如何当好办公室主任.ppt

办公室三大任务办公室三大任务 参参 与与 政政 务务 掌掌 管管 事事 务务 搞搞 好好 服服 务务 办公室四大职责办公室四大职责 办办 文文 办办 事事 协协 调调 联联 系系 办公室三大作用办公室三大作用 参参 谋谋 作作 用用 助助 手手 作作 用用 协协 调调 作作 用用 办公室工作的特点办公室工作的特点 领领 导导 性性 服服 务务 性性 综综 合合 性性 被被 动动 性性 办公室主任的三大核心要素 -认知力要素 -执行力要素 -心态要素 一、认知力要素一、认知力要素 角色认知 员工做好角色认知，正确的角色认知会激 发员工无限的工作热情，会为企业带来强劲 的执行力。 思想思想行为行为习惯习惯性格性格命运命运 有什么样的思想，就有什么样的命运，有什么样的思想，就有什么样的命运， 思想决定命运。思想决定命运。 小心你的思想，小心你的思想， 它会影响你的行为；它会影响你的行为； 小心你的行为，小心你的行为， 它会影响你的习惯；它会影响你的习惯； 小心你的习惯，小心你的习惯， 它会影响你的性格；它会影响你的性格； 小心你的性格，小心你的性格， 它会改变你的命运！它会改变你的命运！ 人生五个阶段人生五个阶段 学习期学习期 依赖期依赖期 独立期独立期 互赖期互赖期 自我期自我期 依赖期依赖期 以你为核心，以你为核心， 你是老师，你是老师， 你照顾我，你照顾我， 你要对我的成长负责。你要对我的成长负责。 积极主动： 积极主动： 一个对自己负责的人，才有可能对一个对自己负责的人，才有可能对 他人负责；一个人有自己的原则和价值他人负责；一个人有自己的原则和价值 观，才被人尊重。观，才被人尊重。 相信自己，全力以赴地做事情，充相信自己，全力以赴地做事情，充 满激情和活力，就会感动周围的人。满激情和活力，就会感动周围的人。 阿杰里斯不成熟阿杰里斯不成熟成熟连续流成熟连续流 不成熟特点不成熟特点 成熟特点成熟特点 被动性被动性 主动性主动性 依赖性依赖性 独立性独立性 办事方法少办事方法少 办事方法多办事方法多 兴趣肤浅兴趣肤浅 兴趣浓厚兴趣浓厚 目光短浅目光短浅 目光长远目光长远 缺乏自知之明缺乏自知之明 有自知之明有自知之明 自我控制力弱自我控制力弱 自我控制力强自我控制力强 独立期独立期 以我为核心，以我为核心， 我可以负责，我可以负责， 我可以做到，我可以做到， 我可以靠自己。我可以靠自己。 要事第一：要事第一： 世上最宝贵的是时间。时间管理世上最宝贵的是时间。时间管理 的技能，决定了你的成败。什么事情的技能，决定了你的成败。什么事情 必须自己完成，什么事情必须委托给必须自己完成，什么事情必须委托给 他人，哪些事情你必须提前考虑，哪他人，哪些事情你必须提前考虑，哪 些又不必考虑。你越是擅长判断，果些又不必考虑。你越是擅长判断，果 断处理，你的效率就越高，价值就更断处理，你的效率就越高，价值就更 明显。明显。 时间管理优先矩阵时间管理优先矩阵 A：最重要的事：危机事件、急迫的问题、限 期的问题 B：次最重要的事：日常事务、无时限的问题 C：一般问题：放一放不会有不良后果 原则：问题不过夜，当天事情当天完成 互赖期互赖期 以我们为核心，以我们为核心， 我们可以做到，我们可以做到， 我们可以合作，我们可以合作， 我们可以共创前景。我们可以共创前景。 统合综效：统合综效： 汇众人智慧，而归己所用。要实汇众人智慧，而归己所用。