[建筑]1公文管理标准.doc

Q/CNPC-YGS G 339.01-20 QB 339.01-20 中国石油天然气第一建设公司 发布2006-06-25实施2006-06-15发布公文管理标准2006年A版Q/CNPC-YGS G 339.01-2006 中国石油天然气第一建设公司企业标准1Q/CNPC-YGS G 339.01-2006前 言本标准从实施之日起，代替Q/CNPC-YGS G 339.012002本标准由公司标准化办公室提出并归口。本标准由公司办公室起草并负责解释。本标准主要起草人：刘 俊 审核人：周振煌 靳 鲁批准人：李军瑞I公文管理标准1 范围本标准规定了公司的收文办理，行文办理及公文发放办理的程序及有关要求事项。2 规范性引用文件下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式中国石油天然气集团公司 中油办字2000第605号 关于印发中国石油天然气集团公司机关公文处理办法的通知中国石油天然气集团公司 中油办字2004第1号 关于印发中国石油天然气集团公司电子公文传输管理办法的通知中油一建办字1999249号 关于印发中国石油一建公司公文处理实施办法的通知司办发200211号 关于正式启用公司企业信箱进行电子公文传输的通知3 主管机构与分工本标准由公司办公室归口管理。其中收文的办理属于公司办公室、党委办公室文书的业务职责范畴。行文的办理属于公司办公室、党委办公室秘书的业务职责范畴。发文的办理属于公司办公室、党委办公室秘书的业务职责范畴。电子文档的传输办理属于公司办公室、党委办公室秘书的业务职责范畴。4 收文办理 4.1 工作内容公司收文包括外部收文和内部收文。4.1.1 外部收文主要包括集团公司、省、市、协会等单位的红头文件及平行单位的函，机要文件，会议文件等。4.1.2 内部收文主要包括公司各单位向公司打的请示报告等。4.2 原则4.2.1 为便于公司有关文件及时归档、不遗漏，避免文件多头传阅现象，各部门内外部收文和参加市级以上的会议材料（属于部门自身业务的除外），原则上交公司办公室、党委办公室文书统一办理。4.2.2 部门的外收文件和会议资料属于部门自身业务的，原则上不予传阅，由本部门对事项进行积极主动的办理，部门留存，避免什么文件都经领导阅后才办理。4.2.3 文件传阅过程中一律使用蓝黑墨水签阅，不用纯蓝、红色、铅笔。4.2.4 注意文件处理过程中不得自行送交其他部门，承办完毕后速退公司办公室、党委办公室文书。4.2.5 注意文件处理过程中的保密，不得丢失，原则上不得擅自复印。4.3 工作程序4.3.1 收文通过邮寄、传真、各部门转交等方式收到的公司内外收文和有关资料。4.3.2 登记文书对收到的文件按照集团公司、省、市、机要等进行分类，按照收文登记表对文件进行编号和登记，填写文件处理用纸（附录A），送办公室主任或秘书拟办。原则上一周两次。紧急文件随时办理。4.3.3 拟办秘书对收文浏览内容和要求，根据领导业务分工和部室业务职责，两日内提出拟办意见。“阅”表示知晓；“阅示”表示提出处理意见；“阅处”“阅办”表示进行知晓和办理。4.3.4 送阅办公室文书根据拟办意见，分轻重缓急送有关领导和业务部室进行批阅，并认真记录文件去向。有时限要求的要尽快传阅。4.3.5 批阅领导应在三日内对文件进行阅读和批示，领会精神，如有新的要求，提出批示意见，签上姓名和日期。紧急文件立即批阅。签阅在“领导批示意见”栏。4.3.6 承办送有关部门进行阅办。部门领导要认真阅读文件内容，根据领导批示意见在要求时限内进行办理。并在“处理结果”栏注明情况并签字。如有复印，要表明“复印份”。4.3.7 督办催办文书应对有关文件进行督办和催办。承办部门要按时限要求进行办理。办理过程中的上报资料和反馈信息送办公室文书和文件一并存档。4.3.8 处理结束对领导有特殊批示的，承办完毕后的事项，文书要向领导及时反馈处理结果。并在“备注栏”内标明处理结束日期。4.3.9 存档文书对处理结束的文件进行存档，注明存档日期，并为来年立卷归档和机要文件的清退做准备。4.3.10 借阅如有部门和领导查阅，文书要做好借阅登记，并要求时限进行归还。5 行文办理5.1 原则 5.1.1 公司公文作为贯彻党和国家方针政策、加强企业管理的重要工具，具有特定格式。各级管理人员都应熟练掌握。5.1.2 公文行文过程中要遵循程序，层层把关。5.1.3 公文办文各环节一律使用A4纸张，使用黑色或蓝黑墨水书写。5.1.4 行文前必须使用中国石油一建公司发文稿纸（附录B），各栏目必须填写齐全。5.1.5 送印文件一般要提前2天，特殊急件也应提前1日送公司办公室。