工作分析操作与务实人力资源管培训.ppt

工作分析操作与务实工作分析操作与务实人力资人力资 源管理培训课题源管理培训课题 1 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 2 工作分析是人力资源工作分析是人力资源/ /人事管理工作的基础人事管理工作的基础 公司目标 公司战略策略活动 对岗位提出要求 对组织提出要求 对人员提出要求 现在的岗位设置是否合理 现在的组织能否适应 什么样的人员合适 ？ 进行现行组织和岗位分析 工作分析工作分析 3 任务责任职责 技能 工作规范 工作说明 工作分析 能力知识 人力资源计划 招 聘 选 择 人力资源开发 绩 效 评 估 报 酬 和 福 利 安 全 与 健 康 劳 动 关 系 人力资源研究 均 等 就 业 通过工作分析可以客观解决大量通过工作分析可以客观解决大量 人员管理的矛盾人员管理的矛盾 4 明确工作分析的理论概念是企业实施工作分析认识明确工作分析的理论概念是企业实施工作分析认识 保障保障 工作分析 概念 Job Analysis 工作分析又称职务分析（job analysis），它是指完 整地确认工作整体，以便为管理活动提供各种有关 工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、 分析和综合的过程。过程。 工作分析结果 应用 1、岗位设计、组织设计 2、职务评价 3、工作说明书描述 4、各种目的不同的调研 工作分析 关键点 1、以目的为导向 2、分析优秀岗位 3、工作分析重在过程参与 4、工作分析是数据管理的基础不是结果 提高岗位工作者工作效率 提高组织运作效率 为组织目标落实奠定基础 5 工作分析的分析内容与结果表现工作分析的分析内容与结果表现 职务设置的主要目的 主要职责、任务、权力 职务的隶属关系 工作条件 所需知识和技能 工作分析的常见内容直接结果 工作说明书 间接结果 职务说明书 6 n促使工作的名称与含义在整个组织 中表示特定而一致的意义，实现工 作用语的标准化。 n确定工作要求，以建立适当的指导 与培训内容。 n确定员工录用与上岗的最低条件。 n为确定组织的人力资源需求、制定 人力资源计划提供依据。 n确定工作之间的相互关系，以利于 合理的晋升、调动与指派 从逻辑上理解工作分析的目的与应用从逻辑上理解工作分析的目的与应用 获得有关工作与环境的实际情况， 利于发现导致员工不满、工作效率 下降的原因。 为制定考核程序及方法提供依据， 以利于管理人员执行监督职能及员 工进行自我控制。 辨明影响安全的主要因素，以及时 采取有效措施，将危险降至最低。 为改进工作方法积累必要的资料， 为组织的变革提供依据 目的一（建立标准）目的二（分析问题） 7 从应用上理解工作分析的目的与应用从应用上理解工作分析的目的与应用 组织设计 工作设计 工作流程设计 改进工作方法建议 安全与健康方案 人力资源规划 人力资源数量预测 人力资源计划 计划执行困难分析 招聘录用 人与岗位匹配 职业发展路径验证 培训开发 培训需求分析 工作发展计划 职业指导 绩效评估 绩效标准与关键绩效指标 绩效评估结果与人员激励关系 薪酬激励与其他 工作评价 工作分类 晋升与调动 提供量化 结果，为 各种决策 奠定依据 职务说明书 职务评价报告 关键业绩指标 其他类型分析报告 8 工作分析也是企业解决问题的一种方法工作分析也是企业解决问题的一种方法 建立新组织 战略调整业务变化 技术变革导致流程重组 制度建设与绩效，晋升，薪酬 调整 解决适应的问题解决适应的问题 解决标准的问题解决标准的问题 9 用不同角度看待工作分析是达成交流统一平台 的基础 工作分析 目的 单一型工作分析 多重目的型工作分析 切入点 岗位导向型 人员导向型 过程导向型 客体分布 侠义的工作分析和广义的工作分析 10 集团公司工作分析获得信息之运用集团公司工作分析获得信息之运用 11 什么时候组织需要变革了？什么时候组织需要变革了？ 干部天天在开会 组织决策和效率越来越慢 不知道自己的客户是谁 IBM公司为了使自己 成为百年老店，专门 在1995年聘请著名的 咨询公司调查一百家 成功的企业和不成功 的企业，写出企业的 管理圣经 忧郁的巨人 文章中谈到： 以下三个情况出现了 的时候，组织的危险了 12 工作分析基本术语工作分析基本术语 任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文 件。 岗位：指某人须完成的一组任务。有多少岗位就有 多少人员。 