Excel与数据处理-2.ppt

Excel与数据处理 第3版 本章学习目标 认识EXCEL的工作界面，窗口组成元素； 了解工作薄、工作表、单元格等基本概念； 掌握不同类型的数据输入方法； 理解相对引用和绝对引用； 掌握公式输入方法； 掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操 作 掌握单元格、行、列常用操作； 掌握sumcountif等简单函数的应用方法 1.1 Excel操作基础 1启动Excel的方法 通过Windows任务栏选择“开始”按钮 通过Excel 快捷方式 双击xcel文件的名字或图标 、退出xcel的方法 单击Excel 窗口右上角的关闭按钮 选择“文件”菜单中的“退出”菜单项。 按快捷键Alt+F4。 1.1 Excel操作基础 3、Excel界面 功能区 工作表区 1.1 Excel操作基础 功能区的主要控件 Excel 2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具 栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。 功能区的主要控件 Office 按钮 取代了早期版本中的“文件”菜单，单击时，将弹出与Excel早期版本“文 件”菜单相似的菜单项，它是Excel 2007中唯一的菜单，提供了常用的 Excel文件操作功能，包括的菜单命令有“新建、打开、保存、另存为 、打印、准备、发送、发布、关闭”。 选项卡 功能区由“开始、插入、页面布局、公式、数据”等选项卡组成 。各选项卡是面向任务的，每个选项卡以特定任务或方案为主 题组织其中的功能控件。 能区中的选项卡是动态的，为了减少屏幕混乱，某些选项卡平 时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们会自动显示出来。 组 Excel 2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和 功能，以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中，每个逻辑组 能够完成某种类型的子任务。 快速访问工具栏 其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令，无论用户选 择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利。用户 可以根据需要设置其 中的工具按钮. 1.1 Excel操作基础 工作表区的主要对象 1.1 Excel操作基础 工作表 就是人们常说的电子表格，是Excel 中用于存储和处理数据的 主要文档。由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵 向的称为列。Excel 2007的一个工作表最多可有1,048,576 行 、16,384 列数据（而Excel 2003的工作表最多有65 536行、 256列）。当前正在使用的工作表称为活动工作表。 工作表标签 每个工作表有一个名称，体现在工作表标签上。单击工作表标 签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按 钮可改变它们的名称。 插入工作表标签按钮 在默认情况下，Excel 只打开3个工作表：Sheet1，Sheet2， Sheet.单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表 sheet4，再单击一次就会插入新工作表sheet5 1.1 Excel操作基础 行号、列标题 工作表由1048576行组成，每行的编号称为行号 工作表的每列用英文字母标志，称为列标题 单元格 工作表中的网格，它用列标题和行号定位。如A1就表示列 第行对应的单元格 单元格区域 是指多个连续单元格的组合。表示形式如下： 左上角单元格:右下角单元格 例如A2:B3代表一个单元格区域，包括A2、B2、A3、B3 只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。如，1:1表 示第一行的全部单元格组成的区域，1:5则表示由第1到5行全 部单元格组成的区域；A:A表示第一列全部单元格组成的区域 ，A:D则表由A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。 1.1 Excel操作基础 编辑栏 用于显示、修改活动单元格的内容 全选按钮 用于选定整个工作表所有的单元格。 工作表查看方式 工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切 换工作表的查看方式 工作表缩放 1.2 构造第一个工作表 【例1.1】某单位的工资数据如下表所示，计算每个职工的总 工资。假设个人所得税的税率为：收入1600以下，所得税 率为0%；收入16002500，所得税率为5%；收入 25003500，所得税率为8%；收入35004500，所得税 率为12%；收入4500以上，所得税率为15%。计算各位职 工应缴纳的所得税，以及缴税后的实际收入。 姓名职称日期基本工资水费电费气费奖金 张贴民高工2009-3-12389244.3291.2210.9871 李虎高工2009-3-12389155.4859.88218.9900 王景工程师2009-3-11579244.89201171.3529 1.2 构造第一个工作表 在EXCEL中可以轻松制作出例1-1的报表，如图所 示 输入A1：H9中 的原始档案数据 1、在I2中输入工资 计算公式：=D2-E2 -F2-G2+H2 2、向下复制此公式 到I9 1、在H2中输入计 算公式：=I2-K2、 向下复制此公式到 H9 1、在K2中输入工资 计算公式：=I2*J2 2、向下复制此公式 到K9 输入J列的 税率 1.3 工作薄和Excel文件管理 1.3.1 工作薄与工作表的关系 工作簿 在Excel中创建的文件叫做工作簿，扩展名是.xlsx 工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表 。