office高效办公技巧与实战

office高效办公技巧与实战 综合管理部二级培训 l办公自动化概述 l文字处理Word l电子表格Excel l文稿演示PowerPoint l电子邮件Outlook office高效办公技巧与实战 办公自动化概述 WPS Office 金山公司 Microsoft Office 微软公司 Word 文字处理 Excel 电子表格 PowerPoint 演示文稿 Access 数据库 Outlook 收发电子邮件 重点 Word 概述 1、Word 的功能 2、Word的窗口组成 Word的功能 1文件管理功能 2编辑功能 3版面设计 4表格处理 5图形处理 6制作Web页 Word 的窗口组成 Word 的窗口主要包括标题栏、菜单栏、 各种工具栏、标尺、文本编辑区、滚动条 和状态栏等，各部分功能介绍如下。 文档的基本操作 新建文档 文档输入 保存文档 文档的打开与关闭 文档的编辑 文档显示 文档的排版 设置字体格式 段落的格式 项目符号和编号 分栏排版 样式 使用模板 页面设置和打印 Excel概述 l基础知识 l函数与公式 l多条件求和与多条件计数数组公式 l排序、筛选、条件格式与数据有效性验证 l 图表 基础知识 一、字段、记录 二、单元格 三、基本运算与运算符 四、数据类型 字段、记录 在数据库中，每一列被称为一个“字段” 。 表中的每一行叫做一个“记录” 单元格 本部分重点讲述单元格的引用方式：绝对 应用和相对引用 相对引用 当把公式复制到其他单元格时，行或者列就会改变。因为引用的是当前行或者列的实际偏移量。如单元格显示为A1 ，向下复制会自动变成A2，向右复制向B1。 绝对引用 当复制公式时，行和列不会改变。因为引用的是单元格的实际地址。单元格显示为$A$1。 混合引用， 行或列当中有一个是绝对引用，另一个是相对引用。(F4是相对引用与绝对引用的切换键) 请看示例： 基本运算与运算符（及优先级） 常用的运算符就是加减乘除。 如：=1+1 =（A1+A2）*3 =（A1+（A2+A3）/2）*8 =25 注意:excel中的括号仅有（）一种，不是运算符，不是括号。 数据类型 excel的数据类型非常简单，只有三种 ： 数值 文本 公式 1、数值 概括地说，数值可以理解为一些数据类型的数量，数值有一个共同的特点，就是 常常用于各种数学计算。工资金额、部门人数、员工年龄等等数据，都属于数值 类型。 注意：我们常常使用日期、时间数据也都属于数值 类型的数据。可以通过在单元格区域点击鼠标右键- 单元格类型-数字-分类改变显示格式或转换数据类 型。 2、文本 说明性，解释性的数据描述我们称为文本类型。文本当然是非数值类型 的。比如，员工信息表的列标题“姓名”、“性别”、“部门”等字符 都属于文本类型。 文本和数值有时候容易混淆，比如手机号码 “1398888888”，银行帐号 “310009000”，从外表上它是数字组成的 ，但实际上我们应告诉Excel把它们作为文本 处理，因为它们并不是数量，而是描述性的文 本。 Value函数可以把将代表数字的文本字符串转换成数字。 用法：=value（） 3、公式 Excel把公式列为不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类 型。 公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可 以是包含各种Excel函数的式子。 注意：excel中凡是以“=”开头的都是公 式，除数组公式外，所有公式也必须以 “=”开头（本质上说，数组公式也是以 “=”开头的）。 请看示例： 函数与公式 l 一、文本函数 l 二、统计函数 l 三、逻辑值与逻辑函数 l 四、时间日期函数 函数是excel的精华所在。本部分选在工作 中常用的部分函数进行讲解。 本部分采用对函数意义解释加示例的方法 讲解函数的具体使用。 文本函数 Left 根据所指定的字符数，LEFT 返回文本字符串中第一个字符或前几个 字符，即返回文本左边的几个字符。 示例：=left（”上海东方雨虹防水工程有 限公司”，6）计算结果：上海东方雨虹 除了left函数还有Right(文本右边的几个字 符)、Mid（指定位置开始的特定数目的字 符）、 Len（文本字符串中的字符数）、 Replace（替换某文本字符串中的部分文本 ）、SUBSTITUTE（在文本字符串中替换 指定的文本）、FIND（在第二个文本串中 定位第一个文本串，并返回第一个文本串 的起始位置的值，该值从第二个文本串的 第一个字符算起。） 连字符 & 连字符不属于函数，主要功能为连接两个 文本字符串。为便于掌握，将其放在文本 函数部分讲解。 如：=“上海东方雨虹” &” 有限公司” 结果：上海东方雨虹有限公司 以上函数应用请见Excel 统计函数 Count 返回包含数字的单元格的个数以及返回参数列表中的数字个数。 Counta 返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数 COUNTA 可 以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。 