岗位说明书编制培训研讨.ppt

岗位说明书编制培训研讨 2* q 第一部分 岗位说明书相关知识 q 第二部分 岗位说明书案例研讨 q 第三部分 岗位说明书编制经验交流 目 录 3* 在将公司职责分解到部门的基础上，需要将部门职责进一步分解到 岗位，并采用岗位说明书的方式将其固化 确定组织架构岗位分析岗位说明书 岗位评估职等架构薪酬制度 部门职责分解 4* 5* 6* 7* 8* 9* 10* 岗位说明书编制 岗位 描述 11* 12* 岗位（描述）分析的意义 13* 岗位（描述）分析的对象是事实 14* 岗位（描述）分析的主要产出 岗位分类、部门职责分解表、岗位说明书 岗位分类 对企业的全部岗位进行系统分析，按工作性质、岗位价值、工作对 象等进行归类，形成系列化的岗位类别。 部门职责分解表 厘清部门职责，同时对部门职责进行分解，落实到部门内各职能组 ，明晰各岗位职责。 岗位说明书 明确岗位设置目的、主要职责和基本任职要求。岗位说明书是岗位 描述的基础工具和说明性文件。 15* 在将公司职责分解到部门的基础上，需要将部门职责进一步分解到 岗位，并采用岗位说明书的方式将其固化 确定组织架构岗位分析岗位说明书 岗位评估职等架构薪酬制度 部门职责分解 16* 岗位说明书 岗位描述的书面结果是岗位说明书 17* 岗位说明书的定义和重要意义 岗位说明书是什么？ 岗位说明书是明确岗位设置目的、主要 职责和基本任职要求的说明性文件，是 最基本的管理工具之一 岗位说明书 部门名称 岗位设置目的 关键角色与职责 任职要求 岗位名称 确保公司战略及目标通过岗位职责 予以落实 是价值评估的起点，令组织中岗位 的相对价值更加明确、客观 促使员工与管理人员对于岗位职责 与绩效要求取得共识 是招聘工作的基础 职位说明书的，基本作用是“明确职 责，规范管理” 专业知识技能 为什么要撰写岗位说明书？ 18* 编写岗位位说明书是规范管理的基础 岗位说明书项目的目标分为三个阶段：编好、管好、用好。本次是编好岗位说明书，为以后 管好、用好职位说明书打下基础。 编好岗位说明书：企业战略目标、经营管理思想都要“责任落实到人”，才能真正实现，编好岗位说 明书是基础。本次人力资源管理咨询项目组织大家按照新的思路与方式编写岗位说明书，明确每一 岗位应尽职责，明确其在业务流程中的角色定位，从而实现企业的规范化管理。 管好岗位说明书：在明确责任的基础上，各级管理者要根据岗位变化情况及时跟进，始终保持岗位 说明书与岗位职责的一致性，建立完善规范科学的岗位管理体系。 用好岗位说明书：在规范岗位管理的基础上，各级管理者都应自觉使用岗位说明书这一管理工具， 发挥其应有作用，在严格的责任体系基础上完善企业规范化经营管理和人力资源管理。 为建立规范科学的企业经 营管理和人力资源管理体 系奠定基础。 明确责任，规范管理。 建立起规范科学的岗位管 理体系。 用好岗位说明书 管好岗位说明书 编好岗位说明书 19* 撰写岗位说明书的若干基本原则 应该 对岗不对人 与现在职者的实际情况无关 全面、准确、简洁 符合岗位的实际情况，避免夸大或缩 小的描述 描述岗位的当前状态，而非它们今 后的发展状态 岗位内容并不必然按预计发生的情况 而变化 不应该 尽量避免使用各岗位都适用的词语 X 例如：“实现公司经济效益和社会 效益最大化”。由于各个岗位都可以使 用此词组，且该词组无法进行考核， 所以应避免出现 避免使用专有名词 X 例如：“施乐”及“XX人事软件”；因 为这类名词易发生变化；可替换使用“ 复印机”及“人力资源信息系统” 避免简称及缩写 X 进行岗位描述的撰写，确保那些不 熟悉本公司，行业或专业术语的人可 以理解岗位描述 20* 岗位说明书模板 部门名称法律合规部岗位名称合规管理岗 岗位编码职等 岗位分类 管理类 专业类 营销类 行政支持类 岗位设置目的: 请简单 、准确总结该岗 位存在的目的及对公司成功的独特贡献 岗位上下级关系: 请用图示的方法来表示岗位的上下级关系 关键职责 与任务: 请列出本岗位最关键的职责和任务 序号职责与任务绩效要求 岗位协作关系：请列出任职者经常性内外部协作的对象和协作内容 日常主要协作 对象和协作内 容 协作对象主要协作内容 因素任职条件1任职条件2任职条件3 岗位专业知识要求: 请列出岗位所需的学科知识、专业技术知识 岗位能力要求: 请列出岗位任职所需具备的各项能力及需达到的程度 岗位英语和办公软件能力要求: 请列出岗位任职所需具备英语和办公软件能力的要求 基本 信息 价值 体现 能力 素质 要求 工作 体现 21* q 第一部分 岗位说明书相关知识 q 第二部分 岗位说明书案例研讨 q 第三部分 岗位说明书编制经验交流 目 录 22* 岗位基本信息填写案例 岗位分 类 管理类 专业类 营销类 行政支持类 请准确填写岗位的分类。 