但可以根据需要增加，个数不限。 新建第一个工作薄的默认名：book1.xlsx。 工作表 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有 1,048,576行、16,384列。 工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2 1.3.1 工作薄与工作表的关系 工作薄与工作表的关系 1.3.2 创建新工作薄 1、工作薄与模板 模板 模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄 ，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格 中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算 ，学生成绩统计，会议安排等。 工作薄创建 Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模 板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情 况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在 默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表 。 1.3.2 创建新工作薄 2、新建默认的空工作薄，三种方法 启动Excel，Excel就会自动建立一个名为 Boolk1.xlsx; 在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N； 单击功能区左上角的Office 按钮 ，然后从弹 出的文件菜单中选择“新建” ； 1.3.2 创建新工作薄 3、根据旧工作薄建立工作薄 （1）单击Office 按钮 ，从弹出的文件菜单中选择“新建”。 Excel 将弹出“新建工作薄”对话框。 （2）单击“根据已有内容新建”，然后在弹出的“根据现 有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称， 单击该对话框中的“新建”按钮。 1.3.2 创建新工作薄 4、根据模板建立工作薄 Excel 2007模板类型 已安装的模板：安装Excel时安装在本地计算 机中的模板； 我的模板：用户自已创建的模板； 在线模板：微软公司网站上的在线工作薄模板 ，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动 从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计 算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是 用户计算机与Internet网络相连接（即Online， 在线）。 1.3.2 创建新工作薄 5、在线模板示例 下面的图表是用Microsoft Office Online”中的“预算”模板类 中的“商务旅行预算”模板建立的工作薄。在该工作薄中 ，只需要输入D列的费用和F列的数字，Excel就会自动 计算出H列的费用，这一功能是由“商务旅行模板”提供 的。 1.3.2 创建新工作薄 5、在线模板示例 下图是用“Microsoft Office Online”中的“库存控制”模板类中 的“设备资产清单”模板建立的工作薄。在该工作薄中预 设了许多功能，在L、N、P、Q、R列中都预设了计算 公式，只要填定了其余列的数据，Excel就会自动计算 出这些列的数据。 1.3.2 创建新工作薄 5、在线模板的建立方法 (1) 确定计算机已连接上了Internet网络 (2) 单击“Office按钮”新建Microsoft Office Online.将连接到微软的在线模板网 站。 (3)从微软网站的在线模板网站中选择需要 的模板，就会从网站中将选择的模板下载 到本机中，同时将应用。 1.3.3 保存和打开工作薄文件 1、保存文件 方法一 单击“快速访问工具栏”中的 按钮保存文件。 方法二 单击Office 按钮，从弹出的文件菜单， 选择“另 存为”菜单项，然后在“另存为”对话框中输入 文件名。 2、打开文件 单击Office 按钮，从弹出的文件菜单， 选择“ 打开”菜单项，然后在“打开”对话框中选择要 打开文件的名称。 1.3.4 文件格式与兼容性 1、Excel 2007的文件格式 Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格 式：Microsoft Office Open XML Formats，适用 于2007版的Word、Excel和PowerPoint。 Office XML Formats有许多优点： 其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小 75% 其二，Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，是 如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打 开 其三，更强的安全性。Office XML Formats格式支持以保密方 式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。 