职位：是由许多相同的岗位所组成，这些岗位的性 质，类别完全相同，完成工作所需条件也一样。 13 工作分析常见术语工作分析常见术语 工作要素 工作任务 工作职责 职位 职务 职业 职门 14 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 15 观察法 工作实践 典型事例法 座谈法 写实法 问卷法 工作分析常用方法工作分析常用方法 16 发问的要点：工作分析所应包含的信息发问的要点：工作分析所应包含的信息-7-7W W 1、用谁（Who） 2、做什么（What） 3、何时（When） 4、在哪里（Where） 5、如何（How） 6、为什么（Why） 7、为谁（For whom） 17 工作分析的方法工作分析的方法观察法观察法 通过观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目 的等信息记录下来，把取得的职务信息整理。 可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。 局限性： （1）要求观察者有足够实际操作经验； （2）不适用于工作循环周期长的工作； （3）不能得到有关任职者资格要求的信息。 18 工作分析的方法工作分析的方法工作实践工作实践 工作分析者从事所要研究的工作，在工作过程中掌握 有关工作要求的第一手资料。 可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方 面的要求。 适用于短期内可以掌握的工作 不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作 。 19 工作分析的方法工作分析的方法典型事例典型事例 对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描 述。比如把文秘人员的打字、收发文件等一系列行为 收集起来进行归纳分类，得到有关工作内容职责等方 面的信息。 局限性：需耗费大量时间，对于一些不具显著特征的 工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的 了解。 20 工作分析的方法工作分析的方法座谈法座谈法 工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资 料。 座谈者构成应呈随机性 注意选择参加座谈的工作执行人员。 一般不作为单独收集信息的方法，而是和其他方法一 起使用。 21 工作分析的方法工作分析的方法问卷法问卷法 通过结构化的问卷来收集信息，不必亲临现场观察。 广泛用职务调查表 职务调查表由工作执行者填写，包括基本资料、工作 时间要求、工作内容、工作责任、任职者所需知识技 能、工作的劳动强度、工作环境等内容。 22 职位分析问卷法（职位分析问卷法（PAQPAQ） 1972年由普渡大学E. J. McCormick提出 是一种适用性很强的工作分析方法 包括194个项目，其中187个用来分析完成工作过程中员 工活动的特征，另外7个涉及薪酬问题 6个部分：信息来源；心理过程；识别“产出”；与其他 人的关系；自然和社会环境；其他工作特征。 6分制主观评分 23 不同工作性质特点的人分析的方法不同不同工作性质特点的人分析的方法不同 管理类人员 知识型人员 市场销售类人员 操作类型人员 结果导向 结果能力导向 结果行为导向 行为标准导向 访谈法，专项设计 的问卷调查法 专家访谈，团队座谈 法 问卷调查法，访谈法 观察法，集体座谈法 24 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 25 工作分析的直接结果： 职务说明书 工作分析的直接结果工作分析的直接结果 26 一份完整的职位说明书应该包括一份完整的职位说明书应该包括 : : 该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等。 该职位存在的价值和目的是什么? 对该职位的要求有哪些要素，如规划、组织、审核、创新等等？ 如何定义该任职者的责任和权力? 该职位需要和外部有什么样的互动关系? 该职位需要使用什么设备仪器，需要什么证照？ 该职位的工作环境和工作地点怎样？ 该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样? 这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任? 27 职位说明书的内容及写法 字体：例如标题为“某白药集团股份有限公司职位说明书”，创艺简魏 碑，三号，加粗，居中。