打印周期一般为12天。5.2 公司公文常用种类5.2.1 决定对某一问题或重大事项做出决策及行动安排时所用的文种。5.2.2 决议经职代会、党政联席会、办公会议通过并要求有关单位或部门贯彻执行时所用的文种。5.2.3 通知传达上级有关指示，印（转）发相关条例、法规、章程、意见、安排，要求下级办理或周知的事项、任免人员所用的文种。5.2.4 通报表彰先进、批评错误，传达重要情况时所用的文种。5.2.5 报告向上级机关汇报工作，反映情况时和答复上级机关某种要求时所用的文种。5.2.6 请示就某项问题或事项处理向上级机关请求指示和批准时所用的文种。5.2.7 批复对下级请示答复时所用的文种。批复时原请示件不作附件出现。5.2.8 函向有关部门请求批准某事项或承包相关材料，同级单位间互相询问、洽商工作时所用的文种。5.2.9 会议纪要传达会议议定事项，要求与会各方共同遵守时所用的文种。5.2.10 会议通知用于公司各类会议的专用文种。5.3 公文等级划分及发文字号公司公文划分党、政、工、团文件，分别使用专用文件版头，分别编号。其中党、政系列又分为公司级和部室级。发文字号详见附录C公司公文等级划分及发文字号。5.3.1 党群行文主办部门为党委工作部、党委办公室、组织部、宣传部、纪委、武装部、机关党委、工会、团委。5.3.1.1 公司党委文件涉及公司党务、全局性重大工作，包括职务任免，党委重要决定发布，向上级机关请示、报告等。由党委领导签发。用“中共中国石油天然气第一建设公司委员会文件”版头，编“中国石油一建党字”文号，署党委印鉴。5.3.1.2 党委部门（部室级）文件党委系统部门的专项工作部署、安排。统一用“中共中国石油天然气第一建设公司委员会文件”版头，编部室代字，署部门印鉴。5.3.1.3 工会文件工会工作安排部署，向上级请示、报告等。用“中国石油天然气第一建设公司工会委员会文件”版头，编“中国石油一建工会字”文号，署工会印鉴，涉及女工工作的，必要时署女工委印鉴。5.3.1.4 共青团文件团青工作安排、部署，向上级请示、报告等。用“”共青团中国石油天然气第一建设公司委员会文件”版头，编“团发”文号，署团委印鉴。5.3.2 行政行文5.3.2.1 公司级行政文件用于昭示公司事关重大问题，向上级领导机关请示汇报工作，包括公司年度总体工作安排部署，企业管理中长期规划、重要法规制度，各二级单位、部室正副职以上人事任免奖惩。由公司经理或主管领导签发。用“中国石油天然气第一建设公司文件”版头，编中国石油一建字 号，署公司印鉴。5.3.2.2 部室级行政文件各部室处理业务，检查工作的通知、通报。月统计报表，本系统年度安排总结，对下级部门业务请示的批复等。用“中国石油天然气第一建设公司部室文件”版头，编部室代字，署部室印鉴。5.3.3 其它会议纪要：用“中国石油天然气第一建设公司会议（ ）”版头，单独编号，不署印鉴。会议通知：用“中国石油天然气第一建设公司会议（ ）”版头，单独编号，署主办部门印鉴。5.3.4 各专业分公司、工程处公文分党、政两大系列，分别使用专用版头，分别编号、署印。5.3.5 直属单位及项目部的公文使用一种文件版头，党政工团分别代字，连续编号，分别署印。5.4 公文格式5.4.1 公司行文统一使用统一格式和标准版头。公文包括：5.4.1.1 文头部分由文件版头、发文字号、横格线组成。5.4.1.2 行文部分由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。5.4.1.3 文尾部分由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。5.4.2 公文排版：5.4.2.1 使用字体文件标题2号小标宋，主题词3号黑体，正文及其它3号仿宋。5.4.2.2 页面设置上边距为3.7cm，下、左、右边距为2.7cm，行距1.5倍行距。5.4.2.3 使用纸张A3纸拼页印刷。5.4.2.4 序号排列层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。5.4.3 标准样式5.4.3.1 通知等文种见附录D。请示报告类上行文应标注签发栏，与发文字号对称同行排列。5.4.3.2 会议纪要见附录E。5.4.3.3 会议通知见附录F。5.5 办文程序5.5.1 拟稿由主办部门根据有关要求起草。拟稿时种类选用得当，标题准确，中心突出，行文简练，避免空谈，语言规范，防止习惯性错误用语。文件底稿要求统一使用A4纸起草或微机稿。