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安宁佳美物业管理有限公司创“安宁市物业管理优秀住宅示范小区”汇报材料 第一部分安宁佳美物业管理有限公司物业相关管理服务 一、物业公司简介:(一) 安宁佳美物业管理公司概况安宁物业管理有限公司于2008年8月在成立,隶属安宁创佳房地产开放有限公司。公司现管理【金色半岛小区】、【金色佳园一期】、【金色佳园二期】、【金色时代广场】,总建筑面积527806,住宅2696套,商业用房面积98578.73,写字楼16148.93。正在修建的【金色国际】,建筑面积139956.74;【金色湖畔】建筑面积146385.30;【金色阳光】建筑面积570171.30;总计建筑面积:1342941.96 (二)、物业管理公司架构及专业人员分类简介:目前公司下设财务部、行政办、【金色半岛】管理处、【金色佳园一期】管理处、【金色佳园二期】管理处等部门。各管理处下设:金色半岛客户服务中心、护卫部、工程维修部、环境管理部四个部门。公司(含各管理处)现有员工125人,管理人员15名,均有2年以上物业管理经验。其中所有管理人员均持证上岗,主管以上人员均持企业经理证,财务人员2人,均持会计证上岗。 附表1公司架构图 (三)、公司质量方针:规范管理,优质服务,追求完美规范管理:公司严格遵守国家的物业管理的法律和其它相关的法律法规,秉承*物业的优良传统,高起点、高标准、严要求,将国内外先进的物业管理经验与*的实际相结合,建立了一套适合于*本地化物业管理的质量管理体系,保证所提供服务质量的稳定和持续改进。维护和保障业主的权益,保证公司的合法权利。自治与自律,受理与委托,权利与义务所关联的各方关系法律化,公司的行为规范化,业主行为文明有序。优质服务:公司遵循“业户至上,服务第一”的服务宗旨,以业主的需求为关注焦点,坚持“为业户负责,让业户满意”的服务原则,以“严格苛求,自觉奉献”的工作精神,提供体贴入微的服务,高效有序的专业化的管理,为业户创造一个“安全、文明、整洁、舒适、优美、高尚”的居住和工作环境,让业主满意。追求完美:不断追求,努力进取,致力于专业运作,追踪、借鉴、学习同行业管理的先进模式和经验,提升公司的品牌、地位。建立一支科学化、专业化、现代化的物业管理队伍,不断完善公司的质量管理体系,以不断增强核心竞争力,促进物业管理工作的健康发展,实现物业的保值增值。(四)、公司质量目标:1、全力推进科学管理,用信息化提高服务质量,使【*名城】项目2003年通过市、省考评,力争2004年获得全国优秀示范小区称号。2、房屋建筑及电梯、供水、供电、消防等设备完好率达到98%。3、零修急修及时率100%,返修率不高于1%。4、因管理责任造成的重大火灾事故、安全事故为0。5、因管理责任造成的重大刑事治安案件、机动车被盗事故为0。6、提升管理水平、保证服务质量,力争2003年顾客满意率在95%以上。7、顾客有效投诉率1%以下,投诉处理率100%。8、物业管理服务费用收缴率98%以上。二、公司管理内容及管理特点简介:(一)管理内容:1、共用部位的维护和管理:对房屋主体承重结构部位(包括基础、内外承重墙体、柱、梁、楼板、屋项等)、户外墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等;2、共用设备设施及其运行的维护和管理;对共用上下水管道、落水管、水箱、加压水泵、电梯、天线、供电线路、通讯线路、照明、供气线路、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、公益性文体设备和共用设施设备使用的房屋建筑物防雷天线等;3、环境卫生:对本物业内的公共专场所、公共绿地、草坪、花木的养护管理,房屋共用部位的清洁卫生、垃圾的收集、清运等;4、安保:主要为对小区实行24小时门岗执勤和公共区域巡逻,协助公安部门维护本物业的公共秩序,维持小区交通秩序及车辆停放秩序;5、对房屋装饰装修的管理。