其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在 Office 中创建的 信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。 1.3.4 文件格式与兼容性 2、Excel 2007的文件扩展名和文件兼容性 格式扩展名说明 Excel 工作簿.xlsxExcel 2007默认的基于XML的文件格式。不能存储 VBA 宏代码。 Excel 工作簿（代码）.xlsmExcel 2007 基于 XML 且启用宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。 Excel 二进制工作簿.xlsbExcel 2007 二进制文件格式 (BIFF12)。 模板.xltxExcel 2007模板的默认文件格式。不能存储 VBA 宏代 码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。 模板（代码）.xltxmExcel 2007模板的启用了宏的文件格式。存储 VBA 宏 代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。 Excel 97- 2003 工作簿.xlsExcel 97 - Excel 2003 二进制文件格式 (BIFF8)。 Excel 97- 2003 模板.xltExcel 97 - Excel 2003 模板的二进制文件格式 。 XML 电子表格 2003.xmlXML 电子表格 2003 文件格式 (XMLSS)。 XML 数据.xmlXML 数据格式。 Excel 加载宏.xlamExcel 2007 基于 XML 且启用宏的加载项 ，支持 VBA 项目和 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm) 的使用。 1.4 公式和单元格引用 、公式的概念 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量 和函数组成。 公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格 中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是 公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、 变量或函数，在公式中还可以使用括号。 例如： =10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel 会把公式的计算结果显示在相应的单元格中 1.4 公式 2、运算符 在xcel公式中可以使用运算符。 运算符运算功能优先级 ( )括号1 -负号2 %百分号3 乘方4 *与/乘、除法5 +与-加、减法6 输入当前时间 /日期。 Ctrl+1 显示“单元格格式”对 话框 Ctrl+Shift+#带有日、月和年的“日期”格式。 Ctrl+A选择 整个工作表。Ctrl+Shift+ 应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间 ”格式。 Ctrl+D/Ctrl+R 使用“向下填充”/“向右 填充” Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替换”/“打印”对话 框 Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打开/创建/保存工作簿Ctrl+W关闭选 定的工作簿窗口 Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V 复制/剪切/粘贴单 元格 内容 Ctrl+Y/Ctrl+Z重复/撤消上一个命令或操作 F1显示Excel 帮助”Shift+F2添加或编辑单 元格批注 Ctrl+F1可显示或隐藏功能区Ctrl+F2显示“打印预览 ”窗口 Alt+F1创建当前范围中数据 的图表 F9 计算所有打开的工作簿中的所有工 作表 Shift+F9计算活动工作表F12显示“另存为”对话 框 F11 创建当前范围内数据 的图表 Alt+Enter单元格内换行 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 【例3.1】某商场在工作表中保存每天的销售记录，同一工作 表中可能保存多天的销售记录，如Page 58图3.10所示。图 中A1:E13是2009年4月18日的销售记录，H1:I13是2009年 4月19日的销售记录。 这些数据 都可以通 过复制产 生 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 1、复制和粘贴 2、剪切和移动 3、在剪贴板上收集多个复制项目 这些操作都在“开始”选项卡的“剪贴板” 复制 剪切 粘贴 剪贴板 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 4、选择性粘贴 单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、 色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格 进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。 单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴 ，这项功能非常实用，也常用到！ 