其后，用8个空格，然后为“编号：”，字体同 正文。正文的字体为宋体，五号，两端对齐方式。 段落：均为单倍行距。 边框和底纹：职位说明书用表格形式。表格的边框为2磅实线。表格内部 各线条，除了为美观和表达意义之外的，也均为实线，粗细为0.5磅。在 工作目标与职责、工作内容、任职资格这三项标题的单元格 ，用-12.5%的灰色底纹。 项目编号和符号：在工作内容中，对任职者的多项工作内容进行排 列，一般用项目编号的办法。编号用Times New Roman体阿拉伯数字，后 用汉字顿号隔开。为美观和清楚起见，段落格式中设定“悬挂缩进”0.55 厘米。制表位为0.75厘米。在编号为10号以后的内容中，制表位为0.90厘 米。 格式要求举例 28 工作描述的内容（内容举例）工作描述的内容（内容举例） 项目具体内容 工作识别项目 工作概要 工作手段 使用材料 技术和方法 任务行为 环境 补充信息 名称，副标题，代码等级，工资类别，地位，汇报关系 全面简明工作的任务，目的以及工作结果形式的描述 机器，工具，装备，工作辅助设施 原料，半成品，物资，资料，其他用于工作的材料 把原材料输入变成产出的专门方法 1、对于产出的数量和质量，技术和方法，行为何工艺流程的管 理模式和规定 2、对所做工作的描述，包括工作人员与资料，人，物以及完成 工作遵循的指导方针之间相互影响。 物理的，心理的，情感的环境，雇佣关系与状况，与其他工作 的相互关系 以上没有提及，但对于目标制定必要而且有用的细节的解释 29 工作说明书范例工作说明书范例 姓 名 职称贸易部主管单位 序 号 工作内容工作依据权限时限表名称分送单 位 管制基 准 备注 1信件电报等文 件审核处理 所收集电 报 执行不定电报信 件 助理每天下午 13：00交 助理 2客户开发以及 巩固 按照业务 各个阶段 计划 执行不定月度报 告 总经理每月检查 一次 3产品推销检查按照年度 计划安排 执行不定季度报 告 总经理每季度检 查一次 4与管理部门进 行工作联络 按照实际 情况 执行1个小时外厂记 录本 总经理下班前规 定时间 5总经理交代事 项 实际情况执行半个小 时 周工作 报告 总经理每周一 30 资格说明书资格说明书 资格说明书又称为工作规范，是工作分析结果的另一种表达形式 ，主要说明任职者需要具备什么样的资格条件以及相关素质要求 才能胜任某一个岗位的工作。这里的资格条件事最低的限制，主 要是对个体特性很有帮助 资格说明书的形式：计分图形式与表格形式 31 资格说明书范本资格说明书范本 岗位名称：中级文书 岗位编码：1444003 一、职责总述：在一般监督情况下，完成文书工作，包括准备各类数据资料，并编辑，汇总， 分类，草拟各种报告，请示文件，通知文稿，工作总结，快速记录发言等等 二、工作时间：一般在工作时间完成，不需要加班加时间完成 三、资格条件：1、学历：高中以上学历，中专理想，2、经验：至少担任第一级工作三年以上 。 3、数量：具有较好工作熟练程度，如打字至少45个每分钟， 四、考核项目：1、校对文稿，每分钟不少于45个字。2、打字，每分钟不少于50个字，快速记 录每分钟不少于100个字，3、写作技能：行文格式规范，语言通顺，内容充实，结构严谨 五、岗位后续来源：初级文书，专业学校毕业生，社会中招聘合格的人员 六、健康状况：良好，身高160厘米，身体健康，五官端正 七、年龄要求：30以下 八、工作环境条件：办公室完成 九、其他补充条件： 32 资格说明之表格法资格说明之表格法 案例：纺织工人心理素质资格表格法 品质 程度 对操作的 作用 必要性需 要 训练 很 有 必 要 必 要 有 帮 助 希 望 经 常 有 时 高 度 低 频 率 不 需 要 用触觉发现不明显的平 滑处 YYY有手检查织品是否平滑 认出或者区别主要颜色YYY染制颜色品时候使用 估计很短间隔YY Y机器停止选造纬线时间 迅速认出偏离规定开口YYY范县断线引线的偏离 33 资格说明之计分图法（案例）资格说明之计分图法（案例） 心理能力 判断力 记忆力 组织协调 能力 情绪稳定 性 耐力 注意力 计 分 含义 1 不需要的能 力 2 不大需要的 能力 3 可以考虑的 能力 4 比较需要的 能力 5 非常重要的 能力 1 2 3 4 5 34 职务说明书示例职务说明书示例-1-1 35 职位说明书示例职位说明书示例-2-2 36 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 37 为什么有人工作量很大，做也做不完？ 