要实 现一个远大的目标，往往不是靠一己现一个远大的目标，往往不是靠一己 之力就能完成，善用团队力量的人，之力就能完成，善用团队力量的人， 才是真正的聪明人才是真正的聪明人 传统竞争理念：传统竞争理念： 优胜劣汰、分享市场优胜劣汰、分享市场 现代竞争理念：现代竞争理念： 合作发展、扩大市场合作发展、扩大市场 员工员工 操作层操作层 职能部门、科主任职能部门、科主任 中层中层 院长院长 高层高层 第一层：决策层第一层：决策层 决定做什么决定做什么 第二层：管理层第二层：管理层 决定怎么做决定怎么做 第三层：操作层第三层：操作层 按要求做按要求做 最高管理者 不同的不同的 角色应角色应 有不同有不同 的思维的思维 最高管理者是一个三位一体的角色， 决策、制度和执行， 他要担任决策者和执行者的双重角色。 中层执行者 中层管理者的最大特性是他们是执行过 程中的“腰”。只有“腰”足够坚固，企业才能 一直健步如飞。 办公室主任应具备的四种能力： 忠诚力 组织协调力 开拓创新力 自我控制力 1、忠诚力-中层就是忠臣 干部的忠诚度每上升干部的忠诚度每上升5%5%， 企业的利润可上升企业的利润可上升25%-85%25%-85% 2 2、组织协调力、组织协调力 曼哈顿计划曼哈顿计划 参谋参谋长联席会议主席长联席会议主席马歇尔马歇尔 格罗夫斯格罗夫斯 上校上校 奥本海默奥本海默 3 3、开拓创新力、开拓创新力 先前形成的知识、经验、习惯，都会先前形成的知识、经验、习惯，都会 使人形成认知的固定倾向，形成思维嵌塞，使人形成认知的固定倾向，形成思维嵌塞， 从而影响后来的分析。从而影响后来的分析。 冲破思维定势冲破思维定势 鸟笼意识鸟笼意识: : 环境影响思维环境影响思维 思维决定行为思维决定行为 4、自我控制力自我控制力 办公室主任是栋梁是栋梁 办公室主任更是夹心饼更是夹心饼 三拍干部三拍干部: : 拍脑袋决策拍脑袋决策 拍胸脯表态拍胸脯表态 拍屁股走人拍屁股走人 不忍辱，就不能负重不忍辱，就不能负重 三于理论：三于理论： 精于业务、善于总结、勤于汇报精于业务、善于总结、勤于汇报 汇报的关键汇报的关键对路对路 1 1、突出重点，不要事无巨细。、突出重点，不要事无巨细。 2 2、条理清晰，不要漫无边际。、条理清晰，不要漫无边际。 3 3、目标一致，不要抱怨指责。、目标一致，不要抱怨指责。 要出彩不出事要出彩不出事 出彩就是出成果出彩就是出成果 不出事就是不出问题不出事就是不出问题 办公室主任应有的素质办公室主任应有的素质 1、工作热情积极主动工作 2、思维敏捷多出主意，多提供决策 方案 3、审时度势莫伸手 4、群体关系不盛气凌人 二、执行力要素 将战略付诸实施的能力。将战略付诸实施的能力。 反映战略方案和目标的贯彻程度。反映战略方案和目标的贯彻程度。 执行力就是把事情做到位的能力执行力就是把事情做到位的能力 美国资深的企业家保罗美国资深的企业家保罗. .托马斯托马斯 执行力就是执行力就是“ “做做” ”的能力，即选用的能力，即选用 合适的人用科学的方法去做正确的事，合适的人用科学的方法去做正确的事， 把事情做好把事情做好。 一个组织的成功，一个组织的成功，2020靠的是正确的靠的是正确的 发展策略，发展策略，6060靠的是各管理层坚强的执靠的是各管理层坚强的执 行力，另外行力，另外2020则是属于运气等客观的则是属于运气等客观的 因素。因素。 中国企事业只有中国企事业只有3%3%具有较好的执行具有较好的执行 力，有力，有97%97%左右的企事业单位处于执行不左右的企事业单位处于执行不 力和执行不到位的状态，大多数企事业单力和执行不到位的状态，大多数企事业单 位的执行力水平在位的执行力水平在50%50%左右。左右。 银川市委书记崔波 执行力的核心就是“干” 案 例 2008年9月，西安交通大学医学院第一附属 医院发生严重医院感染事件。 