字型 字体 边框色彩 公式 底纹 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 1、粘贴值、字体、格式等单项内容 D列的产品单价是用 RANDBETWEEN随机函数生成 的20100之间的随机数； C列是RANDBETWEEN产生的 20500之间的随机数； 当任一单元格的数据有变化时 ，随机数都会发生变化！ 通过复制和粘贴值可将区域 C3:D13粘贴为纯数字，这些数 值就不会变化了！ 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 选择性粘贴 以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下： （1）选择C3:D13区域，再单击“开始” “剪贴板”复制工具按钮； （2）单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。 应该注意，本对 话框中的内容都 是每个单元格具 有的，可以将其 中的任何一个单 项复制粘贴到其 它单元格或自身 中！ 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 2、粘贴运算 1、复制 A2:I2 2、选中A4:I4 3、“选择性粘贴” 运算中的“乘”运算 后，A4：I4的结果 3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复 3、粘贴链接 链接即连接，它不是将源单元格或区域中的数据或公 式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的 链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元 格或区域中的内容。当链接源单元格或区域中的数据 发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化 。 在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或 部门的提交的不同工作簿，需要对这些工作薄中的数 据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿 中，应用链接来实现这样的操作非常有效。因为通过 链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接 汇总工作簿中的数据会被Excel自动修改，使之与源 工作薄中的数据同步。 粘贴链接 【例3.2】某电视机厂将2009年每个季度的销售数据保存在一个工作表中， 如Page61图3.13（a）所示。在年末时需要制作汇总表，将每个季度的数 据汇总在一个表中，并统计出年度销售总数，如图3.13（b）所示。 链接链接链接链接链接 3.3.3 编辑栏 编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活 动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修 改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和 直观。 【例3.3】某学校按职称为教师发放奖金，教授2000元 ，副教授1500元，讲师1000元，助教500元。 3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换 1、自动更正 1、当在单元格中输入错 误的符号、单词时， Excel将按此处列出内容 进行更正。 2、用户可将自定义更正 方案添加到此对话框中。 3、显示出此对话框的方 法： 单击Office按钮“Excel 选项”“校对” “自动更 正选项” 3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换 2、单词翻译(Page63) Excel2007可以实现多种不同语言的词汇翻译 。 3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换 3、汉字简繁转换 3.3.5 斜线表头 【例3.4】某茶叶公司将2000-2004年的茶叶销 售数据存放在Excel工作表中，为了清晰地达表 格数据的含义，需要绘制斜线表头，如Page64 图3.18所示. 3.3.5 斜线表头 1、调整 单元格到 合适大小 2、选择 Excel2007“插入 ”形状”直线 3、选择 Excel2007“插入 ”形状”文本框 ，输入文本内容并旋 转文本框。 4 、 结过前面操作之后， 单元格的大小和直线 长短位置常常还会重 新调整。比较麻烦 3.3.6 单元格批注 批注是为单元格添加注释，以便说明单元 格数据或公式的意义。 【例3.5】某班某次期末考试的成绩表如 Page65图3.21所示，其中有三位同学没 有成绩，为了避免时间长了忘记他们无成 绩的原因，在其对应的单元格中添加了批 注。 3.5 查看工作表数据 3.5.1 全屏幕观察工作表数据 选择“视图”选 项卡中“工作 薄视图”组中 的”全屏显示” 按钮,就会见 到全屏幕视图 ,如图示 3.5 查看工作表数据 3.5.2 按比例查看工作表数据 在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表 3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据 【例3.6】某公司的订单保存在Excel 的工 作表中，有几百行数据，如图3.24所示。 对于这种类型的大型工作表，如果要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有必 要在页面布局视图中调整纸张的边距、添加页眉（即每页的标题）及页脚（显示 在每页底部的标识，如页码）等内容。