窗体的概念和作用.ppt

第六章 窗体的概念和作用 报表简介 .1 报表的创建 .2 报表中的计算 .3 报表的美化 . 6.1 报表简介 报表是Access数据库中的一个对象， 它根据指定的规则打印输出格式化的数据 信息。报表的功能包括呈现格式化的数据 ；分组组织数据，进行数据汇总；报表之 中包含子报表及图表；打印输出标签、发 票、订单和信封等多种样式；可以进行计 数、求平均、求和等统计计算；在报表中 嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。 6. 报表的视图 设计视图：报表的工作视图，在设计视图下创建 和编辑报表的内容和结构如 打印预览视图：不仅可以观察打印效果，还可以 检查打印输出的全部数据 版面预览视图：可以查看报表版面的设置及打印 的效果 6. 报表的组成 同窗体类类似，每个报报表包含一个主体节节 用来显显示数据，还还可以增加其他的节节来放置 其他信息。页页眉和页页脚出现现在打印的每页报页报 表上。页页眉中一般放置标签标签 控件显显示描述性 的文字，或用图图像控件显显示图图像，页页脚通常 用于显显示日期和页页数。在报报表中也可以添加 报报表页页眉和报报表页页脚，报报表页页眉只出现现在报报 表的第一页页上，报报表页页脚只出现现在报报表的最 后一页页。 区别别于窗体的组组成，报报表结结构还还可以有 组页组页 眉/组页组页 脚。 报表中的节 6.3 报表的类型 n表格式报表 n纵栏 式报表 n图表报表 n标签报 表 6. 报表的创建 创创建报报表与创创建窗体非常类类似。报报表 和窗体都是使用控件来组织组织 和显显示数据的 ，因此，在第5章中介绍过绍过 的创创建窗体的 许许多技巧也适用于创创建报报表。一旦创创建了 一个报报表，就能够够在报报表中添加控件（包 括创创建计计算型控件）、修改报报表的样样式等 。 6.2.1 自动创建报表 方法一 ： 在数据库窗口的表 对象下，选定作为数 据源的表，单击数据 库工具栏上的“新对象 ”按纽 环境右 侧的向下三角形按钮 ，在下拉菜单中选择“ 自动报表”自动生成报 表；或选择“报表”选 项启动“新建报表”对 话框。 方法二 ： 在数据库窗口的 报表对象下，单击“新 建” 676767按钮， 在弹出的“新建报表” 对话框中选择“自动创 建报表”。 6.2.2 使用向导创建报表 使用“报表向导”创建报表时，向 导会提示用户选择 数据源、字段、版 面及所需的格式，根据用户的选择 来 创建报表。在向导提示的步骤中，用 户可以从多个数据源中选择 字段，可 以设置数据的排序和分组，产生各种 汇总 数据，还可以生成带子报表的报 表。 使用向导创建报表的步骤 （1）在“数据库”窗口的“报表”对象下，单击“新 建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中，双击“ 报表向导”选项，进入“报表向导”对话框 （2）选择数据源 （3）确定查看数据的方式 （4）确定是否添加分组字段 （5）确定数据的排序方式 （6）确定报表的布局方式 （7）确定所用样式 （8）为报表指定标题 6.2.3 创建图表报表 图图表报报表是Access特有的一种图图表格式的 报报表，它用图图表的形式表现现数据库库中的数据， 相对对普通报报表来说说数据表现现的形式更直观观。 用Access提供的“图图表向导导”可以创创建图图表 报报表。“图图表向导导”的功能十分强大，它提供了 多达20种的图图表形式供用户选择户选择 。 应应用“图图表向导导”只能处处理单单一数据源的数 据，如果需要从多个数据源中获获取数据，须须先 创创建一个基于多个数据源的查询查询 ，再在“图图表向 导导”中选择选择 此查询查询 作为为数据源创创建图图表报报表。 创建图表报表的步骤 （1）在“数据库”窗口的“报表”对象下，启动“新 建报表”对话框，选中“图表向导”选项，在数据 源的下拉列表中选择数据源 （2）选定用于图表的字段 （3）选择图表类型 （4）指定图表的布局方式 （5）指定图表标题 6.2.4 创建标签报表 标签标签 是Access提供的一个非常实实用 的功能，利用它可将数据库库中的数据 加载载到控件上，按照定义义好的标签标签 的格式打印标签标签 。创创建标签标签 使用“标标 签签向导导”。“标签标签 向导导”的功能十分强 大，不但支持标标准型号的标签标签 ，也 可以自定义义尺寸制作标签标签 。 制作标签的步骤 （1）在“数据库”窗口的“报表”对象下，启动“新建 报表”对话框，选中“标签向导”选项，在数据源的 下拉列表中选定输据源 （2）选择标签型号 （3）选择标签字体和大小 （4）设计原型标签 （5）选择排序字段 （6）指定标签名称 （7）切换到报表设计视图，编辑内容和调整格式 （8）切换到打印预览视图，可见到修改后的标签 打印预览效果 6.3 报表中的计算 在报报表的实际应实际应 用中，除了显显示和 打印原始数据，还经还经 常需要包含各种计计 算用做数据分析，得出某些结论结论 性的结结 果。