《合理分配时间》PPT课件.ppt

时间管理 保险礼品团 （ ）-专业保险礼品 供应商！ 保险礼品网 （ ）收集整理，转载请注明出处。 更多保险资料免费下载 登陆保险e行销论坛 小故事 w 有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一 只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人 马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。 另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么 跑也跑不过狮子。” 同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧 要的关头最重要的是我要比你跑的快。” 故事的启示 在现代商业社会必须与 时间竞争 案例 w 美国一位著名的大学教授，曾经向 数百人提出这样的问题：如果今天是你 生命的最后一天，你会做什么？结果很 多人回答的是没有多读书，没有好好的 约束自己，没有尝试新的事物，没有多 花点时间与家人相处等等。 故事启示 争取时间重要 合理分配时间更重要 争取时间重要 合理分配时间更重要 思考 1.希望有更多的时间想做什么？ 2.想在哪一方面花少一点的时间 ？ 3.希望看到哪些现在自己身上还 没有出现的改变？ 4.通过对时间管理的学习你最想 得到的是什么？ 案例 w 曾有一家顾问公司对100名经理人做过一 次调查，结果表明： 仅有一人认为有足够的时间； 10人认为需要有10%的额外时间； 40人认为需要有25%的额外时间； 其余的人认为需要多于50%的额外时间 。 时间的分配 w工作或学习时间 w休闲时间 w家庭时间 w个人时间 w思考时间 时间的运用 w大块时间 w首要时间 w零碎时间 w固定时间 w安静时间 w弹性时间 w交通时间 时间管理的定义与目的 w 时间管理是在日常事务中执着并有目标 地应用可靠的工作技巧，引导并安排管 理自己及个人的生活，合理有效的利用 可以支配的时间。 w 时间管理的目的就是将时间投入与你的 目标相关的工作，达到“三效”，即效果 、效率、效能。 时间管理的“三效”关系 效果 效能 效率 确定的期待结果 以最小的代价或花费获 得最佳的期待结果以最小的代价或花 费获得结果 时间管理优先矩阵图 A 重要 紧迫 B 重要 不紧迫 C 紧迫 不重要 D 不紧迫 不重要 紧急 不紧急 重要 不重要 A 重要 紧迫 B 重要 不紧迫 C 紧迫 不重要 D 不紧迫 不重要 紧急 不紧急 重要 不重要 时间管理重要性 与紧迫性示意图 A 危机 紧急状况 有限期压力的计 划 B 学习新技能 建立人际关系 保持身体健康 C 某些电话 不速之客 某些会议 D 琐碎的事情 某些信件 无聊的谈话 紧急 不紧急 重要 不重要 如何区分事情的轻重缓急 时间管理的80/20法则 w优先顺序决策的必要性 w运用ABC分析法来设定优先顺序 决策 w对优先执行任务的种类与规模做出 选择及设定优先顺序 设定优先顺序的好处 w只做重要而且是必要的任务 w每一次只集中在一件事情上 80/20时间原则 w在一个特定的组群或团队内,这组群 中一个较小的部分比相对的大部分拥 有更多的价值. 80:20时间原则 投入 造成 产出 投入时间的80% (“次要的多数”问题) 投入时间的20% (“重要的少数”问题) 产出的20% 产出的80% 造成 运用ABC分析法 来设定优先顺序 C任务 A任务B任务 65% 20% 15% 15% 20% 65% 由功能有效的达 成角度观之,占所 有任务的百分比( 目的达成) 占所有任务组合 的百分比 浪费时间的外在因 素及解决方法 w 电话干扰的原因及解决方法 w 不速之客的原因及解决方法 电话干扰的解决方法 w 浪费时间的原因： 1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.享受社交的乐趣 电话干扰的解决方法 w阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间 运用电话节省时间 w暗示他谈话即将结束 w提到有时间限制 突然造访的不速之客 1.解决方法 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 2.