公司文件控制和管理程序.doc

文件控制和管理程序1.目的为了控制各场所在质量体系运行中使用有效版本，防止误用失效和作废文件，并对第三方的所有权进行保护和保密，特别制定本程序。2.适用范围本程序适用。有限公司（以下简称本公司）质量体系各层次的有关文件和资料的控制。3.职责3.1最高管理者负责质量手册、程序文件、管理制度的审批及更改控制，负责签发和处理重大的业务文件。3.2技术负责人负责质量手册、程序文件的审核及有关的更改控制。3.3质量负责人负责组织编写质量手册、程序文件、质量计划等。3.4技术负责人负责组织编写与审批检验方法、检验大纲、记录表格、报告等详细的检验工作文件。3.5综合办公室负责所有文件的发放控制工作。4.工作程序4.1受控文件和资料的范围。4.1.1质量体系文件及其运行过程中产生的文件性记录，包括质量手册、程序文件、质量记录及相关表格、管理制度汇编等。4.1.2公司内部有关的管理制度、方法、规定以及其他有关质量的文件。4.1.3适当范围的外来文件。包括国家行业有关质量的法令、规范、标准、上级有关质量的文件、合同等。4.2文件的编制、审核及批准4.2.1质量手册、程序文件及质量计划由质量负责人组织编写，综合办公室具体落实，编写完毕由最高管理者审批。4.2.2检验方法、检验大纲、记录表格、报告等详细的检验工作文件由技术负责人组织专业检测室编写，专业检测室负责人进行审核，技术负责人批准。4.3文件的标识与控制4.3.1文件标识与编码规定 形式： XXXXX. X （ X X ） 持有号 文件类别 公司代码 文件类别：A质量手册 B质量体系程序文件 C质量文件（包括表格、报告、作业指导书等）4.3.2 质量手册、程序文件需加盖“有效版本”印章，并注明编码，便于发放、更改。当文件换版时，资料员应回收过期文件，并在文件发放、回收登记表中回收栏目中签字，只有交回相同发放号的过期文件后方能发放新文件。换发时收回的旧版文件，盖“销毁”章，并集中销毁处理。对其他相关部门提供的质量手册属非受控文件，不盖印章，只进行编码。4.3.3 质量计划等属专业性受控文件，只进行编码，便于发放、更改、计划实施后自行作废。4.3.4 各种规范、规程、检验方法、标准等为有效版本，加盖有效版本章，由专人管理。4.3.5 检验记录、报告的标识以试验编号、报告编号为准。4.3.6 其他受控文件由综合办公室按规定标识。4.4 质量文件的发放4.4.1质量文件的发放由综合办公室公室负责。4.4.2当编写好的质量文件经审核批准后，质量负责人根据质量文件总体情况，填写质量体系受控文件清单。4.4.3综合办公室公室资料员在“受控文件发放记录”上填写发放号并在发放号处加盖分发印章，发放印章分为：a) 受控发放：本单位使用的文件和资料(质量手册、程序文件、作业指导书等)以及报送认证机构的手册及程序文件，加盖“受控”章。b) 非受控发放：提供客户的质量手册为非受控发放不加盖印章。4.4.4文件发放范围：质量手册、程序文件的发放范围由最高管理者审定，应确保各有关场所得到相关文件。4.4.5受控文件由综合办公室设专人发放，并根据各部门所需文件情况，编写受控文件发放记录4.4.6文件领用人在受控文件发放记录上签字登记。4.5文件的更改4.5.1凡属于新增文件或改版文件，应及时更新并编制受控文件和资料清单。文件更改应确保所有受控的各层次文件均已更改，保证体系文件的协调一致。4.5.2质量手册、程序文件的更改应根据公司发展的要求，质量负责人负责组织各部门更改，由最高管理者批准发布。4.5.3检验工作详细文件的更改由各检测室负责，技术负责人审批。4.5.4各种规范标准等需经技术负责人识别，批准后方可以用新版本代替旧版本。4.5.5所有文件的更改均须由更改人填写文件更改申请单，提出更改理由。4.6文件的保管与借阅；4.6.1所有文件均由综合办公室负责保管，存档文件应严格按档案管理规定进行，加盖“存档”字样。4.6.2文件在使用过程中应妥善保存，如受控文件破坏，应到文件管理部门换取新文件，编码仍采用原编号，破损文件销毁。4.6.3需借阅文件的人员，填写文件和资料借阅申请单借阅应在指定日期归还。4.6.4借阅检验报告及存档资料应由主任批准，并有保守秘密的义务，严禁转借他人。4.6.5失去价值的文件资料定期清理并加盖“销毁”章统一销毁，有参考价值的注明“仅供参考”字样。4.7文件的有效性监控各部门随时检查在用文件的有效性，发现