《时间管理工具》PPT课件.ppt

n认识时间障碍 n分析如何运用时间 n掌握各种有效控制时间的工具 n订出行动方案 课程目标课程目标 时间管理的错误观念时间管理的错误观念 n时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错 n我在压力下表现较好， 时间管理会令我 失去我的优势 n我有使用计事本和行事历，这还不够吗 ？ 这个课程带给大家最 重要的讯息是. n不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是 教你怎样可以不眠不休 明白自己问题所在, 你们需要作出怎样的决定, 及 你可以做些什么和要做些什麽 认识时间障碍 什么是时间杀手? 时间杀手的分类 时间杀手的分类 人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱 n工作欠目标， 优先次序不明确 n危机管理能力薄弱 n多项工作须同时进行 n自我组织问题 n外界骚扰 n无力拒绝要求 n不能有效授权 n拖延工作 n会议 要懂得管理自己， 首先要认识自己 要管理好自己吗? n抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯 订立目标订立目标 妥善计划妥善计划 分配时间分配时间 权衡轻重权衡轻重 权力下放权力下放 自我约束自我约束 持之以恒持之以恒 订立计划以掌握时间订立计划以掌握时间 运用企划的概念运用企划的概念- - 拟定计划拟定计划 订好长期目标, 以及的短期目标 根据目标的轻重, 安排优先次序 搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效 的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表 ” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表表 示这三块积木为基础, 想好一天的计划 目标是行动的导航灯 ! 为什么需要目标？ 成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语 为什么需要目标？ 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一 群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？ 25年后调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？ 社会的最底层，抱怨整个世 界 社社会的中下层面安稳地生活 与工作 成为各行业的专业人士 成为社会各界的顶尖人士 长期目标: n个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标? n事业目标 长期长期的目标的目标应该应该是是 可以鼓励自己可以鼓励自己和和推动自己推动自己! 短期目标 项目计划( 例如推行 新系统) 日常运作计划 ( 编写每月生产报告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作 短期的目标短期的目标应该应该是是现实现实的的! ! n“ 剥洋葱法” n“多叉树法” 分 解 目 标 nSpecific - 明确的 nMeasurable - 可以量度的 nAchievable - 可以达成的 nRealistic - 实际可行的 nTime Bound - 有时间性的 计划目标 n命中是偶然的，打不中是必然的！ 如 果 没 有 目 标 浩浩 君君 的的 故故 事事 一、明 确 的 目 标 二、工 作 排 列 优 先 次 序 你是怎样编排时间计划？ 一、年度计划甘特图 二、周计划执行事项清单 史蒂芬 柯维博士“与时间 有约” TO DO LIST - 执行事项清单 TO DO LIST - 执行事项清单 n n 每天做每天做 n n 每天同一时间做每天同一时间做 n n 将优先次序写下将优先次序写下 n n 由最重要的事情写下由最重要的事情写下 区分优先工作区分优先工作 最重要的是我们必须常常把最 重要的事列为最重要 The main thing is to keep the main thing the main thing at all times - 哲学家 施格兰 理想的工作时间表理想的工作时间表 1/ 要有正面的工作态度 2/ 留意自己的表现曲线 3/ 预留自己安静的时间 4./利用工作日志 请记着 : 巴雷德“80/20”定理 看看你的工作日志, 然后问自己: n几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致 无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? n你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) n你最有效率和最没有效率是什么时候? n你将当天的主要目标完成到什么程度? n你会照着优先次序的书面计划做事吗? n你在适当的时间做适当的事吗? n你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? n手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? n你花的时间与你的优先次序是否相称? 以行动配合计划以行动配合计划 将目标写下来- 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序 时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 甚么时候处理甚么事项？ 立 即 行 动 ! 1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是 属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。 江山易改，本性难移 ! 罗曼罗兰名言：性情即命运 ! 立 即 行 动 ! 2/ 修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬 行的蜗牛。 怎样可以增加 你的生产力? 1. 你的办公桌 n你的工作环境是怎么样? n有什么方法令你的办公环境可以令你感 到愉快和增加效率? 改善工作环境 n将所有可以吸引你视线的东西全挪开 n将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座) n将你要用的器材放在容易找到的地方 n把以下可以鼓励自己的金石良言放在你 抬头可以看到的地方 n将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 n 利用文件夹来将不同的文件归档 改善工作环境 2. 归档 n所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理 只作参考 归档 归档系统 n一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW n 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE n 一些你需要归档的文件 - FILE n 有空才阅读的书本 - READ n 需要传阅的文件 - PASS ON n 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS 3. 如何处理电话/ 电邮 n如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 n打电话之前, 要把事情重点写下来 n 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传 真给对方先看, 减少详细解释的时间 n备有有关文件 n 自设时限 4. 处理会议 n每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作 5. 授权 授权的定义和原因 n委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它 通常与一个经理的责任以及决策权利有关 n 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 n 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 授 权 应 有 的 心 态 ? n 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属 发展的机会 n 它不是用来惩罚下级 n 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情 授权的形态授权的形态 n主要可以分成两种形态： 下达指令下达指令 充分信任充分信任 委派授权技巧 预期的成果预期的成果 n解释所分配工作的重 要性 n订出需要的结果 n询问下属的意见及疑 问 应守的规则 n订出下属的权利范围 及规定 n达到完成工作限期的 共识 n订出跟进时间表 n肯定成就, 提高士气 如何介定哪些工作委派? 你必须自己做 你应该做, 但有些人可以帮助你 你可以做, 但如果其他人有机会也可以做 其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他 其他人必须做 委派授权技巧 n解释所分配工作的重要性 n订出需要的结果 n订出下属的权利范围及规定 n达到完成工作限期的共识 n询问下属的意见及疑问 n订出跟进时间表 n肯定成就, 提高士气 6. 要懂得说不 n 说不应该是有礼貌 n 要给对方的清晰的解释 n 给对方另外的选择和建议 7. 处理拖延心态 n为什么我们会拖延? 不知道如何或从何入手 不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后 改善拖延方法 问题 文件洗牌 著手工作时间 行动行动 每次只处理一项工作每次只处理一项工作 - - 即时去做即时去做 - - 交付下属去做交付下属去做 - - 把工作分成若干部分把工作分成若干部分 - - 订出工作时间订出工作时间 改善拖延方法 建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到” 设立目标 找出与自己相关的地方- 对自己的好处 储蓄时间全力再战 自我奖励 设立完工期限 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备, 才会把事情做好 时间就是金钱 我们可以怎样赢得每一分秒? n利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书 n出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐 总结 希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下, 把负面 的影响减到最低 在新的天地里