) 审证记录(确认签字交船务归档) 交单记录卡(船务质保财务归档) 配运委托书/SHIPPING ADVICE (船务-归档) 配运交接表(确认-船务归档) 合同项下相关资料(按经理指示归档) PART 6PART 6 平台快捷键设制及需跟踪模块平台快捷键设制及需跟踪模块 平台快捷键设制平台快捷键设制 合同自评 销售合同录入 采购合同录入 形式发票 提交产品交货跟踪表 提交验货申请书 单据/配运交接表 监装报告查询 业务申请付款录入 打印用款申请书 已收汇查询 PART 7PART 7：样品的封存和邮寄样品的封存和邮寄 一、船前样的封存：(参考公司封样规定） 二、样品的邮寄 、将工厂寄来的样品重新换袋打包，并贴