简单说，数人头就用这个函数。 Countblank 计算指定单元格区域中空白单元格（不包括数值零）的个数。 Countif 计算区域中满足给定条件的单元格的个数。 条件可以表示为 数字、文本，可以直接引 用，也可存放在单元格中。 简单说，有条件要求的数人头就用 Countif函数。 Sumif 对符合指定条件的单元格求和。每个区域中的单元格都必须是数字 和名称、数组和包含数字的引用。空值和文本值将被忽略。 Average 返回参数的平均值（算术平均值）。注意：0值计入，空单元格不计 入。 Max 返回一组值中的最大值 Min 返回一组值中的最小值。 Round 返回某个数字按指定位数取整后的数字，即四舍五入。 函数的第二个参数表示四舍五入的位数，0表示四舍五入到整数位。 大于0，则四舍五入到指定的小数位。 小于0，则在小数点左侧进行 四舍五入。 以上函数应用请见Excel 逻辑值与逻辑函数 逻辑值 逻辑值包括True和False两类。 可简单理解为：True，正确；False，错误。 逻辑值可参与基本运算。True在计算时按照1处理，False在计算时 按照0处理。 逻辑值也可以是逻辑比较的结果，如（1=1），（性别=“男”）。 比较结果正确时，结果为True，错误时为False。 同样，在If函数判断的条件中，0和1也可 以等效为False和True处理（这种说法不严 谨，但有助于理解问题） 逻辑值一般不会被作为结果直接使用，而 是作为公式判断的中间值而存在。 逻辑函数 If 根据对指定的条件计算结果为 TRUE 或 FALSE，返回不同的 结果。 本函数应用较多，对本函数的讲解采用微软的标准格式更利于 大家理解。 函数格式： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 即，IF（逻辑判断，如果正确返回值，如果错误返回值） Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。 例如，A10=100 就是一个逻辑表达式；如 果单元格 A10 中的值等于 100，表达式的 计算结果为 TRUE；否则为 FALSE。此参 数可使用任何比较运算符。 常见的比较运算符如下： “=”，”,“=”,“”（不等于）。 简单说，逻辑表达式就是把两个东西放在 一起比较。 Value_if_true 是 logical_test 为 TRUE 时返回的值。也就是逻辑表达式为“真” 时函数返回的值。 Value_if_false 是 logical_test 为 FALSE 时返回的值。也就是逻辑表达式为 “假”时函数返回的值。 如果 logical_test 为 FALSE 而 value_if_false 被省略（即 value_if_true 后没有逗号），则会返回逻辑值 FALSE。 （ value_if_true 不能被省略） 以上函数应用请见Excel 时间日期函数 Excel处理日期和时间的方式 在Excel中，日期只是一个数字，更确切地 说，日期是一个序列号。此序列号可以表 示自从1900年1月0日以来的所有日期， 1900年1月1日是序列号为1的日期。序列 号为2的日期是1900年1月2日。 要把日期序列号表示为日期，必须把单元 格格式化成日期格式。 Excel处理1900年之前的时间时，只能将其 时间处理成文本格式，在输入此类型日期 时Excel并不会显示错误，它只是一个文本 ，而同样的一些时间函数对其也不起任何 作用。 关于工作中经常遇到的“1905”问题。 1905系输入数据时不规范的结果，如1980 年1月1日，仅输入为1980，在经过excel转 为时间日期型数据时，excel认为1980为时 间序数，所以显示为1905年6月2日： 1980/365=5.42，满5年后余0.42年，即满 5 年的次年，（1900+4+1=1905），即 1905年；1980-（5*365+1）=154天（因 1904年为闰年，因此本处计算时在5*365 后+1天），154/30=5.13，即满5个月后 余0.13个月，即6月，154-（ 31+28+31+30+31）=3，3-1=2日。 所以结果为1905年6月2日。 反之，在excel中输入日期，1905年6月2日 ，并更改数据类型为数值型，可以显示出 此数值为1980。 为什么计算出来为3后还要减1？ excel认为1900年为闰年，这是excel的历 史bug之一，微软知悉此问题并选择继续假 定1900年为闰年。因此3-1=2，即第2天。 通过以上案例可以看出： Excel内部是将日期按照数值存储，只是显 示的时候按照人们习惯的如期格式显示而 已，这样做的目的的便于日期间的计算。 以上函数应用请见Excel 多条件求和与多条件计数数组公式 一、了解数组、数组公式 二、数组的特征 三、如何使用数组公式 四、数组公式常见应用 多条件求和，多条件计数 了解数组、数组公式 数组就是单元的集合或是一组处理的值集 合。