为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？ 为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？ 为什么会有工作没人去做，贻误战机？ 为什么招聘的员工，会常常不符合要求？ 为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？ 为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？ 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？ 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？ 为什么有的员工不知道自己该做些什么？ 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？ AA集团管理者经常遇到的困惑集团管理者经常遇到的困惑 ？思考思考 ？ 38 思考与分析：为什么会产生这些问题呢思考与分析：为什么会产生这些问题呢？ 我们并不了解每个人的工作量是多少？ 我们并不了解到底需要多少工作人员？ 我们并不了解如何有效地考核员工的工作？ 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？ 我们并不了解员工的职业生涯？ 我们并不了解员工到底需要什么？ 我们到底该怎么办？！ 因为：因为： ？ 39 A A集团进行工作分析的实施步骤集团进行工作分析的实施步骤 明确需求和目的 根据职位特点 选择分析方法 选定优秀的标竿 人武 填写表格，参与 各项工作分析活动 系统诊断与问题树理 提供分析方法并拟定 分析要素，目的 依据职务特点 设计调查问卷 结果汇总和讨论确认 A集团做的 咨询小组 做的 相互 配合 3、收集各项资料 4、汇总各项资料 5、与任职者确认 6、与其上级确认 7、撰写职位说明书 8、项目小组组长检 查 交总部管理处 审核归档 1、项目小组建立 2、组织学习、制定计 划 交本单位人事部门 审核归档 40 工作分析时间进度表工作分析时间进度表 41 工作分析的原则工作分析的原则 工作分析及撰写职位说明书的原则：工作分析及撰写职位说明书的原则： 客观真实，坚决实事求是；客观真实，坚决实事求是； 语言精确，杜绝模棱两可；语言精确，杜绝模棱两可； 表达简练，避免官话套话；表达简练，避免官话套话； 内容全面，切勿以偏盖全；内容全面，切勿以偏盖全； 责任细化，不能泛泛笼统；责任细化，不能泛泛笼统； 精心细致，保证工作质量。精心细致，保证工作质量。 42 收集工作分析资料的人员选择收集工作分析资料的人员选择 工作分析专家 主管 任职者 选择由谁来进行工作分析，往往比选择工作分析的方 法更加重要。 43 工作分析是什么？ 总而言之： 一个了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程 一个收集让别人对该职位做出 判断的信息的过程 工作分析工作分析 44 集团公司在实践中工作分析中应注意的问题集团公司在实践中工作分析中应注意的问题 分析职位而不是分析具体个人 澄清任职者与其主管的不同角色 防止分析对象夸大自己工作的重要性 任职者的参与-双方同意 工作分析过程中不要使用非法手段获取信息 工作分析内容应避免任何歧视性条款 45 工作分析绝对不是：工作分析绝对不是： 一次对个人的分析! 一次对人员任免、调整工资的分析! 一次绩效评估! 工作分析中应注意的问题工作分析中应注意的问题 46 直接工作责任直接工作责任 要求： 原则性的责任应该包括关键动词、管理范围、影响范 围、在什么条件下进行以及要达成的目标。 47 动词 影响范围 在一定局限下 的结果 以确保预定的生产计划在安全健康的 工作环境条件下，按质按量按时完成 直接工作责任（分解举例）直接工作责任（分解举例） 管理和协调 “XYZ”工厂的所有设备和资源 48 直接工作责任（举例）直接工作责任（举例） 1. 严格执行库存现金限额，超 出部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得以白条抵库或 挪用。 2. 严格审核付款凭证和审批手 续，及时准确无误地办理各种应付款项。 3. 认真编制记账凭证，正确运 用会计科目，要做到原始凭证齐全有效，记账凭证与原始凭 证事项一致准确无误。 