信息技术应用与财务风险管理.doc

信息技术应用与财务风险管理 信息技术应用能改善财务风险管理很多企业会用财务系统中的预算管理进行财务风险管理。通常这类预算管理只能对费用计划进行控制。但企业内部除了费用控制外，还存在许多财务风险。比如费用凭证手工录入容易出错、材料发票价格的准确性难以验证、供应商开票制度没有得到有效执行、未来的资金计划难以准确预计等等。笔者所在企业，通过对现有信息系统的扩展应用，在没有增加额外的软硬件投入下，很好地改善了对这些财务风险的管理。现叙述如下：案例一：应用财务系统的凭证接口导入费用凭证 费用凭证数量巨大笔者所在企业，每月费用凭证达数百张，涉及数十个费用科目以及数十个部门、项目，数百个人员的辅助核算。财务人员录入凭证的工作量非常大，并且容易出错。而事实上，因为企业已经上了费用报销系统，录入这些凭证的基础数据在费用报销系统中都有。因此我们想，如果报销系统能直接生成财务凭证该有多好，但由于两系统由不同供应商开发，因此没有这功能。财务系统能导入报销凭证通过分析我们注意到财务系统提供了标准的凭证接口，这样这个问题就很容易得到了解决。第一步是在财务系统的数据库中新建一张科目对应表，因为一旦报销部门与报销类型确定，就可以确定唯一一个费用科目。第二步就是每天将报销系统中审批过的单据导入到财务系统的凭证接口，部门、人员、项目、金额的信息可由报销系统直接取得，再通过查找科目对应表自动填写费用科目，就能将完整的凭证数据填写到凭证接口。从而实现了由财务系统自动生成费用凭证，杜绝了手工录入下可能出现的录错情况，并极大减轻了财务人员的工作量。有的企业没有报销系统，但各部门通常会编制汇总的EXCEL表来统计费用，那么其实通过对EXCEL表式的标准化设计，也能实现向凭证接口导入数据。并且，做为目前最通用的信息系统，除了能导入凭证信息外EXCEL还可以与财务系统实现更多的功能集成。案例二：应用EXCEL表导入核价表 战略采购价格稳定可控笔者所在企业，材料采购大致分为两块，一块是与供应商签订战略采购协议的，供货价格按一年一次的价格统一执行。另一块是新材料或者非标准化加工件的采购，价格是每一张订单单独核价。长期供货的材料因为价格固定，并事先在财务物流系统的报价表中维护数据，因此订单价格与供应商开票的价格是严格一致的。这样当财务人员拿到发票冲减库存系统的材料暂估价格时，就非常方便，最多只要调整一分两分的计算差异。新材料的采购情况大致相同。因为订单是与供货商的核定价格之后再下的，一旦发票价格与订单价格不一致，财务人员可以迅速发现并处理。非标采购暂估差异较大但非标准化加工件的采购就存在很大问题，关键就在于下订单时，因为供应商自己都没有加工过这些零部件，只能是采购人员凭经验暂估一个价格，真实的价格要等供应商生产出来之后再与我们的工艺人员来核定。这类供应商开出的发票价格往往与订单价格差异较大，财务人员在录入发票时先要将发票价格与核价表去比对看是否一致，再将之前暂估入库的价格逐一调整为发票价格，工作量既大又容易出错；并且由于发票经常滞后，财务只有根据暂估价格来核算成本，导致发票到账后，还要对相应的成本差异逐一调整。可用核价单更新订单价格从两类采购比较中可以看出，如果在货物入库前，能将非标采购的订单价格更新至与核价表一致，便可最大限度地减少财务出错可能，并能保证产品成本的数据准确及时。通过分析，我们发现在供应商送货前，非标加工零部件的核价表都已经以EXCEL表的形式存在了，如果核价表能更新系统中的订单价格就可以解决此问题。因此在对核价表的表式进行标准化设计之后，通过EXCEL自带的VBA编程功能，实现了向财务物流系统数据库更新信息的功能。这样就可以在货物入库前将核价表价格自动地更新到相应的系统订单上，使库存入库时的价格就与核价单一致，从而解决了非标加工件的暂估价与发票价不一致带来的一系列问题。 案例三：应用数据库的邮件服务管理供应商及时开票 发票到账时间难以控制对于采购发票，除了价格问题，发票如果不能及时入账，也会带来财务风险。因此我们在采购流程中明确要求供应商在下订单后四十五天内必须将发票交财务入账。但由于供应商的管理水平参差不齐，发票在流转过程中又会有滞留、遗失的情况，使得发票到账的时间还是没有很好控制，甚至会有发票超过认证时间的现象。因此我们想，如果财务系统能对超过三十天的未开票订单自动统计与预警，就能很好地解决这个问题。可用邮件通知未开票信息但是很遗憾，尽管我们的财务物流系统中存有这类信息，但却没有自动统计与预警的功能。通过分析，我们发现数据库自带的邮件服务功能可以实现这个需求。首先，开启数据库的邮件服务，并设置一个OUTLOOK的邮件账户用于邮件发送。其次，用结构化查询语言查询出符合条件的供应商及相关的订单，并将查询结果做为邮件的内容。最后，设置数据库代理每周运行这个邮件服务一次。这样，数据库就能每周将快到期的未开票订单信息自动地发邮件给采购部，采购部就能及时与供应商沟通，从而确保发票按时入账。案例四：应用报表服务器生成资金计划 企业领导都非常关注资金流，财务报表中也能每月出一张现金流量表，但如果有一张预测未来一个月甚至几个月的资金收支的报表，无疑会对企业的资金调度、财务风险控制带来很大帮助。我们企业是项目型的制造企业，收入方面主要来自设备的销售、安装、维护，当一个设备合同生效时，它的预收款、到货款、安装款、验收款、质保金等收入款项的时间与金额也都大致确定了。由于合同的履行周期很长，比如从设备的生产到验收通常要几个月，而质保金的收取基本在一、两年后。所以从合同的结算计划上就可以知道未来几个月的大致收入是多少。支出方面主要有二块，第一是供应商付款：除钢材供应商我们是当月结算的，其他供应商的付款期限是90天，这样假如以当月支付的钢材金额做为基准数，我们就可以得到未来三个月的供应商排款计划。第二是费用支付：因为我们的费用支出是按年度计划严格执行的，因此可以准确得到未来三个月的费用支出计划。除此之外，应收应付票据的到期偿付时间与金额也是确定的，贷款等的金额与期限也是确定的。所有这些数据整合起来，就能得到一张未来三个月的资金计划表了。事实上这些数据在我们企业的合同管理系统与财务系统中都有了，但两个系统都没集成这些数据的功能。存在预测资金计划的可能能通过报表服务生成资金计划但我们发现财务系统所用数据库自带的Reporting Services（报表服务）正好能实现此功能。首先在数据库中新建一张表，包括资金收支的方向、金额、时间、备注等的内容。然后，在每月的月未，由数据库自动将合同系统、财务系统中未来三个月所有的收支明细均更新到这张表中，报表服务系统再以这张表为基础就能按指定格式就生成一张未来三个月的资金收支计划了。总结： 随着信息技术的高速发展，现代企业会应用越来越多的信息系统。但由于各个信息系统的标准不一，通常都难以