填写方法，在岗位所属分类前打”“ 岗位类型通常只有一类 23* 岗位设置目的填写 简单、准确地说明该岗位存在的意义及它对 公司成功的独特贡献，是岗位角色的总结 为什么要有这个岗位？该岗位对组 织有何长期贡献？如果没有这一岗 位的存在，则不能做到哪些目标？ 这个岗位有何长期目标？ 格式：工作依据+工作内容+工作成果 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作成果：描述岗位工作达到的目 的 注意：岗位设置目的不是岗位概要，不包括 如何完成结果的过程 集团营销总监：（换） “根据全公司发展战略要求，组织制定全 公司营销战略和产品开发战略，并在分 支机构得以正确推广执行，以确保全公 司品牌价值最大化及市场份额等业绩目 标的实现” 信息系统主管： “根据全公司的信息规划要求，向公司各 部门提供有关电脑管理及信息沟通服务 的建议，以通过科技手段提高工作效率 与生产力” 岗位设置目的填写举例 样 例 24* 岗位设置目的填写案例分析1 岗位 名称 岗位设置目的 网点管理岗 通过对行业政策和监管动态的把握，指导营业 部规范经营、防范风险、提高绩效；通 过对地域市场竞争对手的研究，提出营业网点建设规划和具体方案，确定市场定位目标 ，同时对营业 网点建设工作进行持续推动，使营业网点布局支撑经纪业务 的高速发展 ；对营业 网点出现的突发情况配合相关部门实施应急管理。 部门负责 人 参与公司经纪业务发 展战略制定，推动公司经纪营销业务战 略目标的实现，组织制定 经纪营销 年度工作计划，维护和协调公司内外各种关系资源，主持市场营销 部的日常 工作，对经纪营销 相关的工作请示进行审核或者审批，对营业 部营销中心和部门各岗 位的工作绩效进行评定。 总经理 全面负责在公司授权范围内进行的债券发行销售及自营投资业务 ，在风险可控的情况 下使投资收益最大化。 技术产品管 理理 跟踪调研市场以及行业产品信息，开发具有创新性的技术类营销产 品，论证建设经纪 营销管理信息系统，丰富和强化经纪营销 工作的支持产品和工具，提高营销团队 在市 场上的竞争力和内部管理效率。 总经理 组织实 施标准化基础性服务和必要的主动性服务，管理客户满意度；同时组织 开展客 户分类、客户增值、客户保留和客户挖掘工作。 团队管理岗 对营销团队规 范用工、从业资格、信息查询系统、档案管理系统、营销人员代码实施 统一规范管理。 职责职责 罗列罗列 缺少缺少 工作工作 依据依据 缺少缺少 依据依据 目的目的 25* 岗位上下级关系填写 岗位上下级关系: 请用图示的方法来表示岗位的上下 级关系 本岗位 注意：下级只填写直接下级，即直接向本岗位汇报的下级 分管副总裁 总经理 副总经理（分管xx）副总经理（分管xx） 26* 岗位关键职责与任务填写 岗位关键职责与任务填写举例 岗位关键职责来自于部门职责分解（纵 向看每个岗位） 每个关键职责是近似任务的合并 每项工作任务要写清楚工作的内容，而 不是写工作方法 每一职责所占工作时间至少占5% 格式：工作内容+工作成果 工作内容：动词+工作对象 工作成果：描述岗位工作达到的目的 招聘专员的任务 关键职责归纳 接收和记录辞职申请， 并定期更新空缺岗位 查阅相关岗位说明，拟 定招聘内容 选择招聘渠道，组织招 聘广告的发布工作 组织公司的招 聘工作，及时 招募到合适的 人才 筛选简历，组织用人部 门面试及其他招聘相关 工作 样 例 序号职责 与任务绩效要求 1组织 公司的招聘工作，及时招募到合适的人才 接收和记录 辞职申请，并定期更新空缺岗位 查阅 相关岗位说明，拟定招聘内容 