该院新生儿科9名新生儿自9月3日起相继出 现发热、心率加快、肝脾肿大等临床症 状，其中8名新生儿发生弥漫性血管内凝血 相继死亡，1名新生儿经医院治疗好转。 一是医院管理工作松懈，有关医院管理的一是医院管理工作松懈，有关医院管理的 规定执行不力，规定执行不力， 二是忽视医院感染管理，未尽感染防控职责。二是忽视医院感染管理，未尽感染防控职责。 三是缺失医院感染监测，瞒报医院感染事件。三是缺失医院感染监测，瞒报医院感染事件。 四是感染防控工作薄弱，诸多环节存在隐患。四是感染防控工作薄弱，诸多环节存在隐患。 三、心态要素 心态的三个层次 态度态度 激情激情 信仰信仰 态度是被动性行为，是你要我做的反应。 激情是一种主动性行为。 激情就是我非常想去做我想做的一切。 激情与态度相比，能产生更大的执行力， 激情是有时效性的，此一时彼一时，那么 信念无疑就是相对恒久的。当激情转化为信 念的时候，原来主动的情绪就变成了涌动的 动力。 具考证：金字塔不是奴隶建造的 共产党成功经验 激情激情 信仰信仰 信念和爱信念和爱 信仰与信念的区别信仰与信念的区别 信仰与信念都是一种意识的表现形式。信仰与信念都是一种意识的表现形式。 信仰，是对人们对某种理论、学说、主义、信仰，是对人们对某种理论、学说、主义、 宗教的信服和尊崇。宗教的信服和尊崇。 他说我做他说我做 信念，则主要表现为人内心深处的判断标准信念，则主要表现为人内心深处的判断标准 和行为动机。和行为动机。- - 我想我做我想我做 信仰是信念的一部分，是信念最集中、最高信仰是信念的一部分，是信念最集中、最高 的表现形式。的表现形式。 现代管理分三个阶段：现代管理分三个阶段： 物本管理：管理重在对人的控制。物本管理：管理重在对人的控制。 人本管理：管理重在对人的尊重，强调外人本管理：管理重在对人的尊重，强调外 在激发。在激发。 心本管理：是人本管理的升华，强调内在心本管理：是人本管理的升华，强调内在 激发，激发人的潜能。激发，激发人的潜能。 皮革马利翁效应皮革马利翁效应 罗森塔尔罗森塔尔 自尊心和自信心是人的精神支柱，可以激自尊心和自信心是人的精神支柱，可以激 励人奋发向上，是成功的先决条件。励人奋发向上，是成功的先决条件。 管理中的“皮革马利翁” 期望 信念 态度 行为 结果 1. 人重我，我自重； 2. 人对自己的期望往往来源于外部对自己的期望. 管理中的低效循环 低期望 低绩效 自卑 失败感 管理中的高效循环 高期望 高绩效 自信 成就感 四、如何提高执行力 沟通是前提 强制是手段 协调是方法 反馈是保障 责任是关键 沟通是前提 孙武：“令民与上同意，上下同欲者胜” 有好的理解力，才会有好的执行力。有好的理解力，才会有好的执行力。 好的沟通是成功的一半好的沟通是成功的一半 沟通三要素沟通三要素 距离、体态、话语距离、体态、话语 强制性是手段强制性是手段 要求被管理者在思想上、行动上、要求被管理者在思想上、行动上、 纪律上服从统一的意志，确保目标的实纪律上服从统一的意志，确保目标的实 现。现。 “ “乱而不能治，譬若骄子，不可用也乱而不能治，譬若骄子，不可用也 ” ” 热炉法则： 警告性原则 一致性原则 即时性原则 公平性原则 孙武训宫女：孙武训宫女： 1 1）、确定目标）、确定目标 2 2）、颁布法令）、颁布法令 3 3）、强制执行）、强制执行 胡萝卜+大棒 奖要奖得心花怒放， 罚要罚得心惊肉跳 协调是方法 管理者应有的才能 所 需 技 能 高层 理 管 人 理 层 中层 技 际 念 次 术 关 低层 性 系 反馈是保障 反馈就是监督 执行力的关键是落实 开会不落实0 布置工作不检查0 抓住不落实的事追究不落实的人落实 责任是关键 决定一个人成功的最重要因素不