官方定义很复杂，但简单说，数组就 是一组数。 在 Excel 中，数组中的元素可以位于一行 （称为一维水平数组）中，也可位于一列 （称为一维垂直数组）中或多行和多列（ 二维数组）中。 无法在 Excel 中创建三维数组或三维数组 公式。 输入数组公式首先必须选择用来存放结果 的单元格区域（可以是一个单元格），在 编辑栏输入公式，然后按CtrlShift Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式 两边自动加上花括号“”。注意：不要自 己键入花括号，否则，Excel认为输入的是 一个正文标签。 以上函数应用请见Excel 排序、筛选、条件格式与数据有效性验证 一、常规排序 二、按照自定义序列进行排序 三、筛选 四、条件格式 五、数据有效性验证 常规排序 首先，选定需要排序的数据区域 Office2003： 数据菜单排序 选择按照哪一列进行排序，并选择升序、降序。 Office2007 开始（或数据）菜单排序依次选择需要关键字，并选择升 序、降序 按照自定义序列进行排序 即按照指定顺序排序。 Excel排序功能默认仅能对数字按照大小排 列或者对汉字文本按照音序进行排列，不 能直接对汉字按照指定的顺序（如：职 员、专技、工勤）排列。 第一步：设置自定义序列 单击office按钮，再单击“Excel选项”， 在“常用”选卡里，单击“编辑自定义列 表”按钮，来添加自定义序列。 或在点完排序条件后，在次序按扭下拉菜 单里有“自定义序列”进行添加 筛选 比较简单，略 条件格式 定义：对符合某一种或多种种条件的数据 设定特殊的显示格式，比如对”统计函数 ”中性别是男的显示红色。 开始-样式-条件格式 数据有效性验证 定义：对特定单元格或数据区域限定用户输入 的数据类型、范围、长度等。比如手机号码一 项，限制用户输入长度为11位的数字。对出 生日期单元格限制输入的数据类型为日期型， 且数据范围为从1950年1月1日-1990年1月1 日。 数据-数据工具-数据有效性 应用请见Excel 图表 Excel图表可以将数据图形化，更直观的显 示数据，使数据的比较或趋势变得一目了 然，从而更容易表达我们的观点。 图表是用来表现数据间的某种相对关系。 在常规状态下我们一般运用柱形图比较数 据间的多少关系； 用折线图反映数据间的趋势关系； 用饼图表现数据间的比例分配关系。 操作步骤：(以柱形图为例） 1、选中数据（单元格B2：B9）。 2、点击插入、图表、选择主坐标轴上要使 用的图表类型，（本例主坐标轴确定为广 告收入）点击确定。 3、点击已经出现的图表，点击菜单“布局 ”，在工具栏中选择进行编辑。建议在图 表上右击-“选择数据”编辑 应用请见Excel 结语 1、表格和数据应尽可能的规范。 比如同列数据格式一致。 整个表格中尽量不合并单元格。 2、善于发现数据的规律性。 Excel公式和程序能够大量处理的数据，但 前提必须是这些数据或数据之间具有某种 规律性。 计算机几乎无法处理没有规律性的数据。 规律性越强公式越简单，规律性越弱，公 式就会越复杂，直至没有必要用公式，或 者不能处理。 3、Excel不是万能的，要Excel做的事情你 自己必须会做，至少要在逻辑上会做，否 则，不要交给Excel 去做。 4、学会使用各种帮助系统 （1）随时使用Excel帮助菜单（F1），并学 会复制其中的案例以加深印象。 什么时候使用excel帮助信息？ 简单问题，单一函数的使用，具体函数参数 要求等。 学会使用网络。 网络上有大量的资源和生动的案例。 公司的E-learning平台上有很多关于Excel 的案例 什么时候通过网络寻找有关excel的帮助信 息？ 复杂问题，多函数的综合使用等。 PowerpointPowerpoint 概述 让文字闪烁不停 在PPT中可以利用“自定义动画”来制 作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速 ”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法 让文字连续闪烁。 其实在这种情况下，我们只需要按照下面 步骤做，就可以实现连续闪烁: 选中要闪烁的文字，点击“动画”菜单 栏，在“动画”栏中点“自定义动画”命 令，在出现的“自定义动画”中单击“添 加效果”命令，在“让文字闪烁不停”下 拉单中选择“效果选项”进行编辑。 放映时指定跳到某张幻灯片 如果在放映过程中需要临时跳到某一张， 如果你记得那是第几张，例如是第6张，那 么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到 第 6 张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“ 定位至幻灯片（G）”。 放映时进到下一张幻灯片 进到下一张幻灯片: N、Enter、PageDown、 右箭头、下箭头、空格键（或单击 鼠标） 放映时退到上一张幻灯片 退到上一张幻灯片: P、Page