4、.等等。 出纳员： 49 决策责任决策责任 该职位要做哪些决定。 要对下属的哪些工作或活动负责。 所做的决定产生什么影响。 注意： 只有主管填写决策责任，非主管不用填写。 也就是说没有下级的职位不用填写。 50 行为动词（举例）行为动词（举例） 制定政策/设定目标实施具体工作较低的任务 制定 指导 建立 控制 计划 准备 分析 达到 估价 实施 评估 预测 确认 落实 提高 增加 安装 维护 监控 谈判 建议 回顾 明确 订立 查验 校对 分配 收集 运作 加工 生产 提供 提交 51 最终结果主要活动 提高下属的工作技能通过提供相应的培训与指导 激励下属达到高绩效通过主持绩效辅导会议，为下属清楚地 指明职业发展方向 确保部门内高标准的工作通过监督工作进展，恰当地奖惩下属 实现部门的工作目标通过制订良好的部门计划以符合公司的 总体目标，并就部门部门与员工进行沟通 部门主管的决策责任（举例）部门主管的决策责任（举例） 52 职位说明书必须全面职位说明书必须全面 部门预算 与相关政府主管部门的关系 人力规划 招聘 培训和发展 人事管理 举例： 人力资源部经理 53 部门主管的直接工作责任举例部门主管的直接工作责任举例 1.制订部门的政策和程序，通过有效的计划和控制以求效益的最大化。 2.草拟、协调各相关计划和预算，确保本部门可以为公司的生产目标做出最大的 贡献。 3.审核、确定公司下达的任务安排，使本部门有效地执行议定的计划，并确保其 运作的效率。 4.招聘、激励本部门员工，并发展员工的能力，确保部门的工作目标顺利制订并 与员工恰当地沟通，督导、评估员工的绩效，创造、保持员工间融洽的合作关 系。 5.监督部门的绩效，指导、控制相应的活动以确保议定的目标顺利实现。 6.在协调与其它部门的工作或会议中代表本部门，参与相关的规划和政策的制订 和实施。 54 工作分析问卷 本调查问卷由任职人填写，填写后交上级主管签署意见，并送人事部门审核 姓名 性别 年龄 职位名称 职等职 级 部门 学历 专业（ 在校） 直接上级 职位 直接下级 职位 上级主管意见： 上级主管签 字： 人事部门意见 人事人员签 字： 工作分析问卷工作分析问卷 55 须答题须知： u 请您按照工作职位的实际要求答题，请不要以任何个人的因素来 衡量 u 选择题类，请于选定项字母或前打 1、本职位所需教育程度 A 初中（含）以下 B 高中职技 C 大专 D 本科 E 研究生以上 2、 本职位所需外语语种（ ），外语程度要求 A 不须 B 书面通 C 书面及口语略通 D 精通 3、 本职位所需汉语表达能力 A 不限 B 普通话口头能力强 C 书面及口头强 D 极强的文字功底 4、 本职位所需户籍所在地 A 本地户口 B 不限 5、 本职位所需其专业的工作经验 A 6个月以下 B 6个月-2年 C 2年-5年 D 5年 以上 工作分析问卷工作分析问卷 56 6、 本职位应用哪种设备（ ），设备、工具、仪 器需要的应用能力。 A 搬运 B 操作 C 操作及维修 D 软硬件设计 7、 本职位对设备、工具、仪器的责任 A 不易损失 B 有时损失需一般防范 C 容易损失需密切防范 D 难免损失需严加防范 8、 本职位对材料、在制品、成本的责任 A 不易损坏 B有时损坏需一般防范 C 容易损坏需密切防范 D 难免损坏需严加防范 9、 本职位直接督导范围（人数） A 0 B 1-4 C 5-10 D 11-20 E 21人以上 10、职位间接督导范围（人数） A 0 B 1-20 C 20-100 D 101-300 E 301人以上 11、本职位管理工作中的责任及能达到的程度（一般员工可不答此题） A 要负责分派工作，按规定检查工作成果，达成目标。 B 要能很快熟悉新接受的工作，排定计划。 C 要能解决工作中的矛盾，不同部门的活动，达成目标。 D 要能有效分配组织资源，做出最佳激励政策，确保员工与公司的最大利益。 12、本工作所需的行政专业能力 A 例行性、重复性工作。 B 例行性工作，偶尔需要个案处理。 C 需要依经验改进新技巧解决复杂问题。 D 需要调查分析研究解决问题。 工作分析问卷工作分析问卷 57 13、本工作的责任 A 按上级指示工作，上级对结果负责。 B 根据计划进度，安排自己工作，根据内部原则工作。 C 安排计划，分析结果决策可能与上级协商。 D 有下属单位，需要制定公司目标和政策。 14、本工作职能对公司的影响范围 A 例行性工作，如果出错容易发现，错误对公司基本无影响。 B 有限范围内协调工作，错误不易发现，错误对公司有些损害。 C 职责对公司单位功能