(二)、管理特点:公司勇于探索,艰苦实践,已具备解决现阶段物业管理实践的疑难问题的能力和方法,有一套具有实际意义的物业管理方法。1、规范管理,专业运作(1)、通过国际质量认证:*物业管理有限公司从接管*名城枫丹园物业的第一天起,就坚持高起点、高标准,坚持把香港与深圳的先进物业管理模式、经验与*的实际情况相结合,公司通过近一年的努力,完成了质量手册、程序文件人事行政部工作手册、设备工作手册、客户服务中心工作手册、环境清洁工作手册等管理文件的制定,总计管理文件189份,外来文件71份,质量记录221份,逐步形成了一套具有自已特色的质量管理体系,并于2002年12月一次性顺利通过了iso9001:2000国际质量体系认证,获得了质量认证体系认证证书。(2)、专业管理服务模式:公司主要为经营服务型管理模式,在依靠自身的优势对物业进行专业化的运作、管理的同时,对电梯、监控系统、消防系统的维护等专业化程度较高的项目,则委托市场化的专业公司来进行,从而为业主或住户提供更专业化的服务。2、依法管理社区,倡导自治自律(1)、依据物业管理权属划分的专有部分产权、共有产权、共同关系成员权的关系,按照要约的原则、整体利益优先原则、合理原则,理顺开发商、业主委员会、物业公司之间的管理体制责任、权限和义务,制定了满足各时期、各类型物业要求的物业使用手册、业主公约、房屋装饰装修管理规则以及与之配套的专项服务协议;为明确各时期、各类型物业管理应履行的责任、义务,签订了物业管理委托合同(与开发商)、前期物业管理协议书(与业主)、物业管理委托合同(与业主委员会);针对不同业主类型的服务需求,开展各项专项服务协议和约定服务,如:为业主提供车辆清洗、网络申请开通服务、家政服务、订报登记、订水登记、免费送水、送报、室内放射线及有害物质含量检测等。(2)、遵循政府法律法规和相关部门的管理要求,制定公司相关管理制度、规章、规范。公司奉行无主动失误的管理原则,将管理行为和经营行为严格控制在法律法规的规定范围之内,避免因管理责任造成的任何不良事件。详见附录3:公司适用的国家法律法规及政府相关部门文件清单。3、 形成尊重业主、尊重业主委员会的良好职业道德。业主永远是有理的,对业主永远不说“不”字。公司目前管理的*名城枫丹园已成立了业主委员会,公司制定了规范的维修基金管理制度并操作规范。截止4月30日,公司枫丹园管理处现有维修基金1574795.42万元。4、 在社区管理中形成了“通知”制度,即经常以公告、信函的方式与业主、业主委员会形成良好的沟通、合作关系,使小区能在物业管理委托合同和业主公约约定的范围内顺利进行有效管理。(三)、力求完善的日常事务管理制度1、公司建立了物业管理质量目标,并在年初将质量目标分解到各部门,对各部门的工作完成情况进行动态的管理和考核。建立了各种岗位职责和员工培训、考核、奖罚制度,不断提高员工的职业修养及各项专业技能,努力为业主提供优质服务。2、有一整套较完善的住户意见征询制度。制定了管理体制处业主意见征询表、业主满意程度统计表、住户意见满意程度分析报告等文件,并坚持持续改进、完善管理过程,将服务质量量化,取信于业主。同时还应用有与之相应的质量目标达成情况及业主满意率的测量原则和统计方法。3、 有一整套对业主报修、维修过程的完善管理制度。维修人员在接到客户服务中心的业主报修通知后,包括到达住户家的时间、维修质量方面、维修完工后的结果处理等均有明确的规定。维修人员必须在30分钟内到达住户家,在工程维修单上注明到达现场的时间,并在完工之后填写完工时间并签上维修人员本人的姓名,请业主或住户签字确认。然后返回客户服务中心在来访/来电记录表中将相应的事由处理结果在“回复记录”一栏填写上处理的结果。4、 有一整套针对工程维修人员服务质量及业主意见、建议、投诉等情况,而实行的业主回访制度。跟踪、监督服务过程,主动解决在服务过程中出现的问题,让住户的意见或建议能及时得到回复。5、公司自建立以来坚持执行与业主和住户沟通的制度,不定期将管理处在每一时段的管理事项、质量要求及对业主的告示、告知业主,主动接受业主的动态监督和检查。