EXCEL操作的几点技巧.ppt

EXCEL基本操作及简单 函数运用 几点建议 1.经济基础决定上层建筑 熟悉EXCEL的基本功能，才能把功能运用自如， 才能用好VLOOKUP，数据透视及其他 2.不要让自己的左手废了 -要习惯用左手操盘 左手除了打字，还应该做如下事情： 文档间切换Alt+Tab 单元格锁定F4 复制Ctrl+C剪切Ctrl+X粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F 几点建议 3.学会做盲人，不要练就“一指神功” -习惯用小键盘盲打 食指（147）中指（258）无名指（.369*）大拇指（0） 小手指（Enter+-) 习惯用“+”，少用“=” 强制练习一个月，终身受益 4.有些操作，只可意会，不可言传 请大家努力听，看，记（最好笔头记） 单元格引用介绍 1.绝对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容， =$A$1（按F4，即锁定单元格），向右边或下面 ，拖动此公式，始终不会改变 2.相对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容， =A1，向右边或下面，拖动此公式，公式会随之 变动C1=B1，B1=C1 3.混合引用:在B1中用公式引用A1单元格内容， =$A1或=A$1 ，向右边或下面，拖动此公式，公 式锁定的部分不变,未锁的部分随之变动 基本操作 1.如何有头有脸？ 2.如何减压瘦身？ 3.如何好聚好散？ 4.如何断章取义？ 5.如何工作又养眼？ 6.如何比别人跑得快？ 7.如何走小道？ 8.如何用小刷子？ 9.如何颜色管理？ 10.如何制下拉选项？ 11.如何排序及定规矩？ 12.如何筛选求和？ 13.单元格介绍 14.分类汇总 15.选择性粘贴 16.其他 17.vlookup介绍 18.数据透视 19.数组，函数，VLOOKUP和 透视的结合运用 1.如何有头有脸？ 头-表头字段，一般是第一行 看起来有头 操作：窗口-冻结窗格 活动单元格在A2,冻结第一行 活动单元格在B1,冻结第一列 活动单元格在B2,冻结第一行第一列 打印出来也有头 操作：文件-页面设置-工作表-顶端标题行或列 2.如何减压瘦身？ ERP或系统导出文件，往往带格式，导致 文件大，打开慢，处理慢,严重影响工作效 率 操作：1）全选-编辑-清除-格式（这点非常 有用，请牢记） 2）工具-选项-常规-启动时打开此目 录中的所有文件 3.如何好聚好散？ 好聚-合并 =A1&B1&C1 =“01”&B1&C1 注意:文本必须加” 好散-分列 操作：数据-分列 可以按固定长度分,也可以根据特殊符号分 同时又可以使数字文本数值化 例如对包装公式长宽高 50*45*60的分列 4.如何断章取义？ 1.left 左取单元格字符串 =left(单元格,要取的个数) 2.right 右取单元格字符串 =right(单元格,要取的个数) 3.mid 中间取单元格字符串 =mid(单元格,开始取的位置,要取的个数) 4.len 计算单元格字符串长度(一个中文字算一 位) =len(单元格) 5.lenb 计算单元格字符串长度(一个中文字算两 位,即英文状态) =lenb(单元格) 例如日期2010-01-01 5.如何工作又养眼？ 你是否每天对着枯燥的EXCEL表，闷闷不 乐呢？ 那就放个帅哥，美女进来吧！ 操作：格式-工作表-背景, 选择需要插入的图片后确定 局部背景:选中不要背景的单元格，填充成其 他颜色 6.如何比别人跑得快？ 快选数据全部区域或局部区域 1.上下左右选区域Ctrl+shift+方向键 2.选中数据区域Ctrl+”*”、Ctrl+Shift+空格 键 3.选中整个工作表 Ctrl+A 4.选择整列 Ctrl+空格键 5.选择整行 Shift+空格键 7.如何走小道？ 当你在工作薄中有太多工作表，而找不到 你想要的那张而苦恼吗？ 那就学习走小道吧！ 操作：工作表左下角，右键点击左右箭头 处 8.如何用小刷子？ 单次刷：单击“格式刷”按钮时，可以将选定 单元格的格式应用到其余的单元格中，但 每一次只能应用一次“格式刷” 多次刷：需要重复使用，只要双击“格式刷” 按钮，然后单击要改变其格式的多个单元 格。