如不作这些工作，很有可能打印出一大堆 费纸（如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸上，但通过 页边距调整就能够在一张纸上打印出来）。 3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据 在Excel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表 近似于在打印纸中显示工作表。同时，“页面布局 ”视图提供了水平和竖直方向上的标尺，使用标尺 可以测量数据的宽度和高度，快速调整工作表内 容在打印输出时的纸张边距；在页面布局视图中 还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和 页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列 标题；更改数据的布局和格式。 3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据 （1）单击“视图”“工作薄视图”组“页面布局”按钮。 3.4.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据 分页预览能够显示要打印的区域和分页符（在一 个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印 纸上）位置。要打印的区域显示为白色，自动分 页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。 在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符 。还可以调整打印区域 （打印区域：不需要打印 整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。 如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中 的内容）的大小。 选择“视图”选项卡中的“分页预览”命令，Excel就 将以分页预览的方式显示工作表。 3.5.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据 选择“视图”|“分页预览”命令 打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。 3.5.6 在多窗口查看数据 1、单击“视图”“窗口”组中“新建窗口”按钮 2、单击“视图”“窗口”组中“并排查看”按钮 若不满意“并排查看”，可以选择其它查看方式。 3.5.7 在拆分窗口中查看数据 1、单击要进行窗口分隔的单元格位置 2、单击“视图”“窗口”组中“拆分”按钮 若不满意“拆分”，可以拖动分隔线重新定位分隔 位置。 3.4.7 冻结行列标题查看数据 单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。 单击“视图”“窗口”组“冻结窗格”，然后在弹出 的菜单中选择“冻结拆分窗格”。 3.5 工作表打印 1、打印纸及页面设置 进行正式打印之前要确定的几件事情： 打印纸的大小； 打印的份数； 是否需要页眉 是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某 个工作表的单元格区域。 这些问题可以通过页面设置解决。 3.5 工作表打印 2、Excel 2007 的打印设置相关功能 3.5 工作表打印 页面设置对话框的方法 单击“页面设置”、“调整为合适大小”或“工作表 选项”组右边的箭头 3.5 工作表打印 2、打印预览 （1）打印预览的意义 打印预览是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的 打印效果没有什么区别。 在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印 预览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重 新设置，避免打印出无用的表格。 （2）方法 单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“ 打印预览”菜单命令 3.5 工作表打印 打印预览 3.5 工作表打印 3、缩放打印比例以适应打印纸大小 比较糟糕的打印情况： 只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！ 打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看 。 这些情况可 通过打印缩 放解决！ 3.5 工作表打印 4、打印标题或页码 进入页面设置对话框 单击“自定义页眉”可 输入页眉或页脚的文 字。也可以选择页码 或日期 等 3.5 工作表打印 5、标题在工作表的首行 如果工作表的首行是标题，而且工作表内 容较多，可能打印多页。可以通过页面设 置，将首行指定为标题。 3.5 工作表打印 6、打印整个工作簿或指定工作表区域 如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个 工作表的指定区域 ，单击Office按钮，选择“文件 ” “打印”菜单命令，弹出“打印内容”对话框 。 Excel与数据处理 第3版 本章学习目标 通过格式化能够突出显示重要的数据，添加提示信 息，增加工作表的整体结构和组织性，美化工作表 ，使工作表数据的含义更加清晰。