报报表的高级应级应 用包括对对在报报表中使 用计计算型控件，对报对报 表进进行排序、分组组 、统计汇总统计汇总 等。 6.3.1 使用计算型控件 报报表中也能加入计计算型控件用来计计 算包含在报报表中的数据。与窗体一样样，通 过过向未绑绑定的文本框中输输入表达式，可 以在报报表中创创建计计算型控件。表达式的 格式与窗体中使用的表达式格式相同。 6.3.2 报表中的统计计算 在报报表中应应用统计统计 运算是通过过在报报 表中添加计计算型控件实现实现 的。统计统计 运算 包括求总计总计 、计计数、求平均值值等。一般 把这这种计计算型控件放在组页组页 脚或报报表页页 脚节节，以便对对每个分组组或整个报报表的记记 录进录进 行统计汇总统计汇总 。 6.3.3 报表的排序和分组 以记录记录 的某个或多个特征（字段）分组组， 可使具有共同特征的相关记录组记录组 成一个集合， 在显显示或打印报报表时时，它们们将集中在一起。对对 分组产组产 生的每个集合，可以设设置计计算汇总汇总 等信 息，一个报报表最多可以对对10个字段或表达式进进 行分组组。 分组组后的报报表设计视图设计视图 下，增加了“组页组页 眉”和“组页组页 脚”节节。一般在组页组页 眉中显显示和输输 出用于分组组的字段的值值；组页组页 脚用于添加计计算 型控件，实现对实现对 同组记录组记录 的数据汇总汇总 、计计算和 显显示输输出。不同组组的数据可以显显示或打印在同 一页页上，也可以通过设过设 置，使之显显示或打印在 不同页页上。 分组与排序对话框 6.4 报表的美化 6.4.1 自动套用格式 操作步骤骤如下： （1）在数据库库的报报表对对象下，打开要更改格式的报报表， 切换换到报报表设计视图设计视图 。 （2）选择选择 要更改格式的部分，可以是整个报报表，也可以是 某个节节或控件。可以单击单击 “报报表选择选择 器”或“节选择节选择 器”来 选择选择 要更改格式的部分。 （3）单击报单击报 表工具栏栏上的“自动动套用格式”按钮钮，出现现“自 动动套用格式”对话对话 框。 （4）在“报报表自动动套用格式”列表框中选选定希望的格式。如 果要指定字体、颜颜色或边边框的属性，可单击单击 “选项选项 ”按钮钮； 选择选择 “自定义义”按钮钮，可把当前报报表的格式添加到系统统的预预 定义义格式中，并命名该该格式。 自动套用格式对话框 6.4.2 添加背景图案 操作步骤骤如下： （1）在数据库库的报报表对对象下，打开要添加背景图图 案的报报表，切换换到报报表设计视图设计视图 。 （2）打开属性窗口（单击报单击报 表工具栏栏上的“属性” 按钮钮），单击单击 “报报表选择选择 器”，可见见到属性窗口中 的对对象窗口显显示“报报表”。 （3）在属性窗口中选择选择 “格式”选项选项 卡，设设置报报表 对对象的格式属性 。 （4）切换换到报报表的打印预览视图显预览视图显 示报报表，显显 示效果 。 添加背景图案的属性设置 为报表页眉节添加徽标 通常企业或公司都有自己的特定徽标作为标 志。在报表中经常需要在报表页眉节的左侧添加 一个徽标图案。 如果在使用数据库向导创建数据库时，在“ 输入数据库标题”对话框中指定图片选项，则在 该数据库的所有报表的左上角都会出现所指定的 图片；还可以在报表设计视图下，通过工具箱中 的“图像”控件，将图片添加到报表的任何位置。 6.4.3 使用分页符强制分页 操作步骤骤如下： （1）在报报表设计视图设计视图 下，单击单击 工具箱中的“分页页 符”按钮钮 。 （2）在报报表中需要设设置分页页符的水平位置单击单击 鼠 标标左键键。注意，将分页页符设设置在某个控件之上或 之下，以免拆分了控件中的数据。Access将分页页符 以短虚线标线标 志在报报表的左边边界上 。 如果要将报报表中的每个记录记录 或分组记录组记录 均另 起一页页，可以通过设过设 置主体节节或组页组页 眉、组页组页 脚 的强制分页页属性实现实现 。 6.4. 添加日期和时间 操作步骤骤如下： （1）在报报表的设计视图设计视图 下，选择选择 “插入”“日 期和时间时间 ”命令，弹弹出“日期和时间时间 ”对话对话 框 。 （2）在对话对话 框中，选择选择 是否显显示“日期”或“时时 间间”及其显显示的格式，单击单击 “确定”按钮钮。 除了通过过从上述的对话对话 框中添加日期和时时 间间，还还可以在报报表中添加一个文本框，将其控 件来源属性设设置为为日期或时间时间 的表达式。如设设 置为为：=Date( )或=Time( )等。显显示日期或时间时间 的文本框控件可以放置在报报表的任意位置，一般 习惯习惯 放置在报报表页页脚节节。 添加日期和时间对话框 6.4. 添加页码 操作步骤骤如下： （1）在报报表的设计视图设计视图 下，选择选择 “插入”“ 页码页码 ”命令，弹弹出“页码页码 ”对话对话 框 。 （2）在“页码页码