团队管理与自我发展 时间管理学习课件.ppt

团队管理与自我发展( 二） 如何进行时间管理 如何进行时间管理 n时间管理的重要性 n时间管理的原则 n时间管理三步曲 n个人时间管理 n有效时间管理系统五步骤 n把时间当作朋友 一、时间管理的重要性 时间管理的必要性 时间具有“供给毫无弹性”、“无法 蓄积”、“无法取代”、“无法失 而复得”等特性，所以时间是最不 为人们理解和重视的，也正因为如 此，时间的浪费比其他资源的浪费 就更为普遍，也更为严重。 一、时间管理的重要性 非洲大草原的狮子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都 要展开一场生命的竞赛，也可以看作 是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了 就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之 灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒 来时，它们的脑子里都闪过同样一个 念头，那就是“我今天一定要跑得比 以往要快”。如果狮子跑慢了，它就 没有羚羊吃，它就可能会活活饿死； 如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃 掉。它们之间的这种微妙关系使得非 洲大草原保持着很好的生态平衡。 一、时间管理的重要性 1、时间有限，而工作无限 2、努力工作却并不快乐 3、能主导自己的生命 4、能实现自己的理想 5、能兼顾自己和别人的要求 6、做到忙而不盲 一、时间管理的重要性 浪费时间 n由于记忆欠佳，需要重新阅读同一料 n对每天规定的目标只完成一半，却不 知为何 n每天的大量时间用于对凡事大惊小上 n漠视自己的行动计划变得越拖越长 n当需要时，无法找到重要的文件 n由于随手乱放，不得不耗费时间四处 寻找 一、时间管理的重要性 如何找到原因 n我做了什么根本不需要做的事 ？ n我做了什么能够由别人，并且 应该由别人做的事？ n我做了什么耗时过长的事？ n我做了什么会浪费别人时间事 ？ 二、时间管理的原则 n应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无 心的忙。 n对不可控制的时间先行控制，并订定处理 原则 n养成事先规划时间的习惯，依事情的 轻 重缓急优先顺序妥善安排 n定期研讨工作内容与时间安排，如何改进 并提升效率 n心无旁骛地在一段时间内解决一件事情 n 有效运用每天的黄金时间 二、时间管理的原则 自我检查 n我是否难以说清一天里干了些什么 ？ n我是否碰到了一个无法再拖延的问 题？ n我是否做了实际上不需要做的事？ n我是否常常越权处理？ n我是否往往对某些任务要花费更多 的时间？ n我是否难以按时完成交办任务？ n我是否经常会忘记接下去准备做的 事？ 二、时间管理的原则 三、时间管理三步曲 n记录自己的时间，追踪流向，诊断 并分析时间运用的状况 n订定目标并拟订计划，使时间的应 用更具效用 n切实执行计划，研究造成时间浪费 的因素及因应之道改掉浪费时间的 习惯，成为掌握时间的主人 三、时间管理三步曲 时间管理自行诊断 n今天你做了哪些有意义的事? n今天有哪些事情事是在适当的时间内做的？ n今天有哪些事情事是在不适当的时间内做的？ 为什么在不适当的时间内做了这些事情 n今天最有效率的是哪一段时间？为什么这段时 间最有效率？ n今天工作中最大的干扰是什么？ n今天做了哪些不必要的事？ n今天会费了多少时间做不重要的事? n今天有哪些事情本来可以花费较少时间去做而 不至于减低效果？ n从明天开始，应该怎样做才能改进时间效果? 四、个人时间管理 关于个人时间管理的几个策略 n设定明确的目标（必须正确且适合自己) n拟定每日计划（若无每日计划，你的一天活动将会 由别人决定） n清理你的桌子（归类、归位放置缩短查找时间） n充分做好事前准备（让计划顺利执行的先决条件 ） n遵守规定（对于自己无法改变的事情不必浪费时间 ） n记录你的生存时间（生存时间决定一切成就，时 间管理目的就是提高生存时间，当你知道要往何处去， 世人都会为你让路，可惜大多数人因为环境因素或短期 利益放弃自己的兴趣而平凡一生） 五、有效时间管理系统五步骤 任何有效的时间管理系统都包含 以下五个步骤： n明确你的价值观 n确定你的目标 n对你的目标按优先级排序 n明确你的任务 n对任务按优先级排序 五、有效时间管理系统五步骤 价值观是什么？ 价值观是我们想和做的基本原则， 它是最基本的因素。我们有不同的 价值标准，它们形成我们个人特性 的基础，也是我们进行时间管理的 基础。大多数时候，我们根据自己 的价值观采取行动，虽然往往没有 意识到这一点。 五、有效时间管理系统五步骤 什么对你而言是最重要的？家 庭？工作？金钱？你首先要明 确自己需要的是什么，然后才 能朝那个方向走。如果你不知 道自己的目的地，你很可能会 到达别的地方。 