本章主要掌握以 下内容： 1、了解Excel格式化的意义 2、掌握套用表格式和自定义格式化方法 3、掌握应用主题格式化工作表的方法 4、掌握文本格式化的方法 5、掌握数据格式化的方法 6、了解自定义格式化数据的方法和意义 7、掌握日期格式化方法 8、掌握条件格式的应用和规则管理方法 4.1 工作表的格式化 4.1.1、自动套用表格式 表是Excel 2007中的一种特殊表格，Excel为表预定 义了许多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理， 具有不同类型的网格线设置，用户可在工作表中直接 套用这些样式，多快好省地设计出精美的工作表。 下图是一个刚建立的普通的工作表 该表存在以下问题: 1、表名不醒目。 2、表的标题不太醒目。 3、当学生较多，科目成绩较 多时，看数据较困难。 4、整个成绩表不太美观。 4.1.1自动套用表格式 解决方法对工作表进行格式化 套用的Excel内置某种表格式后的工作表 套用表格式后，设 置标题居中，并加 大了字号 2、套用表格式的过程 （1）单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。 （2）单击“开始”“样式”组“套用表格格式”按钮，显示出表格式对话框。 4.1.1自动套用表格式 表格式选择对话框 这些都是表格 式，可以选择 其中的任何一 种应用于当前 的工作表中 4.1.1自动套用表格式 3、表工具 当激活表中的任一单元格后（单击表中的任一单元格） ，Excel在就会在功能区中显示出“表工具|设计”选项卡（ 此选项卡平时处于隐藏不显状态） 表工具的设计选 项卡中有许多格 式化表的功能按 钮 镶边行、列即将表的奇 数据行列设置为一种色 彩，偶数行列设置为另 一色彩 删除重复行可轻松去 掉表中的重复数据 。 转换为区域将表转换 为普通工作表 4.1.2 应用主题格式化工作表 主题 主题是Office 2007新采用的一套统一的设计 元素和配色方案，是为文档提供的一套完整 的格式集合。其中包括主题颜色（配色方案 的集合）、主题文字（标题文字和正文文字 的格式集合）和相关主题效果（如线条或填 充效果的格式集合）。 利用文档主题，可以非常容易地创建具有专 业水准、设计精美、时尚的文档。 4.1.2 应用主题格式化工作表 【例4.2】有学生成绩表如图4.5所示，应用主题对该工 作表进行格式化。 主题位于“页 面布局”选项 卡中 这些都是主题，将鼠 标指向它，就会实时 看见将它应用于当前 表格的效果。 4.1.3应用单元格样式格式化工作表 1、关于单元格样式 Excel 2007设计好了许多单元格样式，并将它们内置 在Excel中，在进行工作表的格式化工作时，可以直 接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域。 2、应用格式化单元格的步骤： （1）选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域； （2）单击“开始”“样式”组“单元格样式”按钮，弹出“ 单元格样式”选项板，如Page83图4.6所示。 （3）将鼠标指向“单元格样式”选项板中的各命令按钮 ，立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果 。 4.1.3应用单元格样式格式化工作表 ”单元格样 式“位于” 开始“选项 卡中 单元格样式就是应用色 彩、字体、字型、背景 和前景格式化单元格或 区域 4.1.4设置工作表的边框和底纹 1、工作表的边框和底纹 Excel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表 格都表示为同一种样式。 如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网 格线（当然，可通过打印设置让它显示表格 线），不便于特殊信息的突出显示。 通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美 观，同时也可改变信息的显示方式，让人们 尽快掌握表中的信息。 4.1.4设置工作表的边框和底纹 2、设置边框和底纹后的工作表 【例4.3】对于例4.1中所示的学生成绩表 ，设置边框和底纹之后，可得到如图4.7 所示的表格。 4.1.4设置工作表的边框和底纹 3、取消工作表的网格线 单击“视图” 选项卡 取消“网格线 ”复选框中的勾选 4.1.4 设置工作表的背景和水印 1、背景 背景即置于工作表表格下面的图案，其作用是美化工作表。 【例4.4】某电机厂的产品销售记录如图4.9所示，为 它设置一幅背景图 （1）单击“页面布局”“页面设置”“背 景”按钮，弹出为工作表背景选择文件的 对话框； （2）通过工作表背景对话框查找并选择 要设置为工作表背景的磁盘图片文件，该 文件就会被设置为活动工作表的背景。 本例选择的背景文件是Windows系统默 认安装的示例图片目录中的“Blue hills.jpg”图像文件。 4.1.4 设置工作表的背景和水印 2、水印 工作表背景不会被打印，也不会保留在单个 工作表中或保留在另存为网页的项目中。在 某些报表中，需要显示出背景图片（例如， 在背景图中指明工作表属于机密信息），这 类背景图片常称为水印。 Excel 2007没有提供水印功能。 如果需要在每张打印的报表中显示出水印图 形，可以通过页眉或页脚来实现。在页眉或 页脚中插入图形，该图形就会从每页的顶部 或底部开始显示在文本背后，调整图形或缩 放图形大小，让它填充整个页面就制作出了 水印。 2、水印 （1）单击“视图”选项卡“工作 薄视图”组中的“页面布局”按 钮，切换到页面视图。 （2）单击中间部 分的“页眉”，显示 出“页眉页脚工具 ”|“设计”选项卡， （3）单击 “图片 ”，从弹出的图 片对话框中指定 水印的背景图文 件 （4）单击 “设置 图片格式”，弹 出“设置图片格 式”对话框 （5）取消 “锁定 纵横比”和“相对 原始图片大小” 的勾选 （6）设置 “高度 ”和“宽度”为实 际的纸张大小 4.1.6 设置三维表格 通过对单元格的格式设置（自定义格式），可 以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这 样的表格中，看起来更轻松。 