新员工及时 到岗率95% 27* 调研者R决策者A 执行者I 了解/知晓 协助/协办 参与 协调 推动/促进 改善 提供/提交 修改/维护 操作 执行/履行/处理 分配 控制/监督/检查 主要负责/主办 主导/主持 组织 授权 审批 审核/审查 指导/管理 建立/制订 发展/规划 决策/审批 评定 推动者F 收集-界定-研究-评估-起草-建议-咨询 汇集-整理-分析-预测-撰写-提议-解释 岗位职责描述的参考动词 对于同一职责，不同岗位扮演不同角色（FAIR） R - 调研（ Research）：为 某活动提供咨询、建议，或 制定方案 F - 推动（Facilitate）：做为行动 小组成员之一参与该活动并推动活动 的进展 A - 决策（Approve）： 审核批准或否决的权利 I - 执行（Implement）：负责启动 并跟踪某一活动，并确保该活动的顺 利完成，对该活动的 结果负责 对于不同的角色，在撰写岗位职责的时候适用于不同的动词 28* 岗位关键职责与任务描述常见问题 岗位关键职责描述不够具体、明确 如“领导团队日常工作,激发团队工作热情,确保工作顺利进行”、“经理授权处理的其他事项” 、“降成本”、等，并不能够让岗位描述的使用者知道该项职责是进行什么工作，以及其目 的与产出是什么 应仅包括该岗位的日常职责 应避免“经理不在时，代行管理员工”、“持续学习，保持知识更新，提高业务素质”、“完成 领导交办的其他任务”之类的职责 避免与胜任能力/个人特质相混淆 “要有良好的沟通能力与适应能力 ” “与上司、下属以及其他必须了解的人员充分沟通。并要求迅速、完整、简明、精确、清楚 而敏捷” 概念界定不清晰 提及其他单位的时候不够明确，如“组织/协助其他部门”、“与上司、下属以及其他必须了 解的人员充分沟通 ”等，建议直接写出相关单位 29* 岗位关键职责与任务填写案例2 序号职责 与任务 1执行相关技术平台规划 研究应用系统平台，收集相关资料 规划应用平台建设、引入相关框架 研究相关开发效率提升方法 2执行应用系统整合，流程制定、项目管理和产品推广 研究应用系统整合方式并进行实施 执行相关业务 需求分析 进行实现 相关需求的软件开发 对开发的软件进行代码审 核、测试 进行项目管理 制定相关的培训方案进行培训和应用的推广 3研究应用系统相关技术，负责应 用推广 研究行业技术发 展现状，形成研究报告 应用相关技术于实际 开发工作 进行相关技术和流程的推广 4参与制定应用系统管理流程 参与应用流程的制定 提供流程建设参考 5主导、协助应用系统建设工作 主导应 用系统重大升级 主导应 用系统的项目建设、进行项目管理 协助应用系统升级、版本发布 6负责应 用系统流程优化 系统建设、升级平稳符合计划要求 统计 流程节点信息和效率评估 7协助提供应用系统技术支持服务 协助技术问题 分析、查找 协助业务问题 分析和处理 提供技术可行性等咨询服务 序号职责 与任务 8负责应 用类系统的流程和数据维护 性开发 维护 系统的数据，保障数据准确、可靠 相关系统扩 展需求分析 进行系统维护 、扩展开发、上线 9推动、主导应 用系统开发、整合、流程管理、应用推广 制定相关产品的培训计 划、操作手册并执行、或协助应用推广 推动系统整合、提供整合建议 10协助金融工程软件系统开发工作 协助金融工程软件开发 提供相关的接口和文档 11负责 管理系统整合的需求分析、开发、质保，负责 制定工作流 程 执行系统整合的需求分析 进行整合开发和测试 制定整合后相关系统流程 12推动、执行应用系统整合和流程开发 研究系统整合可能性和必要性 执行系统整合并进行推广 收集、反馈并进行优化调整 13参与应用系统软 件选型 收集行业应 用系统相关资料并进行研究 形成调研选型报告 参与系统选 型招投标 14主办应 用系统开发安全工作 进行应用系统安全性分析并提出安全改进建议 执行系统安全性改造、测试 岗位设置目的:根据软件开发制度要求和业务需求，规划 、建设、整合公司的应用系统，提供相关软件开发、代 码质量保证、项目管理服务，保障相关系统的可靠性、 可用性和适度领先性。 