档案管理基础(第7章档案的提供利用).ppt

第七章 档案的提供利用 提供利用是档案管理的最终目的，也是档 案及档案人员自身价值实现的途径。 档案利用网络图谱： 档案馆 User 1 User n User 2 利用请求 需求分析 检索档案提取档案 意见反馈 利用档案 的要求 改善基础 设施条件 利用方式 选择 意见回复 档案利用工作的内容： 1. 档案工作人员了解馆藏档案的基本情况，掌握各种检索工具的使用方法 。 2. 档案工作人员调查 、分析、预测社会需求，把握档案利用需求的趋势。 3. 策划、组织和建立多种提供档案的渠道，积极开展多样化服务。 4. 利用各种方式向用户介绍和报道馆藏，开展档案咨询服务工作。 5. 建立档案利用服务反馈机制，及时了解和掌握利用情况，及时进行答复 。 档案提供利用工作的基础条件 1 2 完善的基础性工作 全方位立体化利用渠道 丰富馆藏； 档案信息系统化整理； 通过鉴定优化档案的质量； 档案修复及珍贵档案复制； 建立档案信息检索平台； 4 3 健全档案利用规则制度 适合档案利用硬件设施 直接利用； 平面或立体浏览； 新闻与广告宣传； 出版发行； 网络传播； 档案提供利用工作的要求 依法开展档案利用工作 主动开展档案利用工作 不断完善服务方式和手段 主动分析和跟踪，把握需求动向 积极进行业务建设，做到有备而来 及时开展档案利用工作 第二节 档案提供利用的方式 1 档案提供利用工作的形式： 1.向利用者提供档案原件的阅览、借出和网络利用； 2.向利用者提供档案复制品，编辑出版档案出版物， 在各种媒体上公布档案，制作档案缩微品和副本等； 3.向利用者提供档案信息加工成品，包括制发档案 证明、编写档案编研资料等； 2档案提供利用工作的常用方式： 1.档案阅览服务； 2.档案外借服务； 3.档案展览； 4.制作档案复制品； 5.制发档案证明； 6.档案咨询服务； 7.档案的网络提供利用服务； 档案阅览服务 1 档案阅览服务的优点： 1.有利于保护档案； 2.可以提高档案利用效率； 3.可以节约利用服务成本； 2 档案阅览服务的注意事项： 1.选址适当（接近库房、环境安静、空间宽敞明亮等）； 2.分区合理（功能齐全、合理，布局美观大方）； 3.设备适用（应具备档案阅览所必需的各种设备）； 4.制度健全； 档案外借服务 1 档案外借服务的限制： 1.权限的限制； 2.范围的限制； 3.严格审批手续； 4.规定归还期限； 5.对外借档案的保护措施； 档案展览 1 档案展览的类型： 1.按展览的期限划分长期性展览和短期展览； 2.按展出的内容划分综合性展览和专题档案展览； 3.按展出的地点和方式划分固定展览、巡回展览及网络展览； 2 档案展览的组织步骤： 1.确定主题； 2.精选材料； 3.设计格局； 4.保证档案安全； 制作档案复制品 1 档案复制品的类型： 1.副本通过摄影、扫描、复印等方式整体克隆档案原件； 2.摘录通过手抄、打字、复印等方式部分克隆档案原件； 2 制作档案复制品的优点： 1.减少档案原件的磨损，延长档案原件的寿命； 2.有效提高档案的利用效率； 3.可以避免档案原件可能的安全风险； 制发档案证明 1 档案证明的制发流程： 1.制发手续用户申请； 2.制发依据档案原件； 3.制发方法引述原文； 4.制发标志加盖印章； 档案咨询服务 1 档案咨询服务的类型： 1.事实性咨询； 2.知识性咨询； 3.查询性咨询； 2 档案咨询服务的程序： 1.接收咨询（了解用户需求，确认自身条件）； 2.分析问题（准确把握意图，确定查找范围）； 3.查找档案（尽量详细查 找，确保档案适用）； 4.答复咨询（选择合适方式，做到及时高效）； 5.建立咨询档案（