三维表格示例 4.1.6 设置三维表格 三维表格的设置方法。 （1）取消工作表的网络线。 （2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设 置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的 底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅 色也可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳） 。 4.2 单元格常用格式化命令 4.3文本的格式设置 设置字体格式主是通 过“设置单元格格式” 对话框进行。 单击“开始”选项卡中 “对齐方式”的下箭头 可显示出此对话框 4.3文本的格式设置 数据对齐方式 在默认情况下 ，文本靠单元 格的左边对齐 ，数值靠单元 格的右边对齐 。 有时需要特殊 的对齐方式， 如斜线表头、 旋转字体、垂 直居中等 例如： 4.3文本的格式设置 通过跨列居中按扭 合并单元格 选中要合并的单元格 ，单击跨列居中按钮 取消单元格的合并 选中要合并的单元格 ，单击跨列居中按钮 通过菜单设置对齐 也可以选择“格式”|“单元 格”菜单，然后在对话框 中进行设置。 4.3文本的格式设置 垂直对齐方式 文本、数字的旋转 同一单元格文本换行：单元格换行按钮 同一单元格文本换行：Alter+Enter 4.3文本的格式设置 单元格的自动换成行格式 自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容 排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行 时很有用。 下图第2行的标题就是通过单元格的自动换行格式设 计而成的。 单击它可设置或取消当前 选中单元格或区域的自动 换行格式 4.4 格式化数据 1、 Excel的自动数据格式 数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数 字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格 中会表现出不同的形式。 【例4.7】在图4.18中，第3行所有单元格均输入的是 3.2，第2行对应单元格是对它采用的格式。由此可见 ，同一数字的表现形式何其多也！ 4.4 格式化数据 2、 使用系统提供的数据格式 Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确 度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、 人民币，百分比等）。 数据格式设置的常见内容有以下几种。 数据的精确度 以百分比方式显示数据 数据的分节显示 “开始”选项卡的“数字”组提供了数字格式化工 具 4.4 格式化数据 单击此下三角形会弹 出“设置单元格格式” 对话框 4.4 格式化数据 3、数据格式设置案例货币形式的数据 4.4 格式化数据 4、自定义格式 意义 自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单 元格中数据的显示形式、字体、字型以及单 元格的边框、背景等内容进行设置。通过自 定义格式不但可以将单元格数据显示为需要 的样式，而且能够在输入数据的时候显示一 些重要的提示信息，以减少输入数据的出错 率。此外，通过自定义格式的设置，还能减 少单元格内重复数据的输入 。 4.4 格式化数据 5、自定义格式的形式 格式组成 正数格式码；负数格式码；0的格式码；文本的格式码 说明 格式代码中最多可以指定四个节。各节以分号分隔 ，它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本 时的格式。 如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零 ，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所 有数字都会使用该格式。 如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。比如， 若将单元格的格式设置为：#,#.00;“零”; 则当在此 单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来 （被隐藏了）。 4.4 格式化数据 在格式码中指定的字符被用来作为占位符或 格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任 何数字被显示的位置上显示一个0。 符号“_ )”跟在一个正数的格式后面，以保证 这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度 与圆括号“）”的宽度一样宽。 正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。 4.4 格式化数据 自定义格式码的例子 4.4 格式化数据 格式符功能及用法 通用格式对对未格式化的单单元格使用默认认格式，在列宽许宽许 可的情况下，尽可能地显显示较较高的精度 ，在列宽宽不许许可的情况下，使用科学记记数法显显示数值值 #数字的占位符，不显显示无效的0。如单单元格的格式码为码为 ：#,#.#，则则1233456.6789将 被显显示为为1,233,456.68。0234.30将被显显示为为234.3 0作数字的占位符，如果数字的位数少于格式中的零，则显则显 示无效的零。