五、有效时间管理系统五步骤 事件可以分为几个类别： n健康看牙医，洗澡，等等 n家庭给家里打电话，等等 n友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等 等 n爱情准备烛光晚餐，等等 n工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试 ，等等 n金钱夜间兼职的面试，等等 n兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚 地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在 无关紧要的地方。这就是你的价值观。 五、有效时间管理系统五步骤 什么是目标？ 目标是我们的需求和愿望我 们想得到什么。它们应该直接源于 我们的价值观。否则，我们所做的 事将无法满足自己的需要。 目标往往不能由单个行动达到， 需要花费相当长的时间，并需要采 取若干步骤。 五、有效时间管理系统五步骤 一旦明确了自己的价值观和目 标，接下来制订日程表的过程 就 很简单了。 五、有效时间管理系统五步骤 下面是一套时间管理能力的自测题， 请为每一项选择最适合你的修饰语： a、总是 b、经常 c、很少 1、我觉得我可以工作得更努力 2、我可以告诉你上个星期我工作了多少个小 时 3、我常常把事情留到最后一分钟才做 4、对我来说，开始一项工作很难 5、我对下一步要做什么不很确定 6、我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 7、我不知道我做的是否足够多 8、我在不同的任务之间频繁地换来换去 五、有效时间管理系统五步骤 下面是一套时间管理能力的自测题， 请为每一项选择最适合你的修饰语： a、总是 b、经常 c、很少 9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的 高 10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的 高 11、我工作起来没有规律，往往在某件事上花 费 很多时间后又置之不理 12、我不可能完成我想做的全部事情 13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事 情 14、到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是 否 会坚持到底 15、我工作时没有任何计划 五、有效时间管理系统五步骤 1.我觉得我可以工作得更努力 你总是觉得你可以做得更好一些吗？如 果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作 用，这说明你的时间管理技巧有问题，你 要学会善用时间。 2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小 时 很多人对自己的工作时间只有个大致的 印象：我好象一直在工作。这样是不行的 。人们的感觉往往和实际并不相符。研究 人员用录像机摄下实验者的工作情况，把 统计得到的工作时间与实验者自我感觉的 工作时间对照，发现两者之间的差距相当 大。如果你对自己的工作时间没有明确的 认识，最好花一天至一星期的时间，逐小 时记录自己的工作时间，结果说不定会使 你大吃一惊。 五、有效时间管理系统五步骤 3.我常常把事情留到最后一分钟才做 如果总是出现这种情况，有两种可能原因 ：一是你忽视时间管理，不使用时间表， 二是在制订时间表时，没有依照合理的顺 序。 4.对我来说，开始一项工作很难 哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍 是件头疼的事如果常常出现这种情况 ，那么，症结不在制订计划的环节，而在 于“行动”这一环。你要有意识地增强自 己的行动意识，并学会一些克服拖延的技 巧。 五、有效时间管理系统五步骤 5.我对下一步要做什么不很确定 如果总是对下一步要做什么不很确定，则 是缺乏整体计划的表现。 6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 要有意识地增强自己的行动意识，并学会 一些克服拖延的技巧。 7.我不知道我做的是否足够多 如果你总是觉得自己做的不够多，时间没 有发挥最大作用，这说明你的时间管理技 巧有问题，你要学会善用时间。 五、有效时间管理系统五步骤 8.我在不同的任务之间频繁地换来换去 怎样确定分配给不同任务的时间段长度， 是一项重要的技巧，过长或过短都会降低 你的效率，你可以通过测试和记录来确定 最适合自己的间隔。 9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的 高没有人能完成排除外界影响，不同的地 点对人的工作效率有不同的影响，只不过 人们往往没有留意这一点。