回答问题 简明扼要 长话短说 条理不清的原因及解决方法 1.不知道事情的重要性 2.没有系统 3.自我膨胀 4.害怕失去控制 5.害怕忘东西 6.允许外来干扰 7.拖拖拉拉、优柔寡断 8.没有目标、没有优先次序、没有日计划 9.没有授权 10.没有过滤 条理不清的解决方法 w 写下工作日志 w 利用整合系统来记录 w 不要自我膨胀 w 利用工作计划表来提供控制 w 利用联络日志来帮助记忆 w 过滤干扰 w 先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限 w 安排好工作计划 w 学会授权 w 要学会过滤 管理时间 对每一个有成就的人来说 时间是您最重要的资产 管理时间就是管理你自己 什么情况下有必要开会 w 需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要 开会. w 需要听取不同意见,达成共识,共同完成某项工 作需要开会 w 传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的 人都要正确理解的需要开会 w 身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的 作用,可以激励士气 w 汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会 什么情况下没必要开会 w 传递一般信息给许多人,你可以用电子邮 件分发 w 已经有例会了,可以安排在例会上讨论 w 资料未收集齐备或决定作用的人无法参 加,不用开会 w 你是决策人,让其他人来参加会把事情复 杂化,并拖延时间 运用时间的规划 w有效率的个人效管理 w有效率的个人时间的管理 w善用时间的良好习惯 日计划的步骤 w 写下任务 w 估计做事的时间长短 w 留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规 则) w 确定优先顺序,简化及授权 w 追踪与检讨 我的人生目标 快乐充实的度 过生命的每一 天！ 年目标：积攒工作经验；资金 月目标：找到20个潜在客户；人际网 周目标：熟悉工作角色及新产品 日目标：书城；上网查阅；见客户 日计划的好处 w 你可以对第二天有较好的心理准备 w 集中到重要事情上 w 借着任务整合,合理的达成你想要得目标 w 你可以控制你的人生目标或年度目标的 进度 有效率的个人的管理 w 每个人都想成功,美国一位名人说过:成功 是什么,成功就是逐步实现预先决定好的 计划.成功等于目标,你把你的目标实现了 ,你就成功了。 成功就是实现预先决定 好的目标或者计划 个人效率管理 高效率结果 决策 3 规划 2 目标 设定 1 检查 5 实行， 安排 5 咨询 沟通 不会管理时间就不能管 理一切 時間管理之記事本使用篇 时间管理之记事本使用篇 w 必备用品 w 执行注意事项 n年度营业进度表：要有预算及实际业 绩 n月历 n横线纸 n空白纸 必备用品 w 记事本（B5、26孔） w 塑料软尺 w 年历（去年、今年、明年） w 月历（112月） w 横线纸（B5、26孔） w 空白纸（B5、26孔、无孔） w 塑胶分隔页（B5、26孔） w 塑胶资料（B5、26孔） w 名片页（B5、26孔） w 红、蓝、黑笔 w 红、黄、绿荧光笔 w 修正纸（尽量不用修正液） w 文具袋（软袋较佳） 记事本 记事本（B5、26孔） 塑料软尺 年历（去年、今年、明年） 月历（112月） 月历（112月） 横线纸（B5、26孔） 空白纸（B5、26孔、无孔） 塑胶分隔页（B5、26孔） 塑胶资料（B5、26孔） 各式文具 横线纸执行注意事项 w 待办事项汇总表 n前方空两格（完成ok） n日期（月/日） n事项说明 n负责人或部门 n完成日期 n不同事项要空一格 n过期事项用荧光笔标注 n完成事项在前一格注明“ok”划一横线划掉 n一律使用右侧半面书写，左侧不使用 n一页使用完毕后，翻到背面可继续使用 横线纸执行注意事项 横线纸执行注意事项 w 部门事项明细表 n右上角先注明部门、职务、姓名 n前面空两格 n日期（月/日） n事项说明 n完成日期 n不同事项要空一格 n过期事项用荧光笔标注 n完成事项在前一格注明“ok”，并划一横线划掉 n