文件拟稿完毕，在底稿之上附上发文稿纸，填写标题、主办部门、拟稿人、校对、抄送、抄报等栏填写齐全后，送主办部门领导审核。5.5.2 审核主办部门负责人审核初稿签字。5.5.3 会签文件涉及其它相关部室业务时，须经有关职能部门负责人会签。5.5.4 核稿会签完毕后，由主办部门送办公室秘书核稿，对公文格式进行把关，对存在政策、格式缺陷的文稿应拒发，要求主办部门修正。5.5.5 签发文件一经领导签发，即生效。行文日期以领导签发日期为准。5.5.6 登编秘书对签发后的文件核定主题词，进行登记编号，交文印机构打印。5.5.7 印刷文印机构按文件格式要求进行打印。用纸规格：正常使用A3纸两页面打印。做到文字排列、字距、行距美观，页面整洁。5.5.8 校对主办部门负责校对，一般校对2遍，文责自负。5.5.9 装订由办文部门装订，做到整齐、整洁、美观。5.5.10 署印公司级文件由文书署印。署印时主办部门交底稿及2份正文存档。其它文件由主办部门署印，同样送交文书存档。6 发放办理6.1 原则6.1.1 文件采取传统发放、企业电子信箱发放两种发放方式。6.2 传统发放6.2.1 纸质文件采取“谁主办谁发放”的原则。纸质文件打印30份，由主办部门根据文件的内容和要求自行发放到公司领导及机关各相关部门。6.3 企业电子信箱发放对公司普发性文件统一采取企业电子信箱传输方式。6.3.1 企业信箱申请公司的Sohu网站企业信箱及OA办公自动化系统，由网络管理员对所属各单位进行企业信箱的命名与分配，保证信箱地址规范统一。电子信箱变更应向网络管理员提出申请，实行动态管理。6.3.2 电子信箱的维护企业信箱费用续交、界面维护或出现技术性问题，由公司计算机中心负责。6.3.3 文件传输实行企业信箱后，正式纸质文件仅印少量用于存档。公司各单位、项目部文件均通过接收公司的电子文档下载打印或传阅。公司文件、部室文件原则由公司两办根据文件发放范围进行文件的发送传输。6.3.4 电子文件命名以发文字号+文件标题作电子文件名称，增加红色文件版头，重新对文件进行排版。例：中国石油一建办字2005238号文件+文件标题。6.3.5 网上下载接收各单位要明确专人负责，定期浏览公司网页，进入相应的企业信箱，浏览、下载公司的文件。6.3.6 文件传阅各单位接收到电子文件后，项目领导及班子要认真学习按照文件要求，认真贯彻执行。5附录A （规范性附录）文件处理用纸发文日期发文单位文 别自 编 号原 文 号份 数文件内容拟 办领导批示意见处理结果备注1、 注意文件保密、不得丢失。2、 承办后速退办公室。附录B （规范性附录）中国石油一建公司发文稿纸签 发 人审 核 人主办部门会 签 人拟 稿 人核稿秘书标 题发文字号 号 月 日封发主题词主送抄送抄报分发打印校对共印 份存档2份备注：附录C （规范性附录）公司公文等级划分及发文字号中共中国石油天然气第一建设公司委员会文件主办部门文号主要范畴党群各部门中国石油一建党字20 号党务、全面性工作党委工作部党工发20 号党委相关政策贯彻学习、信访、保密等组织部党组发20 号组织工作宣传部党宣发20 号宣传部及文指办工作纪委党纪发20 号纪委工作武装部党武发20 号武装部拥军拥属、“八一”安排等机关党委机党发20 号机关党委工作中国石油天然气第一建设公司工会文件工会中油一建工会字20 号工会日常工作共青团中国石油天然气第一建设公司委员会文件团委团发20 号团委日常工作中国石油天然气第一建设公司文件经济技术委员会中国石油一建经技字20 号企业长远发展规划等公司办公室中国石油一建办字20 号公司综合性工作，调整各类非常设领导小组等工程管理部中国石油一建工字20 号工程、施工生产管理，年、季计划等技术发展部中国石油一建技字20 号技术管理、技术进步、表彰等经营管理部中国石油一建经字20 号经营管理、目标成本管理等财务资产部中国石油一建财字20 号财税政策、规定、经济活动开展等人力资源部中国石油一建人字20 号劳动工资政策；分配方案；定额管理规定；机构定员；职工培训问题，养老、医疗保险、转正定级、干部任免等中国石油一建职字20 号职称评定、职改等市场开发部中国石油一建市字20 号市场开发、重点资源跟踪、投标决策等质量安全环保部中国石油一建质安字20 号质量、安全工作、质量认证、创优、HSE、事故处理等物资装备部中国石油一建物装字20 号物资、装备管理，物装大修规划计划等审计部中国石油一建审字20 号审计政策、规定、通报等企业策划部中国石油一建企字20 号有关全局性重大事项，管理标准、方针目标制定，资质证照、法律事务等监察部中国石油一建监字20 号监察方面的政策规定物业管理公司中国石油一建物字20 号物业方面的政策规定中国石油一