[英语学习]新手如何在外贸业务中避免出错的总结.doc

新手如何在外贸业务中避免出错的总结（一）接到询盘 收到每一个询盘都要有所记录，客户的名字，电话，公司名及其它相关的信息都要记在笔记本上。 为每一个客户都建一个文档，联系过的信息及传输过的文件都要保存下来。在每个客户文档都新建两个子文件夹分别命名为：接收到的邮件，发出去的邮件;收到的邮件要定期导出。 1、认真报价 （1）与公司总经理核对最新产品价格 （2）查当日最新汇率 （3）核算FOB价格，报价以小数点三位结尾。 （4）与货代联系询最新海运价格 （5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是装箱资料。 （6）付款方式要确认2、做样品 （1）一定要客户确认样品在下单（2）寄出去的样品要及时的进行跟踪，联系客户，随时出集客户的反馈信息（二）客户下单 1、做PI （1）公司名称、客户名称一定要认真核对，要逐一检查。 （2）PI 号，PI的时间一定要正确。 （3）商品名称一定正确 （4）单价金额一定要核准。 （5）总金额和大写金额一定要正确。 （6）一定要有正确的本公司银行信息。（7）付款方式交货期要明确 2. 做合同 （1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查 （2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误。 （3）合同其他条款一定要做细做全 （三）收到客户预付定金（1）收到财务通知，马上核对款项来源，及时与客户沟通。（2）跟单员记账（3）收到客户银行水单通知，再安排生产。（四）.安排生产1、下订单给跟单员 （1）要写清楚客户购买产品的名称、规格和数量 （2）合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要写全。 （3）数量、金额要仔细核对无误 （3）验货方式要写详细、清楚 （4）确认付款方式 （5）确认出了问题的解决办法（五）跟踪生产进程 （1）随时掌握生产进程，每天与跟单员沟通自己负责的订单的生产情况。 （2）确认货物尺寸、重量（六）联系货代安排运输 1、要价格（海运或空运） （1）多找几个货代比对价格和船公司 （2）选定价格和货代公司2、给货代托单订舱 （1）给托单，托运人信息，提货人信息，起始港和目的港，件重尺Marks and Nos Quantity Description of goods Gross weight Measurement (CBM) （2）HS编码、单位代码和海关注册码 （3）确认订舱信息（七）报关单据（1）报检资料的制作: 确认好起运港和目的港后,提前一个星期准备,包括的文件有发票（invoice）&装箱单(packing) &中英文销售合同(Sales Contract)&报检委托书（从青岛出口时需要报检委托书正本），厂检报告（由采购部张师傅负责办理商检并提供厂检报告），商检局相关手续做完后，会提供给到我司，以备报关用；另外，不同港口有不同的操作要求，可配合报关行的要求进行相应的更改。详细如下文件要求如下：a.发票(invoice): 电子档发票打印即可；b装箱单（packing list ）：按采购部提供的装箱单制作，要注意唛头及其它相关内容；c中英文销售合同(Sales Contract):要注意起运港和目的港，合同总金额及砂轮的总数量。d. 代理报检委托书：从天津港出口不需要提供，从青岛出口时需要提供报检委托书正本;e 厂检报告：采购部负责办理商检的人自行制作；2报关文件的制作（提前一个星期准备）： a.发票（Invoice）: 电子档以及需要在财务部打印河北省出口商品统一发票，可出货前或者出货后打印；b.装箱单(Packing list ) :同报检c中英文销售合同(Sales Contract):同报检；d. 代理报关委托书:由自己填写，一式三联，由代理报关行代买的。e. 出口核销单 （财务提供）：在递交件给报关行时，需在电子口岸中备案；异地报关时，要备对应的港口名；f换证凭条：商检局相关手续做完后，会提供给到我司，以备报关用；在寄出文件给报关行时，需将以上文件传真给异地代理我司报关的报关行确认，确认OK后方案寄出；（1）快递报关单证给货代报关（报关单、 代理报关委托书、核销单、3份装箱单、1份销售合同、3份发票、商检换证凭条）（2）确认报关信息（八）交货运输1、通知客户打余款 （1）通知客户货已生产完成，拍照（2）安排送货到指定仓库 （3）如果有需要，安排客户验货 3、运输货物到目的港 （1）货物运出后要提单 （2）货到港后付货代运费 （3）货代要发票 （4 ）货代核销单和报关单（九）快递单证给客户 1、快递提单 2、其他产地证，保险单等 （1）确认余款已到帐 （2）快递提单等给客户 （十）核销退税 1、收到核销单及报关单及时复印转交财务，并要求其在