如单单元格的格 式码为码为 ：0,000.00，则则1233456.6789将被显显示为为1,233,456.68。0234.30将被显显示为为 0,234.30 %把输输入的数字乘以100，然后以百分数的形式显显示出来 “text“显显示双引号内的文本。如设设置自定义义格式为为：“33981“0#，输输入1将被显显示为为： 3398101，输输入22，将被显显示为为：3398122 颜颜色用指定的颜颜色格式化单单元格内容，如在定义义了红红色的格式的单单元格中输输入的内容将 以红红色显显示 条件对单对单 元格进进行条件格式化，允许许的条件有：，=，=200#,# ; 红色=100 #,# ; 蓝色#,# 4.6 条件格式 2、条件设置案例 在下图所示的成绩表中，060之间，6080 之间，80100之间的分数分别以不同的颜色 表示和背景表示，便于查询不同分数段的信 息。 4.6.1 Excel 2007条件格式概述 条件格式 指基于某种条件更改单元格区域中数据的表现形式， 如果条件成立就基于该条件设置单元格区域的格式（ 如设置单元格的背景、用图形符号表示数据），如果 条件不成立就不设置单元格区域的格式。 Excel 2007的条件格式 Excel2007对条件格式进行了较大的改进，对条件格 式的任务分得更细，涉及的内容更多，也更具实用性 。Excel 2007的条件格式更容易达到以下效果：突出 显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使 用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。 4.6.1 Excel 2007条件格式概述 【例4.8】某中药材公司2009年的药材销售利润表 如图4.26所示。Page96 在图4.26所示工作表中突出显示以下信息：利润小于 20的药材销售情况，销售利润最高或最低的10种药 材是哪些，用条型图直观显示出各药材在各省的销售 情况，用不同的图形显示出各药材在各省的销售情况 ，标识出利润占前30%的药材销售情况。 在Excel 2007中，通过条件格式可以轻松地实 现上述要求。条件格式位于“开始”选项卡的“样 式”组中，单击该组中的“条件格式”按钮，将显 示条件格式的命令列表，如图4.27所示。 4.6.1 Excel 2007条件格式概述 Excel 2007条件格式的内容 Excel 2007条件格式案例 突出显示 利润小于 20的药材 用数据条 显示单元 格数据 突出显示 利润10% 的药材 用图标集和色阶显示不 同比例部分的数据 4.6.1 Excel 2007条件格式概述 Excel 2007条件格式中的几个概念 （1）突出显示单元格规则 对单元格区域设置一定的条件，将按指定的现则突出显 示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某 种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于 、小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为 绿色，突出显示该单元格中的值。 （2）项目选取规则 对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单元格 实施条件格式。单击此规则中的“值最大的10项”、“值 最大的10%项”、“高于平均值”等条件，Excel都会显 示出一个条件设置对话框，可通过它设置单元格中的 条件格式。 4.6.1 Excel 2007条件格式概述 Excel 2007条件格式中的几个概念 （3）数据条 数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条 的长度代表单元格中的数值。数据条越长，表示值越 高，数据条越短，表示值越低。 （4）色阶 色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色 阶和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较 某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。 （5）图标集 使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数 据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围， 其形状或颜色表示的是当前单元格中的值相对于使用 了条件格式的单元格区域中的值的比例。 4.6.2 条件格式规则 条件格式规则 Excel 2007中的条件格式是根据一组规则来 实施完成的，这组规则称为条件格式规则。 条件格式规则类型 基于各自值设置所有单元格的格式 只为包含以下内容的单元格设置格式” 仅对排名靠前或靠后的数值设置格式 仅对高于或低于平均值的数值设置格式 仅对唯一值或重复值设置格式 使用公式确定要设置格式的单元格 单击“开始”选项卡中的 “条件格式”按钮，从弹 出的菜单中选择“新建 规则” 4.6.3自定义条件格式 自定义条件格式 默认的条件格式能够解决大多数问题，但有 些时候并不如愿，例如默认的图标集用三种 图标表示不同比例的数据：前33%、中33% 和后33%各用一种图表表示，如果希望的比 例为前15%、中45%后40%各用一种图标表 示。就需要更改条件格式的规则，这可以通 过自定义条件格式完成。 4.6.3自定义条件格式 【例4.9】某校采用学评教制度，学生对其任课教师进行评 分。某次学评教成绩如图4.33左图所示。对该工作表进 行格式化，标识出学评教分数最差的20%，最好的15% ，以及中间的学评教成绩，以便于实施奖励与惩罚。 最好的15% 最后的20% ！中间的65% 4.6.3自定义条件格式 自定义条件格