6、认真完成物业管理协议书、前期物业管理协议书中规定的服务项目和质量要求,不断满足和超越业主期望。如:公司与四川新龙网络科技有限责任公司签定合作意向,由该公司投资建设光纤网络系统,以满足业主对网络的使用需求,现已开通70个接口;公司与四川广播电视光纤网络有限责任公司协商为小区业主开通所有的电视频道,满足各种层次的业主对不同类型的电视节目需求;在暑假里开办儿童夏令营,由专人对儿童进行管理,督促孩子完成暑假作业,同时开设绘画等课程丰富孩子的暑假生活,解决了家长一到假期孩子没处管的后顾之忧;对业主订报、订水的需求情况进行登记,免费为提供业主送水、送报服务。三、积极拓展企业生存空间公司在当今市场竞争激烈的情况下,积极探索适合公司的管理服务模式,深入思考如何开展多种经营,增加创收渠道和经营效益,不断扩大公司的经营规模。通过科学化管理,打造企业品牌,力争使*物业成为*物业管理的典范,实现公司的盈利目标,最终解决物业管理企业自身的生存问题,使业主和业主委员会对物业管理企业从根本上产生信任和依赖。1、在*物管业界树立起规范的操作模式,促进物业管理市场的专业化和正规化。2、 帮助开发商建立正确的物业管理观念,避免长期以来开发商要么力不从心、欲罢不能,要么将物业管理体制作为销售手段,而将物业管理业界置于经不起业主和时间和市场运作原则考验境地的现象。3、有利于建立稳定的物业管理员工队伍,帮助员工可以将物业管理作为职业规划的一部分,以寻求自身价值的实现。 第二部分*名城枫丹园物业管理操作实务 一、枫丹园小区物业概况:枫丹园小区是*物业管理有限公司管理的第一个小区,其物业情况如附表4所示。二、枫丹园小区物业人员构成情况:枫丹园管理处下设客户服务中心、工程维修部、护卫部、环境清洁部。其具体的人员构成如附表5所示。三、枫丹园管理小区的管理内容及管理特点:(一)管理内容:1、对小区共用部位的维护和管理:主要包括房屋主体承重结构部位(包括基础、内外承重墙体、柱、梁、楼板、屋项等)、户外墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等;2、对小区共用设备设施及其运行的维护和管理:包括对共用上下水管道、落水管、水箱、加压水泵、电梯、天线、供电线路、通讯线路、照明、供气线路、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、公益性文体设备和共用设施设备、房屋建筑物防雷天线等;3、对小区环境卫生的管理:主要对本物业内的公共场所、公共绿地、草坪、花木的养护管理;房屋共用部位的清洁卫生、垃圾的收集、清运;4、安保:主要为对小区实行24小时门岗执勤和公共区域巡逻;协助公安部门维护本物业的公共秩序,维持小区交通秩序及车辆停放秩序;5、对房屋装饰装修管理:主要为装修手续的办理,装饰装修过程及现场的监督、管理;装修工人出入小区等进行管理。附表4 *名城枫丹园小区物业概况 附表6 (二)、主要管理特点:1、规范的前期物业管理、入住程序和初期管理过程(1)、在物业前期,公司即介入了物业前期管理阶段的接洽、统筹、组织、考察等全方位的工作。不定期地组织相关人员同赴现场考察,从物业管理的角度对屋宇建设提出书面专业建议。对专业性工程、设备设施进行验收,对不合格处提出整改意见,并配合开发商提供企业介绍,向业主进行相关的物业管理宣传,解答有关物业管理的相关法律、政策等问题等。积极组织前期物管人员的物业管理基础知识及岗位专业培训,编制了物业管理方案,对物管费进行测算,并制定了其他有偿服务项目的收费标准,为业主入住做好充分的准备。(2)、遵照建设部建房1997219号业主公约示范文本、建房1997263号前期物业管理服务协议、*市人民政府成府发9865号文*市住宅小区与高层楼宇物业管理暂行规定,制订了【*名城】业主公约、【*名城】前期物业管理服务协议、【*名城】物业使用手册,制定了规范的房屋交接的文件和程序:chz/qp7、5、1-02-2002物业接管/入伙控制程序,为业主创造了良好的入住环境和条件。