如果你清楚地 知道自己在哪些地方的工作效率较高，说 明你对自己很了解。这有助于你进行时间 管理。 五、有效时间管理系统五步骤 10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的 高没有人能完成排除外界影响，不同的时 间段对人的工作效率有不同的影响，只不 过人们往往没有留意这一点。如果你清楚 地知道自己在哪个时间段的工作效率较高 ，说明你对自己很了解。这有助于你进行 时间管理。 11.我工作起来没有规律，往往在某件事上花 费很多时间后又置之不理 这也是缺乏整体计划的表现。 五、有效时间管理系统五步骤 12.我不可能完成我想做的所有事情 人不可能完成所有想做的事情，在制订时 间表时必须有所取舍。但如果连时间表上 的事情也总是不能完成，那么不是时间表 不切实际，就是执行的过程出现问题。 13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事 情 先明确价值观，再确定目标，就能容易地 为各种事情确定优先级，优先处理重要的 事情。如果总是对此感到迷惘，则说明对 自己的价值观不很明确，不能清楚地表述 自己真正需要的是什么。 五、有效时间管理系统五步骤 14.到这门课程结束之前，我不敢肯定 自己是否会坚持到底 如果因为缺乏计划和执行能力，常 常不能完成想做的事情，就会对自 己失去信心，做任何事情的时候都 不知道自己是否会坚持到底。 15.我工作时没有任何计划 这是你对自己的计划性的评价，请 对照上面各项的解释，看你对自己 的评价是否适当。 六、把时间当作朋友 n什么是朋友？ n时间用在哪里？ n如何用好时间？ 精确感知时间； 理解客观事实； 成为大脑的主人。 六、把时间当作朋友 什么是朋友? 为什么要把时间当作朋友呢？ 朋友 是长时间不联系，见了面依然感觉 亲切的人；朋友是在你走入困境， 不会落井下石，拉你一把的人；朋 友是你得意、骄傲自满，及时给你 提醒的人；朋友是 把时间当 作朋友，就去了解她，去认识她， 时间长了，她也会把你当作朋友， 让你更精确地去感知她。 六、把时间当作朋友 时间用在哪里 -用在怀疑上 现象一：主管讲的这些真的有用吗？ 适合我用吗？ 逻辑 现象二：实际工作中，角色 错位。这样做可行吗？这样做对吗 ？如果不该这样做。走入“我认为 ”的逻辑 科学研究表明，人们在怀疑、在选 择、在寻找捷径上浪费的时间过多 。 六、把时间当作朋友 时间用在哪里 用在选择上 1、我想换个单位，换个岗位。 你真的那么优秀吗？ “ 又有猎头找我了 ” 2、选择感兴趣的工作。 兴趣与能力的关系。大多数并不是 没有兴趣，而是没有能力做好当前 的工作，没有人喜欢自己做不好的 事情。 注：没兴趣往往成了找借口的理由； 往往并不是有兴趣才能做好，而是 做好了才有兴趣。 六、把时间当作朋友 时间用在哪里 - 用在找捷径上 寻 找速成方法 1、方法真的那么重要吗？ 与其不停地找更好的方法，还不如 马上开始行动，省得虚度更多的时 间。 学习方法也有后遗症，有些只不过 是现在没有发现而已。 2 、打造人脉。 你具备了打造人脉的基础了吗？ 你的人脉有多少是有效的？ 六、把时间当作朋友 时间用在哪里 - 用在找捷径 上 打造人脉不如打造自己 1 、人都喜欢公平交易、平等交换。 2 、人是因为优秀走到一起。 3 、只有优秀的人才拥有有效地人脉 。 4 、专心学习提升自己，成为一个值 得交往的人。 六、把时间当作朋友 时间用在哪里 - 时间不够用 时间真的不够用。 对“时间不够用”的恐惧 对“速成”的渴望 时间用在哪里 - 时间不够用 的怪圈 怀疑、选择、找捷径 六、把时间当作朋友 如何用好时间 精确感知时 间 通过记录“事件 时间日志”， 你慢慢就具备了精确感知时间的能力 。 案例：记录一天的工作时间 六、把时间当作朋友 如何用好时间 了解客观事实 1、很多人半途而废，往往是因为自己的目标设 得太高了，而与此同时，又对达成那么高的 目标要付出的代价并无清楚地认识。我们每 个人给自己定的目标基本上都是 100 分。 目标设的太高 如何用好时间 了解客观 事实 2、根据前面的“事件 时间日志记录”， 了解现实情况，在定任务时，如需要 120 分 钟，你给自己的时间预算应该是 150 分钟。 没有人会 100% 有效率 如何用好时间 了解客观事实 3、成为大脑的主人 不要成为大脑奴隶，要翻 身做主人 六、把时间当作朋友 成为大脑的主人 运用规律 最常见的误解：当我们觉得自己痛 苦的时候，总是不自觉地把自己想 象成全世界最痛苦的人。 人有个自我保护机制，那就是遗忘痛 苦。 正因为他们把背单词当作痛苦的经 历，处理的结果是，每个单词的记 忆都包含着痛苦 我们的大脑 为了保护自己，最直接的方法就是 把这些单词遗忘！ 六、把时间当作朋友 n案例： 一个人用了两天时间说服了自己 背单词是件快乐的事情。 因为，一共要 搞定 20,000 个单词，而因此可能获得的 奖学金是每年 40,000 美元左右 并 且连续四年没有失业可能（后来的事实是