Excel数据处理软件应用.ppt

Excel数据处理软件应用 杨瑞芳 2015年7月14日 内容概要 一、快速提高操作效率、输入效率 规范程度、制表效率的实用方法 二、条件格式的使用 三、地址的引用 四、报表数据汇总 五、内部数据处理及运用 六、常用函数解读 七、图表制作 八、日常小技巧 快速提高操作效率的实用方法 （1）自定义工具栏中的命令 操作：工具自定义命令 常用命令： 文件菜单：另存为、设置打印区域； 编辑菜单：粘贴数值、粘贴公式、粘贴格 式、序列、清除内容、删除行、删除列、 选定可见单元格； 插入菜单：行、列； 快速提高操作效率的实用方法 格式菜单：顶端对齐、垂直居中、底 端对齐、减少缩进量、增加缩进量、 竖排文字、边框（常用7个）； 工具菜单：录制宏、照相机、朗读单 元格； 数据菜单：分列； 窗口和帮助菜单：冻结拆分窗口； 宏菜单：自定义按钮（先录制，再添 加）； 快速提高操作效率的实用方法 （2）熟练掌握并运用常用快捷键 CTRL+A，全选 CTRL+B，加粗 CTRL+C，复制 CTRL+Z，撤消 CTRL+V，粘贴 CTRL+S，保存 CTRL+ENTER，多个区域相同内容输入 CTRL+N，新建 CTRL+1，单元格格式 CTRL+鼠标滚动，调整屏幕大小 ALT+ENTER，本单元格内换行 ALT+F2，另存为 ALT+分号，选定当前 区域中的可视单元格 快速提高操作效率的实用方法 （2）熟练掌握并运用常用快捷键 SHIFT+F2，编辑单元格批注 SHIFT+F3，插入函数 SHIFT+F11，插入工作表 F1，帮助 F2，单元格直接进入编辑状态 F11，自动生成柱状图 F4，重复上一次的操作(编辑公式时，改变 地址引用方式) 快速提高输入效率的实用方法 自定义序列填充 操作：工具选项自定义序列 从单元格中导入序列 快速提高规范程度的实用方法 自定义有效性中的序列 操作： 第一步，插入名称定义名称 第二步，数据有效性，选择“序 列”及来源（定义名称） 快速提高制表效率的实用方法 另存模板 操作： 将常用表格另存为模板（文件后 缀名为.xlt） 优点： 可通过各种存储介质，易机使用 条件格式的使用 操作：格式条件格式 在工作表中有时为了突出显示某些 数据，可以设置单元格的条件格式。 如果单元格中的数值发生更改，不 再满足已设定条件，Excel 会暂停突 出显示的格式。不管是否有数据满足 条件或是否显示了指定的单元格格式 ，条件格式在被删除前会一直对单元 格起作用。 地址的引用 （1）相对引用是指当把一个含有单 元格或单元格区域地址的公式复制到 新的位置时，公式中的单元格或单元 格区域地址随着改变，公式的值将会 依据更改后的单元格或单元格区域地 址的值重新计算。 （2）绝对引用是指在公式中的单元 格或单元格区域地址不随着公式位置 的改变而发生改变。不论公式的单元 格处在什么位置，公式中所引用的单 元格位置都是其在工作表中的确切位 置。绝对单元格引用的形式是在每一 个列标及行号前加一个$符号。 （3）混合引用是指单元格或单元格 区域的地址部分是相对引用，部分是 绝对引用。如$B2、B$2。 地址的引用 （4）相对引用与绝对引用之间的切换 。如果创建了一个公式并希望将相对引用 更改为绝对引用（反之亦然），则先选定 包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选 择要更改的引用并按F4键。每次按F4键时 ，Excel 会在以下组合间切换：绝对列与 绝对行（例如，$C$1），相对列与绝对行 (C$1)，绝对列与相对行($C1)以及相对列 与相对行(C1)。例如，在公式中选择地址 $A$1并按F4键，引用将变为A$1。再一次 按F4键，引用将变为$A1，以此类推。 地址的引用 报表数据汇总 （1）多表汇总 特点：便于任意组合，但不便于展 开查找下级数据 （2）合并计算 特点：不便于任意组合，但便于展 开查找下级数据 内部数据处理及运用 （1）排序 （2）筛选 （3）分类汇总 （4）数据有效性 （5）数据分列 常用函数解读 函数是Excel 预设好的公式，共 有10类，几百种函数，包括了财务、 日期与时间、数学、统计、查找和引 用、数据库与数据清单管理、文本、 逻辑、信息、工程等方面。 函数的结构以函数名称开始，后 面是左圆括号、以逗号分隔的参数和 右圆括号。如果函数以公式的形式出 现，则在函数名称前面输入等号。 常用函数解读 （1）Abs，返回数字的绝对值； （2）Concatenate，将几个文本字符串合 并为一个文本字符串； （3）Countif，计算区域中满足给定条件 的单元格的个数； （4）If，执行真假值判断，根据逻辑计算 的真假值，返回不同结果； （5）Int，将数字向下舍入到最接近的整 数； （6）Left，从一个文本字符串的第一个字 符开始返回指定个数的字符； 常用函数解读 （7）Now，返回日期时间格式的当前日期 和时间； （8）Power，返回给定数字的乘幂； （9）Rank，返回一个数字在数字列表中的 排位； （10）Right，从一个文本字符串的最后一 个字符开始返回指定个数的字符； （11）Round，按指定的位数对数字进行四 舍五入,另有Roundup向上舍入数字和 Rounddown向下舍入数字； 常用函数解读 （12）Row和Column，返回给定引用的行号和列标 ，常用来设置条件格式； （13）Sum，返回某一单元格区域中所有数字之和 ； （14）Sumif，根据指定条件对若干单元格求和； （15）Today，返回日期格式的当前日期； （16）Vlookup，在表格或数值数组的首列查找指 定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指 定列处的数值； （17）Lookup，返回向量（单行区域 或单列区域）或数组中的数值。 图表制作 （1）柱状图、瀑布图 （2）饼状图 （3）复合条饼图 （4）折线图 （5）两轴线柱图 日常小技巧 （1）“照相机”功能； （2）“朗读单