l职责写得过细，宜整合成主要的几条 l要注意职责与岗位设置目的的呼应 30* 岗位协作关系填写 岗位协作关系填写案例交易开发 岗位协作关系：请列出任职者经常性内外部协作的 对象和协作内容 日常的主要协 作对象和协作 内容 协作对象主要协作内容 外 部 内 部 请根据目前的工作情况，简要描述该岗位的协作关 系，主要描述协作的对象和协作的内容。 注意：主要填写经常性的协作内容，偶尔的或临时 性的请勿填写。 岗位协作关系：请列出任职者经常性内外部协作的 对象和协作内容 日常的主 要协作 对象和 协作内 容 协作对象协作内容 外部系统开发商技术交流 证券业同行技术、信息交流 监管机构技术 人员 技术相关问题 咨询 内部各需求部门、 营业部 系统业务 流程 制定、需求分析 开发、系统推 广 31* 岗位任职条件填写 岗位任职条件: 请根据以下因素列出岗位任职的条件组 合，最多列3种（可以不选择全部因素） 因素任职条件1任职条件2任职条件3 学历与 专业要 求 职业资 格要求 工作时 间要求 行业经 验要求 岗位经 验要求 学历（大专及以下，本科，硕士，博士） 专业主要指学科专业，如法律专业，金融专业等 本岗位必须的国家认可的资格证书 对工作时间的要求 对行业（证券或金融行业）的工作时间要求 对相似岗位的工作时间要求 32* 岗位专业知识填写 岗位专业知识要求: 请列出岗位所需的学科知识、 专业技术知识 类别维度解释 专业 知识 广度学科知识：可在学校习得的知识 如：计算机（办公软件、应用软件、网络、硬件、开发系统、数据库、中间件、编程语 言等）、外语（英语、法语等）、人力资源管理、财务会计（审计、税收、结算、核算 、清算等）、市场营销 、法律、心理学等 技术知识：可通过在公司工作习得的知识 如：产品知识、政府监管法律法规、生产工艺及操作方法、成本控制方法、灭菌的生产 工艺流程、ISO9001、ISO13485、SPC、5S、MDD、CE等质量管理知识 深度 可以有四种程度(请针对 每项知识描述深度)： 了解基本知识 掌握完整的知识和概念，并能够灵活应用 掌握原理和实践应用，能够制定方针政策 精通原理和实践应用，是公认的专家 描述专业知识可分成广度和深度两个维度描述 33* 岗位能力要求填写 岗位能力要求: 请列出岗位任职所需具备的各项能 力及需达到的程度（请在对应的能力要求栏中填 ） 能力要求 能力项 达标完全胜任卓越展现 能力是指岗位任职者在实际工作中 运用的技能和需要展现的素质。 专业知识是解决what的问题，能力 解决how的问题。 34* 类别解释 能力通用能力：完成各类工作所需的通用技能 如：沟通能力（中文/英文；口头/写作）、解决问题、项目管理、逻辑分析、人际关系、 数据分析、信息搜集、协商谈判、变革管理、质量管理、管理（计划、组织协调 、培养 人才、人员管理、决策判断、控制等）等 专业能力：完成相应岗位的某个职能的工作所需能力 如：战略规划、信息技术应用、 生产管理、成本控制、产品研发、资产保全、行业分析 研究、市场战略制定、资产组 合管理、广告策划、网点规划、客户关系管理、组织推动 等 岗位能力要求填写 举例 研发人员的常用能力 思维能力 成就导向 团队合作 学习能力 坚韧性 主动性 信息检索 销售人员的常用能力 沟通能力 坚韧性 抗压能力 主动执行 市场敏感 协商谈判 商务判断 客服人员的常用能力 卓越服务 主动执行 团队合作 沟通能力 持续创新 演讲能力 注意：岗位工作中日常所用到的特 殊的软件和工具也应列入能力中， 如MATLAB软件应用能力。 每个岗位的能力项请选择最关键的 58项 35* 岗位英语和办公软件能力要求 岗位英语和办公软件能力要求: 请列出岗位任职所需 具备英语和办公软件能力的要求 办公软件能 力要求 精通（精通Office办公软件，包括 WORD,EXCEL,PPT等） 优秀（精通WORD应用，熟练应用 EXCEL,PPT等办公软件） 良好（熟练应用WORD，基本掌握 EXCEL,PPT等办公软件的应用） 一般（基本掌握WORD应用，对 EXCEL,PPT等不做要求） 英语水平要 求 36* q 第一部分 岗位说明书相关知识 q 第二部分 岗位说明书案例研讨 q 第三部分 岗位说明书编制经验交流 目 录 37* 如何写好岗位说明书 38* 岗位设置