自2002年9月29日交房日起,至今已完成722户套房屋的顺利验收和移交。【*名城】物业使用手册列出了小区管理的各种规定及注意事项,让业主了解*名城的物业管理运作的基本情况,方便业主的居家生活。保证小区各种公用设备、公用设施的正常使用,发挥最大功能,以保障业主的公共权益。物业使用手册主要包含了以下内容:a、物业管理及管理处的服务人员的设置;b、服务内容及服务时间安排;c、物业管理服务费用的构成及缴费须知;d、小区设施的配备及相应所提供的服务:e、有关安全保卫措施、防火措施等;(3)、遵照建设部令2002110号住宅室内装饰装修管理办法及*市*市城市房屋装修结构安全管理规定规定制订了房屋装饰装修管理规定、*名城房屋住宅室内装饰装修管理服务协议书与之配套的装修承诺表、装修整改通知单、装修验收表等相关的质量记录。以便在装修过程中通过要约这一形式,对业主的装修过程实施监管,确保安全。在装修结束后将这些资料整理、归档,形成一套较完整、严谨的装修档案资料,归入业主档案中保存至房屋的寿命期限结束。a、在房屋装饰装修管理规定中明确了装饰装修范围、装饰装修手续、装饰装修方案的审核、装饰装修管理服务协议的签订、施工过程管理与控制(人员管理、材料运输和装卸、施工用电、噪声限制、防火、施工限制)、施工建渣的处理、施工期限、装饰装修验收、违约责任等装饰装修管理措施。b、在*名城房屋住宅室内装饰装修管理服务协议书中,告之业主:a、政府法律法规;b、有关装修审批手续;c、应承担的违章责任;d、告示和约定;e、物业管理管理公司的告之义务;f、物业公司对共有产权的管理责任; 在实际装修过程中严格按在*名城房屋装饰装修管理规定、*名城房屋住宅室内装饰装修管理服务协议书对装修实施监控,同时积极引导业主按照相邻产权、共有产权等法律法规的规定,处理装修过程中出现的纠纷。(4)、在竣工验收和接管期间,全面移交和运行全套设备设施(消防、配电、二次供水、光纤电视、停车系统、电梯),保证了入住装修及入住后的生活需求;同时完成了与供水、供电、供气、电信、邮政等公共事业部门的衔接,解决业主的用水、用电、用气、通讯、邮政、户籍方面的问题,为业主创造一个方便的居家环境。2、 卓越的服务品质和先进的服务体制,满足和超越业主期望(1)、服务费用收费严格标准,主要经营项目收费合理,无不合理收费现象。小区内物管费、停车场停车费、专线光纤网络费、游泳池门票等收费标准,均经物价局批准;水、电、气等代收代缴费均按供水、供电、供气单位的收费标准执行。物业管理收费标准在同类型项目、同区域项目、同管理水平项目中处于中低等水平,提供的却是高档优质的服务。(2)、客户中心管理人员不定期对工程维修人员及业主意见、建议、投诉等情况进行回访制度,跟踪、监督服务过程,解决在服务过程中出现的问题。让住户的意见或建议能及时得到回复。(3)、通过不断地对员工进行各种岗位职责及专业知识技能培训,提高其职业素质,提高服务质量,让业主满意,对业主永远不说“不”字。(4)、以“通知”的形式,建立畅通的沟通渠道。物业管理处将客户服务电话、护卫队电话及email地址等,主动告之业主,与业主进行良好、密切的沟通,及时接受业主的报修、求助、设诉、意见和建议。近一年来,累计发送的“通知”等告示共58份。对业主采用以上方式为住户带来以下几方面益处:a、及时公开事宜、进度、质量以及小区物业管理动态;b、及时公开宣传政府部门的物业管理法律法规,逐步引导业主形成正确的法律法规意识,正确处理有关物业方面的纠纷、问题;c、及时公开提示、警示业主不规范行为的管理要求;d、及时告之业主可能发生的影响日常生活的事宜,帮助业主采取预防措施,、避免可能产生的影响或降低到最小程度;(5)、在较短的时间内结束前期物业管理,将建筑功能转化为使用功能:a、 所有公共设施设备安全已投入使用、运行正常,到目前为止未发生过一次设备设施事故,设备设施完好率100%;b、 装修过程中被损坏和污染的地方已得到整治、恢复。