完成操作后，按Esc键或再次单击“格 式刷”按钮，就可以关闭“格式刷”。 9.如何颜色管理？ 让不同类型数据用不同颜色显示 执行“格式条件格式”命令，打开“条件格 式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按 钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框 中输入数值“x”。单击“格式”按钮，打开“单 元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为 “红色” 。 例如对毛利率低于10%的产品，用红色警示 10.如何制下拉选项？ 企业的名称输入到表格中，为了保持名称 的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个 分类下拉列表填充项。 操作：数据-有效性-设置-序列-数据来源 选中单元格区域或输入数据,用”,”隔开 11.如何排序及定规矩？ 按一定的顺序排列，也可自定义序列 操作：数据-排序 工具-选项 -自定义序列 选中单元格区域或输入数据,用”,”隔开 例如：规定业务员顺序 WWY-HWH-YHB-ZJJ-HYL-CYN 12.如何筛选求和？ 操作：数据-筛选-自动筛选 高级筛选，不太使用(不作介绍) 筛选求和：Alt+“=”，注意，一定要“=“ 出现函数 例如选择性求和=SUBTOTAL(9,A2:A50), 13.单元格介绍 数字：各种数字显示格式 对齐：学会用跨列居中 字体： 边框： 图案： 保护:锁定公式单元格，防止更改,跟保护工 作表一起使用 14.分类汇总 适用情况：快速查看分类汇总数据 操作: 数据-分类汇总 分类字段：按哪个字段汇总 汇总方式：求和，计数 选定汇总项:哪些数据需要汇总 每组数据分页:按分类自动分页 15.选择性粘贴 1.去公式:复制单元格,右键选择性粘贴,选择”值” 2.加减乘除:在空白单元格中输入另一(组)数字(加 减数,倍数,除数), 复制该单元格或区域, 再选中被加减,被乘除的单元格或区域, 右键选择性粘贴,选择”值”,”加减乘除”,确定 3.转置:行数据转换成列数据 复制数据区域,右键选择性粘贴,选择”转置” 16.其他（工作组，批量填写） 1）数字以文本输入 ”“ 2）批量填写Ctrl+Enter, 3）复制或转移工作表（工作组）右击工作表 4）输入当天日期 Ctrl+“ ；”时间Ctrl+Shift +“ ；” 5）复制上一单元格Ctrl+“ ” 6）复制前任意连续文本单元格Alt+“” 7）快捷激动单元格F2 8）条件函数IF 9）四舍五入round,roundup,rounddown,ceiling 10 ）巧用替换 11 ）分页预览 12 )大小写字母转换，按Shift 13)新建立工作表 按Shift+F11 17.vlookup介绍 适用范围：两表或区域有共同的项或类似的项 ，从一表或区域获取另一表或区域的数据 =vlookup(本表共同列或单元格,另一表共同项 开始右边区域,所取数据在表中共同项开始右 边列数,精确”0”或模糊匹配参数) 精确匹配:共同项内容一致,文本或数值格式一致 模糊匹配:共同项内容在某一区域中,常用于分类, 例如个人所得税的应用等 18.数据透视 透视表/图,是一个统计工具 注意点：1）列列有头:数据透视区域第一行必须有字段名,不可空白 2）双击显示:双击透视表某一数据,可创建该数据的明细表 3）多行归一:多字段列显示的时候,把鼠标放在该字段表头,鼠 标箭头变为四向的时候,按住右拖至数值字段表头 4）去除空白:用替换功能把”(空白)”替换成空格“ ”，一定要空 格 5）下拉选择：类似筛选条件下的选择，数据会自动更新 6）列行总计：表格选项-行（列）总计 7）按需排序：点击字段表头，字段设置-高级-升（降）序 8）批选小计：选定-启用选定内容，鼠标点击小计行，可批量 选中小计行 9）表图转换：右击透视表某一区域，选透视图创建 19.数组，函数，VLOOKUP和透视的 结合运用 数组，就是元素的集合，按行、列进行排列。单行或单列的数组是一维 数组，多行多列（含2行2列）的数组是二维数组 F9的运用,选任一空白单元格,”=“,选中分组的单元格区域, 按F9