(6)、管理处各部门按公司下达的管理质量目标达成情况及住户满意率的测量方法和统计方法,定期对将服务质量进行监督、测量、统计、计算,较为科学地反映了质量目标的达成情况及住户满意率,包括以下几方面内容:a、 管理处职能部门每月对所承担的质量目标如工程维护部的及时率、返修率,客户服务中心的费用收缴率等完成情况进行统计,及时跟踪质量目标的达成情况;b、管理处服务中心按程序文件的要求每季度定期向业主和住户发放管理处意见征询表,并对回收的管理处意见征询表进行计算、统计分析,形成住户意见满意率统计表及住户意见满意程度分析报告:a、管理处意见征询表所设置的调查内容与质量管理内容紧密联系,评价梯度分为:“满意”、“基本满意”、“不满意”三种,易于得到业主和住户认可,公正、客观地对物业管理的质量进行评价。每季度调查内容设置各不相同,便于更好、更全面地了解业主的意见、建议,准确把握业主的期望;b、住户意见满意率统计表统计方法科学,符合一般性的统计原则,统计数据真实、严谨;c、住户意见满意程度分析报告将指导相关部门对住户在意见征询表中的不满意及提出的意见、建议采取相应的措施进行改进,必要时进行管理评审。同时对整个过程进行跟进,对最终的处理结果结业主进行回访,直至业主满意为止;3、 要约原则的服 务管理过程:(1)、据建设部建住房1999246号文制订前期物业管理协议,实施过程严肃化;(2)、根据成府发9865号文制订物业使用手册,实施过程严肃化;(3)、符合建设部2002110号文规定的*名城房屋装饰品装修管理服务协议,实施过程严肃化;(4)、定期向业主公布市政公共项目的代收代缴的费用标准,收费标准公开化:a、 公开、明确的有偿服务项目及收费标准;如:车辆清洗、绿化、家政、室内有毒、有害物质的检测等;d、 公开、明确的会所消费项目及消费标准;如:打羽毛球、蓝球、游泳、健身运动、卡拉ok等;(5)、公开、明确的专项服务协议(如*名城家政服务协议书),为业主提供家政清洁、绿化、车辆清洗服务;(6)、通过为业主订水、订报情况进行登记,免费为业主提供送水、送报等服务,实施过程严肃化;(7)、设置了有关人员、道路、交通、消防、电梯、设备、设施、管道、井盖、状态、安全、专项用途等标识。其中房屋标识910,灭火器标识298个,消火栓标识218个,安全标识221个,设备设施标识263个。做到对有关方面进行警示、提示、告之等义务,公司及管理处对设备设施的进行有效管理,无管理过失责任。4、 业主民主管理体制已初步建立:(1)、管理处于2003年2月起,开始帮助小区进行业主委员会的成立工作;(2)、由业主自荐、推荐的7位业主为*名城枫丹园业主委员会筹委会委员,于2003年3月21日成立*名城枫丹园业主委员会筹委会,并于同日召开首次*名城枫丹园业主委员会筹委会会议,通过由筹委会起草的*名城枫丹园业主委员会章程及业主委员会成员候选人名单,确定了*名城枫丹园业主委员会委员及组成,并向全体业主公布此次会议决议(详见首次业主委员会筹委会会议纪要和会议决议);(3)、2003年3月召开业主委员会第一次会议,制订、修改并通过*名城枫丹园业主公约,并向全体业主公布公布此次会议(详见首次业主委员会会议纪要和会议决议);(4)、整理、归纳业主委员会成立的相关材料,报送高新区房管局备案;(5)、在广大业主的积极参与与配合下,顺利完成*名城枫丹园业主委员会的筹建和成立工作,其过程符合政府有关法律、法规的规定,公开、公正、公平。首届业主委员会的成员素质高、责任感强、热心于公益事务。赢得了广大业主的信任。现业主委员会已正常开展工作。三、枫丹园管理处创市优工作实施情况:(一)、公司人事行政部在2003年1月13日制定了【*名城】枫丹园创建省、市物业管理优秀住宅小区实施方案(见附表8),并发放到相关部门。1、准备阶段:公司于2003年1月15日至2003年2月20

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